Management Software

Customer Story CDU Lichtenberg

Für den CDU Kreisverband ist das TecArt-System die effiziente Lösung für Struktur und
Ordnung in Kommunikation und Daten. Besonders überzeugten die Mischung aus CRM und
Groupware sowie datenschutzrechtliche Aspekte.

Branche: Öffentliche Verwaltung, Politischer Kreisverband

Größe: 300 Mitglieder

Informationen über die CDU Lichtenberg

Innerhalb der CDU Deutschlands ist die CDU Lichtenberg einer von zwölf eigenständigen Kreisverbänden im Landesverband Berlin - beheimatet im Nordosten der Hauptstadt, im Bezirk Lichtenberg. Die Zahl der Mitglieder liegt seit Jahren konstant bei rund 300, die Altersstruktur ist für eine Parteigliederung eher atypisch jung und liegt im Altersdurchschnitt bei Anfang Vierzig. Hinzu kommen noch weitere Mitglieder in den Vereinigungen Junge Union, Schüler Union, Senioren Union, Frauen Union, Christlich-Demokratische Arbeitnehmerschaft sowie Mittelstands- und Wirtschaftsvereinigung.

Der Kreisverband Lichtenberg versteht sich als Dienstleister für seine Mitglieder und die Bürger sowie gegenüber den Mandatsträgern im Deutschen Bundestag, im Abgeordnetenhaus von Berlin oder in der Bezirksverordnetenversammlung. Gemeinsam bieten sie im Bezirk mehrere Anlaufstellen für Bürger. Darüber hinaus organisieren weit über 50 ehrenamtliche Funktionsträger in der CDU Lichtenberg und in den Vereinigungen aktiv das Verbandsleben für die Mitglieder.

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Anforderungen
Was war gewünscht?

In der Vergangenheit nutzten die vielen ehrenamtlich engagierten Funktionsträger ihre privaten oder beruflichen E-Mail-Adressen zum Nachrichtenaustausch und speicherten Dateien auf ihren Rechnern bzw. bewahrten Papierdokumente in Ordnern zuhause auf. Unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten musste diese Praxis geändert werden.

Zudem gab es auch immer wieder Schwierigkeiten bei Übergaben an Nachfolger - denn alle zwei Jahre werden die Vorstandsämter neu gewählt, womit personelle Wechsel auf einzelnen Positionen einhergehen. Gerade der E-Mail-Schriftverkehr verblieb in fremden Postfächern, so dass Informationen, Vereinbarungen und Wissen unwiederbringlich verloren gingen.

Ein weiterer Aspekt war die fehlende Ordnung und Struktur bei der Ablage von E-Mails und Dateien. Oft wurden E-Mails solange nicht aus dem Posteingang gelöscht, bis sich Sachverhalte erledigt hatten. Dies führte bei einem hohen Aufkommen täglich eingehender E-Mails schnell zu Unübersichtlichkeit und zum Übersehen wichtiger Fristen.

Weiterhin waren Dateien nicht online in einer Cloud abgelegt, sondern dezentral auf privaten Rechnern oder in Außenstellen. Dies führte im Bedarfsfall zu unnötiger Wegezeit, um an bestimmte Dateien zu gelangen. Insbesondere für Ehrenamtliche, die sich meist erst abends einbringen können, war dies sehr beschwerlich.

Im Herbst 2013 wurde daher auf dem Markt nach einer „eierlegenden Wollmilchsau“ gesucht, die eine Vielzahl an vorhandenen bzw. zukünftigen Aufgabenstellungen und Bedarf bereits abbildet oder integrieren lässt. Die beiden Welten aus Groupware und CRM sollten darin vereint werden.

In einer Marktrecherche wurden rund Dreißig onlinebasierende IT-Systeme ausfindig gemacht, die sich grundsätzlich eignen. In nahezu allen Fällen konnte jedoch jeweils nur entweder Groupware oder CRM angeboten werden. Lediglich TecArt vereinte beide Anforderungsbereiche miteinander und war vollends onlinebasiert.

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Lösung
Wie wurde das Problem gelöst?

Die Entscheidung fiel zugunsten einer TecArt-Serverlösung mit allen verfügbaren Modulen. Nach dem Besuch des Administrationsseminars in der TecArt-Zentrale in Erfurt und unter Verwendung des Online-Handbuchs wurde das System selbständig an die Struktur des Kreisverbandes und dessen speziellen Anforderungen angepasst. Es wurden die Benutzer- und Rechtestrukturen sowie Felder und Templates angelegt bzw. erstellt.

Durchgeführt wurde dies vom Kreisgeschäftsführer, der noch durch ein weiteres Mitglied unterstützt wurde. Beide sind keine studierten Informatiker, sondern lediglich IT-affin und haben sich in die Bedienung des Systems eingearbeitet. Sie haben zudem die verbandsinternen Benutzerschulungen durchgeführt und stehen den Nutzern bei Fragen oder Problemen stets als Ansprechpartner zur Verfügung. Und falls die internen Verantwortlichen einmal nicht die Lösung parat haben, hilft der Support von TecArt weiter.

In einer ausgeklügelten Zugriffs- und Rechtsstruktur konnten der CDU-Kreisverband, seine vier Ortsverbände und die Vereinigungen Junge Union, Schüler Union, Senioren Union, Frauen Union, Christlich-Demokratische Arbeitnehmerschaft sowie Mittelstands- und Wirtschaftsvereinigung abgebildet werden. Als Benutzer sind die jeweiligen Vorstandsmitglieder der Gliederungsverbände und Vereinigungen vorgesehen. Hinzu kommen die Mitarbeiter der Kreisgeschäftsstelle und weiterer Außenstellen.

Alle nutzen die grundsätzlichen Module E-Mails, Termine, Aufgaben, Kontakte, Projekte, Dokumente, Notizen und Ressourcen. Je nach Aufgabengebiet und Zuständigkeit werden diese ergänzt durch die Module Anrufe, Tickets, Angebote, Verträge und Accounts.

Die Benutzer sind überwiegend Ehrenamtliche, weshalb der Zugriff auf den TecArt-Server meist von zuhause erfolgt oder auch über mobile Endgeräte. Aber auch die Mitarbeiter in den Büros können bei einem vertretungsbedingten Ortswechsel an einem anderen Standort ohne Einschränkungen arbeiten. Es wurde zudem begonnen, die vorhandenen Altakten einzuscannen und entweder strukturiert oder unstrukturiert im Dateisystem abzulegen. Auch im letztgenannten Fall ist das Auffinden mittels OCR-Texterkennung und einer schnellen Suchfunktion problemlos möglich.

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Kundennutzen
Welchen Nutzen bringt die TecArt-Software?

Rund 50 Benutzer sind gegenwärtig im TecArt-System angemeldet und bewältigen damit die täglich oder für manche auch wöchentlich anfallenden Aufgaben. Dabei profitieren alle von einer enormen Zeitersparnis durch bessere Vernetzung untereinander sowie die Möglichkeit der Nutzung vollkommen unabhängig von Ort und Zeit oder verfügbaren Geräten (PC, Mac, Tablet, Smartphone).

Niemand muss mehr seine privaten E-Mail-Adressen nutzen oder Dokumente auf heimischen Rechnern aufbewahren. Dies sichert die Ehrenamtlichen gegenüber Auskunfts- und Löschungsansprüchen von Dritten aus geltenden Datenschutzgesetzen und -regelungen ab.

Die früher in Word- oder Excel-Dateien gespeicherten Kontaktdaten wurden in das Modul Kontakte überführt und sind somit zentral für die nutzungsberechtigten Personen verfügbar. Das hin- und herschicken per E-Mail – und das dabei nicht mehr genau wissen, welches die aktuelle Version war – gehört der Vergangenheit an. Praktischerweise lassen sich mit den Modulen Kontakte und E-Mails auch gleich E-Mail-Verteiler einrichten.

Im Modul Tickets können Bürgeranliegen (je nach Verbandsgliederung oder Außenstelle) übersichtlich mit Kontaktdaten und Fristen dargestellt und weiterverfolgt werden. Die Bürger erhalten eine Eingangsbenachrichtigung und gegebenenfalls Zwischeninformationen zum Sachstand sowie eine Abschlussmitteilung. Dabei erleichtern vorgefertigte E-Mail-Vorlagen die Vorgangsbearbeitung.

TecArt legt die technischen Grundlagen für das Ziel einer papierlosen Ablage. Mit den jüngst neu erschienenen Tablets und schnellen mobilen Datenverkehr rückt die Vision des papierlosen Büros dabei immer mehr in greifbare Nähe.

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Kontaktverwaltung Ansicht Kommunale Einrichtungen
Tec Art Fallstudien Titel H300 Png

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