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E-Mail Management Software | E Mail Kommunikation im Unternehmen Orchestrieren Sie Ihre E-Mail Verwaltung fĂŒr mehr GĂ€nsehaut in der Unternehmenskommunikation!

Sichere E-Mail Management Software fĂŒr Unternehmen aus Deutschland - TecArt CRM Pro ausgezeichnet und zertifiziert

Angesichts der Mega-Flut an tagtĂ€glich anfallenden E-Mails gehört ein durchdachtes E-Mail-Management zur absoluten Geheimwaffe im Unternehmeralltag. Durch die explosionsartige Verbreitung von Marketing-Automation-Software werden die E-Mail-PostfĂ€cher von Arbeitnehmern regelrecht ĂŒberflutet. Hinzu kommen unzĂ€hlige automatische Status-E-Mails aus CRM-Software, Ticketsystemen und Projektmanagement-Tools. Der Anteil von echter Kommunikation mit Ihrem GeschĂ€ftspartner nimmt stark ab. Das Risiko, wirklich wichtige E-Mails schlichtweg zu ĂŒbersehen, steigt tĂ€glich.

Einfach schade, wenn Ihnen 250 € Skonto entgehen oder vielleicht sogar die AuftragsbestĂ€tigung ĂŒber den Deal des Monats.

Die in- und externe Kommunikation zu Kundenanfragen, Angeboten und Akquise ist wohl die wichtigste Kommunikation des Tages. Entsprechende Inhalte und Antworten mĂŒssen daher auf den Punkt geschrieben sein. Die QualitĂ€t dieser E-Mails wird in der Antwortrate gemessen. Viel zu wenig Unternehmen schenken dieser wertvollen Kennzahl bis dato Beachtung. Das macht es natĂŒrlich schwierig, die InformationsqualitĂ€t wirklich zu bewerten.

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter weiterhin dem modernen Kommunikationsfluss gerecht bleiben, ohne dabei andere TĂ€tigkeiten zu vernachlĂ€ssigen, bietet sich der Einsatz einiger Organisationstechniken sowie Collaborationslösungen und Groupware an. Hier finden Sie wertvolle Tipps fĂŒr eine nachhaltige Strategie, die die KommunikationsqualitĂ€t steigert. Unterm Strich sparen Sie dadurch wertvolle Zeit bei der tĂ€glichen Arbeit!

E-Mail-Organisation im Unternehmen | E Mail Management Tipps 4 wertvolle Praxistipps zur besseren Organisation von E-Mails

Der erste Schritt zu einem besseren E-Mail-Management ist das richtige Timing. Das bedeutet, Sie versenden und arbeiten Ihr eigenes E-Mail-Postfachs nur zu ganz bestimmten Zeiten ab. Das erfordert genaues Beobachten Ihres ĂŒblichen Arbeitsalltages. Daraus ziehen Sie wichtige SchlĂŒsse ĂŒber den idealen Zeitpunkt fĂŒr das Empfangen und Senden. Idealerweise rufen und bearbeiten Sie E-Mails nur ein bis zwei Mal am Tag. Diese Reduktion fĂŒhrt zu mehr Struktur in der Arbeit. Ruhepausen werden genau dafĂŒr auch genutzt und nicht, um sich mit vermutlich sinnlosen E-Mails abzulenken. Die anderen Zeitabschnitte sind fĂŒr das konzentrierte Arbeiten gedacht. DarĂŒber hinaus kann durch einen zeitlich optimierten E-Mail-Verkehr eine nachweislich bessere Response-Rate erzielt werden. Wieso das der Fall ist, lĂ€sst sich am typischen Arbeitsalltag ablesen:

07:30 - 10:00 Uhr: Arbeitsbeginn Um diese Zeit beginnt fĂŒr die meisten Deutschen der Arbeitstag. Sie kennen es selber: Sobald der Computer hochgefahren und der erste Kaffee in der Tasse ist, wird die E-Mail Software gestartet. Wichtige Meetings und Termine fallen selten in die Morgenstunden und so werden eingehende E-Mails schnell wahrgenommen und bearbeitet.

14:00 - 15:00 Uhr: Die zweite TageshĂ€lfte Gegen 14 Uhr ist die Mehrzahl der Mitarbeiter aus der Mittagspause zurĂŒck und sitzen am Arbeitsplatz. Zu dieser Zeit können Sie ebenfalls mit schnellen Antworten rechnen. Oftmals ist der erste Arbeitsschritt nach der Mittagspause der, das eigene E-Mail-Postfach zu ĂŒberprĂŒfen. Bevor die nĂ€chste Arbeitsphase oder das nĂ€chste Meeting beginnt, arbeiten viele Ihren E-Mail-Verkehr ab und beantworten offene Fragen. Dann haben sie Ruhe fĂŒr die offenen Aufgaben und den restlichen Tag.

19:00 - 22:00 Uhr: Feierabend Zu dieser Zeit werden wohl fast alle mit den nebenberuflichen Pflichten fertig sein und sich entspannen wollen. Das klingt nicht nach dem optimalen Zeitpunkt eine E-Mail zu schreiben. NatĂŒrlich ist es nicht die beste Art, Kollegen oder Kunden außerhalb der Arbeitszeit anzuschreiben. Deshalb rechnen sie zu dieser Zeit nicht wirklich mit einer Antwort. Jedoch kann es trotzdem sinnvoll sein, die E-Mail noch am Abend abzuschicken. Laut Umfragen surfen rund drei Viertel der Deutschen nach der Arbeitszeit im Internet. Die Chancen stehen also gut, dass Ihre Nachricht zumindest wahrgenommen und vom EmpfĂ€nger bereits am Abend fĂŒr den nĂ€chsten Arbeitstag eingeplant wird. Falls es doch nicht dazu kommt, findet sich Ihre Nachricht am nĂ€chsten Tag womöglich gar an erster Stelle im E-Mail-Postfach des EmpfĂ€ngers wieder und genießt damit besondere Aufmerksamkeit.

Um den E-Mail-Verkehr im Blick zu behalten und im Postfach fĂŒr Ordnung zu sorgen, bietet es sich an, ein gut funktionierendes Organisationskonzept zu finden. Eine gute Möglichkeit, Ordnung in Ihr Postfach zu bringen, ist die Kategorisierung eingehender E-Mails. So lassen sich wichtige Nachrichten schnell identifizieren und Sie reagieren automatisch schneller auf wichtige Anfragen. Eine Möglichkeit der Kategorisierung sieht wie folgt aus:

  • PrioritĂ€t A: Schnellstmöglich beantworten
  • PrioritĂ€t B: Umgehend bearbeiten
  • PrioritĂ€t C: SpĂ€ter lesen
  • PrioritĂ€t D: E-Mail Archivierung
  • PrioritĂ€t E: Löschen

Viele E-Mail-Programme und WeboberflÀchen bieten heutzutage automatisierte Hilfsmittel, um der Kommunikationsflut Herr zu werden. Diese Funktionen des E-Mail Managements können eine enorme Zeitersparnis bieten, wenn sie richtig eingesetzt werden. Mögliche Funktionen sind:

  • Lernende Spam-Filter
  • Automatischer E-Mail Abruf
  • Einrichtung von E-Mail Filtern

Wie wahrscheinlich ist eine zeitnahe Antwort auf eine versandte E-Mail? Statt der ĂŒblichen Grußformeln "Mit freundlichen GrĂŒĂŸen" oder "Beste GrĂŒĂŸe" drĂŒcken Sie besser Dankbarkeit aus! Dies fĂŒhrt zu mehr und schnelleren Antworten. Dies fand Boomerang bei der Auswertung eines Plugins zur E-Mail-Verwaltung von ĂŒber 350.000 E-Mails heraus. Passend ĂŒbersetzt aus dem Englischen lauten die erfolgreichen AbschlußsĂ€tze wie folgt:

  • Danke im Voraus – Antwortrate: 65,7 Prozent
  • Danke – Antwortrate: 63,0 Prozent
  • Ich danke dir – Antwortrate: 57,9 Prozent
Kundenverwaltung Software Vergleich Tecart Outlook Png

E Mail Management in Unternehmen | Infopaper PDF Download Darum setzt der Mittelstand auf CRM statt Outlook!

  • Vor- und Nachteile von Outlook im B2B GeschĂ€ft
  • TecArtÂź und Outlook im Vergleich (Infografiken & Tabelle)
  • Case Studies von Kunden, die Outlook erfolgreich abgelöst haben

E-Mail Management Software Produkttour So kann professionelles E-Mail-Management fĂŒr Unternehmen aussehen

Der TecArt E-Mail Client ist vollstĂ€ndig integriert in die TecArt Software. Durch zahlreiche Automatismen sparen Sie Ressourcen beim tĂ€glichen E-Mail-Management und nutzen wertsteigernde Synergien im Marketing, Vertrieb, Projektmanagement etc. So gewinnen Sie Zeit fĂŒr die wirklich wichtigen Dinge - z. B. Umsatzsteigerung! Unser Programm organisiert Ihre E-Mails nicht nur blitzschnell, es bietet Ihnen auch jede Menge interessante und modulĂŒbergreifende Zusatzoptionen. Es folgt ein kleiner Auszug. Werfen Sie mal einen Blick drauf!

E Mail Management Dashboard Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png
Komfortabler E-Mail-Client inklusive Dashboard

Nutzen Sie in unserer E-Mail-Verwaltung alle gĂ€ngigen FunktionalitĂ€ten eines E-Mail Clients im gewohnten Look & Feel von Outlook und lassen Sie sich von umfassenden Extras ĂŒberzeugen! Filtern Sie Ihre elektronische Post z. B. nach selbst erstellten Kriterien. Sie können ebenfalls mehrere E-Mail-Konten anlegen und hierbei gleiche oder verschiedene Filterfunktionen anwenden. Den SofortĂŒberblick zu neuen E-Mails liefert Ihnen das Dashboard.

E Mail Management Filter Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png
Automatische Filter fĂŒr eine schnelle Zuordnung und Navigation

Profitieren Sie von zahlreichen und vielschichtigen Zuordnungs- und Filterfunktionen innerhalb der Software! Über das KontextmenĂŒ unserer E-Mail-Verwaltung können Sie Ihre elektronischen Nachrichten manuell sortieren oder direkt aus einer E-Mail heraus ein Trouble-Ticket, einen Termin oder eine Aufgabe erstellen. Alle bisher im System erfassten Daten werden dabei automatisiert in die entsprechenden Felder ĂŒbernommen.

E Mail Client Ansicht 3 Spaltig Tecart Crm Pro PngLaptop Shadow Png
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Änderungen im System

Abonnieren Sie Projekte oder Kontakte, um Ihren steigenden E-Mail-Verkehr besser koordinieren zu können! Im Kopfbereich der E-Mail-Vorschau werden alle AktivitÀten einer E-Mail automatisch dokumentiert. Hier zeigt Ihnen unser Tool direkt an, ob Mitarbeiter A Ihnen eine E-Mail weitergeleitet hat, diese von Mitarbeiter B bereits beantwortet oder von Mitarbeiter C im entsprechenden Kontakt abgelegt wurde. Ein Blick - alles da!

  • Beliebig viele E-Mail-Accounts

    Richten Sie unbegrenzt viele E-Mail-Accounts ĂŒber POP3- und IMAP-Protokoll ein! Mit unserem vollintegrierten E-Mail-Client verwalten Sie sowohl persönliche als auch Gruppen E-Mail Konten ĂŒbersichtlich und einfach. Sie können sĂ€mtliche Domains und FreeMail-Anbieter (wie Google Mail, GMX oder Web.de) eintragen. So haben Sie alles an einem Platz und ein Login ist ausreichend, um alle Ihre E-Mails gesammelt verwalten zu können.

  • Unterschiedliche Personalisierung

    Um den E-Mail-Verkehr weiter zu filtern, sollten Ihre Nachrichten eine beziehungsabhĂ€ngige Personalisierung enthalten. GeschĂ€ftliche Kontakte werden mit „Sehr geehrte(r) Herr/Frau“ angesprochen, wĂ€hrend Bekannte mit einem „Hallo Herr/Frau“ begrĂŒĂŸt werden und private Nachrichten mit „Hi “ oder Ă€hnlichem beginnen. Diese Zuweisung lernt die E-Mail Funktion im TecArt CRM Pro selbststĂ€ndig. Genauso kann die Einstellung natĂŒrlich auf Kontakt- oder E-Mail-Ebene vorgenommen werden.

  • Eigene Suchfunktion

    Wenn einen alle Ordnung nicht weiterbringt oder eine Ă€ltere Nachricht gefunden werden muss, hilft die Suchfunktion. Nutzen Sie unsere performante Volltextsuche, mit der sich auch in großen PostfĂ€chern die gewĂŒnschte Nachricht in Sekundenschnelle auffinden lĂ€sst! Sie suchen und filtern bestimmte E-Mails unter Angabe spezieller Eigenschaften sowie der Eingabe definierter Suchbegriffe anhand des Betreffs, Absenders, EmpfĂ€ngers oder Nachrichtentextes.

  • Selbstlernender SPAM-Filter

    Ohne einen Spamfilter kommt keiner mehr aus. Das wird besonders klar, wenn der Blick in den Spam-Ordner fĂ€llt. Die meisten E-Mail-Anbieter stellen bereits vorkonfigurierte Spamfilter bereit. Es lohnt sich jedoch, diese weiter zu verbessern, indem unerwĂŒnschte E-Mails vom Benutzer nicht einfach gelöscht, sondern auch als Spam markiert werden. Anhand Ihrer nachtrĂ€glichen Einstellungen lernt der TecArt Spamfilter selbststĂ€ndig dazu. In der Folge wird Ihr Postfach zukĂŒnftig nur noch relevante E-Mails enthalten.

  • Automatische VerknĂŒpfungen

    Kontext ist wichtig! Damit Sie schnell ĂŒber alle wichtigen Informationen verfĂŒgen, lassen sich verschiedene Datenquellen in Ihren E-Mail-Workflow integrieren. Das E-Mail Management im TecArt CRM Pro bietet eine automatische VerknĂŒpfung eingehender und ausgehender E-Mails zu vorhandenen Kundeninformationen (Personen oder Lieferanten) sowie Projekten. Dies sorgt dafĂŒr, dass Sie bei der Kommunikation mehr als nur die aktuelle Anfrage vor sich haben. Gleichzeitig werden Ihnen alle wichtigen Details angezeigt. Ein Klick auf den Kunden offenbart Ihnen die lĂŒckenlose E-Mail-Kommunikation mit selbigem. On Top kommen persönliche Ansprachen in E-Mail-Nachrichten mit selbstlernender Funktion auf Grundlage erkannter Vornamen aus der ausgewĂ€hlten E-Mail-Adresse.

  • E-Mail-Vorlagen und Textbausteine

    Gerade bei der Bearbeitung von Kundenanfragen gleichen sich oftmals die Antworten. Haben Sie wiederkehrende KommunikationsverlĂ€ufe identifiziert, lohnt es sich, entsprechende Textbausteine oder E-Mail-Vorlagen anzulegen, um damit wertvolle Zeit einzusparen. Sie können im TecArt CRM Pro zusĂ€tzliche Variablen fĂŒr Produkte, Artikelpreise oder Dienstleistungen verwenden. So werden Ihre Vorlagen ohne manuelles Zutun immer die aktuellen Preise und Artikellisten enthalten. Abwesenheitsnotizen können mit individuellen Texten und weiteren nĂŒtzlichen Funktionen (z. B. einem Beginn und Ende sowie einem Intervall fĂŒr die Weiterleitung Ihrer E-Mails an ausgewĂ€hlte Mitarbeiter) versehen werden.

  • Individuelle Ordnerstruktur

    Ordner können nicht nur auf Ihrem Desktop wortwörtlich fĂŒr Ordnung sorgen. Auch im E-Mail-Programm kann eine durchdachte Ordnerstruktur mehr Übersicht schaffen. Folgen Sie z. B. dem obigen Tipp, eingehende E-Mails zu kategorisieren! Hierzu legen Sie die entsprechenden Ordner an und verschieben die E-Mails entsprechend ihrem Thema oder Inhalt einfach via Drag & Drop an die richtige Stelle. Mithilfe der cleveren Kombination aus Schlagwörtern und E-Mail-Regeln lĂ€sst sich dieser Vorgang sogar teilautomatisieren.

  • Filterfunktion zur automatischen Sortierung

    Die optionalen Funktionen fĂŒr eine automatisierte Ablage aller eingehenden und ausgehenden E-Mails zu Kontakten, Projekten oder Tickets können vollkommen frei erstellt werden. Durch diese sehr spezifischen Einstellungsmöglichkeiten folgt Ihr E-Mail-Management am Ende genau Ihren individuellen Regeln. Dies entlastet alle Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der tĂ€glichen Flut an E-Mails. Und ĂŒber die vollstĂ€ndige Kommunikationshistorie im Kundenkontakt bleiben Übersicht und AuskunftsfĂ€higkeit jederzeit gewahrt.

TecArt CRM Pro testen Live Demo einfach einloggen

Das TecArt CRM Pro ist eine modular aufgebaute CRM Software. Das Basis System enthĂ€lt einen E-Mail Client, der automatisch alle eingehenden E-Mails und deren Daten mit den weiteren Modulen, wie z.B. Kontakten verknĂŒpft. Testen Sie die E-Mail-Management-Software live in der Cloud - vollkommen kostenfrei und unverbindlich! Bitte beachten Sie, dass die Live-Demo nur Testdaten enthĂ€lt und jeden Tag um 0 Uhr auf Ihren Ursprungszustand zurĂŒckgesetzt wird. Benutzen Sie in der Live Demo bitte keine echten oder personenbezogenen Daten!

E Mail Management Software | Kommunikation im Unternehmen TecArt CRM Pro im Direktvergleich mit Outlook

Unser E-Mail-Management glĂ€nzt mit dem Look-and-Feel gĂ€ngiger Mail Clients, wie z. B. Microsoft Outlook. Allerdings wurde unsere Lösung nicht fĂŒr den privaten Gebrauch, sondern fĂŒr Ihre moderne BĂŒrokommunikation konzipiert. Der Funktionsumfang beinhaltet eine zentrale Lösung fĂŒr gemeinsame E-Mails, Kontakte, Termine und mehr. Selbst Live-Dokumentenbearbeitung und teamĂŒbergreifendes Arbeiten an Aufgaben gehören dazu. Durch die ortsunabhĂ€nige und zentrale VerfĂŒgbarkeit aller Informationen können Sie Ihre Ressourcen kostensparend einsetzen.

FunktionDetailbeschreibungTecArtÂźOutlook
Termine & Aufgaben aus E-Mails generierenAus E-Mails können per Mausklick Aufgaben und Termine erstellt werden. Der E-Mail Text wird dabei automatisch in das Notizfeld ĂŒbernommen.
Anpassung der persönlichen AnredeDas System passt die Anrede im Textfenster der E-Mail anhand der E-Mail-Adresse automatisch an.
E-Mail als Dokument ablegenJede E-Mail kann als Dokument separat an anderer Stelle im System abgespeichert werden.
Abwesenheitsverwaltung fĂŒr Mitarbeiter
Urlaubsverwaltung fĂŒr Mitarbeiter

Geringer Administrations- und Pflegeaufwand

DateianhÀnge an E-Mails, Terminen, Aufgaben, Notizen und Kontakten

Geeignet fĂŒr Windows, Mac (OSX), ChromeOS und Linux

Sichere Cloud in Deutschland (zertifiziert nach ISO 27001) oder eigenes Hosting

Nutzer Accounts ohne Arbeitsplatzinstallation statt Hardware Lizenzen

Keine WerbevertrÀge und Daten-Export in Standardformaten wie CSV möglich