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Häufig gestellte Fragen & Antworten

Allgemeines

TecArt bietet eine Business Software, die bislang separate IT-Komponenten, Einzellösungen und Anwendungsbereiche in einem einzigen System zusammenfügt (Systemintegration). Die TecArt-Software ist dabei Kommunikationszentrale, Vorgangsmanagementsystem, digitale Kundenakte, Geschichtsbuch und Lexikon Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation. So werden Insellösungen vermieden und die Arbeitsorganisation wesentlich erleichtert und verschlankt. Durch den modularen Aufbau der Software lässt sich die Funktionstiefe individuell auf den jeweiligen Kundenbedarf ausrichten und bei Bedarf erweitern.

Enorm vielfältige Möglichkeiten der individuellen Anpassung werden den Bedürfnissen von Kunden aus unterschiedlichsten Branchen gerecht - vom Einzelunternehmer bis hin zum großen Mittelständler. TecArt-Software wird von Unternehmen aus dem Baugewerbe, Ingenieurbüros, Agenturen, Beratungsunternehmen und anderen Dienstleistern, dem produzierenden Gewerbe, Telekommunikations- und Energiegesellschaften, Institutionen des öffentlichen Dienstes, Vereinen, Handwerksbetrieben, anderen Software-Herstellern, Bildungsträgern, Handelsunternehmen usw. eingesetzt. Zentrale Einsatzfelder ergeben sich in allen administrativen Bereichen (wie Sekretariat, BackOffice, Buchhaltung, Controlling, Personal) als auch in Vertrieb und Marketing sowie im Service- und Projektmanagement.

Die Entscheidung für eine neue Unternehmenssoftware ist von enormer strategischer Relevanz und hat Einfluss auf Ihr Datenmanagement und die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmens oder Ihrer Organisation. Grundlage einer Entscheidung sollte daher stets eine solide Bedarfsanalyse sein. Sie sollten Ihre Wünsche priorisieren (z. B. in verpflichtend, wichtig und nice-to-have). Im Idealfall haben Sie im Rahmen Ihrer Evaluation einen internen Workshop (ggf. mithilfe eines seriösen IT-Beratungsunternehmens) durchgeführt. Um die für Sie besten Wege zur Realisierung Ihrer Anforderungen zu erarbeiten, empfehlen wir einen TecArt-Beratungsworkshop, auf dessen Grundlage ein konkreter Lösungsansatz und Fahrplan zur Umsetzung erstellt werden kann. Eine Budgetierung des Vorhabens hilft, eine unter allen wichtigen Gesichtspunkten optimale Lösung zu erarbeiten.

Der Zugriff über den Desktop-Rechner und Laptop unter Microsoft Windows, Apple MacOS oder Linux erfolgt entweder über einen der gängigen Internetbrowser oder die Desktop-App "TecArt-Starter" (für Windows, macOS und Linux) für eine optimale Desktop-Integration.

Die Nutzung auf Smartphones und Tablets ist auf verschiedenen Wegen möglich: Je nach Gerätehersteller und Plattform (Apple iOS oder Google Android) können E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Notizen via "TecArt-Push" auf das Mobilgerät synchronisiert werden. Wir empfehlen die Nutzung von Apple iOS aufgrund der sauberen Implementierung des Synchronisationsdienstes.
Zudem gibt es eine Web-App für den lesenden Zugriff in Echtzeit bei bestehender Internetverbindung. An einer nativen App, die auch für den Offline-Einsatz geeignet ist, wird gearbeitet.

Da der Zugriff auf die Software allein über einen Browser erfolgt, ist der Einsatz des Desktop-Betriebssystems prinzipiell irrelevant. Deshalb kann die die TecArt-Software neben Windows und macOS auch auf weniger verbreiteten Betriebssystemen wie sämtliche Linux-Distributionen oder Google's Chromebook verwendet werden. Die Desktop-App "TecArt-Starter" ist für Windows, macOS und Linux verfügbar.
Zur Nutzung der mobilen Dienste "TecArt-Push" und "TecArt WebApp" eignen sich sowohl Google Android als auch Apple iOS.

Die TecArt-Software ist mit allen gängigen Browsern kompatibel. Wir empfehlen die Nutzung von Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari oder des kostenfreien TecArt-Starters als Desktop-Browser.

Die TecArt Business Software nimmt eine Trennung von Datensätzen über die detaillierte Rechteverwaltung vor und ist damit quasi mandantenfähig. Der Vorteil liegt in einer einfacheren Handhabung bei gleicher Sicherheit. So kann doppelte Datenhaltung innerhalb einer Firmengruppe vermieden werden und trotzdem erhält jeder „Mandant“ seinen eigenen Datenpool über dedizierte Datenrechte. Die Administration kann dabei auch zentral für alle Mandanten erfolgen. Unternehmerische Herausforderungen (wie bspw. Umstrukturierungen) sind über dieses Prinzip einfacher zu handhaben, als über klassische Mandantschaften (absolute Trennung der Datenbanken). Bei der Rechnungslegung wird weiterhin auf eine klassische Mandantenfähigkeit gesetzt, da jede Unternehmung einer Firmengruppe ihre eigenen Fakturierungsvorgänge abbilden muss.

Die Installation der TecArt-Software und die Datenhaltung erfolgt stets zentral auf einem Server. Abhängig von der bevorzugten Bereitstellungsvariante, geschieht dies entweder bei der TecArt GmbH in Erfurt oder auf dem Kundenserver. Daher ist stets eine Netzwerkverbindung (Internet oder internes Firmennetzwerk) erforderlich.

In der Bereitstellungsvariante Cloud (Software-Miete) werden pro Nutzer 5 GB Datenspeicher für das Gesamtsystem zur Verfügung gestellt. Der Datenspeicher ist also nicht auf die einzelnen Nutzer beschränkt. Einem System mit 5 Nutzern stehen somit standardmäßig 25 GB Datenspeicher zur Verfügung, welcher natürlich individuell erweitert werden kann. Für Server-Systeme (Software-Kauf) ist die Menge des Datenspeichers abhängig von der Festplattenkapazität des Kundenservers.

Es besteht die Möglichkeit, das System mehrsprachig zu nutzen. Neben Deutsch und Englisch können weitere Sprachen (wie Italienisch, Portugiesisch, Spanisch, Französisch, Polnisch) auf Wunsch freigeschaltet werden. Wie kann ich die Software testen? Zum Testen der Software gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Live-Demo mit Testdaten (ohne Registrierung),
  • TecArt Business Free (lokale TecArt Business Installation im unlimitierten Freemium-Paket) und
  • 30-Tage Testzugang (mit Testdaten und Zugriff auf die Administration).

Am Einfachsten ist es, Bestandsdaten über den CSV-Import in das TecArt-System einzuspielen. Eine direkte Datenübernahme aus verschiedensten Software-Systemen ist über die Web-Schnittstellen (API oder Webservices) möglich. Über diesen Weg kann auch ein permanenter Datenabgleich (Synchronisation) unidirektional oder bidirektional realisiert werden. Bei Fragen zum Thema beraten wir Sie gern.

Unsere Grundidee ist es, jegliche Kommunikation, alle Vorgänge und Daten bzw. Dokumente innerhalb einer zentralen Software abzubilden, um auf in sich abgeschlossene Insellösungen verzichten zu können. TecArt bietet Ihnen wesentlich mehr Funktionalität und Sicherheit als Outlook. Zudem sind die klassischen Funktionalitäten (wie Kontakte, E-Mails, Termine und Aufgaben) hervorragend in das Gesamtsystem eingebunden. Wenn Sie zusätzlich zum TecArt-System Ihr bisheriges Outlook parallel weiterverwenden möchten, ist über das Active-Sync-Protokoll eine Synchronisierung zu einem Outlook ab Version 2013 möglich. Ihre E-Mail-Accounts können Sie als IMAP-Konfiguration immer in beiden Systemen einbinden und abrufen.

Produkte und Lizenzmodell

Grundsätzlich wird in der Informationstechnologie zwischen 2 Lizenzierungsformen unterschieden. Zum einen findet das Concurrent-User-Lizenzmodell (bei dem die Anzahl der zeitgleich zugreifenden Nutzer festgelegt wird) und zum anderen das Named-User-Lizenzmodell bei verschiedenen Softwarelösungen Anwendung. Der TecArt Business Software liegt das Named-User-Lizenzmodell zugrunde, bei dem die maximale Anzahl der Nutzer festgelegt wird, die mittels eines registrierten Zugangs Zugriff auf die Software haben.

Die Cloud-Variante (Softwaremiete) stellt eine sogenannte Software on Demand oder Software-as-a-Service (SaaS-Lösung) dar. Hierbei wird die Software nicht bei Ihnen auf einem Rechner installiert, sondern über den Browser (genau wie eine Webseite oder beim Zugriff auf das GMX E-Mail-Konto) direkt von den TecArt-Servern abgerufen. Hier liegen auch Ihre Daten, ähnlich wie Ihre E-Mails bei Ihrem Mail-Anbieter. Sie nutzen und zahlen genau den Umfang, den Sie auch tatsächlich benötigen. Die Abrechnung erfolgt monatlich. Auf dieser Basis lässt sich die Software bequem an Ihre jeweilige Unternehmenssituation anpassen (skalieren) und verschafft Ihnen ein Maximum an Flexibilität und Entscheidungssicherheit. Der Aufwand für die Server-Technik, das Hosting, Backups, Sicherheit, Verfügbarkeit usw. liegt bei TecArt und ist im Preis inbegriffen. Der monatliche Mietpreis verhält sich zudem bilanzneutral. Die Miet-Variante eignet sich besonders für KMUs bis ca. 20 Mitarbeitern (Benutzern).

Die Server-Variante (Softwarekauf) bezeichnet man auch als Software on Premise oder Inhouse-Systeme. Das System wird einmalig gekauft und auf eigenen Servern installiert. Dazu muss die Lizenz für das gewünschte Software-Paket erworben werden. Die Daten liegen physisch betrachtet direkt im Unternehmen vor. Auf dieser Basis bietet Ihnen unsere Server-Lösung eine unabhängige Softwarenutzung zum einmaligen Kaufpreis für den Einsatz innerhalb Ihres eigenen Netzwerkes. Die Kauf-Variante eignet sich insbesondere für Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern (Benutzern).

Der Umstieg von einem gemieteten Cloud-System auf ein gekauftes Server-System ist jederzeit möglich. Ihre Daten können problemlos bei der Installation übernommen werden.