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Willkommen im TecArt-Teamflieger: Unser Onboarding Prozess fĂŒr neue Mitarbeiter/innen*

Lassen wir uns vom Begriff "Onboarding" im klassischem Sinne inspirieren. Wie sÀhe das wohl aus? Das Reiseziel wurde sorgfÀltig ausgewÀhlt, alle notwendigen Dokumente sind unterzeichnet und das persönliche GepÀck des Passagiers ist gut verstaut. Wörtlich gemeint, kann die "Jobmaschine" abheben:

Willkommen an Bord unseres Fluges "NewJob2019" von Ihrer HaustĂŒr, direkt ins Traum-Unternehmen! Unsere Flugzeit betrĂ€gt hoffentlich lebenslĂ€nglich. Wir erwarten eine recht milde Wetterlage mit wenig windigen Böhen und ruckelnden Luftlöchern. Eine Schönwetter-Garantie geben wir nicht, doch Sie werden es an Bord super angenehm haben. Wir sorgen stets fĂŒr frische Luft und ausreichend Verpflegung im Passagierraum. Geraten wir einmal in einen Sturm hinein, bewahren wir stets die Ruhe und sorgen fĂŒr Ihre Sicherheit. Doch jetzt genießen Sie Ihren Flug und blicken Sie in die Weiten des Himmels!

0-jeshoots-com-722888-unsplash Foto: JESHOOTS.COM auf Unsplash

Prolog: Arbeitsmarkt und Mitarbeitergewinnung

FachkrĂ€ftemangel, demographischer Wandel, War for Talents - dies sind alles Schlagwörter, die die kritische Situation auf dem Arbeitsmarkt aus Unternehmersicht derzeit stark prĂ€gen. Der gut ausgebildete Arbeitnehmer hat heutzutage die Qual der Wahl. Waren frĂŒher Gehalt und Urlaub wesentlich fĂŒr eine Stellenzusage, verlieren sie zunehmend an Bedeutung. Die essentiellen Entscheidungsfaktoren haben sich stark gewandelt. Nun zĂ€hlen bei einer JobabwĂ€gung besonders die Vereinbarkeit mit der Familie, dem Wohnort und dem damit verbundenen Lebensstil bzw. der LebensqualitĂ€t. Vor allem die Arbeitsaufgaben sowie Benefits fĂŒr Mitarbeiter und das Unternehmensklima im Allgemeinen, rĂŒcken mehr und mehr in den Betrachtungsfokus. Eigentlich eine verstĂ€ndliche Entwicklung, denn jeder verbringt tĂ€glich viel Zeit im Job und da ist der WohlfĂŒhlfaktor entscheidend.

Ist ein Unternehmen durch Stellenausschreibungen, Events, Headhunting, Facebook & Co. oder im privaten Freundeskreis der Angestellten fĂŒndig geworden? Und konnte der potenzielle Mitarbeiter durch die oben genannten Faktoren begeistert werden? Prima, doch nun muss sichergestellt werden, dass derjenige seine Arbeitskraft und sein Wissen dem Unternehmen auch langfristig zur VerfĂŒgung stellen will. Kurzum: Die Versprechen im VorstellungsgesprĂ€ch mĂŒssen eingehalten werden.

Deshalb folgt als erster Schritt nach der Vertragsunterzeichnung die konkrete Planung und Gestaltung der Einarbeitung. Und dies umfasst wesentlich mehr, als einen reinen Einarbeitungsplan. Das Schlagwort heißt "Onboarding"! Denn es geht genauso darum, den Mitarbeiter in seinem neuen Arbeitsumfeld sozial zu integrieren und ihn gezielt mit seinem Aufgabenbereich vertraut zu machen. Zu diesem Thema haben wir bereits den Artikel "Alle an Board! 9 Tipps fĂŒr optimales Onboarding neuer Mitarbeiter" verfasst. Darin ist zu lesen:

  • Was bedeutet der Begriff "Onboarding" und welche Punkte beinhaltet es?
  • Welche Regeln sollten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beachtet werden?

Ein perfekte Grundlage fĂŒr diesen neuen Use Case Beitrag, der das Wissen zum Onboarding im Unternehmen auf eine etwas andere Weise vertiefen soll.

passenger-3621691920 Foto: RyanMcGuire auf Pixabay.com

Heute zeigen wir Ihnen anhand des Best Practice Szenario, wie der Onboarding Prozess bei TecArt funktioniert und gehen auf unser konkretes Vorgehen und unsere gesammelten Erfahrungen ein.

1. TecArt im Kurzprofil: Wer wir sind!

Als Einstieg zuerst erstmal ein paar harte und weiche Unternehmensfakten: Wir sind ein inhabergefĂŒhrtes Softwareunternehmen mit 20-jĂ€hriger Erfahrung in Sachen IT, Cloud und CRM im Herzen Erfurts. Drei GeschĂ€ftsfĂŒhrer und ĂŒber 30 Mitarbeiter - kurz "Teccis" genannt - an zwei Standorten entwickeln, vermarkten, projektieren, verkaufen und supporten die eigenentwickelte TecArt-Software. Durch flache Hierarchien, besondere Benefits und bestĂ€ndige Kaffeezufuhr begeistern unsere Teccis mit ihrer Arbeitsleistung tĂ€glich mehr als 10.000 Anwender.

2. Organisiertes Personalwesen: Alle mit im Boot!

Personalmanagement war und ist bei uns Chefsache. Thomas Fischer hat alle Mitarbeiter handverlesen und kĂŒmmert sich um alle Onboarding Prozesse persönlich. Bei einem mehr als 30 Personen starken Team und der Verantwortung als GeschĂ€ftsfĂŒhrer, ist dieser Job jedoch nicht ganz alleine zu bewĂ€ltigen. TatkrĂ€ftige UnterstĂŒtzung erhĂ€lt der Chef beim Onboarding von allen Teccis. Aus jeder Abteilung unterstĂŒtzt ein erfahrener Tecci mit Spezialwissen aus dem jeweiligen Fachbereich. SelbstverstĂ€ndlich gibt es hier den kompletten Bord-Service, bestehend aus gemeinsamen Mittagessen oder den ungeschriebenen KĂŒhlschrank-Regeln.

So ĂŒbernimmt Rainer aus dem Marketing die Stellenanzeigen und - sofern neue Teccis dies wĂŒnschen - auch die detaillierte Vorstellung ihrer Person in unserem Mitarbeiter-Newsletter. Ich hingegen kĂŒmmere mich u.a. um Belehrungen und die Vermittlung von Richtlinien, da ich diese als Datenschutzbeauftragte fĂŒr die TecArt entwickle und ĂŒberarbeite. Dazu kommen noch eine Hand voll weiterer Teccis. Da gibt es Maria, die dafĂŒr sorgt, dass Gehaltszahlungen immer pĂŒnktlich raus gehen. Mario kĂŒmmert sich um passende Arbeitsmaterialien und Ralf stattet die ArbeitsplĂ€tze mit der modernsten Technik aus. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und das Onboarding Konzept gehen uns also alle etwas an.

3. Best Practice: Das Onboarding bei TecArt

Am Anfang sei gesagt: Personalmanagement ist - wie der Name schon vermuten lĂ€sst - ein sehr persönliches Arbeitsgebiet. Und da hier bei TecArt nun mal Menschen arbeiten, ist sicher keiner unfehlbar. Deshalb verstehen wir auch das Onboarding als einen immerwĂ€hrenden Lern- und Entwicklungsprozess, den wir mit jedem Neuzugang weiter optimieren und fĂŒr alle Beteiligten besser machen wollen.

Onboarding neuer Mitarbeiter frĂŒher und heute

Zugegeben, frĂŒher wurde das Thema Onboarding je nach Abteilung sehr unterschiedlich gehandhabt. Dies lag vor allem darin begrĂŒndet, dass Organisation und Gestaltung der Einarbeitung alleinig in der Hand des jeweiligen Teamleiters lagen. So gestalteten sich der Ankunftsprozess eines neuen Kollegen und seine individuelle Betreuung mitunter schwierig, je nach eigener Arbeitslast und Euphorie des Verantwortlichen. Doch seit ĂŒber 3 Jahren ist unser Onboarding Programm strukturiert und Teil des QualitĂ€tsmanagements. Er umfasst aktive Einarbeitungsmaßnahmen, begleitet durch Checklisten und Feedbacks aller Beteiligten.

Der Onboarding Prozess im Überblick

Verlief das KennenlerngesprĂ€ch positiv und die Parteien wurden sich ĂŒber den Arbeitsvertrag einig? Prima! Nun noch die alles besiegelnde Unterschrift unter den Arbeitsvertrag setzen und das Datum des ersten Arbeitstages ist fixiert! Dies vorausgesetzt, starten wir gemeinsam in den konkreteren Onboarding Prozess. Ganz genau genommen, beginnt das Onboarding bereits mit dem ersten "Hallo", einige meinen sogar, schon mit der Stellenausschreibung. Zwischen Vertragsunterzeichnung und dem offiziellen Arbeitsbeginn, begeben wir uns mit dem zukĂŒnftigen Tecci auf einen kurzen Rundgang durch die GeschĂ€ftsrĂ€ume.

In etwa gleichzeitig, werden anhand unserer Checkliste benötigte Arbeitsmaterialien sowie individuelle Berechtigungen fĂŒr Technik und Software-Tools festgelegt. Die Einrichtung des Arbeitsplatzes wird angestoßen und die nötigen Todos an die entsprechenden Abteilungen verteilt. Ein Mitarbeiter wird als fester Betreuer bzw. Mentor fĂŒr den zukĂŒnftigen Tecci berufen. Das ist fĂŒr die Entlastung des Einzelnen besonders wichtig. Mentor, Teamleiter und Einarbeitungscoach setzen sich meist ein bis zwei Wochen vor dem Starttag zusammen und besprechen die zukĂŒnftigen Aufgaben. Daraus entsteht ein individueller Einarbeitungsplan, der allen involvierten Personen vorgelegt wird. Zum einen gibt dieser dem neuen Tecci einen planbaren Rahmen vor, zum anderen hilft er dabei, wirklich an alle relevanten Aufgaben und AblĂ€ufe zu denken und nichts zu vergessen - eine Art "roter Willkommensfaden".

Unser Onboarding Konzept im Praxiseinsatz

Der erste Tag im Unternehmen ist fĂŒr beide Seiten sehr aufregend und besonders fĂŒr den Neuankömmling mit zahlreichen Informationen gespickt. Wir legen großen Wert darauf, dass mindestens einer unserer drei GeschĂ€ftsfĂŒhrer die Zeit findet, neue Mitarbeiter persönlich zu empfangen und die begrĂŒĂŸenden Worte zu ĂŒbernehmen. Dies signalisiert nicht nur die Wichtigkeit der Sache, sondern auch die WertschĂ€tzung im Allgemeinen - im Onboarding Programm ein entscheidender Schritt.

Laut Onboarding Konzept beginnt im Anschluss der eigentliche Informationsmarathon inkl. Belehrungen, GeheimhaltungserklĂ€rungen und SchlĂŒsselprotokollen. Ist dies geschafft, wird der Einarbeitungsplan vorgestellt und auf erste Fragen eingegangen - sofern vorhanden und man sich traut, welche zu stellen. Nach kurzem Stopp am Kaffeeautomaten, begeben wir uns mit dem zukĂŒnftigen Tecci auf eine etwas lĂ€ngere Tour quer durch die RĂ€umlichkeiten und Abteilungen des Unternehmens. Hierbei werden alle Kollegen kurz mit Namen und Aufgabenbereich vorgestellt. Sofort bekommt alles einen persönlichen Touch. Nicht nur der Neuankömmling erhĂ€lt einen Eindruck zur aktuellen Belegschaft, auch die anderen Angestellten erfahren, wer demnĂ€chst das Team verstĂ€rken wird. Gleichzeitig gibt es Sicherheitshinweise zu Feuerlöschern, Fluchtwegen und Erste Hilfe Kasten. Der Rundgang endet mit der direkten Übergabe an die jeweilige Abteilung.

Dort angekommen, werden in einem lockeren Team-GesprÀch gegenseitige Erwartungen und Vorstellungen offen gelegt und nÀher erlÀutert. Ebenfalls werden persönliche Informationen geteilt und Leitlinien vermittelt. Ziel des Ganzen ist, eine gemeinsame Basis zu entwickeln.

In den vergangenen Jahren hat es sich etabliert, dass die neuen Mitarbeiter als erste Aufgabe zwei PrĂ€sentationen erstellen, die ihre Sicht auf TecArt wiederspiegeln. In der Ersten steht das Unternehmen TecArt im Vordergrund. Es geht um Historisches, bisherige Erfolge, Visionen und Werte. Die Zweite ist eine ProduktprĂ€sentation, in der es den Aufbau und die grundlegenden Funktionen der TecArt Software zu erlĂ€utern gilt. FĂŒr die inhaltliche Vorbereitung beider PrĂ€sentationen geben wir ein bis zwei Tage Zeit.

In vielen Unternehmen ĂŒbernimmt ein Personalverantwortlicher bereits im VorstellungsgesprĂ€ch oder in der ersten Informationsphase die UnternehmensprĂ€sentation. Dieses Vorgehen spart zwar Zeit, fĂŒhrt aber dazu, dass wenig hĂ€ngen bleibt. Durch die eigene Auseinandersetzung mit unserem Unternehmen sowie den Produkten und Leistungen werden Informationen besser aufgenommen und fest verankert. Außerdem ergibt sich hierdurch eine ganz andere Basis fĂŒr eigene Fragen und einen gegenseitigen Gedankenaustausch. Eine perfekte Gelegenheit, um nach der Vorstellung des neuen Mitarbeiters, alles gemeinsam zu besprechen und eventuelle MissverstĂ€ndnisse bereits zu Beginn des Onboarding Prozesses aus dem Weg zu rĂ€umen. On Top erhĂ€lt das Marketing eine wertvolle RĂŒckmeldung von einer (noch) außenstehenden Person hinsichtlich der öffentlichen Wahrnehmung von Firma und Marke.

FĂŒr die Bearbeitung setzen wir eine eher lĂ€ngere Zeitspanne an. So beginnt die Arbeit bei TecArt entspannt, ganz ohne Druck oder InformationsĂŒberflutung. Als kleines SahnehĂ€ubchen on Top fördert diese Onboarding Maßnahme die Kommunikation zwischen allen Teccis, was sich wiederum positiv auf die soziale Integration ins bestehende Team auswirkt. Eine Win-win-Situation fĂŒr alle Seiten!

Unsere Teamleiter und Betreuer haben jedoch nicht nur einen unterstĂŒtzenden Auftrag im Zuge des Onboarding Programms. Zumindest in den ersten Tagen verbringen sie auch die Mittagspause gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter. Dies trĂ€gt ebenfalls zur Teamintegration bei und stellt sicher, dass Pausenzeiten auch wirklich eingehalten werden. Und natĂŒrlich entsteht wĂ€hrend dieses eher lockeren Beisammenseins schneller ein gewisses VertrauensverhĂ€ltnis.

Nachdem der PrÀsentationstermin geschafft ist, erfolgt am Ende der ersten Woche ein kurzes Feedback-GesprÀch zum Onboarding mit Fokus auf folgende Fragen:

  • Welche Erfahrungen wurden bisher gemacht?
  • Haben sich erste Erwartungen bereits erfĂŒllt?
  • Sind an irgendeiner Stelle Probleme aufgetaucht?
  • Wie sollte der weitere Ablauf konkret aussehen?

Ich persönlich lege Wert darauf, dass offen kommuniziert und RĂŒckinformationen wechselseitig gegeben werden. Es darf natĂŒrlich sowohl Positives als auch Negatives angesprochen werden. Dabei sollte jedoch stets auf die Perspektive der Wahrnehmung geachtet werden und die gegenseitige RĂŒcksicht gewahrt bleiben. Last, but not least, dient diese erste Feedback-Runde der Festigung unserer Werte und dem gegenseitigen Respekt.

In den folgenden Tagen und Wochen geht der Onboarding Prozess in die Tiefe. Dem neuen Mitarbeiter werden kontinuierlich weitere Aufgaben ĂŒbertragen, die er gemeinsam mit den Kollegen bearbeitet. Jeder Einarbeitungstag bringt Neuankömmling, Team und Unternehmen nĂ€her zusammen.

Am Ende des ersten Monats findet eine weitere Feedback-Session statt. Dieses mal wird neben den bekannten Erfahrungen, Erwartungen, Problemen und dem Ablauf des Onboardings auch eine erste RĂŒckmeldung zur Arbeitsleistung erbeten. Dabei können Unklarheiten im Zusammenhang mit internen Richtlinien nochmals im Detail besprochen werden.

Das nĂ€chste Feedback fĂŒhren wir am Ende des dritten Monats durch und noch ein Finales vor dem Ende der Probezeit. NatĂŒrlich haben die Mitarbeiter auch die Möglichkeit, jederzeit um ein weiteres GesprĂ€ch zu bitten.

Diese RĂŒckinformationen im Zuge des Onboarding Prozesses sind uns enorm wichtig. Sie sollen einerseits den Kommunikationsfluss erhalten und andererseits verhindern, dass Angestellte aufgrund von MissverstĂ€ndnissen oder nicht erfĂŒllten Erwartungen das Unternehmen frĂŒhzeitig wieder verlassen. Über etwas zu reden, hat bekanntlich noch nie geschadet! Deshalb pflegen wir hier bei TecArt eine offene und vor allem ehrliche Kommunikationskultur - gemĂ€ĂŸ dem Credo: Ein AngestelltenverhĂ€ltnis ist eine besondere Partnerschaft, an welcher Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen wachsen und die sich kontinuierlich verstĂ€rkt.

4. Use Case TecArt: Die Onboarding Checkliste

Am Ende möchten wir alles noch einmal auf den Punkt bringen. In unserer Onboarding Checkliste fassen wir zusammen, wie die Einarbeitung und soziale Integration neuer Mitarbeiter bei TecArt aktuell erfolgt:

Im Warteraum.

  • Persönliches Kennenlern- und BewerbungsgesprĂ€ch
  • Unterschriebener Arbeitsvertrag mit individuellen Regelungen
  • Kleiner Rundgang durch die GeschĂ€ftsrĂ€ume und Abteilungen
  • Zuweisung eines festen Betreuers im Unternehmen
  • Erstellung eines persönlichen Einarbeitungsplans (durch Mentor, Teamleiter und Einarbeitungscoach)
  • Beschaffung der benötigten Arbeitsmaterialien (Schreibtisch, PC etc.)
  • Einrichtung des Arbeitsplatzes inkl. Rechtezuweisung (Software, ZugĂ€nge & Co.)

Einsteigen bitte!

  • Persönliche BegrĂŒĂŸung am ersten Tag durch einen der drei GeschĂ€ftsfĂŒhrer
  • Belehrungen, GeheimhaltungserklĂ€rungen und SchlĂŒsselprotokolle
  • Vorstellung des Einarbeitungsplans inkl. erster Frage-Antwort-Runde
  • Großer Rundgang durch die GeschĂ€ftsrĂ€ume und Abteilungen (inkl. Vorstellung der Kollegen sowie Sicherheitshinweise zu Feuerlöschern, Fluchtwegen und Erste Hilfe Kasten)
  • Direkte Übergabe des neuen Mitarbeiters an die zustĂ€ndige Abteilung
  • Team-Meeting mit persönlichen Infos sowie Erwartungen und Leitlinien

Der Flug beginnt.

  • Erstellung von 2 PrĂ€sentation zum Unternehmen, den Produkten und Leistungen
  • Mittagspausen gemeinsam mit Teamleiter und Mentor
  • RegelmĂ€ĂŸige Feedback-GesprĂ€che mit Betreuer und Teamleiter (zu Erfahrungen, Erwartungen, Problemen, Ablauf und Arbeitsleistung)
  • Kontinuierliche Übertragung neuer Aufgaben (vorerst im Team)
  • Übergang in ein festes AnstellungsverhĂ€ltnis nach Ende der Probezeit

Haben wir Ihr Interesse geweckt und Sie suchen gerade Ihre ganz persönlichen Reiseunterlagen zusammen? Oder sind Sie eventuell schon dabei, Ihren Reisekoffer zu packen? Wir hoffen, wir dĂŒrfen auch Sie demnĂ€chst als neuen Passagier an Bord unseres Team-Fliegers begrĂŒĂŸen und freuen uns auf eine tolle Zeit ĂŒber den Wolken.

Ihre TecArt-Airline

* Zur Wahrung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) haben wir fĂŒr eine vereinfachte Leserlichkeit in diesem Text auf die Bezeichnungen (m/w/d) verzichtet.