Excel vs CRM: Kosten, Risiken, DSGVO & Integration im Realitätscheck

Kosten, Risiken & Compliance

Excel wirkt auf den ersten Blick kostengünstig, weil Lizenzen bereits vorhanden sind und Teams schnell starten können. In der Praxis entstehen jedoch verdeckte Aufwände, die Budgets und Governance belasten. Dazu zählen Zeitaufwände für manuelle Pflege, das Zusammenführen mehrerer Dateien, Korrekturen nach Fehlern sowie Verzögerungen in Freigaben. Häufig entstehen Schatten-IT-Strukturen: Kopien auf lokalen Laufwerken, individuelle Makros, private Cloud-Ordner. Das erhöht den Abstimmungsbedarf, schafft Versionschaos und macht Prozesse abhängig von Schlüsselpersonen. Hinzu kommen Fehlerkosten durch Tippfehler, Dubletten oder inkonsistente Formate, die sich in falschen Forecasts, fehlerhaften Angeboten oder verpassten Eskalationen niederschlagen. Ein CRM bündelt diese Aufwände: strukturierte Datenschemata, Pflichtfelder, Validierungen und Workflows reduzieren manuelle Tätigkeiten, während Rollen, Freigaben und Protokolle die Prozesssicherheit erhöhen.

Aus Compliance-Sicht ist Excel für Kundendaten nur begrenzt geeignet. Die DSGVO verlangt Nachvollziehbarkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Auskunfts- und Löschfähigkeit. In verteilten Tabellen ist kaum belegbar, wer wann welche Daten geändert oder exportiert hat; ein Audit-Trail fehlt ebenso wie granulare Rollen- und Rechtekonzepte. Das erschwert Betroffenenrechte und erhöht das Risiko unbefugter Zugriffe. Ein professionelles CRM stellt rollenbasierte Berechtigungen auf Objekt- und Feldebene, Protokollierung von Änderungen, definierte Aufbewahrungs- und Löschregeln sowie technische und organisatorische Maßnahmen bereit (z. B. Verschlüsselung, 2FA, SSO, IP-Restriktionen). So lassen sich Zugriffe, Prozesse und Nachweise standardisiert steuern.

Für Unternehmen im sind Hosting-Standort, Vertragssicherheit und Zertifizierungen besonders relevant. Bei Excel-Dateien in generischen Cloud-Speichern bleibt unklar, wo sich Datenkopien befinden und wer administrativen Zugriff hat. Ein CRM mit Hosting in Deutschland und klaren AVV/TOMs reduziert dieses Risiko. Ergänzend erleichtern Zertifizierungen wie ISO 27001 oder BSI-nahe Anforderungen (z. B. C5) die Prüfung, während dokumentierte Notfallkonzepte (Backup/Restore, RPO/RTO) die Betriebsresilienz erhöhen. Für Integrationen (ERP, E-Mail, Telefonie) sind sichere APIs, abgestufte Zugriffstoken und Monitoring entscheidend; Excel-gestützte Makro- oder CSV-Prozesse sind hier fehleranfälliger und schwer zu auditieren.

Auch finanzielle Risiken sind zu berücksichtigen: Neben potenziellen Bußgeldern bei Datenschutzverstößen verursachen schlechte Datenqualität und Medienbrüche Opportunitätskosten – etwa durch geringere Konversionen, ungenaue Pipeline-Transparenz oder verlängerte Angebotsdurchlaufzeiten. Ein CRM macht Kosten planbarer (Lizenzen, Implementierung, Betrieb), verringert Fehlerfolgen durch Validierung und Automatisierung und erleichtert Compliance-Nachweise gegenüber Revision, Datenschutz und Kunden.

Die nachfolgende Risiko-Matrix fasst diese Punkte zusammen, priorisiert sie nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung und zeigt, welche Risiken durch ein CRM minimiert oder transferiert werden können.

Risiko-Matrix: