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CRM-Funktionen | TecArt CRM Academy

So spĂŒren Sie verborgene Talente im Kundenbeziehungsmanagement auf!

Kunst ist es wert, von allen Seiten betrachtet und analysiert zu werden, um ihr einzigartiges Anliegen zu verstehen. Und genauso sollten Sie mit Ihren Kunden umgehen: Etablieren Sie eine 360-Grad-Sicht auf Basis passgenauer CRM-Funktionen. Dann entwickeln Sie ein echtes VerstĂ€ndnis fĂŒr die WĂŒnsche und BedĂŒrfnisse Ihrer Kunden – und sorgen fĂŒr eine langfristige Stammkundenbindung.

Jedes Unternehmen nutzt Kernelemente des Kundenbeziehungsmanagements (CRM), unabhĂ€ngig von der GrĂ¶ĂŸe oder den etablierten Prozessen. Doch was sind die wichtigsten CRM-Funktionen fĂŒr den eigenen Betrieb? Wie lassen sich Aufgaben und Workflows damit effizienter gestalten? Und wie Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten? Wir decken einige der versteckten Talente von CRM-Funktionen auf.

Was sind typische Aufgaben im CRM?

Die Idee des Kundenbeziehungsmanagements ist, jeden Kunden möglichst gezielt und umfassend zu betreuen. Damit das nicht zu einer Mammutaufgabe im Daily Business wird, unterstĂŒtzen digitale CRM-Systeme Unternehmen dabei, ihre GeschĂ€ftsbeziehungen langfristig profitabel zu gestalten. Die Software liefert ĂŒber Jahre hinweg detaillierte geschĂ€ftskritische Informationen zu jedem Kunden – und kann bestenfalls Antworten auf diese und weitere Fragen liefern:

  • Wie steht der Kunde zu meinem Unternehmen?
  • Was wurde (vertraglich) mit ihm vereinbart?
  • Wer war in der Vergangenheit fĂŒr den Kontakt zustĂ€ndig?

Diese sehr komplexen Fragen lassen sich nur mit einer prĂ€zisen Datenbasis beantworten. Um diese effizient fĂŒr das eigene Unternehmen aufzubauen und zu pflegen, mĂŒssen im CRM verschiedene Aufgaben routiniert bewĂ€ltigt werden. Klassische Anforderungen sind:

Kontaktverwaltung

Je grĂ¶ĂŸer der Kundenstamm wird, umso wichtiger ist die strukturierte Organisation der Kontaktdaten. Alle Informationen ĂŒber potenzielle und bestehende Kunden sollten zentral gespeichert werden. So ist eine einfache Nachverfolgung der Kontakthistorie fĂŒr Ihre Mitarbeiter gewĂ€hrleistet.

Leadmanagement

PrĂ€zise Vertriebsprognosen lassen sich nur auf Faktenbasis anstellen. Mögliche AbschlĂŒsse oder Verkaufspotenziale aus dem eigenen BauchgefĂŒhl abzuleiten, kann fatalen Folgen fĂŒr die eigene Unternehmensentwicklung haben. Besser ist es, die VertriebsvorgĂ€nge ĂŒber ein CRM-System abzubilden – und dabei gleich anstehende Aufgaben und Termine im Blick zu behalten.

Kundenbetreuung

Supportthemen und andere Anfragen von Kunden sind per E-Mail kaum noch zu erfassen. Zu groß ist das Risiko, Nachrichten zu ĂŒbersehen oder sie nicht an den zustĂ€ndigen Fachbereich weiterzuleiten. Ein Ticketsystem als spezialisierte CRM-Funktion kann hier Abhilfe schaffen und die Kundenbetreuung effizienter gestalten.

Projektsteuerung

Sinnvolle Workflows unterstĂŒtzen die Mitarbeiter bei der BewĂ€ltigung ihrer Aufgaben – idealerweise eingebettet in eine CRM-Software. Das verschlankt beispielsweise das Angebots- und Vertragswesen.

Dokumentenmanagement

Obwohl sich das papierlose BĂŒro noch lange nicht in jedem mittelstĂ€ndischen Unternehmen etabliert hat, spielt die Verwaltung von Office-, PDF- und anderen Dateien eine zentrale Rolle im Arbeitsalltag. Ein softwareseitiges Dokumentenmanagement kann hier bei Routinen entlasten.

Auswertung und Controlling

Wie erfolgreich Maßnahmen umgesetzt wurden und wo Prozesse optimiert werden mĂŒssen, zeigt sich erst nach einer gewissen Zeit. Umso wichtiger ist es, die Ergebnisse zu dokumentieren und gegebenenfalls noch einmal zu justieren. Entsprechende CRM-Funktionen können das Controlling fĂŒr alle Aufgaben und Abteilungen abbilden.

Wie lassen sich die wichtigsten CRM-Funktionen identifizieren?

Jedes Unternehmen arbeitet mit anderen Prozessen und stellt unterschiedliche Anforderungen an das Kundenbeziehungsmanagement. Wichtig ist deshalb eine skalierbare CRM-Lösung, die nur die wirklich notwendigen Funktionen beinhaltet. Denn die Software soll Ihre GeschÀftsablÀufe optimieren und sie nicht komplizierter gestalten. Ideal sind CRM-Systeme, die eine Anbindung anderer Applikationen zulassen, zum Beispiel ERP- und HR-Software oder E-Commerce-Plattformen.

Unser Tipp: Fangen Sie klein an und etablieren Sie step by step neue CRM-Funktionen in Ihrem Business.

Um Ihnen eine erste Orientierung zu bieten, möchten wir Ihnen die meistgenutzten CRM-Funktionen fĂŒr den Mittelstand vorstellen – und welche Baukastenlösung TecArt dafĂŒr anbietet.

Organisation von Kontaktdaten

Kontakte lassen sich idealerweise nach Art oder Kategorie – privat, Lieferanten, Kunden – in einem CRM-System ordnen. Die TecArt-Software erlaubt es, dass jeder Nutzer diese Kategorien selbst ohne Programmierkenntnisse anlegen kann. Auch individuelle Felder fĂŒr die Ansichtsmasken lassen sich definieren.

Leadmanagement und Vertriebssteuerung

VertriebsaktivitĂ€ten und die Pipeline ĂŒbersichtlich darzustellen, ist entscheidend fĂŒr eine erfolgreiche Vertriebsstrategie. Über das TecArt CRM-Dashboard fließen auch Angebote und offene Rechnungen in das Controlling ein.

Aufgabenverwaltung

Anstehende und erledigte Aufgaben zu dokumentieren, ist ebenfalls Teil des Kundenbeziehungsmanagements. Dank der CRM-Funktionen von TecArt lassen sich die Aufgaben bei Bedarf mit dem jeweiligen Projekt verknĂŒpfen und dem zustĂ€ndigen Mitarbeiter zuweisen. Über die automatische Zeiterfassung kann direkt auf Kundenprojekte gebucht werden.

Dokumentenmanagement

FĂŒr jede Datei ein gesondertes Programm öffnen, um PDF- und Office-Dokumente anzulegen, zu speichern und zu bearbeiten? Durch die spezialisierte CRM-Funktion „Online Office Editor“ von TecArt wird dieser Aufwand ĂŒberflĂŒssig. Er ersetzt klassische Excel-, Word- und PowerPoint-Anwendungen.

Integration der tÀglichen Kommunikation

Ob E-Mails, Anrufe oder Chatnachrichten – Ihre Kommunikation kann mit einer CRM-Lösung konsequent protokolliert werden. In den Standardmodulen von TecArt finden Sie alle CRM-Funktionen, die Sie dafĂŒr benötigen.

Automatisierung von RoutinetÀtigkeiten

Leads und Kontakte sollen automatisch ĂŒber Ihre Website angelegt werden, um Ihre Mitarbeiter von stupiden Tipparbeiten zu entlasten? Dann lohnt sich das TecArt-Modul „Workflows“, in dem Sie Automatisierungen frei definieren können. Über das Add-on-Framework können Ihre Programmierer selbst komplexe Workflows entwickeln – oder wahlweise eigene Applikationen fĂŒr Ihren Bedarf integrieren.

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Welche Abteilungen profitieren von den CRM-Funktionen?

Kurz gesagt: alle. Denn das TecArt-CRM-System ist so konzipiert, dass sich jedes Unternehmen die wichtigsten Bausteine herausziehen kann. Vom Vertrieb, ĂŒber das Backoffice, bis hin zum Support profitiert jede Abteilung von den vielseitigen CRM-Funktionen.