Auf dem Radar: Digitales Dokumentenmanagement als Lotse im Businessalltag

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Eine Geschäftsidee zu verwirklichen, das Unternehmen konsequent darauf auszurichten und die Sache zum Erfolg zu führen, gleicht einem wagemutigen Abenteuer auf oftmals stürmischer See. Doch Sie sind an Bord, haben die Segel gesetzt und Ihre Vision als Ziel am Horizont fest im Visier. Der alltägliche "Verwaltungskram" im Unternehmen könnte für manch unliebsamen Regen an Deck sorgen. Doch aus einem leichten Schauer sollte kein Unwetter werden, das womöglich die ganze Unternehmung gefährdet. Nehmen Sie daher Kurs auf Ihre digitale Zukunft, das Ruder dabei fest in der Hand – ganz egal, ob Sie Kapitän oder Crewmitglied sind! Sorgen Sie dafür, dass die Strukturen und Abläufe an Bord klar definiert und möglichst einfach, schnell und automatisiert – eigentlich wie von selbst – funktionieren. Sonst lenkt das Administrative nur vom Wesentlichen Ziel der Reise ab. Ganz zu Schweigen vom hohen Ressourcenaufwand, der wertvolle Zeit und damit Geld stiehlt, dass an anderer Stelle sicher mehr bewirken könnte. Machen Sie den ersten Schritt, und lesen Sie weiter in unserem Artikel! Denn nun tauchen wir ab in die Meerestiefe und gehen dem elektronischen Dokumentenmanagement auf den Grund.

Ihre Route in ein digitales Zeitalter

Grafik: Bitkom Bitkom Research

Administrative Arbeiten sind mit meist hohem Zeitaufwand verbunden und verlangen allen Mitarbeitern viel Energie und gute Nerven ab. Moderne Softwarelösungen vereinfachen das tagtägliche Business. Das sogenannte Dokumenten Management System bzw. DMS steht als großer Komplex im Mittelpunkt der modernen Unternehmensverwaltung .

• Doch was genau hat es damit eigentlich auf sich?
• Was kann ein professionelles DMS leisten?
• Welche Prozesse lassen sich mit diesem Werkzeug nachhaltig verbessern?
• Wie verändern sich die eigene Arbeitsweise und das Teamwork im Unternehmen?
• Und bleiben Papierstapel und gedruckte Dokumente nach wie vor ein wichtiger Bestandteil im Unternehmensalltag?

Viele Fragen, die hier beantwortet werden. Beschreiten Sie mit uns nun Schritt für Schritt den digitalen Pfad im Dokumentenhandling!

Schritt 1: Informieren - Wozu brauche ich ein DMS?

Dank eines Dokumenten Management Systems werden den Mitarbeitern nicht nur lästige Arbeiten abgenommen. Gleichzeitig entstehen Freiräume für anderweitig spannende Tätigkeiten und innovative Ideen. Dank der hierdurch gewonnenen Motivation dürfte sich auch die Produktivität im Unternehmen um ein Vielfaches steigern.

Klingt plausibel, doch schauen wir uns den alltäglichen Ablauf in einem Unternehmen einmal etwas genauer an. Büroangestellte haben es auch wirklich nicht leicht. Jeden Tag haben diese mit einer regelrechten Papierflut zu kämpfen. Das bedeutet für die Mitarbeiter nicht nur, dass beispielsweise der Berg eingehender Rechnungen irgendwie fristgerecht bewältigt werden muss. Diese verursacht dazu noch eine Fülle an Bearbeitungskosten. Aus diesem Grund lohnt es sich gleich in doppelter Hinsicht, auf ein DMS zurückzugreifen. Stellen Sie sich vor, welche Handgriffe alltäglich im Büro anfallen, vom eigentlichen Rechnungseingang bis hin zur finalen Erfassung!

Persönlicher Praxistipp: Mit einem Potenzialanalysetool berechnen Sie selbstständig die aktuell benötigte Zeit sowie alle anfallenden Arbeitskosten für Ihr Rechnungswesen. Hieraus lassen sich vielerlei Rückschlüsse ziehen und Sie erhalten eine schnelle und einfache Hilfestellung zum Thema!

Doch wie Ihre Prozesse in Zukunft effizienter gestaltet werden können, liegt ganz in der Hand der Verantwortlichen. Durch digitale Investitionen lassen sich nicht nur die Kosten senken, auch werden Mitarbeiter von zeitraubenden, fast lästigen Arbeiten befreit. Und die benannten Buchhaltungsdokumente sind dabei nur die Spitze des Eisberges.

Meinen Sie nicht auch, dass dank eines Dokumenten Management Systems die Aufgabenbearbeitung und -verteilung im Unternehmen völlig neue Dimensionen erreichen könnte?

Langwierige Arbeiten von Hand wären bald Geschichte. Denn mithilfe eines DMS werden Rechnungen automatisiert erfasst und überprüft. Durch die Automatisierung des Dokumentenmanagements läuft dieser Prozess sehr flüssig und routiniert ab. Es entstehen keinerlei Verzögerungen mehr bei der Weiterleitung von Rechnungen. Skontofristen können bequem eingehalten und mögliche Mahngebühren vermieden werden. Geprüfte Dokumente werden in einem sogenannten Freigabe-Workflow (meist nach dem 4 bis 6-Augen-Prinzip) überführt. Hierin ist genau definiert, welche Abteilung welche Aufgabe zu welcher Zeit durchzuführen hat und die Mitarbeiter erhalten natürlich auch Erinnerungen zu festgelegten Deadlines. Nachdem alles auf Richtigkeit geprüft und dokumentiert wurde, können die Daten problemlos an angegliederte Systeme, wie eine CRM Software oder das Buchhaltungsprogramm DATEV weitergereicht werden. Funktionen, wie ein automatisierter Rechnungsversand, das integrierte Kassenbuch, fest definierte Buchungskonten oder generierte Einzugslisten, komplettieren die Geschäftsprozesse im Rahmen des Customer Relationship Managements (CRM) und bereiten alles buchhalterisch für die DATEV vor. Last but not least lassen sich digitalisierte Rechnungsdokumente revisionssicher und automatisiert im DMS archivieren.

Kurzum: Motivation und Zielstellung eines DMS ist es, dass seine Nutzer gleichermaßen zeit- und kostensparend arbeiten können. Und das betrifft nicht nur die Rechnungsflut in der Buchhaltung sondern sämtliche Abteilungen eines Unternehmens, denn überall fallen Papierkram und Schriftverkehr an. Unternehmen profitieren durch ein DMS also auf breiter Ebene.

Schritt 2: Eruieren - Ohne IST-Analyse kein Mehrwert!

Kaum ein Unternehmen kommt heutzutage mehr ohne wirksame Investitionen in die Digitalisierung und Automatisierung von Informationsprozessen aus. Eine gewisses IT-KnowHow bis hin zu einer eigenen IT-Infrastruktur sind die Basis für die Nutzung von Softwaresystemen. Ein DMS gehört mittlerweile zur festen Grundausstattung, wenn es darum geht, Dateien und Prozesse innerhalb eines Unternehmens abzubilden und zu optimieren.

Nicht nur die manuelle Ablage von Dokumenten, sondern auch deren Suche gestaltet sich meist ungeheuerlich zeitaufwendig. Moderne Softwarelösungen hingegen benötigen für dieselben Aufgaben nur Bruchteile von Sekunden. Doch nicht nur Personal sondern auch eine modere IT-Landschaft kostet Geld. Es stellt sich daher die Frage:

Für welche Unternehmen lohnt sich die Anschaffung eines professionellen DMS wirklich?

Zuerst zur Quantität! Kleinere Betriebe, welche allenfalls bis zu 100 Rechnungen im Jahr schreiben, sollten von solch einer Investition eher absehen. Doch KMU und Großunternehmen, die den Kapazitätsrahmen durch jährlich hunderte, wenn nicht gar tausende Dokumente (egal ob Rechnungen, Mahnungen oder Lohnabrechnungen) bei weitem sprengen, sollten sich angesprochen fühlen.

Als Zweites nehmen wir die Komplexität in Augenschein. Wie genau und durchgeplant müssen Ihre Unternehmensprozesse sein? In einem DMS legen durchdachte Workflows und konkrete Rechtestrukturen genauestens fest, welcher Mitarbeiter wie mit welchem Dokument arbeiten darf. Handlungen werden dem jeweiligen Bearbeiter eindeutig zuordenbar und mit sogenannten Zeitstempeln versehen. Das optimiert erforderliche Durchlaufzeiten und ermöglicht am Ende eine effektive Auswertung.

Machen Sie jetzt den Check! Wenn Sie die folgenden Aussagen mit einem "Ja" beantworten können, ist die Anschaffung eines modernen Dokumenten Management Systems für Ihr Unternehmen genau das Richtige:

• Sie haben monatlich Druck- und Portokosten?
• Interne Bearbeitungsabläufe sind zeitaufwendig?
• Die Suche nach Dokumenten ist aufwendig?
• Im Unternehmen ist keine rechtssichere digitale Archivierung vorhanden?
• Eine klar strukturierte, zentral angelegte Dokumentenablage existiert nicht?
• Es herrscht Unübersichtlichkeit darüber, welcher Mitarbeiter welches Dokument bearbeitet hat?
• Aufgrund einer fehlenden Parallelbearbeitung von Dokumenten entstehen unnötige Zeitlücken?

Wem das noch nicht genügt kann sich die Mehrwerte sowie den RIO selbst ermitteln. Wie das geht erfahren Sie im Beitrag "Analoges Büro bye bye! Dokumentenmanagement für Unternehmen" .

Schritt 3: Planen – Ihr praktischer Navigationsleitfaden!

In der Praxis müssen sowohl bei der Ersteinführung als auch bei der späteren Anwendung eines DMS grundlegend die einzelnen Dokumentenquellen betrachtet werden. Unterschiedliche Dokumententypen durchlaufen auf ihrem Weg in das elektronische DMS wiederum auch verschiedene Prozesse.

Die folgende Abbildung zeigt den stereotypischen Prozessablauf der praktischen DMS-Implementierung auf:

Eigene Abbildung: Schematischer Implementierungsprozess eines DMS

Papierbelege müssen grundsätzlich digitalisiert werden. Sie durchlaufen hierfür einen Scan-Prozess inklusive OCR Texterkennung. Im Rahmen der elektronischen Aufbereitung werden sämtliche Dokumente und deren Inhalte zudem vollständig indiziert. Durch diese Indexierung oder auch "Verschlagwortung" werden sie überhaupt erst zuorden- und kategorisierbar gemacht. Digitale Dokumente können u.a. als Anhang im E-Mail-Postfach ankommen. Die grundsätzliche Klassifizierung von Dokumenten erfolgt anhand diverser Dokumentenarten, wie bspw. Word- oder PDF-Dateien. Genauso können Dokumente nach Ihrer Verwendungsart (Rechnung, Marketing, Controlling etc.) kategorisiert werden. All das macht eine Einordnung der vorhandenen Dokumente in einen sogenannten Aktenplan, als festgelegte Ablagestruktur für die im Unternehmen anfallenden Dokumente, sowie eine spätere Archivierung möglich. Und nur so gelingt die allgemeine Arbeit mit diesen digitalen Aktenordnern und ihren Inhalten, den einzelnen Dokumenten, überhaupt.

Diese Prozesse ermöglichen zum Beispiel eine komplexe Volltextsuche sowie eine stringente Versionierung. Um ein Dokument also später wiederzufinden, müssen Sie sich weder den Ablageordner, noch seine korrekte Bezeichnung merken. Es reicht bereits aus, wenn Sie sich an ein einzelnes Wort oder einen Namen im Dokument erinnern. Eingeben, "Enter" drücken und in Sekundenschnelle öffnet sich Ihr Dokument. Über die Versionierung lassen sich inhaltliche Änderungen eines Dokumentes historisch dokumentieren und jederzeit für alle bevollmächtigten Mitarbeiter nachvollziehen. Was die Datenmenge betrifft, so bleibt es jedoch bei der Ablage eines einzigen Dokuments. Das spart dazu immens Ressourcen ein.

Schritt 4: Umsetzen - Ein Projekt zum Gelingen verurteilt!

Damit die Einführung eines DMS auch in der Praxis den erwünschten Effekt erzielt, ist es wichtig, hierfür ein eigenes Projektmanagement einzuleiten. Das Großprojekt DMS sollte der besseren Übersicht halber in einzelne Unterprojekte aufgeteilt werden. Auf diese Art und Weise lassen sich eventuelle Fehler oder Probleme auf ein Minimum reduzieren, was ebenso auf benötigte Ressourcen zutrifft.

Zudem geht es nicht ohne ein gezieltes Marketing für alle Anspruchsgruppen, egal ob Sie es mit Befürwortern oder Skeptikern in Bezug auf Digitalisierung und DMS zu tun haben. Alle sollten über die neue Software in der für sie angemessenen Form informiert werden.

Lesetipp: In einem weiteren Blog-Beitrag erfahren Sie, wie ein optimales Marketing für Softwareprojekte geplant und durchgeführt wird.

Mithilfe einer milden Übergangsphase wird den Mitarbeitern zudem die benötigte Sicherheit vermittelt. Sie haben ausreichend Zeit, sich umfassend mit dem neuen Dokumenten Management System vertraut zu machen. Auch regelmäßige Mitarbeiterschulungen zum DMS sind ein hilfreiches Instrument.

Planen Sie jetzt Ihre konkrete Route!

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Egal wohin Sie Ihre Reise führt, vermeiden Sie administrative Ablenkungsmanöver und beschreiten Sie elektronische Wege für Ihr Dokumentenmanagement! So können Sie sich ganz auf die eigentliche Unternehmensmission konzentrieren und sich auf Ihrem Fachgebiet als wahrer Spezialist etablieren.

Ganz sicher müssen Sie auf rauer See den ein oder anderen Sturm durchqueren und so mancher sich aufbäumenden Welle ausweichen. Und manchmal kann es hilfreich sein, sich einfach mal von der Strömung mitreißen zu lassen. Doch treffen Sie unbedingt die für "Ihr" Unternehmen richtigen Entscheidungen! Dann schwimmen Sie garantiert auf der Erfolgswelle.

Mit Ihrem Ziel klar vor Augen und einem strikten Kurs auf dem Radar wird es eine erfolgreiche Reise für alle Passagiere. Und schlussendlich laufen Sie sicher und ohne größere Schäden im angesteuerten Zielhafen ein. Wir wünschen dabei viel Erfolg!