DSGVO-konformes Arbeiten
mit der TecArt®-Software

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Als deutscher Software-Hersteller und IT-Dienstleister helfen wir
Ihnen bei der DSGVO-konformen Nutzung Ihrer Unternehmens- und Kundendaten.

Diese Leistungen erbringt TecArt für Ihre DSGVO Umsetzung

TecArt ist für Sie Lieferant von Software und IT-Dienstleistungen. Mit Einsatz unserer Softwarelösungen befähigen wir Sie DSGVO-konform zu arbeiten. Grundlage ist dafür die Zustimmung zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Diesen haben wir zusammen mit dem Fachanwalt für IT-Recht, Dr. Jur. Steffen Böhm, erarbeitet. Zu Ihrer Sicherheit ist darin Folgendes geregelt:

Gesicherte und verschlüsselte Verbindung
Der Zugriff auf Ihr System erfolgt immer über eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung auf dem neusten Stand der Technik (VPN-Verbindungen bzw. über SSL/TLS). Damit ist die Datenübertragung zwischen uns und Ihnen geschützt.
Zutritts-, Zugriffs- und Zugangskontrollen
Dritte und nicht autorisierte Personen werden durch Zutritts-, Zugriffs- und Zugangskontrollen ausgeschlossen. Dabei werden alle technischen und prozessualen Maßnahmen ergriffen, dies sicher zu stellen.
ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum
Betrieb der Cloud-Software findet im eigenen ISO 27001 zertifiziertem Rechenzentrum in Deutschland statt. Das bedeutet, die Anforderungen des IT-Grundschutz werden stetig aufrechterhalten, umgesetzt und fortlaufend verbessert.
Umfassendes Datenschutz-Management
TecArt hat ein umfassendes Datenschutz-Management. Das heißt, unser Datenschützer ist an der Entwicklung aller Prozesse und technischen Umsetzungen beteiligt. Unsere Verarbeitungstätigkeiten und Verzeichnisse werden stetig geprüft und angepasst.
Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Privacy by Default)
TecArt stellt das System mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen (Privacy by Default) bereit. Das bedeutet z.B. wenn Sie einen Kunden anlegen, sind die Pflichtfelder auf ein Minimum beschränkt. Selbstverständlich können Sie mit wenigen Klicks die Voreinstellung auf Ihr notwendiges Datenschutzniveau individuell einstellen.

TecArt Software ist DSGVO-konform:
13 einfache Schritte zum sicheren Arbeiten

Die TecArt-Software kann DSGVO-konform konfiguriert und genutzt werden. Der Gesetzgeber gibt keine bestimmten Funktionen in Softwaresystemen vor, ebenso gibt es nach aktueller Rechtslage keine festgelegten Standards für technische Umsetzungen innerhalb einer Software.

Die speziellen Anforderungen an die Software ergeben sich immer aus den individuellen Erklärungen und Vereinbarungen, die Sie in Bezug auf den Datenschutz mit Ihren Bezugsgruppen aushandeln. Die Umsetzung Ihrer individuellen Anforderungen nach DSGVO kann auf verschiedene Art und Weise technisch in unserer Software umgesetzt werden. Die folgenden 13 Schritte zeigen Ihnen wie Sie, anhand einfacher Beispiele, Ihren Datenschutz anpassen können.
InfoBitte beachten Sie, dass aufgrund der vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten jeder Schritt im Einzelnen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und dem Systemadministrator abzustimmen ist. Weitere Hinweise zur Einstellung der TecArt Software erhalten Sie im Handbuch.
TecArt Muster TOM

1. Erstellung Ihres Verfahrensverzeichnis

Erstellen und dokumentieren Sie Ihre Verfahren (Verfahrensverzeichnis). Sie müssen ermitteln in welchen Fällen bei Ihnen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Beschreiben Sie darin die wesentlichen Informationen zur Datenverarbeitung. Diese sind z.B.

  • Angaben zum Zweck der Verarbeitung (Leistungserbringung, Kundenbetreuung, Reisemanagement, Fuhrparkmanagement, Marketing und Vertrieb, Beschaffung o. Unternehmens-, Objekt- und Informationssicherheit u.v.m.
  • Beschreibung der Kategorien der personenbezogenen Daten inkl. der betroffenen Personen und Empfänger (Gesundheits-, Genetik- o. biometrische Daten sowie Daten zur Religionszugehörigkeit)
  • TecArt arbeitet gerade daran Ihr Verfahrensverzeichnis direkt in der TecArt-Software abbilden zu können und automatisch mit datenschutzrelevanten Feldern zu verbinden.
TecArt Vertrag zur Auftragsverarbeitung

2. Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Stimmen Sie dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und unseren AGB zu. Die Bestätigung des AVV ist für Ihre DSGVO-konforme Erbringung von Leistungen gegenüber Ihren Kunden notwendig. Sie legitimiert die Nutzung unserer Cloud- und IT-Dienstleistungen und regelt den Umgang, wenn die TecArt GmbH mit personenbezogenen Daten Ihres Unternehmens in Berührung kommt.

Hier können Sie den AGB und AVV zustimmen.

3. Einstellung der Nutzer- & Gruppenrechte

Die TecArt Software bietet Ihren Administratoren die Möglichkeit die Rechte, die sich aus Ihrer Unternehmensstruktur sowie Ihrem Datenschutzmanagement ergeben, auf Benutzer- und Gruppen-Ebene einzustellen. Einfach ausgedrückt regeln so Ihre Administratoren: Wer darf welche Daten lesen, bearbeiten und löschen.

TecArt stellt das System grundlegend mit 2 Nutzerkategorien zur Verfügung. Interne Benutzer sind Ihre Mitarbeiter, freie Mitarbeiter, Auszubildende und Praktikanten oder Schnittstellenbenutzer. Diese Benutzer haben vollen Zugriff auf die Bereiche, die Sie individuell pro Benutzer oder in Gruppen festlegen können. Die zweite Gruppe sind externe Benutzer. Sie werden im System generell blau dargestellt und befinden sich in der Gruppe "Extern". Die Nutzung für diese Benutzer ist sehr stark eingeschränkt und bezieht sich lediglich auf das Modul Projekte. Externe Benutzer können Subauftragnehmer, Kunden oder Partner sein.

In der Administratorenschulungen haben Sie bzw. Ihre Administratoren die Grundlagen der DSGVO-konformen Umsetzung von Gruppen, Benutzer und Dokumentenrechten kennengelernt. Dadurch sind Sie in der Lage die TecArt Software hinsichtlich der Systemsicherheit sowie der Zugriffsrechte Ihren unternehmerischen Datenschutzanforderungen anzupassen.

Icon Admin-SchulungNehmen Sie an unserer Basis-Administrations-Schulung teil und lernen Sie die grundlegenden DSGVO Einstellungen für Nutzer, Gruppen und Dokumente in der TecArt Software kennen. Sie können die Einstellungen aber auch selbst mit Hilfe unseres Handbuches vornehmen. Weitere Hinweise zur Einstellung der TecArt Software erhalten Sie im Handbuch.

4. Einstellung der Dokumentenrechte

Neben den Gruppen- und Benutzerrechten gibt es ein dritte Ebene der Rechtestruktur im TecArt - Die Dokumentenrechte. Damit haben Sie ein zusätzliches Rechtemanagement nur für Ordner und Dokumente. Sie regeln unabhängig der Objektrechte, wer welche Dokumente lesen, bearbeiten und löschen darf.

In der TecArt-Software wird grundsätzlich zwischen den gemeinsamen Dokumenten aller Benutzer und den eigenen Dokumenten unterschieden. Zu den gemeinsamen Dokumenten zählen alle Dokumente der jeweiligen Module inkl. der Aktivitäten. Die Rechteeinstellungen für diesen Bereich können Sie beeinflussen und steuern. Rechte werden dabei immer von oben nach unten vererbt. Jedes neue Objekt, jede neue Aktivität und jeder Unterordner erbt immer die Rechte des übergeordneten Ordners. Daher ist es besonders wichtig genau diese Einstellungen sehr überlegt vorzunehmen.

In der Administratorenschulungen haben Sie bzw. Ihre Administratoren die Grundlagen der DSGVO-konformen Umsetzung für Dokumente kennengelernt. Dadurch sind Sie in der Lage die TecArt Software hinsichtlich des Aufbaus der Verzeichnisstruktur und der Grundeinstellungen für das Dokumentenmanagement vorzunehmen.

Icon WorkshopsNehmen Sie an unserer Basis-Administrations-Schulung teil und lernen die grundlegenden DSGVO Einstellungen für Ihre Dokumentenverwaltung in der TecArt Software kennen. Sie können die Einstellungen aber auch selbst mit Hilfe unseres Handbuches vornehmen. Weitere Hinweise zur Einstellung der TecArt Software erhalten Sie im Handbuch.

5. Festlegen der Pflichtfelder

Legen Sie für jedes Modul fest, welche Daten Pflicht und welche optional sind. Diese entnehmen Sie Ihrem Verfahrensverzeichnis. Mit Hilfe von Listen, Filtern, Labels und automatischen Prüfinformationen stellen Sie Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen ganzer Datensätze oder einzelner Datenfelder sicher.
Icon FelderLesen Sie im Handbuch, wie Sie die Einstellungen für Felder und Listen vornehmen.

6. Protokollierung der Aktivitäten & Datenfelder*

Die TecArt Software kann jede Aktivität und jedes Datenfeld detailliert protokollieren. Das gilt für alle Module und Dokumente. Ebenfalls werden die Aktivitäten für Anrufe, Aufgaben, Termine, Notizen, E-Mails, Kontakte, Tickets, Angebote, Aufträge und Rechnungen protokolliert. So können Sie bzw. Ihr Administrator nachvollziehen, wer welche Änderung wann vorgenommen hat. Das Änderungsprotokoll ist granular einstellbar. Damit beschränken Sie den Zugriff auf das Änderungsprotokoll auf gewünschte Mitarbeiter z.B. Ihren Datenschutzbeauftragten.
Icon Protokolle*Dieses Modul ist eine kostenpflichtige Zusatzlösung. Für mehr Informationen rufen Sie uns unter +49 361 302624-22 an.

Lesen Sie im Handbuch wie Sie die Protokollfunktion aktivieren und in den Aktivitäten nutzen.

7. Löschen von Daten

Im globalen Papierkorb befinden sich alle gelöschten Daten und Dokumente Ihrer Mitarbeiter. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme und dient als systeminternes Backup. Stellen Sie entsprechend Ihres Verfahrensverzeichnisses ein regelbasiertes automatisches und unwiderrufliches Löschen dieser Daten ein.

Haben Sie bisher den wählbaren Zeitraum deaktiviert, sind alle gelöschten Daten dauerhaft gespeichert. Sie können die Löschung Ihrer Altdaten manuell anstoßen, indem Sie im Kontextmenü den Befehl "Alte Elemente löschen" klicken. In diesem Fall werden alle alten Elemente gelöscht, dessen Löschung länger her ist als der unter Automatismus eingestellte Zeitraum.
Icon FelderIm Handbuch erfahren Sie, wie Sie den globalen und persönlichen Papierkorb einstellen.

8. Versionierung von Dokumenten

Das integrierte Dokumentenmanagement macht eine Rückverfolgung aller Dokumentenstände (Versionierung) zu Jederzeit möglich. Zusätzlich werden die Aktivitäten eines Dokumentes angezeigt. Dazu zählen auch, wer ein Dokument zuletzt angesehen oder Änderungen vorgenommen hat. In den archivierten Versionen werden die Dokumentenstände mit letzten Änderungen dokumentiert. Sie können selbstverständlich ältere Version wieder herstellen. Dabei wird die jeweilige Version als aktuelles Dokument mit neuer Versionsnummer eingefügt. Die letzten Bearbeitungsstände bleiben immer erhalten.
Icon VersionierungLesen Sie im Handbuch, wie Sie die Versionstände von Dokumenten einsehen und wiederherstellen.

9. Einhaltung von Löschfristen

Neben den gesetzlichen Löschfristen, wie der Aufbewahrung von Rechnungsdokumenten, haben Sie zweckgebunden Daten, z.B. für die vertriebliche Beratung. In Ihrem Verfahrensverzeichnis haben Sie festgelegt, wie lange Sie Daten für welchen Zweck aufbewahren. Mit Hilfe von Filtern und Listen können Sie für jeden Zweck die entsprechenden Daten herausfiltern und löschen.
Icon FelderIm Handbuch finden Sie die Anleitung zum Anlegen von individuellen Registerkarten und Filtern.

10. Datenexport

Sie können die Daten der Datenbank in einem Standard-Format (CSV) oder die Schnittstellen, sowie darüber hinaus alle enthaltenen Dokumente und E-Mails exportieren. TecArt kann Sie bei bestimmten Anforderungen unterstützen.
Icon VersionierungWie der Datenexport funktioniert erklärt unser Handbuch.

11. Erfüllung der Auskunftspflicht

Die grundlegenden Daten lassen sich schnell und einfach in Form einer CSV-Datei aufbereiten. Detailliertere Informationen über eine Person lassen sich über die globale Suche finden. So kann Ihr Datenschutzbeauftragter bei Auskunftswunsch diesen erteilen. Dabei läßt sich das Änderungsprotokoll auf gewünschte Mitarbeiter, z.B. Ihren Datenschutzbeauftragten, einstellen.

12. Hinterlegen von Datenschutzhinweisen

Legen Sie zu jedem Kontakt ein individuelles Register an. Damit nehmen Sie verschiedene Datenschutzhinweise über Checkboxen (z.B. AVV bestätigt: ja/nein, Zustimmung werbliche Kontaktaufnahme: ja/nein) auf.

13. Pflege aller Verträge*

Mit dem Modul "Verträge" können Sie passend zu allen Kontakten sämtliche Vertragsarten (z.B. Lieferantenverträge, Mitarbeiterverträge, Partnerverträge, Auftragsverarbeitungsverträge etc.) inkl. der dazugehörigen Dokumente erfassen.
Icon Versionierung*Dieses Modul ist eine kostenpflichtige Zusatzlösung. Für mehr Informationen rufen Sie uns unter +49 361 302624-22 an. Im Handbuch finden Sie die Anleitung zum Verwalten von Verträgen.

Software-Beratung zur Umsetzung der DSGVO mit TecArt

Egal, ob Sie als Kunde bereits TecArt nutzen oder als Interessent eine DSGVO-konforme Softwarelösung suchen, wir helfen Ihnen gern bei weiteren Fragen zur Umsetzung oder benötigter Unterstützung bei der Umsetzung Ihre Datenschutzanforderungen! Unsere Consultants beraten Sie gern.
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