
Auftragsmanagement Software - Auftragsmanagement Aufgaben Erschaffen Sie Kundenrenditen im Auftragsmanagement
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter bei Routineaufgaben, um mehr Freiräume für Ihr Kerngeschäft zu schaffen. Mit der Auftragsmanagement-Software von TecArt automatisieren Sie Aufträge und Rechnungen im Handumdrehen – und sparen so bis zu 50 % an Arbeitszeit. Mehr als 2.000 zufriedene Kunden aus dem Mittelstand konnten sich bereits überzeugen. Jetzt kostenfrei testen!
Einfache Auftragsverwaltung Kundenwünsche erfüllen – mit einem reibungslosen Auftragsmanagement
Schaffen Sie mit TecArt einen vernünftigen Workflow, in dem Sie Ihre Auftragsmanagement-Aufgaben strukturiert abarbeiten können. Die gesamte Prozesskette – vom Auftragseingang bis zur Fakturierung – wird in unserer Software übersichtlich abgebildet. Sie unterstützt unter anderem den Vertrieb, die Buchhaltung und die Kundenbetreuung in Ihrem Unternehmen. Selbst Zuständigkeiten und Freigabeprozesse wie das 4- bzw. 6-Augen-Prinzip lassen sich in den Auftragsmanagement-Prozess integrieren.


Kalkulieren Sie Angebote mit individuellen Artikeln und generieren Sie daraus anschließend blitzschnell Aufträge sowie Rechnungen!
Individuell einstellbare Kategorien, Filter und Vorlagen
Angebotskalkulation über Artikellisten
Nachvollziehbarer Angebotsstatus


Unterstützen Sie alle Auftragsprozesse von der Lead-Anfrage über die Angebotslegung bis zum Rechnungsversand!
Direkt Aufträge aus E-Mails erstellen
Angebote per Mausklick in Aufträge überführen
Abrechnung einzelner Auftragspositionen oder Komplettabrechnung


Vermeiden Sie kostspielige Fehler durch das 2- bis 6-Augen-Prüfprinzip und legen Sie Zuständigkeiten und Freigabeprozesse fest!
Zuweisung von Verantwortlichkeiten für jeden Auftragsschritt
Übersicht aller E-Mails und Aktivitäten zum Auftrag
Zentraler Überblick über Auftragsstatus mit Wiedervorlagen


Prüfen Sie die Auslastung sowie Verkaufserfolge und erkennen Sie so Top-Kunden und Bestseller-Artikel auf einen Blick!
Zeiterfassung für alle Auftragsaktivitäten
Verschiedene Auswertungen inkl. CSV und Excel-Export
Arbeitszeitauswertungen von Abteilungen und Mitarbeitern

Preise & Testsystem Starten Sie jetzt in die Zukunft des Auftragsmanagements
Wir konfigurieren die TecArt CRM Software für das Auftragsmanagement nach Ihrem Bedarf. Holen Sie sich jetzt eine erste Preisinformationen oder fordern Sie ein unverbindliches Angebot an!
Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten und Funktionen des TecArt Tools erfahren? Dann lassen Sie sich von unseren Experten kostenfrei beraten: +49 361 302624-22. Sie beantworten Ihnen gern alle Fragen rund um die flexible Auftragsmanagement-Software.
Sie wollen TecArt CRM Pro vor dem Kauf in Aktion erleben? Unser kostenfreies Testsystem macht es möglich. Stellen Sie sich einfach alle gewünschten Module nach Ihren Anforderungen zusammen und erhalten Sie Ihr persönliches Testsystem! Dieses erlaubt es Ihnen, die Auftragsmanagement-Software für 30 Tage auf Bit und Byte zu prüfen - an konkreten Anwendungsfällen aus Ihrem Unternehmen.
Auftragsmanagement Software Vorteile Ihre Vorteile beim Auftragsmanagement mit der TecArt CRM-Software
Auf dem Weg zum papierlosen Büro führt kein Weg an der Digitalisierung und der dadurch möglichen Integration papierloser Prozesse vorbei. Produktiver, transparenter und wirtschaftlicher sind die Zauberworte und vor allem für KMU´s mit begrenzten Ressourcen attraktiv. Dabei ist die elektronische Auftragsverwaltung nur ein Schritt in Richtung schlanke und effiziente Prozesse - aber ein kleiner Schritt, mit großer Wirkung! Die elektronische Rechnungsstellung z.B. bringt Vorteile wie Zuverlässigkeit, Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Effizienz – Vorteile, die die traditionellen und manuellen Auftragsprozesse aushebeln.
Sofortiger Rechnungsversand verringert die Kapitalbindung
Der beschleunigte Rechnungsausgang direkt nach Auftragserteilung erhöht die Liquidität. Zahlungserinnerung, Rechnungen und Mahnungen werden automatisch und pünktlich zugestellt. So wird das Risiko für Zahlungsausfälle oder Zahlungsstörungen verringert. Zudem ist mit pünktlicheren Geldeingängen zu rechnen.
Optimiertes Rechnungsmanagement
Generieren Sie Ihren eigenen Workflow durch automatisierte, sichere und systematische Rechnungslegung. So bleiben alle Schritte vom Angebot bis Rechnungslegung, der Prüfung, dem Versand und der Erhalt übersichtlich und nachvollziehbar.
Fehler vermeiden & Administrationskosten senken
Versenden Sie Ihre Rechnungen gemäß den deutschen Sicherheitsvorschriften und nach anerkanntem EU-weitem Standard. Unter Einhaltung aller relevanten Gesetze erfolgen mit dank Standards wie ZUGFeRD eine rechtskonforme Rechnungsstellung und die rechtssichere Archivierung automatisch. Die Verzögerung des Zahlungsziels aufgrund von formalen Fehlern wird vermieden.
Transparenz von Cashflow, Inkasso und Rechnungsfreigabe verbessern
Mit der modernen und umweltfreundlichen Lösung gestalten Sie Ihre Auftrags- & Rechnungsvorgänge transparent und zeigen gegenüber dem Kunden Vertrauenswürdigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Fortschritt. Dank einer automatischen und übersichtlichen Dokumentation aller Ein- und Ausgangsrechnungen haben Sie alle Transaktionen im Blick und können diese bspw. in Verbindung mit einer Unternehmenssoftware dem entsprechenden Kunden oder Projekt direkt zuweisen.
Kosteneinsparung innerhalb der Rechnungskette
Senken Sie Ihre Prozesskosten bis zu 80%, durch Kostenersparnisse bei Material-, Druck- und Portokosten.
Nutzen von Supply Chain Management
Besonders im produzierenden Gewerbe werden Prozesskosten durch eine durchgängige Supply Chain gesenkt. Anbieter, wie Siemens, haben feste Standards für Bestell-, Auftrags- und Rechnungsformulare. Ohne diese Standards ist keine Integration in die Supply Chain möglich.
Reduzierter Papier- und Energieverbrauch
Wickeln Sie die Transaktionsbearbeitung ganz ohne Medienbrüche ab und sparen Sie unnötige Material-, Beschaffungs-, Lagerhaltungs- und Archivkosten. Auch die Umwelt wird Ihnen die ressourcenschonende und energieeffiziente Rechnungslegung danken.
Verbesserung der Geschäftsbeziehungen
Nicht nur für den öffentlichen Sektor sind die elektronischen Rechnungen verpflichtend, auch viele andere Lieferanten und Kunden verlangen inzwischen die digitale Rechnung. Viele Kunden und Lieferanten nutzen die Möglichkeiten der automatisierten Rechnungsprozesse. Können Unternehmen die Anforderungen an E-Billing, E-Invoicing oder ZUGFeRD erfüllen, stärken sie die bestehende Geschäftsbeziehung.
Schritthalten mit der Konkurrenz
Der Mehrwert für Unternehmen, insbesondere für KMU, liegt dabei nicht nur in der Sicherung eines strukturierten und nachvollziehbaren Zahlungswegs, sondern sie können auch mit den großen Konzernen Schritt halten. Spezielle, für diese Zielg ruppe zugeschnittene und kosteng ünstige Lösungen, ermöglichen auch kleineren U nternehmen ihre Prozesse zu digitalisieren. Es werden zunehmend flexible Lösungen gefordert, die neben dem Zahlungsverkehr auch alle anderen Geschäftsprozesse digital abbilden können und jederzeit erweiterbar sind.
Infopaper Online Auftragsmanagement inkl. Rechnungstool So funktioniert das Auftragsmanagement mit TecArt!
Worauf kommt es bei der Online-Auftragsbearbeitung und Rechnungslegung an? Unsere Experten erklären es Ihnen im Infopaper – übersichtlich und verständlich aufbereitet.
Möchten Sie Ihr bisheriges Auftragsmanagement-System auf den Prüfstand stellen oder komplett neu mit einer CRM-Software starten, sind Sie hier genau richtig. Denn der Leitfaden richtet sich an Einsteiger ohne spezifische Vorkenntnisse.
- Online Auftragsmanagement inkl. Abrechnung - Um was geht es?
- Was muss eine gute Auftrags- und Rechnungsverwaltung leisten?
- Welche Kosten werden eingespart und vor allem wieviel?

Online Präsentation mit Fragerunde - Aufträge in der Cloud Ihren Geist von Routine befreien & Margen steigern
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Vertrieb oder Auftragsmanagement von lästigen Tipp- und Kontrollarbeiten befreien. Mit sauber angelegten Workflows und softwaregestütztem 2-6 Augenprinzip schaffen Sie Raum für Ihre Mitarbeiter, um an den echten Effizienzkurven zu schrauben. Das steigert Ihre Marge nachhaltig. Nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit und lassen Sie sich Ihre Chance aufzeigen!
- Online Aufträge abwickeln ohne ERP: Dienstleistungsaufträge auch ohne ERP automatieren
- Workflow Angebot bis Rechnung: Rechnungen und Verträge aus Angeboten per Knopfdruck erstellen - für eine reduzierte Fehlerquote
- Cashflow einfacher managen: Auftragsvolumen und Abschlüsse automatisch berechnen und verlässliche Prognosen schaffen
Funktionen der Auftragsmanagement Software 16 Features für mehr Speed im Auftragswesen
Das Auftragsmanagement fungiert als Bindeglied der zentralen Workflows vom Angebot bis hin zur Abrechnung. Wenden Sie weiterführende Aktionen auf einen Auftrag an und wandeln Sie ihn bspw. in einen Vertrag um! Einfach und schnell notieren Sie aktuelle Auftragsstatus, teilen Aufträge in Unteraufträge oder erstellen automatisierte Auftragsbestätigungen. Detaillierte Informationen erhalten Sie in unserem obigen Leitfaden für "Aufträge und Rechnungen".
E-Mail-Versand
Automatischer E-Mail-Versand der Auftragsbestätigung inkl. PDF-Dokument in Verbindung mit der Artikelverwaltung
Direktes Anlegen
Erzeugen von Aufträgen direkt aus einem Angebot oder Kontakt sowie über eingegangene E-Mails inkl. Datenübernahme
Farblicher Status
Farbliche Zeilenmarkierung von Aufträgen in der Listenansicht je nach Status (in Bearbeitung, erstellt, geprüft, aktiviert, überfällig oder erledigt)
Zuständigkeiten und Erinnerungen
Verteilung der Zuständigkeiten eines Auftrags an beliebige Mitarbeiter (Bearbeiterzuordnung) und Einstellen von mehreren Erinnerungen
Zuordnung von Aktivitäten
Speicherung aller Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe, Notizen) und zugehöriger E-Mails innerhalb eines Auftrages
Prüfmechanismus
Unterschiedliche Rechte für Erstellung, Prüfung und Erledigung von Aufträgen nach dem 2- bis 6-Augen-Prinzip möglich
Formelberechnung
Anlegen von einfachen Formeln über beliebige, bereits vorkonfigurierte oder selbst angelegte Felder zur Berechnung von Daten
Rechtevergabe
Festlegung von Lese-, Schreib- und Löschrechten sowie differenzierte Sperrung und Sichtbarkeit von Feldern je nach Rechtevergabe möglich
Unteraufträge erstellen
Aufsplitten von Aufträgen je nach Bedarf in mehrere Unteraufträge (auch Unteraufträge von Unteraufträgen möglich)
Komplexe Auftragsaktionen
Flexibles Arbeiten und Nutzung von Auftragsaktionen für Artikel (zu bestehenden Aufträgen hinzufügen, Verträge erstellen, zu bestehenden Verträgen hinzufügen oder Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen erzeugen)
Auftragsbestätigungen
Erstellung von Auftragsbestätigungen je nach Bedarf und automatisierte Zusammenfassung und Ausgabe dieser als ODT- und/oder PDF-Datei
Sperrung bei Parallelbearbeitung
Hinweis bei gleichzeitiger Bearbeitung eines Auftrags und zwischenzeitliche Sperre für jeden weiteren Bearbeiter (zur Verhinderung von Überspeicherung und Datenverlust)
Individuelle Register und Felder
Erstellung und Bearbeitung mehrerer Registerkarten mit individuellen und flexiblen Feldern innerhalb eines Auftrags
Eigene Auftrags-Templates
Erstellung unterschiedlicher Auftragsarten mit individueller Gestaltung durch benutzerdefinierte Templates (z. B. Kundenauftrag, Lieferantenauftrag, Subauftrag etc.)
Autovervollständigung
Autovervollständigung von Verknüpfungsfeldern während der Eingabe (wie z. B. in Kontakten, Projekten, Angeboten, Verträgen etc.)
Automatische Berechnung des Auftragsvolumens
Berechnung des Auftragsvolumens anhand wiederkehrender Posten der Artikelliste zur Berechnung des Gesamtvolumens im Auftrag einerseits sowie als Divisor für zeitraumbezogene Liquiditätsplanung
Online Auftragsmanagement ROI & Preise Ermitteln Sie den ROI für Ihr Auftragsmanagement Tool!
Sie fragen sich, ob und ab wann sich die Anschaffung einer Auftragsmanagement Software lohnt? Starten Sie jetzt Ihre individuelle Berechnung, um zu erfahren:
- ... welche monatlichen Kosten Sie einsparen.
- ... wieviel Zeit für mehr Verkauf frei wird.
- ... wann der ROI der Software eintritt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Auftragsmanagement mit TecArt
Ein Online Auftragsmanagement dokumentiert Aufträge jeglicher Art und sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Leistungsversprechens gegenüber Ihrem Kunden. Das erfordert einen kompletten Überblick zu allen Auftragsaktivitäten. Klassisch übernimmt eine ERP- bzw. Faktura-Software diese Aufgaben.
Besonders im Dienstleistungsgewerbe sind hochkomplexe Lösungen meist überdimensioniert. Die TecArt Auftragsmanagement Software ist ein CRM mit der passenden Erweiterung für die professionelle Auftragsbearbeitung. Hier gelingt Ihnen die Zusammenfassung aller Informationen zu einem Vorgang in einer Übersicht. Informationen laufen zentral zusammen und über Unteraufträge wieder dezentral auseinander. Dabei können Sie Informationen aus anderen Teilbereichen hinzuholen (z. B. Angebote, E-Mails, Dokumente), neue Vorgänge erstellen (z. B. Unteraufträge, Verträge, Rechnungen) oder Inhalte in bereits vorhandene Vorgänge integrieren (z. B. Bestandsverträge, andere Aufträge). Selbstverständlich stehen Ihnen auch alle üblichen Aktivitäten (wie Anrufe, Aufgaben, Termine oder Notizen) zur Verfügung.
Über Aufträge und Unteraufträge sowie die darin nutzbaren Aktivitäten dokumentieren Sie den Verlauf jedes Teilauftrages. Übernehmen Sie dabei Artikel aus einem angenommenen Angebot, fügen Sie jederzeit weitere optionale Artikel hinzu und überwachen Sie gleichzeitig die Abrechnung der Artikel im Hauptauftrag! Geben Sie zudem Artikel speziell in Unteraufträgen weiter und rechnen Sie auch diese individuell und nach Bedarf ab! Die Abrechnungsinformationen werden dabei bis in den Hauptauftrag durchgereicht.
Eingangsrechnungen durch Lieferanten und Subauftragnehmer können Sie genauso erfassen, wie Ausgangsrechnungen, welche Sie an Ihre Kunden stellen. Bei wiederkehrenden Zahlungsverpflichtungen erzeugen Sie direkt aus einem Auftrag heraus einen Vertrag oder erweitern einfach einen Bestandsvertrag.
Wenn es um Finanzangelegenheiten geht, wird in hohem Maße auf Genauigkeit und Exaktheit der Angaben Wert gelegt. Eine Vielzahl an Gesetzten schafft hier den Rahmen und den Handlungsspielraum für Unternehmen. 2011 wurde hier ein weiteres Gesetz erlassen, was den elektronischen Versand von Rechnungen regelt. Dieses Gesetz schafft klare Regeln für das handling von elektronischen Rechnungen und soll bis 2018 auf die gesamte EU erweitert werden. E-Billing Lösungen bieten sich als effiziente Lösunge an, um die Rechnungslegung im eigenen Unternehmen transparent zu gestalten sowie systematische zu strukturieren und zu digitalisieren.
E-Billing (elektronische Rechnung) bzw. E-Invoicing (elektronisches in Rechnung stellen), entspricht der digitalisierten Übertragung von Dokumenten, wie Rech- nungen, Abrechnungen und ähnlichen Unterlagen von einem Unternehmen an seine Kunden und andere Empfänger. Dabei können Kosten gespart und die Qualität erhöht werden. Das 2 bis 6-Augenprinzip kann als Workflow angelegt werden. Damit sind die Verantwortlichen und Beteiligten von Anfang an festgelegt. Mehrere interne Prüfungsinstanzen zum Erstellen, Prüfen und Versenden von Rechnungen können ganz automatisch durchlaufen werden.
Bereits 2011 wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt, indem die bis dahin geltenden rechtlichen Bestimmungen deutlich reduziert wurden. Ab 2014 bestand in Österreich sogar eine Verpflichtung, Rechnungen an Bundesstellen (Bundeministerien, Zollämter etc.) nur noch in elektronischer Form zu übermitteln. Drei Monate später wurde vom europäischen Parlament weiterhin über die elektronische Rechnungslegung bei öffentlichen Aufträgen entschieden. Mittlerweile erfolgt die Rechnungslegung für Lieferanten an öffentliche Stellen auch EU-weit elektronisch. Kurzum: ein Großteil der elektronischen Rechnungsstellung ist bereits gesetzlich geregelt und wird auch in den kommenden Jahren weiter ausgebaut werden. E-Billing bzw. E-Invoicing vereinfacht dabei viele Vorgänge, spart Papier, Geld und Zeit. Damit alle vom E-Invoicing profitieren, müssen kosteneffiziente und anwenderfreundliche Systeme her.
Diese gesetzlichen Bestimmungen kommen dabei Unternehmen, die darüber hinaus auch ihre Produktivität verbessern und Kosten senken wollen, gleichwohl entge- gen. Bereits 2015 wurde die digitale Form der Rechnungslegung verstärkt eingesetzt, womit knapp 80% der Verarbeitungs- und Prozesskosten eingespart werden konnten.