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E-Mail-Management mit TecArt Orchestrieren Sie eine harmonische Unternehmenskommunikation

Sichere E-Mail Management Software fĂŒr Unternehmen aus Deutschland - TecArt CRM Pro ausgezeichnet und zertifiziert

Bahnen sich tĂ€glich dutzende oder sogar hunderte E-Mails den Weg in Ihr Postfach, wobei die wenigsten wirklich relevant sind? Dann ist ein durchdachtes E-Mail-Management gefragt, das Ihren Unternehmensalltag vereinfacht und Ihr Postfach entlastet. Ob automatisierte Marketing-Mails oder Statusberichte aus dem Ticketsystem - sie alle verzögern die echte Kommunikation mit Ihren GeschĂ€ftspartnern. Übernehmen Sie mit TecArt wieder die Orchesterleitung!

E-Mail-Software von TecArt Kommunikation im Einklang mit Ihren Kunden

Einfach schade, wenn Ihnen 250 € Skonto entgehen oder vielleicht sogar die AuftragsbestĂ€tigung ĂŒber den Deal des Monats.

Die Antwortrate ist eine der wichtigsten Kennzahlen in der Unternehmenskommunikation. Denn sie zeigt, wie qualitativ Ihre E-Mail-Inhalte sind, ob intern oder extern - wie bei Kundenanfragen, Angeboten oder der Akquise. Nur wenn die InformationsqualitÀt stimmt und Ihre Antworten den richtigen Ton treffen, werden sich potenzielle Kunden mit Ihren Nachrichten auseinandersetzen.

Mit TecArt werden Sie und Ihre Mitarbeiter dem modernen Kommunikationsfluss gerecht, ohne andere wichtige TĂ€tigkeiten zu vernachlĂ€ssigen. Unsere Groupware und Kollaborationslösungen vereinfachen Ihnen das E-Mail-Management und geben Ihnen wertvolle Tipps, um Ihre KommunikationsqualitĂ€t nachhaltig zu verbessern. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit im Daily Business und komponieren so die perfekte Melodie fĂŒr Ihre Kundenbeziehungen.

E-Mail-Management im Unternehmen Vier wertvolle Praxistipps zur besseren E-Mail-Verwaltung

Der erste Schritt zu einem besseren E-Mail-Management ist das richtige Timing. Das bedeutet,Sie bearbeiten Ihr eigenes E-Mail-Postfach nur zu ganz bestimmten Zeiten. Das erfordert ein genaues Beobachten Ihres ĂŒblichen Arbeitsalltages, um daraus wichtige SchlĂŒsse zu ziehen - vor allem ĂŒber den idealen Zeitpunkt zum Empfangen und Senden von Nachrichten. Idealerweise rufen Sie E-Mails nur ein bis zwei Mal am Tag ab und bearbeiten sie auch nur zu diesen Zeiten. Das fĂŒhrt zu mehr Struktur in der Arbeit und klar abgegrenzten Ruhepausen, ohne sich mit vermutlich sinnlosen E-Mails abzulenken. Die anderen Timeslots sind fĂŒr das konzentrierte Arbeiten geblockt. Ein weiterer Vorteil: Mit einem zeitlich optimierten E-Mail-Verkehr erzielen Sie eine nachweislich bessere Response-Rate. Wieso das der Fall ist, lĂ€sst sich an einem typischen Arbeitstag ablesen:

07:30 - 10:00 Uhr: Der Arbeitsbeginn In dieser Zeit beginnt fĂŒr die meisten Deutschen der Arbeitstag. Sie kennen es selbst: Sobald der Computer hochgefahren und der erste Kaffee in der Tasse ist, wird die E-Mail-Software gestartet. Wichtige Meetings und Termine fallen selten in die Morgenstunden und so werden eingehende E-Mails schnell wahrgenommen und bearbeitet.

14:00 - 15:00 Uhr: Die zweite TageshĂ€lfte Gegen 14 Uhr ist die Mehrzahl der Mitarbeiter aus der Mittagspause zurĂŒck und sitzt am Arbeitsplatz. Zu dieser Zeit können Sie ebenfalls mit schnellen Antworten rechnen. Denn oftmals wird das E-Mail-Postfach direkt nach der Mittagspause ĂŒberprĂŒft. Bevor die nĂ€chste Arbeitsphase oder das nĂ€chste Meeting beginnen, arbeiten viele Ihren E-Mail-Verkehr ab und beantworten offene Fragen. Dann haben sie Ruhe fĂŒr die offenen Aufgaben und den restlichen Tag.

19:00 - 22:00 Uhr: Der Feierabend Zu dieser Zeit werden wohl fast alle mit den (neben-)beruflichen Pflichten fertig sein und sich entspannen wollen. Das klingt nicht nach dem optimalen Zeitpunkt, um eine E-Mail zu schreiben. Und natĂŒrlich ist es auch nicht gerade die beste Art, Kollegen oder Kunden außerhalb der Arbeitszeit anzuschreiben. Deshalb rechnen Sie zu dieser Zeit bitte nicht mit einer Antwort! Jedoch kann es trotzdem sinnvoll sein, die E-Mail noch am Abend abzuschicken. Laut Umfragen surfen rund 3/4 der Deutschen nach der Arbeitszeit im Internet. Die Chancen stehen also gut, dass Ihre Nachricht zumindest wahrgenommen und vom EmpfĂ€nger bereits am Abend fĂŒr den nĂ€chsten Arbeitstag eingeplant wird. Falls es doch nicht dazu kommt, findet sich Ihre Nachricht am nĂ€chsten Tag womöglich gar an erster Stelle im E-Mail-Postfach des EmpfĂ€ngers - und genießt damit besondere Aufmerksamkeit.

Um die Kommunikation im Blick zu behalten und im Postfach fĂŒr Ordnung zu sorgen, ist ein gut funktionierendes E-Mail-Management unverzichtbar! Mit der Kategorisierung eingehender E-Mails bringen Sie Ordnung in Ihr Postfach. So lassen sich wichtige Nachrichten sofort identifizieren und Sie können schneller auf wichtige Anfragen reagieren. So könnten Sie zukĂŒnftig kategorisieren:

  • PrioritĂ€t A: schnellstmöglich beantworten
  • PrioritĂ€t B: umgehend bearbeiten
  • PrioritĂ€t C: spĂ€ter lesen
  • PrioritĂ€t D: E-Mail Archivierung
  • PrioritĂ€t E: löschen

Viele E-Mail-Programme und WeboberflÀchen bieten heutzutage automatisierte Hilfsmittel, um Ihre Kommunikation in die richtigen Bahnen zu lenken. Diese Funktionen des E-Mail-Managements helfen, Zeit einzusparen - wenn sie richtig eingesetzt werden. Mögliche Funktionen sind:

  • Lernende Spam-Filter
  • Automatischer E-Mail Abruf
  • Einrichtung von E-Mail Filtern

Wie wahrscheinlich ist eine zeitnahe Antwort auf eine versandte E-Mail? Statt der ĂŒblichen Grußformeln "Mit freundlichen GrĂŒĂŸen" oder "Beste GrĂŒĂŸe" drĂŒcken Sie besser Ihre Dankbarkeit aus! Das fĂŒhrt nicht nur zu mehr, sondern auch zu schnelleren Antworten - wie Boomerang bei der Auswertung eines Plugins zur E-Mail-Verwaltung von ĂŒber 350.000 E-Mails herausfand. Passend ĂŒbersetzt aus dem Englischen, lauten die erfolgreichsten AbschlusssĂ€tze wie folgt:

  • Danke im Voraus - Antwortrate: 65,7 Prozent
  • Danke - Antwortrate: 63,0 Prozent
  • Ich danke dir - Antwortrate: 57,9 Prozent
Kundenverwaltung Software Vergleich Tecart Outlook Png

E-Mail-Verwaltung fĂŒr Unternehmen | Infopaper von TecArt Der erfolgreiche Mittelstand setzt auf CRM statt Outlook!

  • Vor- und Nachteile: Outlook im B2B-GeschĂ€ft
  • Im Vergleich: TecArtÂź und Outlook (Infografiken & Tabellen)
  • Cases Studies: Diese Kunden haben Outlook erfolgreich abgelöst.

E-Mail Management Software Produkttour So kann professionelles E-Mail-Management fĂŒr Unternehmen aussehen

Der TecArt E-Mail-Client ist vollstĂ€ndig in unsere CRM-Software integriert. Dank zahlreicher Automatismen sparen Sie wertvolle Ressourcen beim tĂ€glichen E-Mail-Management, die Ihnen unter anderem im Marketing, Vertrieb und Projektmanagement zugutekommen. Unser Programm organisiert Ihre elektronischen Nachrichten blitzschnell und bietet Ihnen vielseitige modulĂŒbergreifende Zusatzoptionen. Nutzen Sie die Synergien und gewinnen Sie Zeit fĂŒr Ihr Unternehmensziel: Umsatzsteigerung! Wir zeigen Ihnen die Partitur fĂŒr Ihr Live-Konzert.

E Mail Management Dashboard Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png
Komfortabler E-Mail-Client inklusive Dashboard

Nutzen Sie in unserer E-Mail-Verwaltung alle gĂ€ngigen FunktionalitĂ€ten eines E-Mail Clients im gewohnten Look & Feel von Outlook und lassen Sie sich von umfassenden Extras ĂŒberzeugen! Filtern Sie Ihre elektronische Post z. B. nach selbst erstellten Kriterien. Sie können ebenfalls mehrere E-Mail-Konten anlegen und hierbei gleiche oder verschiedene Filterfunktionen anwenden. Den SofortĂŒberblick zu neuen E-Mails liefert Ihnen das Dashboard.

E Mail Management Filter Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png
Automatische Filter fĂŒr eine schnelle Zuordnung und Navigation

Profitieren Sie von zahlreichen und vielschichtigen Zuordnungs- und Filterfunktionen innerhalb der Software! Über das KontextmenĂŒ unserer E-Mail-Verwaltung können Sie Ihre elektronischen Nachrichten manuell sortieren oder direkt aus einer E-Mail heraus ein Trouble-Ticket, einen Termin oder eine Aufgabe erstellen. Alle bisher im System erfassten Daten werden dabei automatisiert in die entsprechenden Felder ĂŒbernommen.

E Mail Client Ansicht 3 Spaltig Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Änderungen im System

Abonnieren Sie Projekte oder Kontakte, um Ihren steigenden E-Mail-Verkehr besser koordinieren zu können! Im Kopfbereich der E-Mail-Vorschau werden alle AktivitÀten einer E-Mail automatisch dokumentiert. Hier zeigt Ihnen unser Tool direkt an, ob Mitarbeiter A Ihnen eine E-Mail weitergeleitet hat, diese von Mitarbeiter B bereits beantwortet oder von Mitarbeiter C im entsprechenden Kontakt abgelegt wurde. Ein Blick - alles da!

  • Beliebig viele E-Mail-Accounts

    Richten Sie unbegrenzt viele E-Mail-Accounts ĂŒber POP3- und IMAP-Protokoll ein! Mit unserem vollintegrierten E-Mail-Client verwalten Sie sowohl persönliche als auch Gruppen-E-Mail-Konten ĂŒbersichtlich und einfach. Sie können sĂ€mtliche Domains und FreeMail-Anbieter (wie Google Mail, GMX oder Web.de) eintragen. So haben Sie alles an einem Platz und verwalten Ihre E-Mails gesammelt mit einem Login.

  • VielfĂ€ltige Personalisierung

    Um den E-Mail-Verkehr weiter zu filtern, sollten Ihre Nachrichten eine beziehungsabhĂ€ngige Personalisierung enthalten. GeschĂ€ftliche Kontakte werden mit „Sehr geehrte(r) Herr/Frau“ angesprochen, wĂ€hrend Bekannte mit einem „Hallo Herr/Frau“ begrĂŒĂŸt werden und private Nachrichten mit „Hi “ oder Ă€hnlichem beginnen. Diese Zuweisung lernt die E-Mail-Funktion im TecArt CRM Pro selbststĂ€ndig. Alternativ nehmen Sie die Einstellung auf Kontakt- oder E-Mail-Ebene vor.

  • Individuelle Suchfunktion

    Ältere Nachrichten zu finden oder einen Kommunikationsverlauf nachzuvollziehen, kann trotz aller Ordnung im E-Mail-Management schwierig sein. Hier hilft unsere performante Volltextsuche, mit der Sie auch in großen PostfĂ€chern in Sekundenschnelle fĂŒndig werden. Sie suchen und filtern bestimmte E-Mails unter Angabe spezieller Eigenschaften und/oder der Eingabe definierter Suchbegriffe - beispielsweise anhand des Betreffs, Absenders, EmpfĂ€ngers oder Nachrichtentextes.

  • Selbstlernender Spam-Filter

    Ohne einen Spam-Filter kommt niemand mehr aus - dafĂŒr genĂŒgt ein Blick in den eigenen Spam-Ordner. Die meisten E-Mail-Anbieter stellen vorkonfigurierte Filterfunktionen bereit. Es lohnt sich jedoch, diese weiter zu verbessern! Dies gelingt z. B. indem unerwĂŒnschte Nachrichten vom Benutzer nicht einfach nur gelöscht, sondern auch als Spam markiert werden. Anhand Ihrer nachtrĂ€glichen Einstellungen lernt der Spam-Filter von TecArt selbststĂ€ndig dazu. Das Ergebnis: Ihr Postfach wird zukĂŒnftig nur noch relevante E-Mails enthalten.

  • Automatische VerknĂŒpfungen

    Kontext ist wichtig! Damit Sie schnell ĂŒber alle wichtigen Informationen verfĂŒgen, lassen sich verschiedene Datenquellen in Ihren Workflow integrieren. Das E-Mail-Management im TecArt CRM bietet eine automatische VerknĂŒpfung eingehender und ausgehender Nachrichten zu vorhandenen Kundeninformationen (wie Personen oder Lieferanten) sowie zu Projekten. So haben Sie bei der Kommunikation mehr als nur die aktuelle Anfrage vor Augen. Gleichzeitig werden Ihnen alle wichtigen Details angezeigt. Ein Klick auf den Kunden offenbart Ihnen die lĂŒckenlose E-Mail-Kommunikation. On top kommen persönliche Ansprachen in E-Mail-Nachrichten mit selbstlernender Funktion. Grundlage sind die erkannten Vornamen der ausgewĂ€hlten E-Mail-Adresse.

  • Individuelle Ordnerstruktur

    Ordner können nicht nur auf Ihrem Desktop fĂŒr Ordnung sorgen. Auch im E-Mail-Programm kann eine durchdachte Ordnerstruktur mehr Übersicht schaffen. Folgen Sie beispielsweise unseren Tipps oben und kategorisieren Sie eingehende Nachrichten im Zuge Ihres E-Mail-Managements! Hierzu mĂŒssen Sie lediglich die passenden Ordner anlegen. So können Nachrichten entsprechend ihrem Thema oder Inhalt spĂ€ter ganz einfach via Drag-and-Drop an die richtige Stelle verschoben werden. Mithilfe der cleveren Kombination aus Schlagwörtern und E-Mail-Regeln lĂ€sst sich dieser Vorgang sogar teilautomatisieren.

TecArt CRM Pro testen Live-VorfĂŒhrung: Einfach einloggen!

Das TecArt CRM Pro ist eine modular aufgebaute CRM-Software. Das Basis-System enthĂ€lt einen E-Mail-Client, der automatisch alle eingehenden Nachrichten und deren Daten mit weiteren Modulen (wie Kontakten) verknĂŒpft. Testen Sie die E-Mail-Management-Software live in der Cloud - vollkommen kostenfrei und unverbindlich! Bitte beachten Sie, dass die Live-Demo nur Testdaten enthĂ€lt und jeden Tag um 0 Uhr auf ihren Ursprungszustand zurĂŒckgesetzt wird! Benutzen Sie in der Live-Demo daher bitte keine echten oder personenbezogenen Daten!

Alle CRM Module ansehen

E-Mail-Management Software | Kommunikation im Unternehmen Im Direktvergleich: TecArt CRM Pro vs. Outlook

Unser E-Mail-Management glĂ€nzt mit dem "Look and Feel" gĂ€ngiger Mail-Clients, wie Microsoft Outlook. Allerdings wurde unsere Lösung nicht fĂŒr den privaten Gebrauch, sondern fĂŒr Ihre moderne BĂŒrokommunikation konzipiert. Der Funktionsumfang beinhaltet eine zentrale Lösung fĂŒr gemeinsame E-Mails, Kontakte, Termine und mehr. Selbst Live-Dokumentenbearbeitung und teamĂŒbergreifendes Arbeiten an Aufgaben gehören dazu. Durch die ortsunabhĂ€ngige und zentrale VerfĂŒgbarkeit aller Informationen können Sie Ihre Ressourcen kostensparend einsetzen. So orchestrieren Sie Ihre E-Mail-Verwaltung erfolgreich!

FunktionDetailbeschreibungTecArtÂźOutlook
Termine & Aufgaben aus E-Mails generierenPer Mausklick können aus E-Mails heraus Aufgaben und Termine erstellt werden. Der E-Mail-Text wird dabei automatisch in das Notizfeld ĂŒbernommen.
Anpassung der persönlichen AnredeDas System passt die Anrede im Textfenster der E-Mail anhand der E-Mail-Adresse automatisch an.
E-Mail als Dokument ablegenJede E-Mail kann als Dokument separat an anderer Stelle im System abgespeichert werden.
Abwesenheitsverwaltung fĂŒr Mitarbeiter
Urlaubsverwaltung fĂŒr Mitarbeiter

Geringer Administrations- und Pflegeaufwand

DateianhÀnge an E-Mails, Terminen, Aufgaben, Notizen und Kontakten

Geeignet fĂŒr Windows, Mac (OSX), ChromeOS und Linux

Sichere Cloud in Deutschland (zertifiziert nach ISO 27001) oder eigenes Hosting

Nutzer-Accounts ohne Arbeitsplatzinstallation anstatt Hardware-Lizenzen

Keine WerbevertrÀge und Daten-Export in Standardformaten (wie CSV) möglich