Datensicherheit

DSGVO-konformes Arbeiten

mit der TecArt®-Software

Als deutscher Software-Hersteller und IT-Dienstleister helfen wir Ihnen
bei der DSGVO-konformen Nutzung Ihrer Unternehmens- und Kundendaten.

Diese Leistungen erbringt TecArt für Ihre DSGVO Umsetzung

TecArt ist für Sie Lieferant von Software und IT-Dienstleistungen. Mit Einsatz unserer Softwarelösungen befähigen wir Sie DSGVO-konform zu arbeiten. Grundlage ist dafür die Zustimmung zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Diesen haben wir zusammen mit dem Fachanwalt für IT-Recht, Dr. Jur. Steffen Böhm, erarbeitet. Zu Ihrer Sicherheit ist darin Folgendes geregelt:

  • Gesicherte und verschlüsselte Verbindung

    Der Zugriff auf Ihr System erfolgt immer über eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung auf dem neusten Stand der Technik (VPN-Verbindungen bzw. über SSL/TLS). Damit ist die Datenübertragung zwischen uns und Ihnen geschützt.

  • Zutritts-, Zugriffs- und Zugangskontrollen

    Dritte und nicht autorisierte Personen werden durch Zutritts-, Zugriffs- und Zugangskontrollen ausgeschlossen. Dabei werden alle technischen und prozessualen Maßnahmen ergriffen, dies sicher zu stellen.

  • ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum

    Betrieb der Cloud-Software findet im eigenen ISO 27001 zertifiziertem Rechenzentrum in Deutschland statt. Das bedeutet, die Anforderungen des IT-Grundschutz werden stetig aufrechterhalten, umgesetzt und fortlaufend verbessert.

  • Umfassendes Datenschutz-Management

    TecArt hat ein umfassendes Datenschutz-Management. Das heißt, unser Datenschützer ist an der Entwicklung aller Prozesse und technischen Umsetzungen beteiligt. Unsere Verarbeitungstätigkeiten und Verzeichnisse werden stetig geprüft und angepasst.

  • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Privacy by Default)

    TecArt stellt das System mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen (Privacy by Default) bereit. Das bedeutet bspw., wenn Sie einen Kunden anlegen, sind die Pflichtfelder auf ein Minimum beschränkt. Selbstverständlich können Sie mit wenigen Klicks die Voreinstellung auf Ihr notwendiges Datenschutzniveau individuell einstellen.

TecArt Software ist DSGVO-konform:

13 einfache Schritte zum sicheren Arbeiten

Die TecArt-Software kann DSGVO-konform konfiguriert und genutzt werden. Der Gesetzgeber gibt keine bestimmten Funktionen in Softwaresystemen vor. Ebenso gibt es nach aktueller Rechtslage keine festgelegten Standards für technische Umsetzungen innerhalb einer Software. Die speziellen Anforderungen an die Software ergeben sich immer aus den individuellen Erklärungen und Vereinbarungen, die Sie in Bezug auf den Datenschutz mit Ihren Bezugsgruppen aushandeln. Die Umsetzung Ihrer individuellen Anforderungen nach DSGVO kann auf verschiedene Art und Weise technisch in unserer Software umgesetzt werden. Die folgenden 13 Schritte zeigen Ihnen wie Sie, anhand einfacher Beispiele, Ihren Datenschutz anpassen können.

 Bitte beachten Sie, dass aufgrund der vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten jeder Schritt im Einzelnen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und dem Systemadministrator abzustimmen ist. Weitere Hinweise zur Einstellung der TecArt Software erhalten Sie im Handbuch im Kundenbereich.
Tecart Software Dsgvo Admin Overlay 01 Png
3. Einstellung der Nutzer- & Gruppenrechte

Die TecArt Software bietet Ihren Administratoren die Möglichkeit die Rechte, die sich aus Ihrer Unternehmensstruktur sowie Ihrem Datenschutzmanagement ergeben, auf Benutzer-und Gruppen-Ebene einzustellen.
Einfach ausgedrückt regeln so Ihre Administratoren:
Wer darf welche Daten lesen, bearbeiten und löschen.

TecArt stellt das System grundlegend mit zwei Nutzerkategorien zur Verfügung. Interne Benutzer sind Ihre Mitarbeiter, freie Mitarbeiter, Auszubildende und Praktikanten oder Schnittstellenbenutzer. Diese Benutzer haben vollen Zugriff auf die Bereiche, die Sie individuell pro Benutzer oder in Gruppen festlegen können.
Die zweite Gruppe sind externe Benutzer. Sie werden im System generell blau dargestellt und befinden sich in der Gruppe "Extern". Die Nutzung für diese Benutzer ist sehr stark eingeschränkt und bezieht sich lediglich auf das Modul Projekte. Externe Benutzer können Subauftragnehmer, Kunden oder Partner sein.

In der Administratorenschulungen haben Sie bzw. Ihre Administratoren die Grundlagen der DSGVO-konformen Umsetzung von Gruppen, Benutzer und Dokumentenrechten kennengelernt. Dadurch sind Sie in der Lage die TecArt Software hinsichtlich der Systemsicherheit sowie der Zugriffsrechte Ihren unternehmerischen Datenschutzanforderungen anzupassen.

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Nehmen Sie an unserer Basis-Administrations-Schulung teil und lernen Sie die grundlegenden DSGVO Einstellungen für Nutzer, Gruppen und Dokumente in der TecArt Software kennen. Sie können die Einstellungen aber auch selbst mit Hilfe unseres Handbuches vornehmen. Weitere Hinweise zur Einstellung der TecArt Software erhalten Sie im Handbuch.
zu den Admin-Schulungen
Tecart Software Dsgvo Dokumentenmanagement Overlay 01 Png
4. Einstellung der Dokumentenrechte

Neben den Gruppen- und Benutzerrechten gibt es eine dritte Ebene der Rechtestruktur in TecArt - die Dokumentenrechte. Damit haben Sie ein zusätzliches Rechtemanagement nur für Ordner und Dokumente. Sie regeln unabhängig der Objektrechte, wer welche Dokumente lesen, bearbeiten und löschen darf.

In der TecArt-Software wird grundsätzlich zwischen den gemeinsamen Dokumenten aller Benutzer und den eigenen Dokumenten unterschieden. Zu den gemeinsamen Dokumenten zählen alle Dokumente der jeweiligen Module inkl. der Aktivitäten. Die Rechteeinstellungen für diesen Bereich können Sie beeinflussen und steuern. Rechte werden dabei immer von oben nach unten vererbt. Jedes neue Objekt, jede neue Aktivität und jeder Unterordner erbt immer die Rechte des übergeordneten Ordners. Daher ist es besonders wichtig genau diese Einstellungen sehr überlegt vorzunehmen.

In der Administratorenschulungen haben Sie bzw. Ihre Administratoren die Grundlagen der DSGVO-konformen Umsetzung für Dokumente kennengelernt. Dadurch sind Sie in der Lage die TecArt Software hinsichtlich des Aufbaus der Verzeichnisstruktur und der Grundeinstellungen für das Dokumentenmanagement vorzunehmen.

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Nehmen Sie an unserer Basis-Administrations-Schulung teil und lernen Sie die grundlegenden DSGVO Einstellungen für Ihre Dokumentenverwaltung in der TecArt Software kennen. Sie können die Einstellungen aber auch selbst mit Hilfe unseres Handbuches vornehmen. Weitere Hinweise zur Einstellung der TecArt Software erhalten Sie im Handbuch.
Trainings für Admins
Tecart Software Dsgvo Loeschfristen Overlay 01 Png
11. Erfüllung der Auskunftspflicht

Die grundlegenden Daten lassen sich schnell und einfach in Form einer CSV-Datei aufbereiten. Detailliertere Informationen über eine Person lassen sich über die globale Suche finden. So kann Ihr Datenschutzbeauftragter bei Auskunftswunsch diesen erteilen. Dabei läßt sich das Änderungsprotokoll auf gewünschte Mitarbeiter, z.B. Ihren Datenschutzbeauftragten, einstellen.

Tecart Software Dsgvo Ds Hinweise Xl 01 Png
12. Hinterlegen von Datenschutzhinweisen

Legen Sie zu jedem Kontakt ein individuelles Register an. Damit nehmen Sie verschiedene Datenschutzhinweise über Checkboxen (z.B. AVV bestätigt: ja/nein, Zustimmung werbliche Kontaktaufnahme: ja/nein) auf.

Tecart Software Dsgvo Vertraege Xl 01 Png
13. Pflege aller Verträge

Mit dem Modul "Verträge" können Sie passend zu allen Kontakten sämtliche Vertragsarten (z.B. Lieferantenverträge, Mitarbeiterverträge, Partnerverträge, Auftragsverarbeitungsverträge etc.) inkl. der dazugehörigen Dokumente erfassen.

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Dieses Modul ist eine kostenpflichtige Zusatzlösung. Für mehr Informationen rufen Sie uns unter +49 361 302624-22 an. Im Handbuch finden Sie die Anleitung zum Verwalten von Verträgen. 
Kundenservice

Software-Beratung zur Umsetzung Ihrer DSGVO mit TecArt

Egal, ob Sie als Kunde bereits TecArt nutzen oder als Interessent eine DSGVO-konforme Softwarelösung suchen, wir helfen Ihnen gern bei weiteren Fragen zur Umsetzung oder benötigter Unterstützung bei der Umsetzung Ihre Datenschutzanforderungen! Sie erreichen uns unter:

+49 361 302624-22
Mo bis Fr - 08:00 bis 17:30 Uhr
Cornelia Herre Tec Art Forschung Entwicklung N D
Cornelia Herre
Datenschutzbeauftragte
Frank Panser Tec Art Marketing
Frank Panser
Digital Marketing