HiperScan GmbH

Eine einfach zugängliche Cloud-Lösung, die ohne lokale Installationen auskommt und keinen zusätzlichen Aufwand für eine eigene IT-Infrastruktur verursacht. Eine flexible Verarbeitung und Verwaltung von Kontaktdaten, die sich an unterschiedliche Kundengruppen und Branchen – insbesondere Pharmazie und Industrie – anpassen lässt. Zudem soll eine einheitliche Datengrundlage für alle Abteilungen geschaffen werden, um abteilungsübergreifende Prozesse in Vertrieb, Kundenservice, Marketing, Verwaltung, Personalwesen, Warenwirtschaft und Finanzen zu harmonisieren. Ein weiteres Ziel ist die Optimierung sämtlicher interner und externer Workflows, um Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen zu steigern. Besonders im Fokus steht dabei die digitale Unterstützung des Vertriebs sowie der bundesweit tätigen Außendienstmitarbeiter, die sowohl im Homeoffice als auch direkt beim Kunden auf alle relevanten Informationen zugreifen können sollen.

Die Lösung bietet eine verbesserte Arbeitsorganisation durch klar strukturierte Workflows – von der Marketingkampagne über den Verkaufsprozess bis hin zur Dokumentation. Definierte Zugriffsrechte auf Aufgaben, Projekte, Dokumente sowie integrierte Funktionen wie Urlaubsplanung und automatische Protokollierung (Backup) sorgen für zusätzliche Transparenz und Sicherheit.

Die Kontaktverwaltung dient als zentrales Element mit übersichtlichen Kundenprofilen und einer chronologischen Aktivitätenhistorie, die alle Aufgaben, Termine und Interaktionen bündelt. Kommunikationsprozesse werden einfach, nachvollziehbar und teamübergreifend dokumentiert – dank integrierter E-Mail-, Anruf-, Termin- und Chatfunktionen.

Eine einheitliche Dokumentenbasis mit Versionierung ermöglicht die nachhaltige Verwaltung aller Dateiformate – sowohl im Innen- als auch Außendienst. Durch leistungsstarke Filter- und Indexierungsfunktionen lassen sich Informationen schnell und gezielt auffinden. Zudem stehen umfassende Selektions- und Auswertungsoptionen zur Verfügung, etwa nach Kundenstandorten, Produkten, Bestelldatum oder Anfragetypen. Die integrierte Homeoffice-Lösung mit Remote-Zugriff und mobiler Datensynchronisation über Smartphone und Tablet sichert maximale Flexibilität im Arbeitsalltag – unabhängig vom Standort.

Übersichtliche Kundenpflege: Die HiperScan pflegt im CRM ihre kompletten Kundenbeziehungen. Es werden sowohl die laufende Marketingkampagne als auch die individuelle Terminabstimmung mit dem Kunden und der sich anschließende Verkaufsprozess nachhaltig dokumentiert. Das macht alles zeit- und ortunabhängig für jedermann einseh- und nachvollziehbar. Ein wichtiger Pluspunkt, der sich nicht nur im Kundengespräch bemerkbar macht.
Exzellentes Lead-Management: Das interne Call-Center arbeitet Leads anhand von Kontaktlisten ab. Hierbei sind Filter hilfreich, die die Interessenten z. B. nach Datum, Status oder Kontaktkanal selektierbar machen. Kommt bspw. eine Empfehlung durch einen Messekontakt zustande, wird im Büro zuerst ein Messebogen manuell bearbeitet. Anschließend übernimmt das Marketing die digitale Stammdatenpflege und legt das Dokument im neuen Kontakt ab. Besteht der Wunsch nach einem Demo-Termin vor Ort, wird eine Aufgabe für das Call-Center erstellt und einem freien Bearbeiter zugewiesen. Dieser telefoniert aus dem TecArt CRM heraus mit dem Interessenten und vereinbart einen Termin mit einem der Außendienstler. Wie alle Aktivitäten wird auch dieses Kundengespräch im System dokumentiert. Konnte der Consultant überzeugen, folgen bis zum finalen Vertragsabschluss sicher noch einige weitere Aktivitäten und Notizen zum Kunden. Auf diese Art und Weise ist der gesamte Verkaufsprozess chronologisch und transparent hinterlegt.
Strukturiertes Auftragsmanagement: Kommt es zum Abschluss, scannt der Verkaufsberater das händisch unterzeichnete Kundenangebot ein und legt die PDF-Datei direkt beim Neukunden im CRM ab. Hier ergänzt er weitere, wichtige Bestellinformationen. Natürlich kann ein Auftrag ebenso über den E-Mail-Kontakt ausgelöst werden. Damit das Kundenprojekt rundläuft und nichts vergessen wird, startet der Consultant zudem den Aufgabenprozess, in den die verschiedenen Abteilungen involviert sind. Am Ende mündet alles in der Auftrags- und Vertragsverwaltung des Sage 100 ERP. Die Desktop-Lösung wird bereits seit einiger Zeit auch für Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung eingesetzt und sollte daher auch weiterhin Bestand haben. Die Mitarbeiter, die hierauf keinen Zugriff haben, nutzen eine eigens eintwickelte Schnittstelle im CRM. Diese fungiert als eine Art Sichtfenster, in dem ein Auszug aus dem ERP-System angezeigt wird. So erhalten auch die Mitareiter ohne ERP-Zugang die wichtigsten Positionen und Dokumente zum Kunden via Mausklick angezeigt und bleiben damit jederzeit auskunftsfähig.
Vertrauliche Bewerberkoordination:Die HR Abteilung hat sich die Funktion "Projekte" zunutze gemacht. Über das umfassende Projektmanagement lässt sich der sensible Bewerbungsprozesses bestens abbilden, da er nicht nur vielschichtig ist, sondern auch nach einem eingeschränktem Zugriff verlangt. Schließlich sind Personalangelegenheiten nicht jedermanns Sache und müssen höchst vertraulich behandelt werden.