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Teamwork Glueck Durch Groupware Png

Groupware & Kollaboration New Work fĂŒr Teams: Die hohe Kunst der unabhĂ€ngigen Zusammenarbeit fĂŒr mehr GlĂŒcksmomente im Job

82% der Deutschen lieben Teamwork! Sie auch? Kein Wunder, denn Teamarbeit gilt hierzulande als etablierte Arbeitsmethode. Laut dem „Wrike Happiness Index“ macht uns die Zusammenarbeit mit Kollegen glĂŒcklich im Job. Und auch wenn es zu kompletter Remote Arbeit geteilte Meinungen gibt: Wir schĂ€tzen moderne Technologien und Tools mit einfacher Handhabung als wichtige Hilfsmittel im gegenseitigen Austausch - besonders im neuen Arbeitsalltag der "sozialen Distanz".

Virtuell gemeinsam ist man weniger allein & glĂŒcklich

Aktuell nutzt ein Großteil der BeschĂ€ftigten digitale Technologien, um die Arbeit im Homeoffice (eventuell nebst Kinderbetreuung) zu verrichten. Auch wenn wir gerade soziale Distanz wahren und möglichst zuhause bleiben, so hat all das doch so einiges mit dem Dasein als "digitaler Nomade" gemein - bis auf den fehlenden Fakt des multilokalen Lebens. Was also können wir von ihnen in Sachen "Remote Arbeit" dazulernen?

New Work & Remote Arbeit grĂŒnden auf der Idee der Loslösung von starren Strukturen fĂŒr mehr Freiheit im Daily Business. Etwas, dass gerade mehr gefragt ist, als je zuvor! Es geht um unabhĂ€ngige TĂ€tigkeiten, moderne ArbeitsplĂ€tze (auch eingerichtet in den eigenen 4 WĂ€nden) und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie - schließlich sind zahlreiche Eltern gerade noch zusĂ€tzlich Lehrer und Erzieher. Damit geht natĂŒrlich ein Umdenken einher, was flexibles Arbeiten sowie die Teamarbeit ĂŒber zeitliche und rĂ€umliche Distanzen hinweg betrifft. Hier agieren Arbeitgeber je nach Branche, Aufgabenfeld und Arbeitszeitmodell verschieden. Doch egal, ob nun digital oder analog: Zusammenarbeit beeinflusst unsere Zufriedenheit im Arbeitsalltag und jeder Einzelne im Team ist ein wichtiger Baustein der Kollaboration.

Kurzum: Auch wenn uns die aktuelle Krisenlage die geliebte Zusammenarbeit nicht gerade leicht macht, lassen Sie sich diesen Happiness Faktor nicht nehmen oder gar den Arbeitsalltag vermiesen! Digitale Kollaboration ist hierfĂŒr "mit Abstand" die beste Abwehr und Groupware das Mittel der Wahl. Schaffen Sie mehr virtuelle NĂ€he und lassen Sie das GlĂŒcksbarometer Ihrer Mitarbeiter wieder steigen! Los gehtÂŽs: Gemeinsam bekĂ€mpfen wir den einsamen Miesepeter.

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Anwendungsfelder von Groupware Ein PlĂ€doyer fĂŒr moderne Kollaboration

FĂŒr die neue Art der Zusammenarbeit wird ein gemeinsamer virtueller Raum benötigt. Damit gemeinsame Workflows und verschiedenste Zielgruppen zusammenfließen können, mĂŒssen diese allesamt in eine sogenannte Groupware einbezogen werden. Ein solches System bildet die digitale Umgebung fĂŒr Collaboration in vielseitigen Bereichen.

  • Vertrieb & Außendienst
  • Projektmanagement
  • Kundenservice & Support
  • Produktentwicklung
  • Knowledge Base & Wikis etc.

FĂŒr eine effektives und effizientes Teamwork - egal ob nun in Gruppen, Abteilungen, projektbezogen oder im gesamten Unternehmen - sind gemĂ€ĂŸ dem sogenannten 3K-Modell drei Prozesse von essentieller Bedeutung. Sie gestalten das Miteinander von Kolleg(inn)en im tagtĂ€glichen Arbeitsablauf.

  • Kommunikation: Transparenter Informationsaustausch
  • Koordination: Wechselseitige Abstimmung
  • Kooperation: Inhaltsbezogene Zusammenarbeit

CRM Groupware & Collaboration Software All-in-One Teamplay mit TecArt CRM Pro

Mobil arbeiten mit allen Devices

60 GigaByte Cloud Speicher

Integriertes Dokumentenmanagement

Must-have Funktionen der Kollaboration FĂŒr ein Plus an ProduktivitĂ€t und transparentes Teamwork

Kommunikation, Koordination und Kooperation lassen sich ĂŒber 7 zentrale Funktionen abbilden, die in keiner Groupware fehlen sollten: E-Mail, Kontakte, Kalender, Anrufe, Dokumente, Aufgaben und Notizen. Diese wiederum stehen im direkten Zusammenhang mit den Zielgruppen, auf die sie ausgerichtet sind.

Mithilfe einer Software fĂŒr Collaboration wird das Daten-Wirrwarr verschiedener Anwendungen entknotet, Redundanzen verschwinden und alles gewinnt an Fahrt und Vernetzung. Eine einheitliche BenutzeroberflĂ€che (User Interface) subsummiert die gemeinsam nutzbaren Daten und vereint bĂŒroalltĂ€gliche Funktionen auf einer zentralen Plattform.

  • AufgabenĂŒbersicht in ToDo-Listen und Kanban Board
  • Integrierter E-Mail-Client und ein Messanger bzw. Live-Chat
  • Kalenderfunktion und ĂŒbergreifende Terminplanung
  • Verwaltung von Kontakten in einer zentralen Datenbank
  • Notizbuch und Anrufverwaltung mit Schnittstelle zur TK-Anlage
  • Übersichtliche Datei- und Dokumentenablage mit Versionierung

Groupware User Stories GlĂŒcklich gelöst! Kurzgeschichten aus der Anwenderpraxis

Die 7 Module der Kollaboration optimieren weit mehr als nur die Unternehmenskommunikation. Nehmen wir die Lupe in die Hand und decken einige clevere AnwendungsfÀlle aus dem Nutzeralltag auf! Was wÀre in den User Stories wohl ohne digitales Werkzeug passiert?

Unter der Lupe

Geheimtipp

Die Groupware-Funktionen gehören zur Grundausstattung des TecArt CRM Pro und sind im TecArt CRM Free sogar kostenfrei erhÀltlich. Damit gelingt nicht nur Ihr Teamwork sondern auch der Basis-Einstieg in der komplexe Welt des CRM. Steigen Sie ein und machen Sie Ihr Business ausbaufÀhig!

Unsere Gesellschaft ist in der Welt der elektronischen Kommunikation zuhause. Mittlerweile nutzt wohl jeder einen digitalen Postkasten, auch wenn der analoge Briefschlitz vor der HaustĂŒr nach wie vor seine Berechtigung hat. Auch die Stadtwerke Modernhausen haben den nahezu kompletten Switch gemacht und nutzen fĂŒr ihre Kundenkommunikation fast ausschließlich die virtuelle Variante. Nur einige wenige Briefe werden noch hĂ€ndisch aus der TĂŒr getragen. Dem komfortablen E-Mail-Client sei Dank, ist es nun ein Leichtes, Versorgungsangebote fĂŒr Strom, Wasser, Abfall und mehr per Mausklick zu versenden. Erst vor wenigen Monaten wurden dazu noch die eigens gestalteten Vorlagen fĂŒr die E-Mails sowie anhĂ€ngende Dokumente erneuert. Alles in allem eine schöne Sache, die gleichzeitig weitere positive Aspekte hat: einen blitzschnellen Versand, reduzierte Portokosten und einen ressourcenschonenden Umgang mit den Rohstoffen der Umwelt. Ein wichtiger Fakt fĂŒr den Ressourcenmanager der Stadt. Erst gestern hat Sachbearbeiter Sasha die automatisch erstellten Quartalsabrechnungen gegengeprĂŒft und versandt. Heute nun sitzt Karla an ihrem Beraterplatz. Über die Kundenhotline treffen einige RĂŒckfragen zu den verschickten Rechnungen ein. Dank des zentralen Kundenmanagements weiß Karla jedoch bestens bescheid und kann ĂŒber jeden Vorgang direkt Auskunft geben. Auch Kunde Konrad hat zwei Anliegen: Zu einem hat sich seine Bankverbindung geĂ€ndert und die EinzugsermĂ€chtigung der Stadtwerke mĂŒsste dringend erneuert werden, um eine unnötige Mahnung zur aktuellen Abrechnung zu vermeiden. Zum anderen möchte er gern seine E-Mail-Adresse Ă€ndern. Anhand des Namens und der Kundennummer sucht Karla Konrads digitale Kundenakte heraus. In den Stammdaten gibt Sie die neue E-Mail-Adresse ein. Neben den Stammdaten finden sich hier auch sĂ€mtliche AktivitĂ€ten wieder. So auch Saschas Rechnungsmail, die der E-Mail Client zeitgleich mit dem Versand automatisch bei jedem Kunden abgelegt hat. Karla schaut nach, welches Zahlungsziel in der Quartalsabrechnung angegeben ist. GlĂŒcklicherweise ist noch ausreichend Zeit, um das Einzugsdokument zu Ă€ndern und die Zahlung dennoch fristgerecht zu verbuchen.

Außendienstler Alfons ist mal wieder im Auftrag seiner Versicherungsgesellschaft unterwegs. In seiner digitalen Aktentasche trĂ€gt er alle Kontaktinformationen seiner Kunden und Interessenten handlich verpackt mit sich. Kompliziert und veraltet war gestern - heute heißt es einfach und mobil! Die Daten auf seinem Tablet sind stets aktuell, darauf ist Verlass. Zur gleichen Zeit erfĂ€hrt SekretĂ€rin Sabine im Innendienst, dass ein Bauunternehmen Projektleiter Peter an einen neuen Standort versetzt hat. Sogleich trĂ€gt sie die neue Adresse und Telefonnummer in die digitale Kundenakte ein. Sie ergĂ€nzt diese durch eine kurze Notiz, die sie intern an Alfons weiterleitet. Die geĂ€nderten Kontaktdaten sind sofort fĂŒr alle berechtigten Versicherungsmitarbeiter sichtbar. So auch fĂŒr Alfons, der etwas frĂŒher als gedacht, aus seinem letzten Termin kommt. Als er prĂŒfen will, welche weiteren Kunden in seiner unmittelbaren NĂ€he er aufsuchen könnte, fallen ihm Peter und Sabines Hinweis ins Auge. Ein zufĂ€lliger Gewinn fĂŒr seine heutige Vertriebsroute, denn er sollte sich von der verĂ€nderten Situation im Bauunternehmen unbedingt persönlich ein Bild machen. Mit einem nĂ€chsten Klick kann Alfons Peter direkt anwĂ€hlen und seinen Besuch anmelden. Er hat GlĂŒck: Es klappt und das ganz ohne Sucherei oder Fehleransage in der Leitung.

Ein GlĂŒcksmoment fĂŒr Key Account Manager Kevin: Der potentielle Neukunde scheint von seiner Werbeidee angetan. Von so einem Großauftrag hat er schon immer getrĂ€umt. Die Unterschrift auf dem Vertrag rĂŒckt in greifbare NĂ€he. Nun wollen Marketingchef Matthias und sein Assistent Albert zur alles entscheidenden PrĂ€sentation persönlich vorbei kommen. Denn nicht nur das Konzept muss ĂŒberzeugen. Es geht ihnen darum, die Menschen hinter der neuen Agentur ihres Vertrauens kennenlernen. Ein wichtiger Termin, der wegen einer GeschĂ€ftsreise von Matthias jedoch bereits morgen um 15 Uhr stattfinden soll. Dazu beharren die beiden auf die Anwesenheit aller drei GeschĂ€ftsfĂŒhrer, die fĂŒr Kevin jedoch gerade nicht greifbar sind. Zum GlĂŒck arbeitet seine Agentur digital und nutzt schon lĂ€nger einen zentralen Terminkalender. Bereits wĂ€hrend des Telefonats mit Albert trĂ€gt Kevin das Kundenmeeting hier ein. Gleichzeitig wĂ€hlt er die CEOs aus und prĂŒft mit nur einem Klick, ob zum gewĂŒnschten Zeitpunkt auch wirklich alle freie KapazitĂ€ten haben. Treffer! Es passt auf Anhieb. Welch zufĂ€llig perfektes Timing und der Termin sogleich bestĂ€tigt! Mit einem weiteren Klick informiert er alle Teilnehmer via E-Mail. Nun liegt es an seiner PrĂ€sentation - die er nebenbei direkt im Termin hinterlegt, damit er sie morgen sofort greifbar hat.

Architekt August schwĂ€rmt regelrecht von seinem digitalen Kundensystem mit integriertem Projekt- und Dokumentenmanagement. Das recht neue Tool hat ihn und seine Kollegen im ArchitekturbĂŒro Augenweide seither vor eigentlich unnötigen Arbeiten bewahrt. Hier ist alles Wichtige ĂŒbersichtlich und ordentlich hinterlegt und schnell auffindbar. Nichts geht mehr verloren - egal ob Angebote, Zeichnungen etc. Gerade hat August die Bewerbungsunterlagen fĂŒr das Ausschreibungsprojekt "Park der kleinen Wunder" der Stadtverwaltung fertiggestellt. Fristgerecht versendet er sie sicher und schnell via E-Mail. Einige Tage spĂ€ter macht sich August frĂŒhmorgens auf zu einem Außentermin auf einer aktuellen Baustelle. Zur gleichen Zeit sichtet der stĂ€dtische Sachbearbeiter Steffen die Projektunterlagen genauer. Er hat noch ein paar wichtige RĂŒckfragen zum Entwurf und der konkreten AusfĂŒhrungsplanung des Bauvorhabens, die er bis spĂ€testens heute Mittag klĂ€ren muss. Im ArchitekturbĂŒro Augenweide nimmt Augusts SekretĂ€rin Susanne seinen Anruf entgegen. Sie möchte August nicht in seinem Termin stören, ihn aber umgehend informieren. Schließlich geht es um einen potentiellen Großauftrag. Also öffnet Susanne das automatisch im Anrufmanagement erstellte Telefonat, vermerkt alle wichtigen Informationen im Notizfeld und versichert Steffen einen zeitnahen RĂŒckruf. Im Nachgang wĂ€hlt Susanne noch das Projekt aus und wĂ€hlt aufgrund der Dringlichkeit den Betreff "Wichtiger RĂŒckruf binnen 1 Stunde". Die Kontaktdaten von Steffen wurden bereits automatisch verknĂŒpft. Schnell noch ein HĂ€kchen bei August und ein weiteres bei individuelle Benachrichtigung, alles speichern und fertig! Keine Minute spĂ€ter gibt Augusts Smartphone ein kurzes Brummen von sich. Er ist gerade durch mit seinem Vor-Ort-Termin und kann die Anrufnotiz von Susanne direkt sichten. Just-in-Time erhĂ€lt Steffen den gewĂŒnschten RĂŒckruf inklusive aller Antworten. August hat wirklich sein Bestes gegeben. Nun heißt es Daumen drĂŒcken fĂŒr die finale Entscheidung der Stadt.

Bernd arbeitet gern als Bauleiter. Seine Neubauprojekte hat er fest im Griff. Auch der Rohbau des Einfamilienhauses von Bauherren Boris steht. Nun steht der Feinschliff an, es geht an den Ausbau. Morgen sollen die in der Bemusterung ausgewĂ€hlten Fenster eingebaut werden. Alle wichtigen Fakten zur Beschaffenheit (Materialien, RAL-Farbe und Schließ- und Schutzmechanismen) sowie die Anzahl und genauen Maße der Fenster wurden gemeinsam mit Fensterbauer Florian besprochen und in einem Protokoll festgehalten. Seine Dokumentation sowie die ProduktdatenblĂ€tter hat Bernd via E-Mail erhalten und ordnungsgemĂ€ĂŸ in der digitalen Bauakte abgelegt. Hierin befinden sich nach Gewerken geordnet alle wichtigen Dokumente - egal welches Dateiformat. Mithilfe des Online-Office-Editors ergĂ€nzt Bernd gerade noch Hinweise zum Sicherheitsglas im Protokoll. So vergisst er nicht, dies vor Ort gegenzuprĂŒfen. Doch am Folgetag kommt alles anders. Ausgerechnet heute hat ein Infekt Bernd vollkommen ausgeknockt, so dass er nicht selbst zur Baustelle fahren kann. Verschieben ist jedoch keine Option, da sonst die ganze Bauplanung ins Wanken gerĂ€t. Da die Fristen gewahrt bleiben sollen, macht sich kurzerhand Bernds Kollege Klaus auf den Weg. Mit der zentralen Dokumentenverwaltung ist sogar die vorher nicht mehr mögliche Absprache obsolet. Klaus darf das Bauprojekt einsehen und öffnet das hinterlegte Protokoll. Sofort sieht er Bernds nachtrĂ€gliche Vermerke. Die Anwesenden prĂŒfen, ob die gekennzeichneten Fenster auch wirklich mit speziellem Sicherheitsglas bestĂŒckt sind. Alles nach Norm! Klaus kann Bernd ein positives Feedback geben. Am Ende des Tages sind alle Fenster eingebaut und langsam wird es warm in Boris neuem Eigenheim.

Die Kleinstadt Kleine hat ein akutes Verkehrsproblem. Ein LKW hat bei seiner Durchfahrt in der letzten Nacht wohl eines der einst reparierten Schlaglöcher auf der stark befahrenen Hauptstraße des Ortes erneut freigelegt. Hier ist schnelles Handeln der Stadtverwaltung gefragt, damit der Verkehr wieder wie gewohnt rollen kann. Der SachverstĂ€ndige Sebastian macht sich persönlich ein Bild der Lage. Um das Problem aus dem Weg zu schaffen, sollte zeitnah eine Reparatur erfolgen. Bis dahin sollte jedoch bereits auf den Defekt mit einem Baustellen-Verkehrschild und der entsprechenden Absperrung hingewiesen werden. FĂŒr all das ist der örtliche Straßenbetriebshof verantwortlich. Das Team um Leiter Lutz kĂŒmmert sich um die bauliche und betriebliche Unterhaltung der öffentlichen Verkehrsanlagen und -technik zur GewĂ€hrleistung der Verkehrssicherheit. ZĂŒgig dokumentiert Sebastian den konkreten Sachverhalt noch live vor Ort. Dazu öffnet er die digitale Aufgabenkoordination auf seinem Tablet, den hierin bewahrt er die Übersicht aller To-dos. Sebastian ergĂ€nzt seine Notizen um einige aktuelle Fotos. Dann packt er sĂ€mtliche Informationen in die neu erstellte Aufgabe "Reparatur Kleinschaden Hauptstraße" und weißt diese mit Lutz zu - natĂŒrlich mit PrioritĂ€t "hoch". Lediglich 5 Minuten spĂ€ter liest dieser die Benachrichtigung und beginnt zugleich den dringlichen Einsatz zu planen. Der Straßenbetriebshof stellt noch am gleichen Vormittag das Warnschild auf und grenzt den Baustellenbereich ab. Schon morgen wird Lutz Bautruppe sich um die Reparatur kĂŒmmern. Als alles behoben ist, erledigt Lutz die Aufgabe und ĂŒbermittelt Sebastian sogleich die freudige Nachricht. So schnell kann's gehen, wenn neben Schaufel & Co. auch digitale Werkzeuge zum Einsatz kommen.

Persönlich ist immer besser! Das gilt vor allem in der Tourismusbranche und im Gastgewerbe. Das weiß auch Location-Inhaberin Laura. Ihr Landgasthof ist sowohl fĂŒr den kurzen Zwischenstopp zum Mittagsschmauß als auch zum glamourösen Hochzeitsveranstaltung die passende Location. Das rustikal-moderne Ambiente sowie die QualitĂ€t und Frische der hier servierten Gaumenfreuden sind fast nicht zu toppen. Doch was es dazu zwingend noch braucht, ist und bleibt ein persönlicher Service und KundennĂ€he. Damit steht und fĂ€llt der GeschĂ€ftserfolg. Kleine Notizen können in diesem Gewerbe sehr hilfreich sein, schließlich kann sich keiner alles merken. In ihrer Kundendatenbank hat Laura daher nicht nur die Adress- und Kontaktdaten, VertrĂ€ge oder Rechnungen ihrer GĂ€ste hinterlegt. Sie nutzt die Software zudem als vielseitige Merkhilfe. Ein Paradebeispiel ist das Ehepaar Ellinger. Die beiden haben sich vor 5 Jahren hier vermĂ€hlt und kommen seitdem jedes Jahr an ihrem Hochzeitstag fĂŒr einen romantischen Abend mit 3-GĂ€nge-MenĂŒ in ihre ehemalige Hochzeitslocation. Wie immer plant Laura einen individuellen Empfang der Beiden, den sie jedoch nicht selbst ĂŒbernehmen kann. Sie weist ihre Assistentin Anja an, die Notizen zu sichten, die bei jedem Besuch des PĂ€rchens gespeichert wurden. Im Handumdrehen ist Anja bestens informiert ĂŒber den Lieblingswein von Herrn Ellinger oder die Laktoseintoleranz seiner Frau. Als die beiden vor ihr stehen, hat sie keinerlei MĂŒhe damit, Hund Henry mit Namen anzusprechen oder nachzufragen, wie es mit dem im letzten Jahr begonnenen Gartenprojekt vorangeht. Ellingers steht das Staunen ins Gesicht geschrieben. Wie kann sich das Servicepersonal das nur alles merken? Egal wie, sie werden sicher auch im kommenden Jahr wieder kommen.

Tina Wenzel Tecart Crm Pro Groupware Png

Von Autorin Tina Wenzel Mein Kurzfazit zu Groupware

Eine Groupware verbessert Planung und Controlling, erhöht die Transparenz und erleichtert die Kommunikation. Dies wiederum krĂ€ftigt die ProduktivitĂ€t des Einzelnen und die gemeinsame Arbeit. Über gerĂ€teunabhĂ€ngige Zugriffsmöglichkeiten via Smartphones und Tablets wird zudem eine mobile Nutzung forciert, was noch mehr KundennĂ€he schafft. Damit Datenschutz und -sicherheit gewahrt bleiben, dĂŒrfen spezielle Authentifizierungsverfahren und individuell definierte Zugriffsrechte nicht fehlen.