Rechnungsworkflow im Griff: Warum ein CRM mit Rechnungsmodul die bessere Wahl ist

Viele Unternehmen arbeiten mit getrennten Systemen für Vertrieb, Projektmanagement und Buchhaltung. Das führt zu doppelter Datenpflege, häufigen Medienbrüchen und langsamen Abläufen – mit negativen Folgen: Verzögerungen, fehlerhafte Rechnungen und irritierte Kunden.

Die Lösung: Ein CRM mit integriertem Rechnungsmodul, das Kundenmanagement, Faktura und Controlling vereint – effizient, transparent und durchgängig.

Klassische Rechnungsprogramme konzentrieren sich oft ausschließlich auf die Faktura. In einem CRM mit Rechnungsmodul gehen Sie einen Schritt weiter: Alle wichtigen Informationen – von Kundenkontakten über Angebote und Aufträge bis hin zur finalen Rechnung – entstehen und bleiben in einem System.

Das bedeutet für Sie:

• Nahtlose Abläufe ohne Medienbrüche

• Einheitliche Datenbasis statt doppelter Pflege

• Schnellere Prozesse vom Angebot bis zur Zahlung

• Fehlerfreie Ãœbergaben dank automatisierter Workflows

So entsteht ein durchgängiger Rechnungsworkflow, der Ihre Teams entlastet und die Zusammenarbeit effizienter macht.

Ein CRM mit Rechnungsmodul bildet den kompletten Weg von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang ab. So entsteht ein lückenloser Prozess, der Vertrieb, Projektmanagement und Buchhaltung gleichermaßen entlastet.

1. Angebot erstellen

Der erste Schritt im Workflow ist die Angebotserstellung. Statt mühsam einzelne Positionen zu kalkulieren, profitieren Sie im CRM von:

• Schnellen Vorlagen für wiederkehrende Produkte oder Dienstleistungen

• Automatischer Berechnung von Preisen, Rabatten und Steuern – fehlerfrei und GoBD-konform

• Versionsverwaltung, um verschiedene Angebotsvarianten zu vergleichen und flexibel auf Kundenwünsche einzugehen

• Direkter Kundenbezug, da alle Daten aus dem CRM sofort verfügbar sind (Kontaktdaten, Historie, Konditionen)

2. Auftrag- oder Vertrag erstellen

Wird ein Angebot angenommen, wandeln Sie es im CRM mit wenigen Klicks in einen Auftrag oder Vertrag um. Das System übernimmt automatisch alle relevanten Daten.

Besondere Vorteile:

• Rechtssichere Vorlagen für verschiedene Vertragsarten (Einmalgeschäft, Projektvertrag, Rahmenvertrag)

• Flexible Vertragsmodelle, die sich an Ihre Geschäftsprozesse anpassen lassen

• Teil- und Abschlagsrechnungen, die besonders bei Projekten mit Meilensteinen wichtig sind

3. Rechnung erstellen

Aus Auftrag oder Vertrag generieren Sie die Rechnung automatisch. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler.

Ihre Vorteile im Ãœberblick:

• Unterstützung verschiedener Rechnungsarten - von klassischer Papierrechnung bis zu gesetzlich vorgeschriebener E-Rechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD in Deutschland)

• Individuelle Rechnungsvorlagen, abgestimmt auf Ihr Corporate Design

• Direkte Anbindung an Buchhaltungssysteme, um doppelte Erfassung zu vermeiden

• Automatisierte Workflows für wiederkehrende Rechnungen oder Abo-Modelle

4. Zahlungen nachhalten

Nach Rechnungsstellung ist Transparenz entscheidend. Das CRM mit Rechnungsmodul sorgt für lückenloses Monitoring:

• Automatische Zuordnung eingehender Zahlungen zu den passenden Rechnungen

• Ãœbersicht über offene Posten und Mahnstatus in Echtzeit

• Dashboards für Cashflow und Liquidität, die auch für die Geschäftsführung wertvolle Entscheidungsgrundlagen liefern

• Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnläufe, um Forderungen effizient nachzuhalten

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