Vertragsmanagement, das Prozesse verbindet

Digitales Vertragsmanagement bezeichnet die vollständige Abbildung des Vertragslebenszyklus in einem digitalen System – von der Erstellung über die Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Archivierung und automatischen Verlängerung oder Kündigung. Im Unterschied zur klassischen Vertragsverwaltung, die sich auf Ablage und Ordnung konzentriert, umfasst digitales Vertragsmanagement auch automatisierte Prozesse, strukturierte Workflows und die Verknüpfung mit angrenzenden Geschäftsbereichen wie Vertrieb, Einkauf oder Buchhaltung. Für Unternehmen, die mehrere Prozesse in einem System abbilden wollen, bedeutet digitales Vertragsmanagement mit TecArt: keine separaten Tools, keine Medienbrüche, eine gemeinsame Datenbasis.

Eine Vertragsmanagement-Software übernimmt die Aufgaben, die ohne sie manuell oder gar nicht erledigt werden: Sie erinnert rechtzeitig an Fristen, erstellt Verträge auf Basis von Vorlagen, steuert Freigabeprozesse, ermöglicht rechtssichere elektronische Unterschriften und sorgt dafür, dass Abrechnungen automatisch ausgelöst werden. In TecArt bedeutet das konkret: Ein Vertrag entsteht direkt aus einem bestehenden Auftrag. Die Vertragspositionen fließen automatisch in die Rechnungsstellung. Fälligkeiten sind im System sichtbar – ohne separate Erinnerungslisten. Und alle Beteiligten sehen denselben Stand, weil alles auf einer gemeinsamen Plattform läuft.

Die richtige Vertragsmanagement-Software hängt davon ab, ob Verträge als isolierter Prozess oder als Teil einer übergeordneten Prozesskette verwaltet werden sollen. Wer ausschließlich eine Ablage mit Fristenüberwachung sucht, kommt mit spezialisierten Einzellösungen aus. Wer jedoch Verträge in Verbindung mit Vertrieb, Projekten, Support und Abrechnung steuern möchte – also in einem zusammenhängenden System statt in mehreren Insellösungen –, für den ist eine Plattformlösung wie TecArt die bessere Wahl. TecArt eignet sich besonders für IT-Dienstleister, Software- und Digitalunternehmen, die ihre Prozesse auf einer gemeinsamen, ISO-zertifizierten Basis aus Deutschland organisieren wollen.

Die Kosten für eine Vertragsmanagement-Software variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Bereitstellungsform stark – von günstigen Einzellösungen bis hin zu umfangreichen Enterprise-Plattformen. Bei TecArt ist Vertragsmanagement Teil der Stufe Enterprise. Bei jährlicher Abrechnung beginnen die Kosten ab 79 € pro Nutzer und Monat (Mindestanzahl: 5 Nutzer). Dafür erhalten Unternehmen nicht nur Vertragsmanagement, sondern die vollständige Prozesskette: CRM, Ticketsystem, Projektmanagement, Rechnungsmodul, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und DATEV-Anbindung – auf einer gemeinsamen Plattform.

Eine 30-tägige Testphase ist kostenlos verfügbar.

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TecArt ist die Plattform, auf der die Vertragsmanagement-Anwendung läuft. Sie wurde von TecArt selbst entwickelt, ist ISO 27001-zertifiziert und verbindet zentrale Geschäftsprozesse wie CRM, Kundenservice, Auftragsmanagement und Vertragsmanagement auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Für Ihr Vertragsmanagement bedeutet das: Verträge stehen nicht losgelöst in einem einzelnen Tool, sondern können direkt mit Kunden, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und der Kommunikation verknüpft werden. So behalten Sie nicht nur Verträge und Fristen im Blick, sondern auch den gesamten Zusammenhang dahinter.