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Tecci Stefan Dms Software Screen Png

Dokumentenmanagement Software - DMS System Bye Bye Analog-Büro. Salute Kollaboration!

  • Online-Dokumenteneditor für Word, Excel & Powerpoint
  • Volltextsuche und Versionskontrolle
  • 4.096 Bit Verschlüsselung & DSGVO -sicherer Zugriff auf Ordner & Dokumente

Dokumentenmanagement Software ausgezeichnet mit CloudComputingInsider & ISG Provider Lens - DMS von TecArt Usability geprüft

FAQ digitale Dokumentenverwaltung Was macht ein DMS?

In einem Satz: Nie wieder Ärger bei der Dokumentenverwaltung und -suche.

Dokumentenmanagement Systeme - kurz DMS - speichern Dokumente digital ab. Dank der Versionierung und dem zeitgleichen Zugriff ist die Software Herr über alte Dokumentenversionen und damit falsch verbundene Informationen. Sie koordinieren, organisieren und konrollieren von der Ablage über die Nutzung alle Dateien und Dokumente.

DSGVO-konform und automatisiert!

Weniger Kosten & Ressourcen

Automatische Verschlagwortung sowie Indexierungsmechanismen bei der Dokumentenablage lassen diese sekundenschnell finden. Mit der OCR-Texterkennung werden gedruckte Dokumente ins DMS System gespeichert.

Dokumente schnell wiederfinden

Die Ausgaben für Druck, Porto und Material werden bis zu 80 % gesenkt. Der überwiegende Anteil beläuft sich dabei auf die "Digitale Rechnung & Vertragsmanagement". Weitere Kosten werden in der Archivierung gespart.

Automatisierung von Routineaufgaben

Ein großer Teil der Arbeit in Unternehmen sind Routinearbeiten - z.B. Archivierung eingehender Angebote, Verträge und Rechnungen. Mit OCR-Texterkennung lässt sich das automatisieren. So wird der Angebotsflyer Ihres Lieferanten aus dem letzten Monat mit einem Klick gefunden.

Weniger Fehler durch Datenkonsistenz

Jeder Bearbeitungschritt und Änderung ist immer nachvollziehbar. Es entsteht eine lückenlose Wiederherstellbarkeit und Transparenz von Vorgängen. Das beugt doppelten Datenbestände oder veraltete Informationen vor.

Gesetze & Fristen einhalten

Aufbewahrungs- und Löschfristen sind automatisiert, sodass sich gesetzliche Fristen ganz leicht einhalten lassen. Tägliche Routineaufgaben werden von automatisierten Workflows unterstützt.

Standortübergreifende Kollaboration

Cloud Software und webbasierte Anwendungen geben Mitarbeitern arbeitsplatzunabhängig Zugriff auf die Dokumente.

Dms Leitfaden Whitepaper Aufgeschlagen 1200x628 Png

Dokumentenmanagement Software DMS Integration konkret planen

Lassen Sie sich bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems nicht von administrativen Manövern ablenken. Es geht darum, Ihre Mitarbeiter im täglichen Papierkrieg zu entlasten und die Einschränkungen durch IT und Software so gering wie möglich zu halten. Wie das gelingt, erklärt Ihnen unser DMS Lotse im folgenden Leitfaden.

  • Brauchen Sie wirklich eine digitale Dokumentenverwaltung?
  • Welchen Mehrwert generieren Sie mit der Software? Machen Sie vorher den Check!
  • Welche Wege und Stationen nehmen Ihre Dokumente?
  • Wie integrieren Sie die Software in Ihre IT-Infrastruktur?

OCR-Texterkennung, automatische Versionierung & weitere Funktionen Welche DMS Funktionen sind wichtig?

Projektplan DMS Software Integration

Dies geschieht mit Hilfe unserer Volltextsuche, die alle lesbaren, indizierten Dokumente nach Ihren speziellen Vorgaben durchsucht – und das in rasender Geschwindigkeit. Mit der lizenzpflichtigen OCR-Texterkennung ist sogar ein Durchsuchen von Bildern, eingescannten Faxen, Briefen, Verträgen u.v.m. kein Problem. Über das Kontextmenü können Sie unterschiedliche Dokumente durch einfache Markierung als E-Mail oder nur den Link zum Dokumente für die Bearbeitung versenden. Die gekennzeichneten Dateien sind nun im Anhang verfügbar und werden zwecks einfacherer Bearbeitung und Datenreduktion sofort (bei Ordnern) oder manuell gepackt.

Dms System Vorschau Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png

Bildervorschau und -anzeige

Betrachtung von Grafiken und Fotos bereits direkt im System via integrierter Bildanzeige

Dms System Rechte Und Gruppen Verwaltung Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png

DSGVO & Rechtemanagement

Komplexe Zugriffs- und Rechtevergabe zum Lesen, Bearbeiten und Löschen für jedes einzelne Dokument oder jeden einzelnen Ordner

Dms System Zip Packen Und Versenden Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png

ZIP-Funktion

Entpacken von ZIP-Dateien sowie direkte Speicherung von Dokumenten als gepackte ZIP-Datei mittels systeminterner ZIP-Funktion

DMS Funktionen Ihre Workflows für digitale Dokumentenverwaltung

Erstellen Sie sich ganz einfach eigene Workflows für lästige Routineaufgaben - z.B. Rechnungslegung. Das integrierte Dokumentenmanagement im TecArt CRM Pro macht es mit wenigen Klicks möglich Stammdaten, Artikel und andere Informationen vom Angebot in Aufträge, Rechnungen, PDF- oder Word-Dokumente zu übernehmen. Die lassen sich ganz einfach versenden bzw. ausgedrucken. Die Versionsverwaltung protokolliert jede Änderungen rechtskonform (GOBD & DSGVO). Sämtliche Schritte werden Fehlerfrei ausgeführt. Von der Rechnungslegung bis hin zum Erhalt. Die beschleunigte Rechnungslegung erhöht Ihre Liquidität und verringert Störungen im Zahlungsgeschehen.

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Integrierter Online-Editor

Direktes Bearbeiten von allen gängigen Office-Formaten ohne lästige Down- und Uploads

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Dokumente schnell wiederfinden

Kein langes Suchen durchintegrierte Volltextsuche , benutzerdefinierte Suchfilter und OCR-Texterkennnung

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Dokumenten-verschlüsselung

Digitale Verschlüsselung von Dokumenten für mehr Schutz

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Zugriffsrechte definieren

Individuelle Zugriffsrechte (Lesen, Bearbeiten und Löschen) bis auf Dateiebene

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Versionsverwaltung

Integrierte Versionsverwaltung mit Wiederherstellung und Versionsanzahlbegrenzung.

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Dokumentenvorlagen

Schnelle Erzeugung von Geschäftsbriefen, Protokollen und weiteren Dokumenten auf Basis von Vorlagen

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Dokumente abonnieren

Abo-Funktion auf Dokumentenänderung mit automatischer Benachrichtigung

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Dokumententrennunng

Sichere Trennung von gemeinsamen und privaten Dokumenten

DMS System Dokumentenbearbeitung MS Office Editor für Word, Excel & Powerpoint

Mit unserer DMS Software können Sie alle gängigen Office-Formate und andere Dokumente (PDF & Bilder) einfach und unkompliziert erstellen und bearbeiten. Alle Mitarbeiter können live aus Terminen, Aufgaben und Projekten die Dokumente bearbeiten. Damit arbeiten Sie immer am aktuellen Stand und vermeiden Fehler. Selbst das Verschieben großer Datenmengen funktioniert in unserem Dokumentenmanagement schnell und sicher.

Der Zugriff auf eine einheitliche Datenbasis ermöglicht es Ihren Mitarbeitern aktuelle Unterlagen jederzeit und überall einzusehen, zu bearbeiten oder definierte Vorlagen zu nutzen.

Eine integrierte Versionierung sichert höchsten Komfort in der Dokumentenverwaltung. Laden Sie eine Datei unter einem immer gleichen Namen hoch, so speichert unser Online Dateimanager lediglich eine neue Version dieses Dokumentes ab. Alle vorherigen Versionen bleiben dabei stets erhalten und sind jederzeit wiederherstellbar.

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DMS Pro & Freeware TecArt DMS mit integriertem CRM

Verabschieden Sie jetzt Ihr analoges Büro! Kollaborativ Arbeiten, digital Kunden und Dokumenten verwalten gehört zum Standardrepartoire unserer CRM Software. Sie enthält im Standardsystem ein volles DMS mit Office Editor. Für Einzel- und Kleinstunternehmer stellen wir unsere CRM Software TecArt CRM Free dauerhaft kostenlos bereit. Unternehmen des Mittelstands finden mit dem TecArt CRM Pro den kostengünstigen Einstieg ins Enterprise Kundenmanagement.

DMS Software - Preise und ROI Bestimmen Sie Ihren Wert der neuen Software! Einfach & verlässlich!

Wie vor jeder Software Neuanschaffung steht die Frage monetärer Mehrwerte bzw. dem ROI. Für DMS Systeme sind diese relativ leicht zu ermitteln. Sie werden sehr schnell überzeugt sein, wieviel Einsparungspotenziale in Ihrem Unternehmen und den einzelnen Abteilungen liegt. Und nicht zu Letzt denken Sie an unsere Bäume. Die Digitalisierung lässt nicht nur monetäre Vorteile zu.

Im gesamten Unternehmen

  • Papier- & Druckerkosten: Errechnen Sie sich die Anzahl an gesparter Druckertinte und Papier.
  • Suchzeiten: Ermitteln Sie die durchschnittliche Suchzeit für Dokumenten.

In der Buchhaltung

  • Liquidität: Beschleunigte Fakturaprozesse (umgehende Rechnungslegung) für zu püntlichen Zahlungen
  • Skonto: Fehlerfreier digitaler Rechnungseingang bedeutet Zahlung innerhalb der Skontofristen.

Im Vertrieb

  • Umsatz: Die Zeit von Bestellung bis Versand und Rechnungslegung wird verringert.
  • Conversion-Rate: Mehr Zeit für Kundenbetreuung steigert die Abschlussquoten.

Im Vertragswesen

  • Zahlungsfristen: Überwachung von Terminen und Ablaufdaten sorgt für fristgerechte Zahlungen.
  • Kündigungsquoten: Pro aktives Handelns vor Vertragsende reduziert Kündigungsfristen.

TecArt DMS Preise anfragen