Don Bosco Schulverein e.V.

Aufgabenstellung

Im Rahmen einer Zertifizierung suchte der Verein eigentlich „nur“ nach einer geeigneten Dokumentensoftware, die den neu erstellten Aktenplan mit entsprechenden Rechten auf einfache Weise umsetzen kann. Allerdings war hier von vornherein klar, dass dies viel zu wenig ist. Vielmehr fehlte es an einer geeigneten Software für den Verwaltungsbereich, um die verschiedenen administrativen Aufgaben zu erfüllen. Die bisher eingesetzte Software sowie die Datenbanken waren veraltet, so dass immer wieder improvisiert werden musste.

Lösung

Die Anforderungen seitens des Vereins waren sehr vielschichtig. Die Server-Variante (Inhouse-Lösung) der TecArt Business Software musste daher in vielen Punkten auf diese Kundenwünsche und -bedürfnisse konfiguriert werden. Hierzu im Folgenden einige konkrete Beispiele: Um die verschiedenen Kontakte bzw. Kontaktgruppen (Schüler mit Klassenstufe, Eltern, Mitarbeiter etc.) geeignet erfassen zu können, mussten verschiedene benutzerdefinierte Templates erstellt werden. Dadurch lassen sich nun auch die jeweiligen Schülerakten im TecArt-System hinterlegen.

Für jedes Schuljahr und jede Klasse bzw. Klassenstufe wurde ein eigenes Projekt angelegt. Dort werden nun Elternbriefe, Terminkalender, Noten u.v.m. für die Eltern abgelegt. Diese haben durch einen externen Zugriff jederzeit Einblick in dort hinterlegte Informationen. Andere Projekte (wie bspw. Bau-/Umbauprojekte, Schadensfälle, Vorhaben etc.) sind ebenfalls mit eigenen Templates angelegt. Sehr gelegen kamen dem Träger auch die Rechnungskonten, denn jeder Schüler erhält in regelmäßigen Abständen eine Rechnung über die Schulbuchausleihe, Kopierkosten und Schulmaterialien. Bisher wurde das Ganze mühsam per Hand in einer Excel-Liste zusammengestellt. Hinzu kam das Problem, alle Kosten zusammenzutragen, da mehrere Personen involviert waren. Mit dem Rechnungsmodul der TecArt-Software ist das nun kein Problem mehr.

Auch das Ticketsystem dient einer guten Verwendung. Hiermit werden u.a. die Spenden verwaltet und am Jahresende mit wenigen Handgriffen eine Jahresspendenquittung für jeden Spender erstellt. Weiterhin fungiert das TecArt-System als Dokumentenmanager, wobei die Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte entsprechend gesetzt sind. Hervorzuheben ist die leichte Bedienbarkeit und die Dokumentenvorlagen, die direkt auf die Kontaktfelder zurückgreifen können. So sind viele Einträge schon bei der Erstellung des Dokuments vorhanden bzw. vorausgefüllt. Der Verein erfasst mit TecArt zudem alle schulischen sowie auch behördlichen Termine. Sehr hilfreich ist dabei nicht nur die Erinnerungsfunktion, sondern auch die Möglichkeit, entsprechende Dokumente, E-Mails etc. beim Termin zu hinterlegen. Auch hinsichtlich des E-Mail Clients hat TecArt die ehemalige Software abgelöst. Sehr vorteilhaft ist die Gruppen-E-Mail-Funktion mit den entsprechenden Markierungsmöglichkeiten. Jetzt sieht jedes Gruppenmitglied auf einen Blick, welche E-Mail bereits bearbeitet wurde bzw. sich noch in Bearbeitung befindet. Darüber hinaus befinden sich noch weitere Software-Module, wie bspw. die Urlaubs- oder Dienstplanung, in nützlicher Verwendung.

Kundennutzen

Mit der TecArt-Software ist nunmehr nur noch ein System zu verwalten, was dem Verein viel Aufwand und Zeit erspart. Die Angst vor einer so großen Systemumstellung war zwar groß aber unbegründet und hat sich „Gott sei Dank“ nicht bestätigt. Die technische Umstellung als auch die Umgewöhnung bei den Mitarbeitern war kein Problem.

Das System findet bei knapp 100 aktiven Nutzern einen breiten Einsatz im täglichen Schulgeschehen – sowohl bei Lehrern, Angestellten als auch im administrativen Bereich. Die Software erlaubt eine bessere Koordination sowie die papierlose Integration externer Institutionen, Eltern, Förderern etc. Ob ein einfacher E-Mail-Versand, eine schnelle Kommunikation über Chat, unkomplizierte Terminvereinbarungen, neu einzupflegende Kontaktdaten u.v.m. – alles lässt sich über nur eine Software abwickeln. Zudem lässt sie sich auf aktuelle Bedürfnisse wie bspw. zusätzliche Felder oder Templates jederzeit anpassen. Besonders hob der Verein hervor, dass TecArt eine Software aus einem Guss darstellt, bei der man je nach Zugriffsrecht beim Kontakt alle Informationen auf einen Blick erhält. Es ist kein Umschalten oder Öffnen einer anderen Software nötig und Adressen müssen nur in einem System gepflegt werden. Insgesamt betrachtet, war die TecArt-Software eine lohnende Anschaffung.