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CRM-Funktionen | TecArt CRM Academy

So spüren Sie verborgene Talente im Kundenbeziehungsmanagement auf!

Kunst ist es wert, von allen Seiten betrachtet und analysiert zu werden, um ihr einzigartiges Anliegen zu verstehen. Und genauso sollten Sie mit Ihren Kunden umgehen: Etablieren Sie eine 360-Grad-Sicht auf Basis passgenauer CRM-Funktionen. Dann entwickeln Sie ein echtes Verständnis für die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden – und sorgen für eine langfristige Stammkundenbindung.

Jedes Unternehmen nutzt Kernelemente des Kundenbeziehungsmanagements (CRM), unabhängig von der Größe oder den etablierten Prozessen. Doch was sind die wichtigsten CRM-Funktionen für den eigenen Betrieb? Wie lassen sich Aufgaben und Workflows damit effizienter gestalten? Und wie Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten? Wir decken einige der versteckten Talente von CRM-Funktionen auf.

Was sind typische Aufgaben im CRM?

Die Idee des Kundenbeziehungsmanagements ist, jeden Kunden möglichst gezielt und umfassend zu betreuen. Damit das nicht zu einer Mammutaufgabe im Daily Business wird, unterstützen digitale CRM-Systeme Unternehmen dabei, ihre Geschäftsbeziehungen langfristig profitabel zu gestalten. Die Software liefert über Jahre hinweg detaillierte geschäftskritische Informationen zu jedem Kunden – und kann bestenfalls Antworten auf diese und weitere Fragen liefern:

  • Wie steht der Kunde zu meinem Unternehmen?
  • Was wurde (vertraglich) mit ihm vereinbart?
  • Wer war in der Vergangenheit für den Kontakt zuständig?

Diese sehr komplexen Fragen lassen sich nur mit einer präzisen Datenbasis beantworten. Um diese effizient für das eigene Unternehmen aufzubauen und zu pflegen, müssen im CRM verschiedene Aufgaben routiniert bewältigt werden. Klassische Anforderungen sind:

Kontaktverwaltung

Je größer der Kundenstamm wird, umso wichtiger ist die strukturierte Organisation der Kontaktdaten. Alle Informationen über potenzielle und bestehende Kunden sollten zentral gespeichert werden. So ist eine einfache Nachverfolgung der Kontakthistorie für Ihre Mitarbeiter gewährleistet.

Leadmanagement

Präzise Vertriebsprognosen lassen sich nur auf Faktenbasis anstellen. Mögliche Abschlüsse oder Verkaufspotenziale aus dem eigenen Bauchgefühl abzuleiten, kann fatalen Folgen für die eigene Unternehmensentwicklung haben. Besser ist es, die Vertriebsvorgänge über ein CRM-System abzubilden – und dabei gleich anstehende Aufgaben und Termine im Blick zu behalten.

Kundenbetreuung

Supportthemen und andere Anfragen von Kunden sind per E-Mail kaum noch zu erfassen. Zu groß ist das Risiko, Nachrichten zu übersehen oder sie nicht an den zuständigen Fachbereich weiterzuleiten. Ein Ticketsystem als spezialisierte CRM-Funktion kann hier Abhilfe schaffen und die Kundenbetreuung effizienter gestalten.

Projektsteuerung

Sinnvolle Workflows unterstützen die Mitarbeiter bei der Bewältigung ihrer Aufgaben – idealerweise eingebettet in eine CRM-Software. Das verschlankt beispielsweise das Angebots- und Vertragswesen.

Dokumentenmanagement

Obwohl sich das papierlose Büro noch lange nicht in jedem mittelständischen Unternehmen etabliert hat, spielt die Verwaltung von Office-, PDF- und anderen Dateien eine zentrale Rolle im Arbeitsalltag. Ein softwareseitiges Dokumentenmanagement kann hier bei Routinen entlasten.

Auswertung und Controlling

Wie erfolgreich Maßnahmen umgesetzt wurden und wo Prozesse optimiert werden müssen, zeigt sich erst nach einer gewissen Zeit. Umso wichtiger ist es, die Ergebnisse zu dokumentieren und gegebenenfalls noch einmal zu justieren. Entsprechende CRM-Funktionen können das Controlling für alle Aufgaben und Abteilungen abbilden.

Wie lassen sich die wichtigsten CRM-Funktionen identifizieren?

Jedes Unternehmen arbeitet mit anderen Prozessen und stellt unterschiedliche Anforderungen an das Kundenbeziehungsmanagement. Wichtig ist deshalb eine skalierbare CRM-Lösung, die nur die wirklich notwendigen Funktionen beinhaltet. Denn die Software soll Ihre Geschäftsabläufe optimieren und sie nicht komplizierter gestalten. Ideal sind CRM-Systeme, die eine Anbindung anderer Applikationen zulassen, zum Beispiel ERP- und HR-Software oder E-Commerce-Plattformen.

Unser Tipp: Fangen Sie klein an und etablieren Sie step by step neue CRM-Funktionen in Ihrem Business.

Um Ihnen eine erste Orientierung zu bieten, möchten wir Ihnen die meistgenutzten CRM-Funktionen für den Mittelstand vorstellen – und welche Baukastenlösung TecArt dafür anbietet.

Organisation von Kontaktdaten

Kontakte lassen sich idealerweise nach Art oder Kategorie – privat, Lieferanten, Kunden – in einem CRM-System ordnen. Die TecArt-Software erlaubt es, dass jeder Nutzer diese Kategorien selbst ohne Programmierkenntnisse anlegen kann. Auch individuelle Felder für die Ansichtsmasken lassen sich definieren.

Leadmanagement und Vertriebssteuerung

Vertriebsaktivitäten und die Pipeline übersichtlich darzustellen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Vertriebsstrategie. Über das TecArt CRM-Dashboard fließen auch Angebote und offene Rechnungen in das Controlling ein.

Aufgabenverwaltung

Anstehende und erledigte Aufgaben zu dokumentieren, ist ebenfalls Teil des Kundenbeziehungsmanagements. Dank der CRM-Funktionen von TecArt lassen sich die Aufgaben bei Bedarf mit dem jeweiligen Projekt verknüpfen und dem zuständigen Mitarbeiter zuweisen. Über die automatische Zeiterfassung kann direkt auf Kundenprojekte gebucht werden.

Dokumentenmanagement

Für jede Datei ein gesondertes Programm öffnen, um PDF- und Office-Dokumente anzulegen, zu speichern und zu bearbeiten? Durch die spezialisierte CRM-Funktion „Online Office Editor“ von TecArt wird dieser Aufwand überflüssig. Er ersetzt klassische Excel-, Word- und PowerPoint-Anwendungen.

Integration der täglichen Kommunikation

Ob E-Mails, Anrufe oder Chatnachrichten – Ihre Kommunikation kann mit einer CRM-Lösung konsequent protokolliert werden. In den Standardmodulen von TecArt finden Sie alle CRM-Funktionen, die Sie dafür benötigen.

Automatisierung von Routinetätigkeiten

Leads und Kontakte sollen automatisch über Ihre Website angelegt werden, um Ihre Mitarbeiter von stupiden Tipparbeiten zu entlasten? Dann lohnt sich das TecArt-Modul „Workflows“, in dem Sie Automatisierungen frei definieren können. Über das Add-on-Framework können Ihre Programmierer selbst komplexe Workflows entwickeln – oder wahlweise eigene Applikationen für Ihren Bedarf integrieren.

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Welche Abteilungen profitieren von den CRM-Funktionen?

Kurz gesagt: alle. Denn das TecArt-CRM-System ist so konzipiert, dass sich jedes Unternehmen die wichtigsten Bausteine herausziehen kann. Vom Vertrieb, über das Backoffice, bis hin zum Support profitiert jede Abteilung von den vielseitigen CRM-Funktionen.