Groupware & Kollaboration New Work für Teams: Die hohe Kunst der unabhängigen Zusammenarbeit für mehr Glücksmomente im Job

Unsere Gesellschaft ist in der Welt der elektronischen Kommunikation zuhause. Mittlerweile nutzt wohl jeder einen digitalen Postkasten, auch wenn der analoge Briefschlitz vor der Haustür nach wie vor seine Berechtigung hat. Auch die Stadtwerke Modernhausen haben den nahezu kompletten Switch gemacht und nutzen für ihre Kundenkommunikation fast ausschließlich die virtuelle Variante. Nur einige wenige Briefe werden noch händisch aus der Tür getragen. Dem komfortablen E-Mail-Client sei Dank, ist es nun ein Leichtes, Versorgungsangebote für Strom, Wasser, Abfall und mehr per Mausklick zu versenden. Erst vor wenigen Monaten wurden dazu noch die eigens gestalteten Vorlagen für die E-Mails sowie anhängende Dokumente erneuert. Alles in allem eine schöne Sache, die gleichzeitig weitere positive Aspekte hat: einen blitzschnellen Versand, reduzierte Portokosten und einen ressourcenschonenden Umgang mit den Rohstoffen der Umwelt. Ein wichtiger Fakt für den Ressourcenmanager der Stadt. Erst gestern hat Sachbearbeiter Sasha die automatisch erstellten Quartalsabrechnungen gegengeprüft und versandt. Heute nun sitzt Karla an ihrem Beraterplatz. Über die Kundenhotline treffen einige Rückfragen zu den verschickten Rechnungen ein. Dank des zentralen Kundenmanagements weiß Karla jedoch bestens bescheid und kann über jeden Vorgang direkt Auskunft geben. Auch Kunde Konrad hat zwei Anliegen: Zu einem hat sich seine Bankverbindung geändert und die Einzugsermächtigung der Stadtwerke müsste dringend erneuert werden, um eine unnötige Mahnung zur aktuellen Abrechnung zu vermeiden. Zum anderen möchte er gern seine E-Mail-Adresse ändern. Anhand des Namens und der Kundennummer sucht Karla Konrads digitale Kundenakte heraus. In den Stammdaten gibt Sie die neue E-Mail-Adresse ein. Neben den Stammdaten finden sich hier auch sämtliche Aktivitäten wieder. So auch Saschas Rechnungsmail, die der E-Mail Client zeitgleich mit dem Versand automatisch bei jedem Kunden abgelegt hat. Karla schaut nach, welches Zahlungsziel in der Quartalsabrechnung angegeben ist. Glücklicherweise ist noch ausreichend Zeit, um das Einzugsdokument zu ändern und die Zahlung dennoch fristgerecht zu verbuchen.

Außendienstler Alfons ist mal wieder im Auftrag seiner Versicherungsgesellschaft unterwegs. In seiner digitalen Aktentasche trägt er alle Kontaktinformationen seiner Kunden und Interessenten handlich verpackt mit sich. Kompliziert und veraltet war gestern - heute heißt es einfach und mobil! Die Daten auf seinem Tablet sind stets aktuell, darauf ist Verlass. Zur gleichen Zeit erfährt Sekretärin Sabine im Innendienst, dass ein Bauunternehmen Projektleiter Peter an einen neuen Standort versetzt hat. Sogleich trägt sie die neue Adresse und Telefonnummer in die digitale Kundenakte ein. Sie ergänzt diese durch eine kurze Notiz, die sie intern an Alfons weiterleitet. Die geänderten Kontaktdaten sind sofort für alle berechtigten Versicherungsmitarbeiter sichtbar. So auch für Alfons, der etwas früher als gedacht, aus seinem letzten Termin kommt. Als er prüfen will, welche weiteren Kunden in seiner unmittelbaren Nähe er aufsuchen könnte, fallen ihm Peter und Sabines Hinweis ins Auge. Ein zufälliger Gewinn für seine heutige Vertriebsroute, denn er sollte sich von der veränderten Situation im Bauunternehmen unbedingt persönlich ein Bild machen. Mit einem nächsten Klick kann Alfons Peter direkt anwählen und seinen Besuch anmelden. Er hat Glück: Es klappt und das ganz ohne Sucherei oder Fehleransage in der Leitung.

Ein Glücksmoment für Key Account Manager Kevin: Der potentielle Neukunde scheint von seiner Werbeidee angetan. Von so einem Großauftrag hat er schon immer geträumt. Die Unterschrift auf dem Vertrag rückt in greifbare Nähe. Nun wollen Marketingchef Matthias und sein Assistent Albert zur alles entscheidenden Präsentation persönlich vorbei kommen. Denn nicht nur das Konzept muss überzeugen. Es geht ihnen darum, die Menschen hinter der neuen Agentur ihres Vertrauens kennenlernen. Ein wichtiger Termin, der wegen einer Geschäftsreise von Matthias jedoch bereits morgen um 15 Uhr stattfinden soll. Dazu beharren die beiden auf die Anwesenheit aller drei Geschäftsführer, die für Kevin jedoch gerade nicht greifbar sind. Zum Glück arbeitet seine Agentur digital und nutzt schon länger einen zentralen Terminkalender. Bereits während des Telefonats mit Albert trägt Kevin das Kundenmeeting hier ein. Gleichzeitig wählt er die CEOs aus und prüft mit nur einem Klick, ob zum gewünschten Zeitpunkt auch wirklich alle freie Kapazitäten haben. Treffer! Es passt auf Anhieb. Welch zufällig perfektes Timing und der Termin sogleich bestätigt! Mit einem weiteren Klick informiert er alle Teilnehmer via E-Mail. Nun liegt es an seiner Präsentation - die er nebenbei direkt im Termin hinterlegt, damit er sie morgen sofort greifbar hat.

Architekt August schwärmt regelrecht von seinem digitalen Kundensystem mit integriertem Projekt- und Dokumentenmanagement. Das recht neue Tool hat ihn und seine Kollegen im Architekturbüro Augenweide seither vor eigentlich unnötigen Arbeiten bewahrt. Hier ist alles Wichtige übersichtlich und ordentlich hinterlegt und schnell auffindbar. Nichts geht mehr verloren - egal ob Angebote, Zeichnungen etc. Gerade hat August die Bewerbungsunterlagen für das Ausschreibungsprojekt "Park der kleinen Wunder" der Stadtverwaltung fertiggestellt. Fristgerecht versendet er sie sicher und schnell via E-Mail. Einige Tage später macht sich August frühmorgens auf zu einem Außentermin auf einer aktuellen Baustelle. Zur gleichen Zeit sichtet der städtische Sachbearbeiter Steffen die Projektunterlagen genauer. Er hat noch ein paar wichtige Rückfragen zum Entwurf und der konkreten Ausführungsplanung des Bauvorhabens, die er bis spätestens heute Mittag klären muss. Im Architekturbüro Augenweide nimmt Augusts Sekretärin Susanne seinen Anruf entgegen. Sie möchte August nicht in seinem Termin stören, ihn aber umgehend informieren. Schließlich geht es um einen potentiellen Großauftrag. Also öffnet Susanne das automatisch im Anrufmanagement erstellte Telefonat, vermerkt alle wichtigen Informationen im Notizfeld und versichert Steffen einen zeitnahen Rückruf. Im Nachgang wählt Susanne noch das Projekt aus und wählt aufgrund der Dringlichkeit den Betreff "Wichtiger Rückruf binnen 1 Stunde". Die Kontaktdaten von Steffen wurden bereits automatisch verknüpft. Schnell noch ein Häkchen bei August und ein weiteres bei individuelle Benachrichtigung, alles speichern und fertig! Keine Minute später gibt Augusts Smartphone ein kurzes Brummen von sich. Er ist gerade durch mit seinem Vor-Ort-Termin und kann die Anrufnotiz von Susanne direkt sichten. Just-in-Time erhält Steffen den gewünschten Rückruf inklusive aller Antworten. August hat wirklich sein Bestes gegeben. Nun heißt es Daumen drücken für die finale Entscheidung der Stadt.

Bernd arbeitet gern als Bauleiter. Seine Neubauprojekte hat er fest im Griff. Auch der Rohbau des Einfamilienhauses von Bauherren Boris steht. Nun steht der Feinschliff an, es geht an den Ausbau. Morgen sollen die in der Bemusterung ausgewählten Fenster eingebaut werden. Alle wichtigen Fakten zur Beschaffenheit (Materialien, RAL-Farbe und Schließ- und Schutzmechanismen) sowie die Anzahl und genauen Maße der Fenster wurden gemeinsam mit Fensterbauer Florian besprochen und in einem Protokoll festgehalten. Seine Dokumentation sowie die Produktdatenblätter hat Bernd via E-Mail erhalten und ordnungsgemäß in der digitalen Bauakte abgelegt. Hierin befinden sich nach Gewerken geordnet alle wichtigen Dokumente - egal welches Dateiformat. Mithilfe des Online-Office-Editors ergänzt Bernd gerade noch Hinweise zum Sicherheitsglas im Protokoll. So vergisst er nicht, dies vor Ort gegenzuprüfen. Doch am Folgetag kommt alles anders. Ausgerechnet heute hat ein Infekt Bernd vollkommen ausgeknockt, so dass er nicht selbst zur Baustelle fahren kann. Verschieben ist jedoch keine Option, da sonst die ganze Bauplanung ins Wanken gerät. Da die Fristen gewahrt bleiben sollen, macht sich kurzerhand Bernds Kollege Klaus auf den Weg. Mit der zentralen Dokumentenverwaltung ist sogar die vorher nicht mehr mögliche Absprache obsolet. Klaus darf das Bauprojekt einsehen und öffnet das hinterlegte Protokoll. Sofort sieht er Bernds nachträgliche Vermerke. Die Anwesenden prüfen, ob die gekennzeichneten Fenster auch wirklich mit speziellem Sicherheitsglas bestückt sind. Alles nach Norm! Klaus kann Bernd ein positives Feedback geben. Am Ende des Tages sind alle Fenster eingebaut und langsam wird es warm in Boris neuem Eigenheim.

Die Kleinstadt Kleine hat ein akutes Verkehrsproblem. Ein LKW hat bei seiner Durchfahrt in der letzten Nacht wohl eines der einst reparierten Schlaglöcher auf der stark befahrenen Hauptstraße des Ortes erneut freigelegt. Hier ist schnelles Handeln der Stadtverwaltung gefragt, damit der Verkehr wieder wie gewohnt rollen kann. Der Sachverständige Sebastian macht sich persönlich ein Bild der Lage. Um das Problem aus dem Weg zu schaffen, sollte zeitnah eine Reparatur erfolgen. Bis dahin sollte jedoch bereits auf den Defekt mit einem Baustellen-Verkehrschild und der entsprechenden Absperrung hingewiesen werden. Für all das ist der örtliche Straßenbetriebshof verantwortlich. Das Team um Leiter Lutz kümmert sich um die bauliche und betriebliche Unterhaltung der öffentlichen Verkehrsanlagen und -technik zur Gewährleistung der Verkehrssicherheit. Zügig dokumentiert Sebastian den konkreten Sachverhalt noch live vor Ort. Dazu öffnet er die digitale Aufgabenkoordination auf seinem Tablet, den hierin bewahrt er die Übersicht aller To-dos. Sebastian ergänzt seine Notizen um einige aktuelle Fotos. Dann packt er sämtliche Informationen in die neu erstellte Aufgabe "Reparatur Kleinschaden Hauptstraße" und weißt diese mit Lutz zu - natürlich mit Priorität "hoch". Lediglich 5 Minuten später liest dieser die Benachrichtigung und beginnt zugleich den dringlichen Einsatz zu planen. Der Straßenbetriebshof stellt noch am gleichen Vormittag das Warnschild auf und grenzt den Baustellenbereich ab. Schon morgen wird Lutz Bautruppe sich um die Reparatur kümmern. Als alles behoben ist, erledigt Lutz die Aufgabe und übermittelt Sebastian sogleich die freudige Nachricht. So schnell kann's gehen, wenn neben Schaufel & Co. auch digitale Werkzeuge zum Einsatz kommen.

Persönlich ist immer besser! Das gilt vor allem in der Tourismusbranche und im Gastgewerbe. Das weiß auch Location-Inhaberin Laura. Ihr Landgasthof ist sowohl für den kurzen Zwischenstopp zum Mittagsschmauß als auch zum glamourösen Hochzeitsveranstaltung die passende Location. Das rustikal-moderne Ambiente sowie die Qualität und Frische der hier servierten Gaumenfreuden sind fast nicht zu toppen. Doch was es dazu zwingend noch braucht, ist und bleibt ein persönlicher Service und Kundennähe. Damit steht und fällt der Geschäftserfolg. Kleine Notizen können in diesem Gewerbe sehr hilfreich sein, schließlich kann sich keiner alles merken. In ihrer Kundendatenbank hat Laura daher nicht nur die Adress- und Kontaktdaten, Verträge oder Rechnungen ihrer Gäste hinterlegt. Sie nutzt die Software zudem als vielseitige Merkhilfe. Ein Paradebeispiel ist das Ehepaar Ellinger. Die beiden haben sich vor 5 Jahren hier vermählt und kommen seitdem jedes Jahr an ihrem Hochzeitstag für einen romantischen Abend mit 3-Gänge-Menü in ihre ehemalige Hochzeitslocation. Wie immer plant Laura einen individuellen Empfang der Beiden, den sie jedoch nicht selbst übernehmen kann. Sie weist ihre Assistentin Anja an, die Notizen zu sichten, die bei jedem Besuch des Pärchens gespeichert wurden. Im Handumdrehen ist Anja bestens informiert über den Lieblingswein von Herrn Ellinger oder die Laktoseintoleranz seiner Frau. Als die beiden vor ihr stehen, hat sie keinerlei Mühe damit, Hund Henry mit Namen anzusprechen oder nachzufragen, wie es mit dem im letzten Jahr begonnenen Gartenprojekt vorangeht. Ellingers steht das Staunen ins Gesicht geschrieben. Wie kann sich das Servicepersonal das nur alles merken? Egal wie, sie werden sicher auch im kommenden Jahr wieder kommen.