CRM-Auswahl – die wichtigsten Kriterien, um die perfekte CRM-Software zu finden
So finden Sie die perfekte CRM-Software für Ihr Unternehmen
Was ist ein CRM-System und warum ist es so wichtig?
Definition und Nutzen eines CRM
Ein Customer Relationship Management (CRM)-System ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen systematisch zu verwalten und zu optimieren. Es speichert nicht nur Kontaktdaten, sondern verfolgt auch Interaktionen, Verkaufschancen, Serviceanfragen und mehr – alles an einem zentralen Ort. Mit einem modernen CRM können Sie:
- Verkaufschancen besser verfolgen
- Kundenservice verbessern
- Marketingaktionen personalisieren
- Teamarbeit effizienter gestalten
Für wen lohnt sich ein CRM?
CRM-Systeme sind nicht nur etwas für große Konzerne. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren enorm – sei es durch automatisierte Workflows, eine bessere Übersicht über Leads oder die Messung von Kampagnenerfolgen.
Warum ist die CRM-Auswahl so entscheidend für Unternehmen?
Auswirkungen auf Kundenbindung, Umsatz & Effizienz
Ein gut gewähltes CRM steigert nicht nur die Produktivität, sondern macht Kunden zufriedener. Denn: Ein zentral eingeführtes CRM bündelt alle Kundendaten und Prozesse, ermöglicht dadurch schnellere, persönlichere und konsistente Kommunikation sowie vorausschauenden Service. Es ermöglicht personalisierte Betreuung, schnellere Reaktionszeiten und bessere Kundenbindung – und das spiegelt sich direkt im Umsatz wider.
Risiken bei einer falschen Entscheidung
Ein unpassendes CRM kann hingegen zu:
- Frustrierten Mitarbeitern
- Ineffizienten Prozessen
- Schlechter Datenqualität
- Hohem Schulungsaufwand
- Und letztlich: verlorenen Kunden führen
Deshalb gilt: Nehmen Sie sich Zeit für die CRM-Auswahl – sie entscheidet über den Erfolg Ihres Kundenmanagements.
Schritt 1: Eigene Anforderungen klar definieren
Welche Prozesse soll das CRM unterstützen?
Bevor Sie nach Lösungen suchen, müssen Sie wissen, was Sie eigentlich brauchen. Welche Geschäftsprozesse sollen digitalisiert oder verbessert werden? Typische Beispiele:
- Lead-Generierung & Qualifizierung
- Angebots- und Auftragsmanagement
- Kundenservice & Support-Tickets
- Kampagnen-Tracking & E-Mail-Marketing
Beteiligung der Fachabteilungen
Beziehen Sie unbedingt die Nutzer aus Vertrieb, Marketing und Kundenservice mit ein. Sie wissen am besten, wo der Schuh drückt – und ihre Akzeptanz ist entscheidend für den Erfolg. Das gelingt, indem Sie frühzeitig Key-User identifizieren und kurze Workshops einrichten, um praxisnahe Anforderungen und Prioritäten zu sammeln. Nutzen Sie strukturierte Bewertungsmethoden wie Scoring-Matrizen und Pilotphasen, damit alle Perspektiven in die Auswahl einfließen und die Akzeptanz im Unternehmen steigt.
SMARTe Ziele für das CRM-Projekt
Formuliere klare, messbare Ziele:
- „Reduktion der Angebotsdurchlaufzeit um 30 %“
- „Erhöhung der Lead-Conversion-Rate um 15 %“
- „Automatisierung von Follow-up-Mails nach 3 Tagen“
Diese Ziele helfen Ihnen später auch, den ROI des CRMs zu bewerten.
Schritt 2: Wichtige Funktionen und Module im Vergleich
Must-Have-Funktionen eines modernen CRM
Ein CRM muss mehr können als nur Adressverwaltung. Achten Sie der Auswahl auf folgende Kernfunktionen:
Kontakt- und Kundenmanagement Alle Kundeninformationen gebündelt und durchsuchbar an einem Ort.
Vertriebs-Pipeline & Lead-Tracking Übersichtliche Visualisierung des Verkaufsprozesses – vom Lead bis zum Abschluss.
Aufgaben- und Terminmanagement Integrierte Kalender, Wiedervorlagen und Aufgabenverteilung erleichtern die Planung.
Dokumentenmanagement Angebote, Verträge und Notizen direkt am Kundendatensatz speichern.
Nice-to-Have-Features – wann lohnen sie sich?
Manche Funktionen machen erst ab einer gewissen Unternehmensgröße Sinn:
Berichte & Dashboards Auswertungen zu Umsätzen, Aktivitäten und Erfolgsquoten in Echtzeit.
Automatisierung von Workflows Z. B. automatische E-Mails oder Statuswechsel bei bestimmten Aktionen.
KI-gestützte Vorhersagen Analyse von Verkaufschancen auf Basis von Datenmustern.
Omni-Channel-Kommunikation Integration von Social Media, Live-Chat und Messaging-Diensten.
Mobile App Für Außendienst und Vertriebsteams unverzichtbar.
CRM-Anbieter vergleichen – So finden Sie den richtigen Partner
Bewertungskriterien für Anbieter
- Branchenerfahrung
- Referenzkunden
- Update-Frequenz & Innovationskraft
- Skalierbarkeit bei wachsendem Team
Testphasen und Demos richtig nutzen
- CRM mindestens 14–30 Tage testen
- Konkrete Anwendungsfälle simulieren
- Feedback der Benutzer ernst nehmen
- Fragen an den Support stellen
Fragen, die Sie stellen sollten
- Wie erfolgt der Datenimport aus dem alten System?
- Gibt es eine mobile App?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Welche Support-Level sind verfügbar?
Cloud vs. On-Premises – Welche CRM-Variante passt besser?
Vorteile und Nachteile von Cloud-CRM
Cloud CRM |
On-Premises CRM |
|---|---|
Keine eigene Server-Infrastruktur notwendig |
Volle Datenkontrolle |
Updates & Backups automatisch durch Anbieter |
Hoher Initialaufwand bei Installation |
Skalierbar und flexibel |
Häufig höhere Wartungskosten |
Monatliche Abo-Gebühren |
Einmalige Lizenzkosten |
Benutzerfreundlichkeit und Nutzerakzeptanz
Warum Usability entscheidend ist
Selbst das beste CRM bringt nichts, wenn es nicht genutzt wird. Achten Sie auf:
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Schnelle Ladezeiten
- Individuelle Dashboards & Favoriten
- Ãœbersichtliche Navigation ohne IT-Kenntnisse
Wie man Mitarbeiter erfolgreich einbindet
- Frühzeitige Einbindung der Teams
- Schulungen & „Train the Trainer“-Ansatz
- Feedback-Runden in der Testphase
- Interne Key-User als CRM-Botschafter
Je höher die Akzeptanz, desto größer der Nutzen.
Schnittstellen & Integration mit bestehenden Tools
Typische Integrationen: ERP, Mail, Telefon, Kalender
Ein CRM muss sich nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft einfügen:
- E-Mail-Clients (z. B. Outlook, Gmail)
- Telefonanlagen (VoIP) mit Anruf-Logging
- ERP-Systeme zur Übergabe von Aufträgen oder Rechnungen
- Kalender-Synchronisation mit Terminübersicht
Tipp: TecArt erspart Ihnen die mühsame Integration! Alle genannten Funktionen sind bereits integriert in unserer Software enthalten. Somit sind alle Daten und Kundeninformationen nahtlos verknüpft und jederzeit aufrufbar. Dank der offenen API-Schnittstelle können Sie trotzdem jederzeit indivuell gewünschte Tools anbinden.
Datenschutz & DSGVO – Das muss ein CRM leisten
Relevante rechtliche Grundlagen
Personenbezogene Daten dürfen nur für klar definierte Zwecke verarbeitet werden. Grundlage jeder Verarbeitung ist zudem eine wirksame Einwilligung der Kunden, sofern keine andere Rechtsgrundlage greift; sie muss freiwillig, informiert und eindeutig erfolgen. Betroffene haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Angaben und auf Löschung, wenn keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Um die Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz zu erfüllen, sollten Serverstandorte idealerweise innerhalb der EU liegen. Ergänzend sorgen durchdachte Rechte- und Rollenkonzepte dafür, dass nur befugte Personen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten.
Auftragsverarbeitung & Datenhosting in der EU
Bei der Auswahl externer Dienstleister empfiehlt es sich, Anbieter zu wählen, die Daten in Rechenzentren innerhalb der EU speichern und verarbeiten. Ein rechtssicherer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist dabei unerlässlich: Er regelt Verantwortlichkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Prüf- und Informationsrechte. Zusätzlich sollten Anbieter transparente und verständliche Datenschutzrichtlinien vorweisen, aus denen klar hervorgeht, welche Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Schutzmaßnahmen zum Einsatz kommen. So lassen sich Compliance-Anforderungen effizient erfüllen und Risiken für Betroffene und Unternehmen gleichermaßen minimieren.
Kosten & Preismodelle verstehen und bewerten
Lizenzmodelle im Vergleich (User-basiert, Flat Rate etc.)
Die Preisgestaltung von CRM-Systemen ist oft komplex. Typische Modelle:
- User-basierte Lizenz: monatlicher Betrag pro aktivem Nutzer
- Modulbasierte Preise: Zusatzfunktionen wie Marketing oder Automatisierung kosten extra
- Flat-Rate-Tarife: unbegrenzte Nutzerzahl, aber meist mit Funktionsbeschränkung
- Open-Source-CRM: kostenlos, aber mit hohem Einrichtungs- und Wartungsaufwand
Versteckte Kosten & Total Cost of Ownership
Für eine realistische Budgetplanung reicht der Blick auf Lizenzen allein nicht aus; entscheidend ist die Total Cost of Ownership (TCO) über mehrere Jahre. Dazu zählen einmalige Einrichtungsgebühren für Implementierung und Datenmigration sowie Schulungskosten, damit Teams das System produktiv nutzen. Häufig entstehen Anpassungs- oder Entwicklungskosten, wenn Workflows, Integrationen oder Reports individuell gestaltet werden. Hinzu kommen laufende Ausgaben für Hosting und Wartung sowie Supportgebühren, die bei vielen Anbietern nicht in allen Tarifen inklusive sind.
Tipp: Fordern Sie eine transparente Kostenübersicht an für einen realistischen Budgetplan.
Support, Schulung & Weiterentwicklung
Warum ein starker Support entscheidend ist
Gerade in der Anfangsphase ist es wichtig, schnell Hilfe zu erhalten. Achten Sie auf:
- Erreichbarkeit des Supports (Telefon, Chat, E-Mail)
- Reaktionszeiten & SLA-Vereinbarungen
- Support in deutscher Sprache
- Optionale Premium-Support-Pakete
Zukunftssicherheit durch regelmäßige Updates
Ein gutes CRM-System wächst mit Ihrem Unternehmen:
- Regelmäßige Funktionsupdates
- Sicherheits-Patches & Bugfixes
- Roadmap für neue Features
- Community & Kundenfeedback als Teil der Weiterentwicklung
Die CRM-Auswahl strukturiert durchführen: In 6 Schritten zum Erfolg
1. Bedarfsanalyse
- Wer nutzt das CRM?
- Welche Geschäftsprozesse sollen abgebildet werden?
- Welche konkreten Ziele werden verfolgt?
2. Marktrecherche
- Anbieter identifizieren
- Online-Vergleichsportale nutzen
- Empfehlungen aus der Branche einholen
3. Anbieter vergleichen
- Preise & Leistung prüfen
- Demos anfordern
- DSGVO-Konformität checken
4. Testen & Bewerten
- CRM im Alltag ausprobieren
- Anwenderfeedback einholen
- Checkliste nutzen
5. Entscheidung treffen
- Intern abstimmen
- IT und Management involvieren
- Kaufentscheidung dokumentieren
6. Implementierung & Schulung
- Datenmigration planen
- Key-User schulen
- Go-Live kommunizieren
Fazit: Eine fundierte CRM-Auswahl ist eine Investition in deine Zukunft
Ein CRM ist kein einfaches Tool, sondern ein strategisches Herzstück deiner Kundenbeziehungen. Die Auswahl sollte daher gut geplant, systematisch durchgeführt und dokumentiert werden. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus diesem Artikel und laden Sie die Checkliste herunter – so treffen Sie eine fundierte Entscheidung, die langfristig wirkt.
Ein gutes CRM passt sich Ihrem Unternehmen an – nicht umgekehrt!
FAQ: CRM-Auswahl
1. Wie lange dauert eine CRM-Einführung?
Je nach Komplexität zwischen 2 Wochen und 6 Monaten. Entscheidend sind Datenmigration, Schulung und Anpassungen.
2. Braucht jedes Unternehmen ein CRM?
Nicht zwingend – aber jede Organisation mit Kundenkontakten profitiert von einem strukturierten System.
3. Was ist das beste CRM für kleine Unternehmen?
Das hängt von Branche, Budget und Anforderungen ab. TecArt ist aufgrund der Funktionsvielfalt ein beliebtes Tool bei KMU.
4. Muss ein CRM immer teuer sein?
Nein. Es gibt auch kostenlose Einsteigerversionen, allerdings oft mit eingeschränktem Funktionsumfang.
5. Was tun, wenn das CRM nicht angenommen wird?
Sprechen Sie mit den Nutzern, bieten Sie Zusatzschulungen an und hinterfragen ggf. die Konfiguration. Akzeptanz ist entscheidend.
6. Wie prüfe ich, ob ein CRM DSGVO-konform ist?
Achten Sie auf klare Datenschutzrichtlinien, AV-Vertrag, EU-Hosting und Rollen- und Rechteverwaltung.
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