Kollaboration

Der Einsatz von Groupware Systemen in einem Unternehmen oder einer Organisation zielt auf die Vernetzung und Effizienzsteigerung in der Zusammenarbeit der Mitarbeiter sowie auf die Nutzung der unternehmensinternen Wissensressourcen ab. Kommunikation, Koordination und Kollaboration sind zentrale Aspekte von Groupware-Lösungen, um die Effizienz der Mitarbeiter zu steigern und die Ressource Wissen im Unternehmen effektiv zu nutzen. Synergieeffekte, Systemeigenschaften und die Nutzung des vierten Produktionsfaktors „Wissen“ werden zunehmend an Bedeutung gewinnen.
Groupware Systeme ermöglichen es, die Teamarbeit im Unternehmen auf Basis moderner Informations- und Kommunikationstechnologie aktiv zu unterstützen und somit die Effizienz in der täglichen Zusammenarbeit zu fördern. Aufgabenbewältigung beruht längst nicht mehr ausschließlich auf einem Individuum, sondern wird auf das gesamte Team übertragen. Schnelle und direkte Kommunikationswege fördern den optimalen Austausch von Informationen, Daten und Mitarbeiterwissen, welche wiederum den Grundstein einer erfolgreichen Unternehmensausrichtung bilden. Dabei werden alle unternehmensinternen Informationen trotz ihrer physikalischen Verteilung in logischer Konsistenz gebündelt und in einer unternehmenseigenen „Wissensdatenbank“ (Knowledge Base) gesammelt. Die Effektivität und Effizienz wird durch eine optimierte Zusammenarbeit der Mitarbeiter nachhaltig verbessert, genutzt und potenziert.
Groupware umfasst alle Lösungen, die Arbeitsteams in ihrer Zusammenarbeit unterstützen und einen reibungslosen und effizienten Ablauf des unternehmerischen Alltags ermöglichen. Konkret wird die Teamarbeit dabei in drei grundlegenden Bereichen unterstützt: Kommunikation, Koordination sowie Kollaboration. Kommunikation bildet dabei die Grundlage jeglicher Teamarbeit und dient dem Aufbau eines gemeinsamen Informationsstandes. Geteilte Arbeitsräume (wie gemeinsame Datenbanken und Dokumente) sowie eine formelle und informelle Kommunikation (z. B. via Forum oder Chat) tragen dazu bei, den betriebsinternen Kommunikationsfluss zu steigern und ermöglichen jeden Mitarbeiter den Überblick und Einblick in notwendige Informationen und Vorgänge. Ein gemeinsamer Terminplaner sowie eine gemeinsame Aufgabenverwaltung erleichtern die Koordination und ermöglichen die gemeinsame Festlegung und Überprüfung notwendiger Aufgaben, Termine und Projekte. Eine Optimierung von Kommunikation und Koordination im Unternehmen ermöglicht die Erreichung der Kollaboration als höchste Stufe der Zusammenarbeit. Auf dieser können gemeinsam gesteckte Unternehmensziele im operativen und strategischen Sinne realisiert werden.
Das spezifische Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters sollte nachhaltig genutzt und in einer unternehmenseigenen Knowledge Base (Wissensdatenbank) gebündelt sowie übersichtlich aufbereitet werden. Gemeinsame Schnittstellen fördern zudem eine gemeinsame Arbeitsumgebung. Gemeinsame Zugriffsmöglichkeiten wiederum unterstützen die Verteilung und Vernetzung von Informationen. Diese geteilten Informationen bilden das Fundament für den Aufbau und das Wachstum eines unternehmensspezifischen Wissens – dem Schlüssel zu Erfolg. Wissensmanagement ist somit eine zentrale Aufgabe der Unternehmensführung und umfasst jegliche Maßnahmen, die sich mit dem Erwerb, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen befasst. Die wertvollste Ressource im Unternehmen ist das spezifische und individuelle Wissen der Mitarbeiter. Dieses wird durch kommunikativen Austausch gefördert und birgt in der Kombination mit dem Wissen aller Mitarbeiter enorme Potentiale, um sich konkurrenzfähig auf dem Markt zu behaupten. Dabei ergeben sich spezifische Vorteile, wie Effektivitätssteigerung durch Teamarbeit und vernetztes Mitarbeiterwissen, Prozessoptimierung durch verbesserte Abbildung von Informationszusammenhänge, Zeiteinsparung durch vielfältige Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung, optimiertes Vorgangsmanagement sowie der Reduktion redundanter Informationen.
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