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E-Mail Management Software | E Mail Kommunikation im Unternehmen Orchestrieren Sie Ihre E-Mail Verwaltung für mehr Gänsehaut in der Unternehmenskommunikation!

Sichere E-Mail Management Software fĂĽr Unternehmen aus Deutschland - TecArt CRM Pro ausgezeichnet und zertifiziert

Angesichts der Mega-Flut an tagtäglich anfallenden E-Mails gehört ein durchdachtes E-Mail-Management zur absoluten Geheimwaffe im Unternehmeralltag. Durch die explosionsartige Verbreitung von Marketing-Automation-Software werden die E-Mail-Postfächer von Arbeitnehmern regelrecht überflutet. Hinzu kommen unzählige automatische Status-E-Mails aus CRM-Software, Ticketsystemen und Projektmanagement-Tools. Der Anteil von echter Kommunikation mit Ihrem Geschäftspartner nimmt stark ab. Das Risiko, wirklich wichtige E-Mails schlichtweg zu übersehen, steigt täglich.

Einfach schade, wenn Ihnen 250 € Skonto entgehen oder vielleicht sogar die Auftragsbestätigung über den Deal des Monats.

Die in- und externe Kommunikation zu Kundenanfragen, Angeboten und Akquise ist wohl die wichtigste Kommunikation des Tages. Entsprechende Inhalte und Antworten müssen daher auf den Punkt geschrieben sein. Die Qualität dieser E-Mails wird in der Antwortrate gemessen. Viel zu wenig Unternehmen schenken dieser wertvollen Kennzahl bis dato Beachtung. Das macht es natürlich schwierig, die Informationsqualität wirklich zu bewerten.

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter weiterhin dem modernen Kommunikationsfluss gerecht bleiben, ohne dabei andere Tätigkeiten zu vernachlässigen, bietet sich der Einsatz einiger Organisationstechniken sowie Collaborationslösungen und Groupware an. Hier finden Sie wertvolle Tipps für eine nachhaltige Strategie, die die Kommunikationsqualität steigert. Unterm Strich sparen Sie dadurch wertvolle Zeit bei der täglichen Arbeit!

E-Mail-Organisation im Unternehmen | E Mail Management Tipps 4 wertvolle Praxistipps zur besseren Organisation von E-Mails

Der erste Schritt zu einem besseren E-Mail-Management ist das richtige Timing. Das bedeutet, Sie versenden und arbeiten Ihr eigenes E-Mail-Postfachs nur zu ganz bestimmten Zeiten ab. Das erfordert genaues Beobachten Ihres üblichen Arbeitsalltages. Daraus ziehen Sie wichtige Schlüsse über den idealen Zeitpunkt für das Empfangen und Senden. Idealerweise rufen und bearbeiten Sie E-Mails nur ein bis zwei Mal am Tag. Diese Reduktion führt zu mehr Struktur in der Arbeit. Ruhepausen werden genau dafür auch genutzt und nicht, um sich mit vermutlich sinnlosen E-Mails abzulenken. Die anderen Zeitabschnitte sind für das konzentrierte Arbeiten gedacht. Darüber hinaus kann durch einen zeitlich optimierten E-Mail-Verkehr eine nachweislich bessere Response-Rate erzielt werden. Wieso das der Fall ist, lässt sich am typischen Arbeitsalltag ablesen:

07:30 - 10:00 Uhr: Arbeitsbeginn Um diese Zeit beginnt fĂĽr die meisten Deutschen der Arbeitstag. Sie kennen es selber: Sobald der Computer hochgefahren und der erste Kaffee in der Tasse ist, wird die E-Mail Software gestartet. Wichtige Meetings und Termine fallen selten in die Morgenstunden und so werden eingehende E-Mails schnell wahrgenommen und bearbeitet.

14:00 - 15:00 Uhr: Die zweite Tageshälfte Gegen 14 Uhr ist die Mehrzahl der Mitarbeiter aus der Mittagspause zurück und sitzen am Arbeitsplatz. Zu dieser Zeit können Sie ebenfalls mit schnellen Antworten rechnen. Oftmals ist der erste Arbeitsschritt nach der Mittagspause der, das eigene E-Mail-Postfach zu überprüfen. Bevor die nächste Arbeitsphase oder das nächste Meeting beginnt, arbeiten viele Ihren E-Mail-Verkehr ab und beantworten offene Fragen. Dann haben sie Ruhe für die offenen Aufgaben und den restlichen Tag.

19:00 - 22:00 Uhr: Feierabend Zu dieser Zeit werden wohl fast alle mit den nebenberuflichen Pflichten fertig sein und sich entspannen wollen. Das klingt nicht nach dem optimalen Zeitpunkt eine E-Mail zu schreiben. Natürlich ist es nicht die beste Art, Kollegen oder Kunden außerhalb der Arbeitszeit anzuschreiben. Deshalb rechnen sie zu dieser Zeit nicht wirklich mit einer Antwort. Jedoch kann es trotzdem sinnvoll sein, die E-Mail noch am Abend abzuschicken. Laut Umfragen surfen rund drei Viertel der Deutschen nach der Arbeitszeit im Internet. Die Chancen stehen also gut, dass Ihre Nachricht zumindest wahrgenommen und vom Empfänger bereits am Abend für den nächsten Arbeitstag eingeplant wird. Falls es doch nicht dazu kommt, findet sich Ihre Nachricht am nächsten Tag womöglich gar an erster Stelle im E-Mail-Postfach des Empfängers wieder und genießt damit besondere Aufmerksamkeit.

Um den E-Mail-Verkehr im Blick zu behalten und im Postfach für Ordnung zu sorgen, bietet es sich an, ein gut funktionierendes Organisationskonzept zu finden. Eine gute Möglichkeit, Ordnung in Ihr Postfach zu bringen, ist die Kategorisierung eingehender E-Mails. So lassen sich wichtige Nachrichten schnell identifizieren und Sie reagieren automatisch schneller auf wichtige Anfragen. Eine Möglichkeit der Kategorisierung sieht wie folgt aus:

  • Priorität A: Schnellstmöglich beantworten
  • Priorität B: Umgehend bearbeiten
  • Priorität C: Später lesen
  • Priorität D: E-Mail Archivierung
  • Priorität E: Löschen

Viele E-Mail-Programme und Weboberflächen bieten heutzutage automatisierte Hilfsmittel, um der Kommunikationsflut Herr zu werden. Diese Funktionen des E-Mail Managements können eine enorme Zeitersparnis bieten, wenn sie richtig eingesetzt werden. Mögliche Funktionen sind:

  • Lernende Spam-Filter
  • Automatischer E-Mail Abruf
  • Einrichtung von E-Mail Filtern

Wie wahrscheinlich ist eine zeitnahe Antwort auf eine versandte E-Mail? Statt der üblichen Grußformeln "Mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße" drücken Sie besser Dankbarkeit aus! Dies führt zu mehr und schnelleren Antworten. Dies fand Boomerang bei der Auswertung eines Plugins zur E-Mail-Verwaltung von über 350.000 E-Mails heraus. Passend übersetzt aus dem Englischen lauten die erfolgreichen Abschlußsätze wie folgt:

  • Danke im Voraus – Antwortrate: 65,7 Prozent
  • Danke – Antwortrate: 63,0 Prozent
  • Ich danke dir – Antwortrate: 57,9 Prozent
Kundenverwaltung Software Vergleich Tecart Outlook Png

E Mail Management in Unternehmen | Infopaper PDF Download Darum setzt der Mittelstand auf CRM statt Outlook!

  • Vor- und Nachteile von Outlook im B2B Geschäft
  • TecArt® und Outlook im Vergleich (Infografiken & Tabelle)
  • Case Studies von Kunden, die Outlook erfolgreich abgelöst haben

E-Mail Management Software Produkttour So kann professionelles E-Mail-Management fĂĽr Unternehmen aussehen

Der TecArt E-Mail Client ist vollständig integriert in die TecArt Software. Durch zahlreiche Automatismen sparen Sie Ressourcen beim täglichen E-Mail-Management und nutzen wertsteigernde Synergien im Marketing, Vertrieb, Projektmanagement etc. So gewinnen Sie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge - z. B. Umsatzsteigerung! Unser Programm organisiert Ihre E-Mails nicht nur blitzschnell, es bietet Ihnen auch jede Menge interessante und modulübergreifende Zusatzoptionen. Es folgt ein kleiner Auszug. Werfen Sie mal einen Blick drauf!

E Mail Management Dashboard Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png
Komfortabler E-Mail-Client inklusive Dashboard

Nutzen Sie in unserer E-Mail-Verwaltung alle gängigen Funktionalitäten eines E-Mail Clients im gewohnten Look & Feel von Outlook und lassen Sie sich von umfassenden Extras überzeugen! Filtern Sie Ihre elektronische Post z. B. nach selbst erstellten Kriterien. Sie können ebenfalls mehrere E-Mail-Konten anlegen und hierbei gleiche oder verschiedene Filterfunktionen anwenden. Den Sofortüberblick zu neuen E-Mails liefert Ihnen das Dashboard.

E Mail Management Filter Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png
Automatische Filter fĂĽr eine schnelle Zuordnung und Navigation

Profitieren Sie von zahlreichen und vielschichtigen Zuordnungs- und Filterfunktionen innerhalb der Software! Über das Kontextmenü unserer E-Mail-Verwaltung können Sie Ihre elektronischen Nachrichten manuell sortieren oder direkt aus einer E-Mail heraus ein Trouble-Ticket, einen Termin oder eine Aufgabe erstellen. Alle bisher im System erfassten Daten werden dabei automatisiert in die entsprechenden Felder übernommen.

E Mail Client Ansicht 3 Spaltig Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Ă„nderungen im System

Abonnieren Sie Projekte oder Kontakte, um Ihren steigenden E-Mail-Verkehr besser koordinieren zu können! Im Kopfbereich der E-Mail-Vorschau werden alle Aktivitäten einer E-Mail automatisch dokumentiert. Hier zeigt Ihnen unser Tool direkt an, ob Mitarbeiter A Ihnen eine E-Mail weitergeleitet hat, diese von Mitarbeiter B bereits beantwortet oder von Mitarbeiter C im entsprechenden Kontakt abgelegt wurde. Ein Blick - alles da!

  • Beliebig viele E-Mail-Accounts

    Richten Sie unbegrenzt viele E-Mail-Accounts über POP3- und IMAP-Protokoll ein! Mit unserem vollintegrierten E-Mail-Client verwalten Sie sowohl persönliche als auch Gruppen E-Mail Konten übersichtlich und einfach. Sie können sämtliche Domains und FreeMail-Anbieter (wie Google Mail, GMX oder Web.de) eintragen. So haben Sie alles an einem Platz und ein Login ist ausreichend, um alle Ihre E-Mails gesammelt verwalten zu können.

  • Unterschiedliche Personalisierung

    Um den E-Mail-Verkehr weiter zu filtern, sollten Ihre Nachrichten eine beziehungsabhängige Personalisierung enthalten. Geschäftliche Kontakte werden mit „Sehr geehrte(r) Herr/Frau“ angesprochen, während Bekannte mit einem „Hallo Herr/Frau“ begrüßt werden und private Nachrichten mit „Hi “ oder ähnlichem beginnen. Diese Zuweisung lernt die E-Mail Funktion im TecArt CRM Pro selbstständig. Genauso kann die Einstellung natürlich auf Kontakt- oder E-Mail-Ebene vorgenommen werden.

  • Eigene Suchfunktion

    Wenn einen alle Ordnung nicht weiterbringt oder eine ältere Nachricht gefunden werden muss, hilft die Suchfunktion. Nutzen Sie unsere performante Volltextsuche, mit der sich auch in großen Postfächern die gewünschte Nachricht in Sekundenschnelle auffinden lässt! Sie suchen und filtern bestimmte E-Mails unter Angabe spezieller Eigenschaften sowie der Eingabe definierter Suchbegriffe anhand des Betreffs, Absenders, Empfängers oder Nachrichtentextes.

  • Selbstlernender SPAM-Filter

    Ohne einen Spamfilter kommt keiner mehr aus. Das wird besonders klar, wenn der Blick in den Spam-Ordner fällt. Die meisten E-Mail-Anbieter stellen bereits vorkonfigurierte Spamfilter bereit. Es lohnt sich jedoch, diese weiter zu verbessern, indem unerwünschte E-Mails vom Benutzer nicht einfach gelöscht, sondern auch als Spam markiert werden. Anhand Ihrer nachträglichen Einstellungen lernt der TecArt Spamfilter selbstständig dazu. In der Folge wird Ihr Postfach zukünftig nur noch relevante E-Mails enthalten.

  • Automatische VerknĂĽpfungen

    Kontext ist wichtig! Damit Sie schnell über alle wichtigen Informationen verfügen, lassen sich verschiedene Datenquellen in Ihren E-Mail-Workflow integrieren. Das E-Mail Management im TecArt CRM Pro bietet eine automatische Verknüpfung eingehender und ausgehender E-Mails zu vorhandenen Kundeninformationen (Personen oder Lieferanten) sowie Projekten. Dies sorgt dafür, dass Sie bei der Kommunikation mehr als nur die aktuelle Anfrage vor sich haben. Gleichzeitig werden Ihnen alle wichtigen Details angezeigt. Ein Klick auf den Kunden offenbart Ihnen die lückenlose E-Mail-Kommunikation mit selbigem. On Top kommen persönliche Ansprachen in E-Mail-Nachrichten mit selbstlernender Funktion auf Grundlage erkannter Vornamen aus der ausgewählten E-Mail-Adresse.

  • E-Mail-Vorlagen und Textbausteine

    Gerade bei der Bearbeitung von Kundenanfragen gleichen sich oftmals die Antworten. Haben Sie wiederkehrende Kommunikationsverläufe identifiziert, lohnt es sich, entsprechende Textbausteine oder E-Mail-Vorlagen anzulegen, um damit wertvolle Zeit einzusparen. Sie können im TecArt CRM Pro zusätzliche Variablen für Produkte, Artikelpreise oder Dienstleistungen verwenden. So werden Ihre Vorlagen ohne manuelles Zutun immer die aktuellen Preise und Artikellisten enthalten. Abwesenheitsnotizen können mit individuellen Texten und weiteren nützlichen Funktionen (z. B. einem Beginn und Ende sowie einem Intervall für die Weiterleitung Ihrer E-Mails an ausgewählte Mitarbeiter) versehen werden.

  • Individuelle Ordnerstruktur

    Ordner können nicht nur auf Ihrem Desktop wortwörtlich für Ordnung sorgen. Auch im E-Mail-Programm kann eine durchdachte Ordnerstruktur mehr Übersicht schaffen. Folgen Sie z. B. dem obigen Tipp, eingehende E-Mails zu kategorisieren! Hierzu legen Sie die entsprechenden Ordner an und verschieben die E-Mails entsprechend ihrem Thema oder Inhalt einfach via Drag & Drop an die richtige Stelle. Mithilfe der cleveren Kombination aus Schlagwörtern und E-Mail-Regeln lässt sich dieser Vorgang sogar teilautomatisieren.

  • Filterfunktion zur automatischen Sortierung

    Die optionalen Funktionen für eine automatisierte Ablage aller eingehenden und ausgehenden E-Mails zu Kontakten, Projekten oder Tickets können vollkommen frei erstellt werden. Durch diese sehr spezifischen Einstellungsmöglichkeiten folgt Ihr E-Mail-Management am Ende genau Ihren individuellen Regeln. Dies entlastet alle Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der täglichen Flut an E-Mails. Und über die vollständige Kommunikationshistorie im Kundenkontakt bleiben Übersicht und Auskunftsfähigkeit jederzeit gewahrt.

TecArt CRM Pro testen Live Demo einfach einloggen

Das TecArt CRM Pro ist eine modular aufgebaute CRM Software. Das Basis System enthält einen E-Mail Client, der automatisch alle eingehenden E-Mails und deren Daten mit den weiteren Modulen, wie z.B. Kontakten verknüpft. Testen Sie die E-Mail-Management-Software live in der Cloud - vollkommen kostenfrei und unverbindlich! Bitte beachten Sie, dass die Live-Demo nur Testdaten enthält und jeden Tag um 0 Uhr auf Ihren Ursprungszustand zurückgesetzt wird. Benutzen Sie in der Live Demo bitte keine echten oder personenbezogenen Daten!

E Mail Management Software | Kommunikation im Unternehmen TecArt CRM Pro im Direktvergleich mit Outlook

Unser E-Mail-Management glänzt mit dem Look-and-Feel gängiger Mail Clients, wie z. B. Microsoft Outlook. Allerdings wurde unsere Lösung nicht für den privaten Gebrauch, sondern für Ihre moderne Bürokommunikation konzipiert. Der Funktionsumfang beinhaltet eine zentrale Lösung für gemeinsame E-Mails, Kontakte, Termine und mehr. Selbst Live-Dokumentenbearbeitung und teamübergreifendes Arbeiten an Aufgaben gehören dazu. Durch die ortsunabhänige und zentrale Verfügbarkeit aller Informationen können Sie Ihre Ressourcen kostensparend einsetzen.

FunktionDetailbeschreibungTecArt®Outlook
Termine & Aufgaben aus E-Mails generierenAus E-Mails können per Mausklick Aufgaben und Termine erstellt werden. Der E-Mail Text wird dabei automatisch in das Notizfeld übernommen.
Anpassung der persönlichen AnredeDas System passt die Anrede im Textfenster der E-Mail anhand der E-Mail-Adresse automatisch an.
E-Mail als Dokument ablegenJede E-Mail kann als Dokument separat an anderer Stelle im System abgespeichert werden.
Abwesenheitsverwaltung fĂĽr Mitarbeiter
Urlaubsverwaltung fĂĽr Mitarbeiter

Geringer Administrations- und Pflegeaufwand

Dateianhänge an E-Mails, Terminen, Aufgaben, Notizen und Kontakten

Geeignet fĂĽr Windows, Mac (OSX), ChromeOS und Linux

Sichere Cloud in Deutschland (zertifiziert nach ISO 27001) oder eigenes Hosting

Nutzer Accounts ohne Arbeitsplatzinstallation statt Hardware Lizenzen

Keine Werbeverträge und Daten-Export in Standardformaten wie CSV möglich