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Version 4.0

Autoupdatefunktion: Die Autoupdatefunktion für Ihre TecArt-CRM ist nur noch für wenige Systeme im TecArt-CRM möglich und weiterhin für alle Company und Enterprise Systeme, sofern es sich um Updates derselben Version handelt. Sollten Sie mehrere Administratoren in Ihrem System haben und nur bestimmte dürfen das Update durchführen, so können Sie dem gewünschten Administrator das Recht über die Registerkarte Administration > Benutzer > Zugriffsrechte > Bereich „Spezielle Rechte“ zuschalten. Erst mit der Aktivierung können unter dem Punkt Administration > Systeminformationen weitere Details eingestellt werden.
Automatische Löschfunktion für persönliche Dokumentenpapierkörbe: Über die Administration > System > Automatismen kann für die Dokumentenpapierkörbe der Benutzer die neue Funktion zur automatischen Leerung eingerichtet werden. Dieser „Reinigungsdienst“ leert im angegebenen Zeitraum die jeweils ältesten Dokumente und Ordner und verschiebt diese in den globalen Systempapierkorb. Dieser wird auch weiterhin im eingestellten Rhythmus geleert.
Weitere Intervalle für Automatismen: Die periodischen Intervalle für die Automatismen wurden um die Intervalle 60, 90, 180 und 365 Tage ergänzt. Im Fall einer Löschung eines Objektes kann dieses in maximal einem Jahr wieder hergestellt werden, im Fall der Leerung der Dokumentenpapierkörbe sogar bis zu 2 Jahren.
Listenwerte sortieren: Listenwerte, vor allem in selbst erstellten Feldern in den Objekten, können nach beliebigen Kriterien sortiert werden. Hierfür gibt es in den Objekten einer Liste unter der Administration > Listen > Registerkarte Objekte eine Positionsspalte. Legen Sie für eine freie Sortierung für jeden Eintrag eine Position fest. Bitte beachten Sie, dass die Sortierung nur funktioniert, wenn keines der Objekte eine Positionsnummer „0“ besitzt.
Sortierreihenfolge in den Feldern festlegen: Die Sortierreihenfolge Ihrer Listenwerte legen Sie in den Einstellungen der Drop-Down-Felder fest. Dazu wählen Sie unter Administration > Felder das gewünschte Feld an und legen hinter der Listenauswahl fest, ob Sie nach dem Index, Alphanummerisch oder nach einer freien Sortierung die Werte anzeigen möchten.
Farbliche Markierung von Pflichtfeldern: In den Objekten werden selbst definierte Pflichtfelder rot eingefärbt. Damit erkennen Benutzer auf den ersten Blick, welche Felder vor dem Speichern unbedingt befüllt werden müssen. Die Prüfung vergessener Felder, auch auf weiteren Registerkarten, wird weiterhin durchgeführt.
Prüfung von benutzerdefinierten Templates: Die Templates der Kontakte, Projekte, Verträge, Angebote, Tickets und Ressourcen wurden auf den neuen HTML5-Standard umgestellt. Durch die Umstellung kann sich bei langen Angaben in Feldern die Ansicht nun automatisch verändern und bei Bedarf wird ein Scrollbalken angezeigt. Benutzerdefinierte Templates funktionieren weiterhin im HTML4-Standard. Bitte prüfen Sie diese Templates, sollten Sie andere verwenden. Sie können auf Grundlage der Sample-Templates Ihre Templates entsprechend überarbeiten.
Farbliche Markierung in Ticket- und Projektlisten: In den Ticketlisten und Projektlisten werden anhand verschiedener Stati Einfärbungen vorgenommen. Für Tickets sind dies „Standard+Fett“ = „Offen“ = Index 0, „Grau“ = „Geschlossen“ = Index 3 und für alle weiteren Stati gilt der Standard. In Projekten gibt es „Grau“, wenn der Erledigungsstand 100% beträgt und „Orange“, wenn der Erledigungsstand noch nicht 100% beträgt, jedoch das Enddatum in der Vergangenheit liegt. Alle anderen Statis werden normal dargestellt.
Farbliche Markierung von Angeboten, Verträgen und Rechnungen: Mit dem Rechnungsmodul gibt es auch in Angeboten und Verträgen eine farbliche Änderung, welche auch genutzt werden kann, wenn die Module Artikelverwaltung und Rechnungen nicht gebucht wurden. Hierbei gilt für alle der folgende Grundsatz: Neu erstellte und in Bearbeitung befindliche Elemente werden in der Standardfarbe angezeigt (0-In Bearbeitung). Wurde ein Objekt „1-Erstellt“ und zur Prüfung weitergereicht, färbt sich dieses orange ein. Nach der Prüfung im Status „2-Geprüft“ wird dieses Orange und Fett. Im Status „3-Versendet“ werden die Elemente grün gefärbt. Darüber hinaus gibt es weitere Stati, die ähnlich benannt werden oder weiterführende Funktionen besitzen. Diese finden Sie in Kürze im Handbuch. Angenommene Angebote oder gekündigte Verträge sind ausgegraut.
Verbesserung der Arbeit für Erinnerungen: Unabhängig ob Sie sich an Termine oder Dokumente erinnern lassen und ob dies in Form eines Popup-Fensters oder über das TecArt-Logo in der oberen rechten Ecke tun lassen, können Sie mit dem neuen Button „Alle erneut Erinnern“ ohne eine weitere Auswahl die Erinnerung um die ausgewählte Zeit verschieben.
Lesezeichen verwalten: Erstellte Lesezeichen lassen sich einfacher verwalten und über „Ausschneiden“ und „Einfügen“ neu organisieren.
Verbesserung der Filterfunktionen: Die Filterfunktionen in Kontakten, Projekte, Tickets etc. wurden überarbeitet und verbessert. Dabei hat sich die Reihenfolge der Auswahl des Filters und der Verwendung des Suchbegriffs geändert und die Symbolleiste wurde aufgeräumt und weniger verwendete Funktionen befinden sich nun auf der Schaltfläche „Anpassen“ Für bestehende Filter lassen sich nun wesentlich schneller Bedingungen hinzufügen (+) oder ungewünschte Zeilen (-) entfernen.
Anpassung der Hauptübersichten: In den meisten Modulen können Sie ab dieser Version neue Registerkarten mit beliebigen Spalten und Filterbedingungen anzeigen lassen. Die Standardregister lassen sich weiterhin nicht verändern oder löschen, jedoch auf Wunsch ausblenden. Damit wird gewährleistet, dass das TecArt-CRM auch weiterhin im Standard funktioniert. In den neuen Registerkarten legen Sie die Bedingungen und Ansichten für die Mitarbeiter fest und übergeben entsprechende Objekt-IDs zur Anzeige der gewünschten Details. Darüber hinaus können Administratoren auch weitere Dokumentenordner oder sogar Webseiten und Webanwendungen einbinden.
Aktivitäten über Personen erstellen: Über die Registerkarte Personen lassen sich über das Kontextmenü neue Aktivitäten erzeugen oder über den Button auf einer Person in der Detailansicht. Dabei werden in die neue Aktivität die bekannten Informationen automatischer übernommen.
Umbenennung Modul: Das Modul Trouble-Ticket heißt nur noch Tickets. Hintergrund ist die Nutzung auch für andere Bereiche, die über ein „Trouble-Ticket“ hinaus gehen.
Farbliche Markierung in Ticketlisten: In den Ticketlisten werden anhand verschiedener Stati Einfärbungen vorgenommen. Dies sind „Standard+Fett“ = „Offen“ = Index 0, „Grau“ = „Geschlossen“ = Index 3 und für alle weiteren Stati gilt der Standard.
Weiterentwicklung Ticket-Weboberfläche: Mit Einführung der Version 4.0 benötigen Kunden die neue Weboberfläche. Diese Weboberfläche kann für verschiedene Bereiche verwendet werden. Weitere Details finden Sie in unserer Wiki. Die aktuelle Ticket-Weboberfläche für TecArt-CRM Versionen bis 3.7 funktioniert noch für eine Übergangsphase bis zur Erscheinung der Version 4.1 Ende 1. Quartal 2014 > wiki.tecart.de
System-E-Mails bei Änderungen: Beim Schreiben oder Ändern eines Dienstplanes besteht die Möglichkeit den entsprechenden Mitarbeiter über eine E-Mail zu informieren. Standard ist dabei keine Übermittlung sondern die explizite Auswahl des Schreibenden, z. B. bei Änderungen.
Optionale Buchung von Ressourcen ohne Termine: Die Buchung von Ressourcen ohne einen Termin ist nur noch möglich, wenn dies explizit gewünscht wird. Diese Einstellung kann Ihr Administrator über die Administration > Module auf der Registerkarte Ressourcen dauerhaft einschalten. Mit Upgrade auf die Version 4.0 ist die Möglichkeit erst einmal deaktiviert.
Ressourcen zu Serienterminen hinzubuchen: Neu ist die Möglichkeit für Serientermine entsprechende Ressourcen als Serie hinzuzubuchen. Dazu legen Sie wie gewohnt einen Termin an und wählen die gewünschten Ressourcen aus. Diese werden entsprechend der Serienangaben reserviert.
Ressourcen zu Serienterminen hinzubuchen: Neu ist die Möglichkeit für Serientermine entsprechende Ressourcen als Serie hinzuzubuchen. Dazu legen Sie wie gewohnt einen Termin an und wählen die gewünschten Ressourcen aus. Diese werden entsprechend der Serienangaben reserviert.
Standardwerte für Termine festlegen: In den persönlichen Einstellungen auf der Registerkarte Termine können persönliche Standardwerte für Termine festgelegt werden. Zu diesen zählen die Termindauer oder die gewünschte Erinnerung. Selbstverständlich können Sie jeden Termine beliebig abändern.
Erinnerungszeit für ganztägige Termine: Wird ein ganztägiger Termin gespeichert, wird dabei die Dauer des Termins automatisch auf 00:00 bis 23:59 gestellt. Dies bedeutet für Ihre Erinnerungen, dass diese ebenfalls auf die Startzeit des Termins (00:00) Uhr bezieht. 12 Stunde im Voraus bedeutet eine Erinnerung am Vortag um 12:00 Uhr.
Standardwerte für Aufgaben festlegen: In den persönlichen Einstellungen auf der Registerkarte Aufgaben können persönliche Standardwerte für Aufgaben festgelegt werden. Zu diesen zählt die gewünschte Erinnerung. Selbstverständlich können Sie jede Aufgabe beliebig abändern.
Spaltenanzeige in den Listenansichten ändern: Aufgaben zählt zu den ersten Modulen der Aktivitäten, in denen Sie, wie im Bereich Allgemeines auf dieser Seite beschrieben, ebenfalls die Spaltenanzeigen und Filter ändern können.
Erstellung eines Tickets aus einer Anrufnotiz: Wurde eine Anrufnotiz gespeichert, können diese Informationen über Extras > Neues Ticket in ein Ticket überführt werden.
Im- und Export des persönlichen Adressbuchs: Das persönliche Adressbuch zur Synchronisation der Kontaktdaten lässt sich über E-Mail > Adressbuch > Extras als CSV-Datei im- bzw. exportieren. Damit haben Sie nun die Möglichkeit Daten vor dem Import aus Outlook zu bereinigen oder auch nachträgliche Änderungen vorzunehmen.
Synchronisationsfunktion von IMAP-Konten: IMAP bedeutet den direkten Zugriff auf Ihre E-Mails Ihres E-Mail-Providers. Diese E-Mails und der Status wurden bisher immer direkt abgeglichen. Daher war die Bereitstellung der Daten zeitintensiv. Über die Kontoeinstellungen über E-Mail > Extras > Kontoeinstellungen oder alternativ in der Administration der IMAP-Konten über den Benutzer oder ein Gruppen-E-Mail-Konto können Sie die Synchronisation der Daten im Hintergrund anstoßen. Dabei werden die Daten in einem laufenden Prozess zwischen Ihrem E-Mail-Server und dem TecArt-CRM synchronisiert. Vorteil: Die E-Mails müssen nicht mehr direkt vom E-Mail-Server geholt werden und Sie haben einen Zeitgewinn. Nachteil: Die Aktualität der sichtbaren E-Mails, gerade bei der Einbindung für mehrere Benutzer kann von der tatsächlichen Information auf dem E-Mail-Server abweichen.
Verknüpfung von Dokumenten und Ordnern: Verknüpfungen zu Dokumenten können über verschiedene Wege erfolgen. Einzelne Verknüpfungen können, wie im Windows erzeugt werden, indem man über die Dokumentenfunktionen „Kopieren“ oder „Ausschneiden“ das entsprechende Dokument markiert, zum gewünschten Ordner geht und an der gewünschten Stelle statt der Funktion „Einfügen“ eine neue Funktion „Verknüpfung erstellen“ auswählt.

Über den neuen Dokumenten-Assistenten können gleichzeitig mehrere Verknüpfungen, hauptsächlich zu den Hauptmodulen, erzeugt und verwaltet werden. Verknüpfungen zu sonstigen Modulen, wie z. B. Forum, Aufgaben, Termine etc., können nicht über den Assistenten angelegt werden.

Verknüpfungen zu Verknüpfungen sind ausgeschlossen und erzeugen eine neue Verknüpfung zum Hauptdokument.

Verknüpfungen können nicht umbenannt werden. Der Dokumentenname bleibt dabei eine flexible Größe und kann nur am Original-Dokument umbenannt werden. Wird ein Dokument, welches Verknüpfungen enthält, umbenannt, so wird auch der Name aller Verknüpfungen automatisch geändert. Die Angabe von gleichen Namen in einer Verknüpfung ist nicht möglich. In diesem Fall wird die Namensgebung am Ende mit einer Fortlaufenden Zahl "_2", "_3", "_4" usw. gekennzeichnet. Der Verknüpfungsname entspricht dem Dokumentennamen mit dem Zusatz „Verknüpfung zu“.

Klickt man auf eine Verknüpfung, so wird direkt das Dokument zum Lesen/Speichern angeboten. Über das Kontextmenü besteht darüber hinaus die Möglichkeit, bei entsprechender Berechtigung, dieses auch zu bearbeiten.

Fehlt ein entsprechendes Leserecht eines Dokumentes, werden auch die zugehörigen Verknüpfungen für die betreffenden Benutzer nicht angezeigt.

Wird ein Dokumente verschoben, welches Verknüpfungen enthält, werden alle Verknüpfungen aktualisiert. Wird ein Dokument gelöscht, zu welchem Verknüpfungen bestehen, gibt es eine Warnung, dass auch alle Verknüpfungen gelöscht werden.
Assistent für die Mehrfachbearbeitung von Dokumenteneigenschaften: Der Bearbeitungsassistent für die Dokumenteneigenschaften ermöglicht es mehrere Dokumente und Ordner in ihren Eigenschaften zu verändern. Zu den Eigenschaften des Assistenten gehören: Vergabe einer Kategorie, Umbenennung des Dokumententitels, Einstellen einer Kurzbeschreibung, Vergabe von Schlag-/Stichwörtern mit Hilfe von Textbausteinen, Dokumentenverknüpfungen mit der Anzeige bereits vorhandener Verknüpfungen und der Möglichkeit neue Verknüpfungen für das aktuell angezeigte Dokument oder den Ordner zu erstellen.
Aufgerufen wird der Assistent über das Kontextmenü im Bereich der Dokumente. Dabei können mehrere Dokumente und Ordner markiert werden. Nutzen Sie dann die Möglichkeit Aktionen > Assistent. Enthält die Auswahl für den Assistenten markierte Ordner, so werden Sie vor dem Start des Assistenten gefragt, ob dieser auch die Elemente der Unterordner durchlaufen soll. Der Assistent kann auf Wunsch auch dauerhaft für neue Dokumente, welche über „Dokumente hochladen“ oder die Drag-and-Drop-Funktion in das System geladen werden, angeschaltet werden. Dies geschieht über die Administration > Benutzer > Benutzer oder Gruppe > Zugriffsrechte im Bereich „Spezielle Rechte“ über den Punkt „Dokumenten-Assistent beim Hochladen aktivieren“.
Manuelle Informationen über neue Dokumente: Die Funktion zum Versand eines Dokumentenlinks innerhalb des TecArt-CRM gibt es bereits seit der Version 3.7. Die Pfadangabe war bisher nicht so ersichtlich, dass für einen externer Empfänger (z. B. Outlook-E-Mail-Client) die Lage des Dokumentes klar war. Hierbei wird jetzt der genaue Pfad angegeben. Es ist jedoch weiterhin nicht möglich über den Versand des Links direkt das Dokument auch außerhalb des TecArt-CRM abzurufen.
Überarbeitung der Dokumentenanzeige durch weitere Spalten: Die Dokumentenanzeige wurde flexibel angepasst, um so Anordnungen der Spalten sowie deren Informationen für jeden Benutzer beliebig veränderbar zu machen. Zu den Spalten zählen nun Dokumentengröße, Typ, Erstellt am, Erstellt von, Zuletzt bearbeitet von, Zuletzt bearbeitet am, Anzahl der Versionen oder die Pfadangabe mit Link. Gerade bei der Suche nach Dokumenten kann über den Link des Pfades der gesamte Ordnerinhalt angezeigt werden.
Versionszählung neu oder alt: Die Versionszählung beginnt in Bestandssystemen immer mit 0. Wird danach ein Dokument bearbeitet beginnt erst die Zählung. Das Original-Dokument enthält also keine weiteren Versionen. Da dies eventuell zu Verwirrung führen kann, kann über die Administration > Module > Dokumente die Versionszählung auch bei 1 starten. Also ist bereits das Original-Dokument die erste Version.
Symbol für abonnierte Dokumente und Ordner: Hat ein Mitarbeiter ein Dokument oder einen Ordner abonniert und lässt sich über Änderungen via E-Mail informieren, so wird dies durch die Ausgabe eines kleinen Sternchens in der Detailansicht angezeigt.
Einbau einer komplexen Suchfunktion für die Dokumente: Die Dokumentensuche wurde ebenfalls auf die filterorientierte Suche umgestellt. Dabei gibt es zwei vordefinierte Filter mit einer Schnellsuche und einer integrierten Volltextsuche für indizierte Dokumente. Sie haben auch hier die Möglichkeit mit Hilfe von Schnellfiltern oder eigenen Filter die Suchen zu verfeinern und weitere Angaben zu machen. Zu diesem Zweck finden Administratoren auch über Administration > Listen die Listen mit den häufigsten Dateierweiterungen. Diese können beliebig verändert werden.
Zählmasken: Für Angebote können Sie eigene Nummern vergeben. Dazu stehen Ihnen eine Vielzahl neuer Variablen zur Verfügung. Den vollen Nutzen erlangen Sie aber erst mit der Nutzung der Artikelverwaltung und dem Modul Rechnungen <#COUNT_ALL#> ist der Gesamtzähler. Dieser kann um die gewünschte Stellenanzahl erweitert werden. <#COUNT_ALL:5#> erzeugt somit eine Nummer 00001. Legen Sie noch einen Beginn Fest, z. B. 400 ist das Ergebnis 00401. Weitere Details finden Sie in unserem Handbuch unter: https://handbuch.tecart.de
Kalkulation und Erstellung eines neuen Angebotes: In Kombination mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen können Sie über das Modul Angebote und den eingestellten Artikeln kalkulieren. Dabei lassen sich über spezielle Vorlagen die Angebote so aufbereiten, dass Sie ein fertiges Angebot erhalten.
Qualitätsmanagement vom 2- bis 6-Augen-Prinzip: Wenn Sie in Ihrem System die Artikelverwaltung nutzen, können Angebote von der Erstellung bis zum Versand entsprechende Schritte durchlaufen. Minimal kann eine Person ein Angebot erstellen und versenden, maximal können weitere 6 Augen prüfen. Die möglichen Schritte sind „Angebot erstellen“ > „Angebot zu Prüfung“ > „Angebot geprüft“ > „Angebot versenden“. Diese Schritte lassen sich auch abkürzen.
Zählmasken: Für Verträge können Sie eigene Nummern vergeben. Dazu stehen Ihnen eine Vielzahl neuer Variablen zur Verfügung. Den vollen Umfang erlangen Sie aber erst mit der Nutzung der Artikelverwaltung und dem Modul Rechnungen <#COUNT_ALL#> ist der Gesamtzähler. Dieser kann um die gewünschte Stellenanzahl erweitert werden. <#COUNT_ALL:5#> erzeugt somit eine Nummer 00001. Legen Sie noch einen Beginn Fest, z. B. 400 ist das Ergebnis 00401. Weitere Details finden Sie in unserem Handbuch unter: https://handbuch.tecart.de
Kalkulation und Erstellung eines neuen Vertrages: In Kombination mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen können Sie über das Modul Angebote und den angebotenen Artikeln diese in einen Vertrag überführen. Sie können auch aus einem Angebot mehrere Verträge erzeugen oder Artikel zu bestehenden Verträgen hinzufügen. Darüber hinaus können Sie die Artikel auch direkt in Verträge einfügen. Dabei lassen sich über spezielle Vorlagen die Verträge so aufbereiten, dass Sie ein fertiges Vertragswerk mit allen Texten erhalten.
Qualitätsmanagement vom 2- bis 6-Augen-Prinzip: Wenn Sie in Ihrem System die Artikelverwaltung nutzen, können Verträge von der Erstellung bis zum Versand entsprechende Schritte durchlaufen. Minimal kann eine Person einen Vertrag erstellen und versenden, maximal können weitere 6 Augen prüfen. Die möglichen Schritte sind „Vertrag erstellen“ > „Vertrag zu Prüfung“ > „Vertrag geprüft“ > „Vertrag aktivieren“. Diese Schritte lassen sich auch abkürzen. Aktivierte Verträge lassen sich nicht mehr ändern. Vertragsrechtlich können Sie dann einen Folgevertrag erzeugen.
Für die Einführung dieses Moduls empfehlen wir Ihnen die Durchführung eines Workshops und entsprechender Schulungen. Der komplexe Aufbau und die vielfältigen Möglichkeiten bedeuten enorme Zeitersparnisse und einen hohen Zugewinn für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, da klassische Vertriebsinformationen und Buchhaltungsinformationen zusammenwachsen ohne die Kompetenzen und Sichtweisen der verschiedenen Mitarbeiter zur bisherigen Arbeitsweisen zu verändern. Fragen Sie unseren Vertrieb zur Unterstützung eines auf Sie abgestimmten Stufenkonzepts.

Artikelverwaltung: Das Modul Artikelverwaltung kann einzeln ab der Version 4.0 hinzugebucht werden. Dieses Modul erweitert automatisch die Arbeitsmöglichkeiten in den Modulen Angebote und Verträge. Es ist weiterhin Bestandteil des Moduls Rechnungen.

In diesem Modul können Sie Warengruppen anlegen und pflegen, Artikel hinzufügen, Varianten von Artikeln und Varianten von Varianten erstellen. Hinterlegen Sie dabei Bilder und Dokumente. Beschreiben Sie die Artikel, auch mit unterschiedlichen Sprachen oder um besondere Beschreibungen für Angebote, Verträge und Rechnungen zu hinterlegen. Neben einigen Standardfeldern für Berechnungen, Netto- und Bruttowerte oder Lieferanten und Einkaufspreise, können weitere Felder hinzugefügt werden. Alle Details werden dabei von den Artikeln über Angebote und Verträge bis zur Rechnung oder dem Lieferschein durchgereicht.

Über die Möglichkeit der Stücklistenartikel lassen sich schnell komplexe Details aus bestehenden Artikeln zusammenführen. Sie können dabei einen automatischen Gesamtpreis bilden oder einen individuellen Preis vorgeben.
Individuelle Zahlungs- und Lieferbedingungen über Rechnungskonten: Rechnungskonten dienen zur Erfassung verschiedener Detailangaben Ihrer Kunden. Für Abweichungen können Sie beliebig viele Rechnungskonten anlegen. Details für die Rechnungsanschrift, abweichende Lieferanschrift, verschiedene Debitoren- oder Kreditorennummern, Zahlungsbedingungen, Fristen, Skonti oder Rabatte lassen sich einstellen und bilden die Grundlage zur Erstellung von Rechnungen anhand der angegebenen Informationen.

Haben Sie einfache Kunden ohne weitere Detailangaben aktualisiert sich das Rechnungskonto durch die Aktualisierung der Firmenanschrift aus dem Kontakt automatisch. Dabei werden sogar Details für den späteren Adressaufkleber beachtet, was die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeile und Menge der maximalen Zeilen angeht. Versandinformationen für die Vorgänge als Papier- oder E-Mail-Dokument lassen sich ebenso hinterlegen, damit Ihre Rechnung zukünftig direkt als E-Mail-Dokument versendet wird.

Je Rechnungskonto können Liefer-, Rechnungs- und Mahnungsstopp bis zu einem gewünschten Datum angegeben werden, Zusätzliche Gebühren, wie z.B. Kosten für Papierrechnung oder Zahlungsart sind möglich.

Existieren gleichzeitig mehrere Rechnungen oder Gutschriften, können diese zu einem Dokument zusammengefasst werden. Weiterhin können Sie in den Rechnungskonten auch entsprechende Unterlagen und Vereinbarungen, wie das Lastschriftmandat ablegen.

Die Rechnungskonten liefern Ihnen einen schnellen farbliche Überblick über den Saldo und Status aller Zahlungsvorgänge.
Ausgangsrechnungen erstellen: Ausgangsrechnungen lassen sich über Verträge in Intervallen automatisch erzeugen, sogar automatisch ohne weitere Arbeiten versenden. Sie können Rechnungen darüber hinaus auch als Einzelrechnungen anlegen und alle Rechnungen über unterschiedliche Rechte und Prüfungen von der Erstellung bis zum Versand über ein 2- bis 6-Augen-Prinzip bearbeiten.

Greifen Sie auf die Angebote, Verträge oder Artikel zurück und lassen Sie die Daten berechnen. Sie können weiterhin Rabatte, Skonto oder Gebühren festlegen. Zwischenzeilen einfügen, Einzelne Artikel nach Wunsch gruppieren oder Sonderposten ohne direkte Artikel abrechnen. Sie haben sogar die Möglichkeit einzelne Preise von Standardpreisen zu ändern.

Drucken Sie nach der Erstellung Ihre Rechnungen aus oder nutzen Sie die umweltfreundliche Alternative und versenden Sie Ihre Rechnung über spezielle E-Mail-Vorlagen oder E-Mail-Adressen.

Neben den normalen Rechnungen können Sie aus Verträgen oder auch einmalige Abschlagsrechnungen erzeugen, welche nach Abschluss der Arbeiten zu Schlussrechnungen zusammengeführt werden können.

Wurden Zahlungsziele nicht eingehalten können Sie Rechnungen mahnen. Dabei verlieren Sie nie den Überblick über offene Posten, bereits gezahlter Beträge oder einem aktuellen Mahnstatus. Zahlungen werden gesetzeskonform automatisch zuerst auf angefallene Gebühren und dann auf die Hauptforderung gebucht.

Sollte Ihnen mal ein Fehler unterlaufen sein, können Sie die Rechnung jederzeit stornieren. Ihre Daten werden nach dem Versand und der Vergabe der Rechnungsnummer unveränderlich gespeichert.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen erzeugen: Nach der Erreichung angegebener Zahlungsziele können Sie offene Beträge einzelner Rechnungen oder sogar alle offenen und überfälligen Posten des gesamten Rechnungskontos mahnen. Der aktuelle Saldo zeigt Ihnen darüber hinaus immer den Gesamtstatus eines Rechnungskontos an. So können Sie vor einer Mahnung einer offenen Rechnung entscheiden ob Sie den Wert mit einem möglichen Guthaben verrechnen wollen.

Die Erstellung solcher Zahlungserinnerungen können von einem 2- bis 6-Augen-Prinzip erstellt, geprüft und versendet werden. Hierfür haben Sie darüber hinaus drei individuelle Mahnstufen. Für jede dieser Stufen können Sie mit entsprechenden Gebühren arbeiten. So kann Ihre erste Zahlungserinnerung durchaus noch kostenfrei sein.
Gutschriften statt Rechnungen: Für die Erstellung von Gutschriften haben Sie alle Möglichkeiten der Artikelverwendung, wie in den Rechnungen auch. Ein eigener Nummernkreis gibt Ihnen dabei die Möglichkeit zwischen den Rechnungen und Gutschriften zu unterscheiden.

Zur Erstellung können Sie einzelne Handgutschriften erstellen oder auf bereits gestellte Rechnungen zurückgreifen, um aus den enthaltenen Posten einzelne gutzuschreiben.

Eine weitere Variante der Gutschriften sind die Stornorechnungen. Dabei wird die gesamte Rechnung mit allen Positionen storniert.

Drucken Sie nach der Erstellung Ihre Gutschrift aus oder nutzen Sie die umweltfreundliche Alternative und versenden Sie Ihre Gutschrift über spezielle E-Mail-Vorlagen oder E-Mail-Adressen.
Lieferscheine erstellen: Lieferscheine können Sie ab einer angelegten Ausgangsrechnung erstellen. Dabei können Sie einzelne Artikel aus einer Rechnung heraustrennen um diese auf einen Lieferschein zu überführen. Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Lieferscheine vor dem Versand zu einem wieder zusammenzufassen. So können Sie mehrere Bestellungen und Verträge in mehrere Lieferungen splitten oder beliebig neu zusammenführen.

Für die Erstellung und Prüfung gibt es verschiedene Rechte. Unterschiedliche Rechte für die Erstellung, Prüfung oder den Versand vom 2- bis 6-Augen-Prinzip sind dabei möglich.
Zahlungsverkehr und Buchungen: Im Rechnungsmodul können Sie alle Funktionen zum Schreiben von Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften nutzen. Wenn Sie alle Daten nur Ihrem Steuerberater übermitteln und lediglich die Kontrolle der offenen Posten durchführen, sind Angaben zu Buchungskonten nicht notwendig. Hierfür nutzen Sie die Möglichkeiten und tragen erhaltene Zahlungen ein um den Überblick zu behalten.

Das System lässt sich auch so erweitern, dass Sie über den SKR03 oder SKR04 und den verschiedenen Versteuerungsarten (Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung) auch Beträge verbuchen können. Die komplette Buchhaltung kann Ihnen das System nicht abnehmen, jedoch haben Sie die Möglichkeit Zeit und Kosten zu sparen und können die Zahlungsüberwachung auch direkt an Ihren Steuerberater weiterleiten zur weiteren Verwendung auf den hinterlegten Buchungskonten.

Für die Einrichtung der komplexen Buchungen empfehlen wir Ihnen auch den Rat Ihres Steuerberaters in Anspruch zu nehmen. Es handelt sich nicht um eine komplette Finanzbuchhaltung sondern um Buchungsmöglichkeiten für Teile der Ausgangsrechnungen und Gutschriften.

Hinterlegte Steuersätze können, dank der Hinterlegung eines Standardlandes, auch für das Ausland automatisch richtig herangezogen werden und richtig verbucht werden. Die Verbuchung und Angaben von Debitoren und Kreditoren werden automatisch über die Rechnungskonten erzeugt und können ebenso an Ihren Steuerberater übermittelt werden.

Alle Zahlungen werden anhand §367 BGB automatisch zuerst auf Kosten und dann auf die Hauptforderung verbucht. Entsprechende Zahlungs- und Buchungsjournale helfen Ihnen und Ihren Kunden den Überblick zu behalten
Zukünftige Entwicklungen im Rechnungsmodul: Die Version 4.0 enthält die oben beschriebenen Entwicklungen. In zukünftigen Versionen wird das System um weitere Funktionen, Rechnungsarten, Eingangsrechnungen, Kassenbücher und vielem mehr erweitert.
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