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ONLYOFFICE Office 365 und der Datenschutz – Warum es Alternativen braucht!

6 Minuten 08.10.2020

Aktuell brodelt es in der digitalen Medienwelt bezĂŒglich der Nutzung von Microsoft Office 365. Ausgangspunkt ist ein Beschluss der Datenschutzkonferenz von Bund und LĂ€ndern, die zurzeit keinen datenschutzkonformen Einsatz des Clouddienstes fĂŒr möglich erachtet. Die aktuelle Entscheidung kam nur knapp zustande. Bereits kurz danach regte sich Kritik aus den eigenen Reihen hinsichtlich einer zu undifferenzierten Betrachtung. Zumal Microsoft selbst noch keine Gelegenheit hatte, sich dazu vor den Teilnehmern zu Ă€ußern.

Warum die Debatte um Office Alternativen?

Dass die Gesetzgebung innerhalb der EU zum Thema Datenschutz mehr Fragen als Sicherheiten gibt, ist inzwischen bekannt. Ebenso nichts Neues: Auch die LandesdatenschĂŒtzer sind sich im Umgang mit diversen Digitallösungen uneins. Wo manch einer KalkĂŒl zur StĂ€rkung europĂ€ischer Angebote erkennen will, sehen viele Experten eher Unvermögen und Aktionismus bei den Gesetzgebern. Nichtsdestotrotz ist es fĂŒr Unternehmen keine Kleinigkeit, denn Auswahl, EinfĂŒhrung und Etablierung eines Dienstes sind oftmals zeit- und kostenintensiv. Insbesondere bei einem so relevanten Tool wie MS Office, mit Einsatz in sĂ€mtlichen Abteilungen.

In ThĂŒringen existiert inzwischen eine "Verbotsliste" fĂŒr Videokonferenzsysteme, die vom LandesdatenschĂŒtzer Dr. Lutz Hasse als Maßgabe ausgegeben wurde - zumindest fĂŒr das Bildungsministerium, die SchulĂ€mter, Studienseminare und Schulen in freier TrĂ€gerschaft. Hierin sind Tools wie Zoom, GoToMeeting, Blizz aber auch Cicso WebEx und Cisco WebEx ĂŒber Telekom zu finden. Ebenfalls darunter: Microsoft Teams, Microsoft Skype und Microsoft Skype for Business. Die zugelassenen Varianten sind im Praxisvergleich - gelinde gesagt - nicht adĂ€quat!

Doch keine Panik, denn es gibt sie: Die ebenso guten und gelungen Alternativen zu Microsoft. Und diese haben den entscheidenden Vorteil einer DSGVO-konformen Datenverarbeitung. Doch Vorsicht, denn Alternative ist nicht gleich Alternative! Wer also nicht nur einen Word-Ersatz sucht, sondern die gesamte Breite des Office-Spektrums benötigt, sollte bei der Auswahl nicht nur auf den Funktionsumfang achten, sondern auf in strukturierte Arbeitsprozesse integrierte Lösungen setzen.

Office Komponenten Nutzung Jpeg

Cloud Office Alternative | ONLYOFFICE Office Suite ganz ohne Google & Office 365

Jeder kennt es und fast jeder scheint es zu nutzen: Microsoft Office oder Google Drive! Doch ist es wirklich das Nonplusultra - egal ob als Desktop-Lösung, Cloud-Variante "Office 365" oder Kollaborationstool? Schauen Sie genauer hin! Nicht jede Alternative wie z. B. Libre Office oder SoftMaker können im Test auch halten, was sie versprechen. Das zeigt u.A. ein von Heise verfasster Bericht. Was also tun bzw. welches Tool nutzen?

Als 2017 das Thema Office-Integration fĂŒr das TecArt CRM Pro auf die Agenda rĂŒckte, stand auch bei uns diese wichtige Entscheidung an. Unsere Entwickler haben sich ausfĂŒhrlichst mit dem Office-Thema auseinandergesetzt, viel recherchiert und lange getestet. Als Softwarehersteller bewerten wir neben Funktionsumfang, KompatibilitĂ€t & Co. einer Anwendung natĂŒrlich besonders den Sicherheitsfaktor. Kurzum: Wir empfehlen die Cloud Office Lösung ONLYOFFICE und möchten Ihnen diese kurz nĂ€her vorstellen.

ONLYOFFICE PrÀsentation

ONLYOFFICE ist in diesem Zusammenhang noch relativ unbekannt - doch bald vielleicht schon ein Hidden Champion. Der Softwarehersteller stammt aus Riga in Lettland. Im Jahr 2009 erschien die quelloffene Software zum ersten Mal. Sie ist in deutscher Sprache und fĂŒr die Betriebssystem Windows, Mac OSX und Linux erhĂ€ltlich. Der Funktionsumfang deckt die ĂŒblichen Tools der MS Office Suite ab. Hinzukommen Komponenten fĂŒr Projektmanagement, Dokumentenmanagent und CRM. Die Cloud-Variante bringt sĂ€mtliche Funktionen fĂŒr das kollaborative Arbeiten mit. FĂŒr den DSGVO-konformen Einsatz ist ONLYOFFICE mehrere Partnerschaften eingegangen - bisher mit NextCloud, OwnCloud und unserer CRM Company TecArt. Die Office Alternative stellt drei verschiedene Hosting-Optionen zur Auswahl und enthĂ€lt alle notwendigen Funktionen fĂŒr die tĂ€gliche Arbeit:

  • Texte, Tabellen und PrĂ€sentationen
  • Text- bzw. Formatierungsvorlagen und Formeln
  • EinfĂŒgen von Bildern und Grafiken
  • Gestaltung von Kopf- und Fußzeilen
  • Anlegen von Inhaltsverzeichnissen
  • Kommentare und Korrekturnachverfolgung
Die hauseigene Cloud

FĂŒr die volle Collaboration-Lösung stellt ONLYOFFICE allen Anwendern die eigene Cloud zur VerfĂŒgung. Die charmanteste Variante fĂŒr alle, die keine eigene IT-Infrastruktur haben und sich mit dem Hosting nicht selbst beschĂ€ftigen möchten.

Server & Cloud Self Hosting

Es gibt auch die Möglichkeit, seine eigene Serverlösung zu betreiben. Diese Variante eignet sich fĂŒr Unternehmen mit eigenen Serverlandschaften und IT-Abteilung. Hinzu kommt eine komfortable UnterstĂŒtzung fĂŒr NextCloud und ownCloud.

Client Desktop Installation

ONLYOFFICE stellt seine Software ebenfalls als Desktop-Download fĂŒr die Betriebssysteme Windows, Mac OSX und Linux zur VerfĂŒgung. Die Downloads sind kostenfrei als OpenSource erhĂ€ltlich. Der Quellcode ist auf GitHub veröffentlicht.

Datenschutz & Datensicherheit ZuverlÀssige DSGVO Umsetzung

Im Funktionsspektrum von ONLYOFFICE ist nicht nur alles drin, was die tĂ€gliche BĂŒroarbeit mit Office-Dokumenten ausmacht. Das Dokumentenmanagement erfĂŒllt ebenso die aktuellen Bestimmungen und Standards der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum Schutz personenbezogener Daten. Alle Produkte des LettlĂ€nders entsprechen den europĂ€ischen Gesetzen in vollem Umfang und werden den bekannten DatenschutzgrundsĂ€tzen gerecht. Diverse Sicherheitsdienste und Kontrollmechanismen - wie umfĂ€ngliche Zugriffseinstellungen oder die optionale Nutzung von Authentifizierungstools - gehen mit einer detallierten Anwenderinformationen einher.

ZuverlÀssigkeit: Hohe Sicherheitsstandards

ONLYOFFICE hosted seine Cloud-Varianten bei der Amazon Web Services (AWS) - einer der bekanntesten Cloud Computing Plattformen mit 99,99999% StabilitĂ€tsgarantie (gemĂ€ĂŸ den höchsten Branchenstandards fĂŒr Sicherheit).

VerschlĂŒsselung: Schutz gegen Hacker

FĂŒr unbefugte Dritte ist der Zugriff auf Daten nicht möglich. Die Sessions sind durch HTTPS und SSL gesichert. Die Dateien selbst sind mit AES-256-verschlĂŒsselt.

Datensicherung: 10 Tage Backups

Alle 10 Tage wird durch ONLYOFFICE automatisch ein Backup angelegt. Wer möchte, kann sogar eine Offline-Archivierung durchfĂŒhren und manuell sichern.

Datenschutz: Kein unberechtigter Zugriff

Mithilfe der VerknĂŒpfung von Authentifikationscookies per HttpOnly-Attribut und der IP-Adresse des Nutzers wird der Schutz vor Unbefugten sichergestellt.

TecArtŸ Office Die integrierte Lösung: ONLYOFFICE meets TecArt CRM Pro

TecArtÂź Office basiert auf einer eigens entwickelten Schnittstelle zur bewĂ€hrten Cloud-Office Lösung ONLYOFFICE. Die mit Silber prĂ€mierte Anwendung in der Kategorie "Office-Webdienste" laut c‘t Magazin fĂŒr Computertechnik (Ausgabe 5/2017) garantiert die KompatibilitĂ€t mit den gĂ€ngigen MS Office-Formaten. Auch im direkten Vergleich mit MS Word Online und Google Docs hat ONLYOFFICE mit 11 zusĂ€tzlichen Funktionen die Nase vorn. Das belegt eine Studie, die alle in den Tools inbegriffenen Funktionen im Detail gegenĂŒberstellt.

Datenschutz und -sicherheit sind durch die Bereistellung in der TecArt Cloud sichergestellt, denn die Server stehen ausschließlich in Deutschland und sind durch die ISO 27001 Norm geschĂŒtzt. Technologisch funktioniert das Ganze mit einer eigens hierfĂŒr entwickelten Open Source Schnittstelle. Die Listung ihres Quellcodes auf GitHub sorgt fĂŒr vollstĂ€ndige Transparenz und ZuverlĂ€ssigkeit. So steht einem gemeinsamen Arbeiten an Office Dokumenten - direkt im Cloud CRM - nichts mehr im Wege.

Tecart Dokumentenmanagementsystem Ansicht Auf Mac Book Png

Die smarte Office 365 Alternative steht fĂŒr medienbruchfreies Arbeiten. LĂ€stige Down- und Uploads bzw. Copy and Paste zwischen zwei Software-Anwendungen entfallen. Office Anwendern ermöglicht es die Erstellung und Bearbeitung von Standard-Dokumenten - komplett unabhĂ€ngig vom Arbeitsplatz und benutzten GerĂ€t. Individuelle Kommentare und nachverfolgbare Änderungen in den Dokumenten unterstĂŒtzen die kollaborative Arbeit von Teams, Abteilungen und Standorten. Zudem verhindert eine Sperr- und Freigabefunktion mögliche Konflikte bei der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung. Last but not least ermöglichst natĂŒrlich auch das TecArtÂź Office ein DSGVO-konformes Arbeiten.

Vollintegrierter Online Editor fĂŒr Texte, Tabellen und PrĂ€sentationen

Dokumentenmanagement nach aktuellen Datenschutzstandards (DSGVO-konform)

Sichere Alternativ-Lösung zu Microsoft Office 365

KompatibilitÀt mit den gÀngigen MS Office-Formaten

Komfortables Arbeiten in Echtzeit ohne lÀstige Down- und Uploads

Anwendung unabhÀngig von Arbeitsplatz und installierter Software

Unproblematische und agile Zusammenarbeit ohne Speicherkonflikte

Hosting auf eigenen Servern in deutschen Rechenzentren (ISO 27001 zertifiziert)

Transparenter Quellcode fĂŒr die Schnittstelle (Open Source) auf GitHub