DMS-Software | Dokumentenverwaltung Erneuern Sie Ihre Leinwand: Werden Sie zum Digital-Künstler!
Routineaufgaben blockieren jeglichen kreativen Output – ein absolutes No-Go für ein erfolgreiches Business. Wechseln Sie die Perspektive und gestalten Sie mit der DMS-Software von TecArt zeitsparende Workflows. Die digitale Dokumentenverwaltung bietet praktische Funktionen wie die Volltextsuche und Versionskontrolle. Editieren gelingt einfach online über Word, Excel & PowerPoint. Selbstverständlich verschlüsselt und DSGVO-konform!
- Online-Dokumenteneditor für Word, Excel & Powerpoint
- Volltextsuche und Versionskontrolle
- 4.096 Bit Verschlüsselung & DSGVO -sicherer Zugriff auf Ordner & Dokumente
Highlights: digitales Dokumentenmanagement Vom Konzept zum Kunstwerk – Was macht ein DMS?
Kurz und knapp: Es schafft mehr Produktivität für kreative Prozesse.
Die Kernfunktion eines Dokumentenmanagementsystems – kurz DMS – besteht im digitalen Speichern von Dokumenten. Wäre das jedoch alles, bräuchten Sie nur eine simple Festplatte. Mit der DMS-Software von TecArt organisieren Sie alle Routineprozesse, die Ihre Dokumentenverwaltung betreffen. Falsch verknüpfte Informationen, veraltete Dateiversionen und versäumte Fristen gehören damit der Vergangenheit an. Das spart Ressourcen und schafft Freiräume für die wichtigen Aufgaben in Ihrem Business.
Profitieren Sie von automatisierten Abläufen, geschützter 4.096-Bit-Verschlüsselung und DSGVO-sicherem Zugriff auf Ordner und Dateien.
Freie Kapazitäten schaffen
Die Ausgaben für Druck, Porto und Material werden um bis zu 80 Prozent gesenkt. Der überwiegende Anteil betrifft dabei die Themen "Digitale Rechnung & Vertragsmanagement". Weitere Kosten werden in der Archivierung gespart.
Dokumentensuche erleichtern
Dank automatischer Verschlagwortung und Indexierung bei der Ablage lassen sich Dokumente sekundenschnell finden – zum Beispiel der Angebotsflyer Ihres Lieferanten aus dem letzten Monat.
Routineaufgaben automatisieren
Ein großer Teil der Arbeit in Unternehmen sind Routinearbeiten, wie die Archivierung eingehender Angebote, Verträge und Rechnungen. Mit OCR-Texterkennung automatisieren Sie diese Aufgaben und speichern gedruckte Dokumente strukturiert ab.
Fehler vermeiden durch Datenkonsistenz
Jeder Bearbeitungsschritt und jede Änderung ist immer nachvollziehbar. Vorgänge lassen sich transparent abbilden und Dokumente lückenlos wiederherstellen. Das beugt doppelten Datenbeständen und veralteten Informationen vor.
Gesetze & Fristen einhalten
Aufbewahrungs- und Löschfristen sind softwaregestützt, sodass sich gesetzliche Vorgaben ganz leicht einhalten lassen. Automatisierte Workflows assistieren Ihnen bei täglichen Routineaufgaben.
Standortübergreifend zusammenarbeiten
Die DMS-Cloud-Software und webbasierten Anwendungen geben Ihren Mitarbeitern arbeitsplatzunabhängig Zugriff auf die Dokumente.
DMS-Software von TecArt Welche Funktionen sind wichtig?
Ist das digitale Dokumentenmanagement erst einmal Teil Ihres täglichen Schaffens, möchten Sie die vielseitigen Funktionen nicht mehr missen – allen voran die moderne Volltextsuche. Sie durchforstet nach Ihren spezifischen Vorgaben alle lesbaren, indizierten Dokumente in kürzester Zeit. Die Kür: Dank der lizenzpflichtigen OCR-Texterkennung können Sie auch Bilder, eingescannte Faxe, Briefe, Verträge und mehr durchsuchen lassen.
Über die DMS-Software können Sie auch Dokumente zum gemeinsamen Bearbeiten per E-Mail versenden. Markieren Sie die gewünschten Dateien im Kontextmenü oder hinterlegen Sie einen direkten Link zum Dokument in Ihrer Nachricht. Alle gekennzeichneten Files sind im Anhang verfügbar und werden standardmäßig sofort gepackt. Das erleichtert die Bearbeitung und reduziert den Datenverbrauch beim Versand. Alternativ können Sie die Anhänge auch manuell packen.
Bildervorschau und -anzeige
Betrachtung von Grafiken und Fotos bereits direkt im System via integrierter Bildanzeige
DSGVO & Rechtemanagement
Komplexe Zugriffs- und Rechtevergabe zum Lesen, Bearbeiten und Löschen für jedes einzelne Dokument oder jeden einzelnen Ordner
ZIP-Funktion
Entpacken von ZIP-Dateien sowie direkte Speicherung von Dokumenten als gepackte ZIP-Datei mittels systeminterner ZIP-Funktion
Dokumentenmanagement-Software DMS-Integration konkret planen
Lassen Sie sich bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems nicht von administrativen Finessen ablenken. Es geht vor allem um zwei Aspekte: Erstens sollen Ihre Mitarbeiter von der täglichen Bürokratie entlastet werden. Zweitens sollen Einschränkungen durch IT und DMS-Software möglichst gering ausfallen. Unser DMS-Lotse erklärt im Leitfaden Schritt für Schritt, wie Ihnen dieses Kunststück gelingt.
- Brauchen Sie wirklich eine digitale Dokumentenverwaltung?
- Welchen Mehrwert generieren Sie mit der Software? Machen Sie vorher den Check!
- Welche Wege und Stationen nehmen Ihre Dokumente?
- Wie integrieren Sie die Software in Ihre IT-Infrastruktur?
DMS-Funktionen Kreieren Sie Workflows für Ihre digitale Dokumentenverwaltung
Schaffen Sie neue digitale Arbeitsabläufe und vergessen Sie lästige Routineaufgaben – dank des integrierten Dokumentenmanagements in der TecArt-Software CRM Pro. Mit wenigen Klicks übernehmen Sie Informationen wie Stamm- und Artikeldaten aus Ihren Angeboten direkt in Aufträge, Rechnungen oder andere Textdokumente. Anschließend können sie einfach ausgedruckt und versandt werden. Verschlüsseln Sie Ihre Dateien mithilfe unserer Software, um sich gegen unbefugte Zugriffe zu schützen.
Von der Rechnungslegung bis zur Archivierung führt die DMS-Software jeden Vorgang fehlerfrei aus. Dabei wird jede Datenänderung rechtskonform nach GoBD und DSGVO in der Versionsverwaltung protokolliert. Auf Wunsch werden Sie automatisch über Änderungen in spezifischen Dokumenten informiert.
Integrierter Online-Editor
Direktes Bearbeiten von allen gängigen Office-Formaten ohne lästige Down- und Uploads
Dokumente schnell wiederfinden
Kein langes Suchen durchintegrierte Volltextsuche , benutzerdefinierte Suchfilter und OCR-Texterkennnung
Dokumenten-verschlüsselung
Digitale Verschlüsselung von Dokumenten für mehr Schutz
Zugriffsrechte definieren
Individuelle Zugriffsrechte (Lesen, Bearbeiten und Löschen) bis auf Dateiebene
Versionsverwaltung
Integrierte Versionsverwaltung mit Wiederherstellung und Versionsanzahlbegrenzung.
Dokumentenvorlagen
Schnelle Erzeugung von Geschäftsbriefen, Protokollen und weiteren Dokumenten auf Basis von Vorlagen
Dokumente abonnieren
Abo-Funktion auf Dokumentenänderung mit automatischer Benachrichtigung
Dokumententrennunng
Sichere Trennung von gemeinsamen und privaten Dokumenten
DMS-System: Dokumentenbearbeitung MS Office Editor für Word, Excel & PowerPoint
Mit unserer DMS-Software können Sie alle gängigen Office-Formate und andere Dokumente (PDF, Bilder) kurzerhand erstellen und bearbeiten. Jeder Mitarbeiter hat live Zugriff auf die Dokumente – selbst aus Terminen, Aufgaben und Projekten heraus. Grundlage dieser kooperativen Arbeitsweise ist eine einheitliche Datenbasis für alle Projektbeteiligten, die Ihnen TecArt mit CRM Pro liefert. Ihr Vorteil: Sie arbeiten immer am aktuellen Stand und können einheitlich definierte Vorlagen nutzen.
Eine integrierte Versionierung sichert höchsten Komfort in der Dokumentenverwaltung. Laden Sie eine Datei unter dem gleichen Namen hoch, speichert unser Online-Dateimanager direkt die neue Version dieses Dokumentes ab. Alle vorherigen Versionen bleiben erhalten und sind jederzeit wiederherstellbar. Ebenso schnell und sicher funktioniert auch das Verschieben großer Datenmengen mit unserer Dokumentenverwaltung.
TecArt CRM Professional Software mit integriertem DMS
Verabschieden Sie sich von Ihrem analogen Büro! Denn kollaborativ zu arbeiten sowie Kunden und Dokumente digital zu verwalten, gehört zum Standardrepertoire unserer CRM-Software. Das Basissystem enthält ein voll entwickeltes DMS mit Office-Editor.
DMS-Software – Preise und ROI Bestimmen Sie den Wert Ihrer neuen Software!
Schaffen Sie mit unserer DMS-Software einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen – ideell, funktionell und finanziell. Wie der konkrete ROI (Return on Invest) aussieht, lässt sich für unsere DMS-Software leicht ermitteln. Sie werden schnell erkennen, wie viel Sparpotenzial in Ihrem Unternehmen und den einzelnen Abteilungen verborgen liegt. Legen Sie Schicht für Schicht frei – wie bei der Restaurierung eines alten Gemäldes – dann offenbart sich der wahre Wert.
Im gesamten Unternehmen
- Papier- & Druckerkosten: Errechnen Sie sich die Anzahl an gesparter Druckertinte und Papier.
- Suchzeiten: Ermitteln Sie die durchschnittliche Suchzeit für Dokumenten.
In der Buchhaltung
- Liquidität: Beschleunigte Fakturaprozesse (umgehende Rechnungslegung) für zu püntlichen Zahlungen
- Skonto: Fehlerfreier digitaler Rechnungseingang bedeutet Zahlung innerhalb der Skontofristen.
Im Vertrieb
- Umsatz: Die Zeit von Bestellung bis Versand und Rechnungslegung wird verringert.
- Conversion-Rate: Mehr Zeit für Kundenbetreuung steigert die Abschlussquoten.
Im Vertragswesen
- Zahlungsfristen: Überwachung von Terminen und Ablaufdaten sorgt für fristgerechte Zahlungen.
- Kündigungsquoten: Pro aktives Handelns vor Vertragsende reduziert Kündigungsfristen.