Projektplan zur CRM Software Einführung: Vollständiger Leitfaden

In der digitalisierten Geschäftswelt sind strukturierte Kundenbeziehungen das Rückgrat nachhaltigen Wachstums. Gerade für mittelständische IT- und Softwareunternehmen ist ein leistungsfähiges CRM-System (Customer Relationship Management) nicht mehr nur ein "Nice-to-have", sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.

Ein CRM bündelt alle kundenbezogenen Informationen zentral, automatisiert Vertriebs- und Serviceprozesse und liefert Entscheidungsgrundlagen in Echtzeit. Doch die Einführung ist kein spontaner IT-Kauf – sie erfordert einen klaren, durchdachten Projektplan. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen strukturiert, wie Sie ein CRM-Projekt professionell aufsetzen – von der Bedarfsanalyse bis zum Go-Live. Immer wieder werfen wir dabei auch gezielte Blicke auf die Vorteile des TecArt CRM, das speziell für den deutschen Mittelstand entwickelt wurde.

Definition und Zielsetzung

Ein CRM-Projektplan ist ein strukturierter Fahrplan für die Einführung oder Umstellung eines CRM-Systems. Er definiert Meilensteine, Verantwortlichkeiten, Zeitrahmen und Ziele. Ziel ist es, technische Anforderungen, geschäftliche Prozesse und menschliche Faktoren in Einklang zu bringen – für einen reibungslosen und erfolgreichen Systemstart.

Bedeutung für mittelständische IT-Unternehmen

Gerade für Mittelständler in der IT- und Softwarebranche ist der Aufwand überschaubar – doch nur, wenn professionell geplant wird. Ohne Projektplan drohen:

• Datenverluste oder Inkonsistenzen bei Migration
• mangelnde Nutzerakzeptanz
• Fehlende Systemanbindung an bestehende Tools

Ein strukturierter Projektplan reduziert Risiken, sichert Investitionen ab und sorgt für interne Akzeptanz.

Phase 1: Bedarfsermittlung & Zieldefinition

Zunächst muss geklärt werden: Was soll mit dem CRM konkret erreicht werden? Häufige Ziele sind:

• Effizienzsteigerung im Vertrieb
• Zentralisierte Kundendatenhaltung
• Automatisierte Serviceprozesse
• Erweiterte Reportingfunktionen

Der Fokus liegt hierbei auf einer klaren Zieldefinition je Abteilung, inkl. Abstimmung mit der Geschäftsleitung.

Die Wahl des richtigen Systems ist entscheidend. Hierfür erstellt das Projektteam ein Lastenheft mit Anforderungen. Auswahlkriterien für CRM-Systeme

• Modularer Aufbau
• Skalierbarkeit
• Integration mit vorhandener Infrastruktur
• Datenschutz & Hostingstandort
• Anpassbarkeit an Branchenspezifika

Vorteile von TecArt CRM für mittelständische Unternehmen

TecArt CRM bietet:

• Deutsches Hosting & DSGVO-Konformität
• Individuell konfigurierbare Module
• Intuitive Bedienoberfläche
• On-Premises & Cloud-Lösungen

Damit erfüllt TecArt die Kernanforderungen mittelständischer IT-Organisationen optimal.

Projektteam und Rollenverteilung

Ein erfolgreiches CRM-Projekt braucht klare Verantwortlichkeiten. Typische Rollen sind:

Zeitplanung und Meilensteine

Ein realistischer Zeitplan vermeidet Überlastung. Üblich sind 3–6 Monate vom Kick-Off bis zum Go-Live, je nach Komplexität.

Datenbereinigung und -strukturierung

Vor der Migration sollten veraltete, doppelte oder irrelevante Daten aussortiert werden. Hierbei hilft häufig ein externer CRM-Berater oder das TecArt-Team selbst. Integration in bestehende Systemlandschaft Schnittstellen zu ERP, oder Marketing-Tools sind frühzeitig zu planen. TecArt CRM bietet hier APIs und Integrationsmöglichkeiten.

Customizing und Prozessabbildung

Hier erfolgt die Systemeinrichtung entsprechend den spezifischen Unternehmensprozessen. Mit TecArt CRM lassen sich Workflows, Rollen und Ansichten individuell konfigurieren. Zusammenarbeit mit dem TecArt-Projektteam Ein großer Vorteil: Das TecArt-Team begleitet die Implementierung aktiv, inklusive Schulung, Support und technischer Einrichtung.

Schulungskonzepte für Mitarbeiter

Erfolgreiche CRM-Einführung steht und fällt mit der Nutzerakzeptanz. Schulungen sollten:

• Praxisnah & interaktiv sein
• Abteilungsbezogen durchgeführt werden
• Digital & vor Ort kombinieren
• Interner Akzeptanz steigern

Ängste abbauen, Vorteile kommunizieren – und Key User als interne Botschafter einbinden.

Livegang vorbereiten

Ein "Soft Go-Live" mit ausgewählten Abteilungen hat sich in der Praxis bewährt. Anschließend erfolgt der flächendeckende Rollout.

Supportprozesse etablieren

TecArt CRM stellt strukturierte Supportstrukturen zur Verfügung. Intern sollte es mindestens einen CRM-Verantwortlichen geben, der technische wie fachliche Themen bündelt.

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

• Ãœberfrachtete Anforderungen: Konzentration auf Kernprozesse statt auf seltene Sonderfälle
• Fehlende Einbindung der Nutzer: Frühzeitige Kommunikation & Beteiligung sind Pflicht
• Unklare Datenstrategie: Frühzeitige Klärung von Datenquellen, Formaten & Verantwortlichkeiten Kommunikation im Projektteam Ein regelmäßiger Austausch im Projektteam (z. B. wöchentliche Jour Fixes) erhöht Transparenz und minimiert Reibungsverluste.

Erfahren Sie, wie das familiengeführte Softwareunternehmen HANSALOG mit TecArt CRM seine Geschäftsprozesse optimiert hat – und wie auch Sie davon profitieren können.

Modularer Aufbau und Individualisierbarkeit

• CRM, Service, Groupware & Projektmanagement in einem System
• Individuell anpassbar ohne Programmieraufwand
• Erweiterbar je nach Unternehmenswachstum

DSGVO-Konformität und deutsche Cloud

• Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren
• Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit nach ISO-Standards
• Auch als On-Premises-Lösung erhältlich

Lizenzmodelle, Projektkosten, Ressourcenbindung

Die Kosten für die Einführung eines CRM-Systems wie TecArt CRM setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen:

TecArt CRM bietet transparente Preismodelle – entweder monatlich als Cloud-Service oder als Einmalzahlung bei On-Premises-Nutzung.

Zeitrahmen: Vom Kick-off bis zum Go-Live

Ein CRM-Projekt im Mittelstand dauert im Schnitt 3 bis 6 Monate, abhängig von:

• Komplexität der Systemlandschaft
• Datenqualität
• Anzahl beteiligter Nutzergruppen
• Umfang des Customizings Ein strukturierter Projektplan vermeidet Verzögerungen und sorgt für einen reibungslosen Go-Live.

KPI-Tracking und Zielüberprüfung

Nach dem Go-Live ist vor der Optimierung. Relevante KPIs zur Erfolgsmessung sind z. B.:

• Zeitersparnis im Vertriebsprozess
• Anzahl neuer Leads pro Monat
• Quote bearbeiteter Serviceanfragen
• Nutzerzufriedenheit & Systemakzeptanz

TecArt CRM bietet integrierte Reporting-Funktionen, mit denen Sie diese Kennzahlen direkt im System analysieren können.

Kontinuierliche Verbesserung und Feedbackschleifen

Ein CRM ist kein starres System. Nutzerfeedback sollte regelmäßig ausgewertet und umgesetzt werden – etwa durch:

• Erweiterung von Dashboards
• Automatisierung zusätzlicher Workflows
• Anpassung von Benutzerrechten oder Rollen

TecArt stellt dafür kontinuierlich neue Funktionen und Updates bereit.

Die Einführung eines CRM-Systems ist für mittelständische IT- und Softwareunternehmen ein strategisches Vorhaben – mit großer Hebelwirkung. Wer professionell plant, alle Beteiligten einbindet und auf einen erfahrenen Anbieter wie TecArt CRM setzt, schafft die Grundlage für nachhaltige Kundenbeziehungen, optimierte Prozesse und mehr Umsatz.

Mit einem klaren Projektplan, einer strukturierten Umsetzung und kontinuierlicher Optimierung steht Ihrem CRM-Erfolg nichts im Weg. Nutzen Sie diesen Leitfaden als Basis – und bringen Sie Ihre Kundenbeziehungen auf das nächste Level!

Wie lange dauert die Einführung eines CRM-Systems?

Typischerweise zwischen 3 und 6 Monaten, abhängig vom Umfang, der Datenmigration und dem Customizing-Bedarf.

Was kostet die Einführung von TecArt CRM im Mittelstand?

Die Kosten variieren je nach Lizenzmodell, Nutzeranzahl und Funktionsumfang. Für den Mittelstand sind Einstiegslösungen ab wenigen hundert Euro monatlich möglich.

Wie werden Mitarbeiter auf das neue System vorbereitet?

Durch strukturierte Schulungsprogramme, die vom Anbieter (z. B. TecArt) begleitet werden. Key User-Schulungen und E-Learning-Angebote helfen bei der nachhaltigen Wissensvermittlung.

Mindestens: Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Geschäftsleitung und IT. Optional: Projektmanagement oder Buchhaltung.

Was sind die Risiken bei der CRM-Einführung?

• Fehlende Akzeptanz im Team
• Schlechte Datenqualität bei Migration
• Unrealistische Zeit- oder Budgetplanung
• Unzureichende Schulung

Lässt sich TecArt CRM auch mobil oder hybrid nutzen?

Ja, TecArt CRM ist webbasiert und mobil optimiert. Es lässt sich im Browser, auf Tablets und Smartphones sowie im Homeoffice nutzen – ideal für hybride Arbeitsmodelle.