Tecart BG dunkel

Vier gewinnt! Ihre Pluspunkte fĂŒr eine gradlinige CRM Auswahl mit Erfolgsgarantie

4gewinnt0 Foto von Tina Wenzel / TecArt

Alles beginnt mit der richtigen Strategie. Setzt man bereits den ersten Stein an die richtige Position und ĂŒberdenkt gekonnt jeden Folgeschritt und die zu erwartenden Reaktionen genau, hat man beste Gewinnchancen und am Ende des Spiels tatsĂ€chlich als Erster vier gleichfarbige Steine in einer Reihe – und gewonnen!

Ganz so einfach wie bei „Vier gewinnt“ ist es mit der Auswahl der richtigen CRM Software wohl nicht, aber auch hier ist die Herangehensweise entscheidend fĂŒr den finalen Erfolg. Die folgenden vier Tipps machen zentrale Überlegungen deutlich und Ihr Softwareprojekt von Anfang an durchschaubar.

1. Was schmeckt besser: Apfel oder Birne? CRM Anbieter ohne Anforderungen zu vergleichen, ist zwecklos! 

Kaum ist die Entscheidung fĂŒr ein CRM System gefallen, steht die nĂ€chste Herausforderung bevor: die Auswahl der passenden Software. Zahlreiche Anbieter halten verschiedenste Modelle mit unterschiedlichsten StĂ€rken und SchwĂ€chen fĂŒr die Anwender bereit. Eigentlich gibt es nicht eine richtige CRM Auswahl. Essentiell ist vielmehr, dass die Software zu den tatsĂ€chlichen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passt. 

Deshalb ist es anfangs von fundamentaler Bedeutung, klar zu definieren, welche Funktionen fĂŒr ein Unternehmen entscheidend sind. Kunden, bisherige Prozesse und Arbeitsweisen unterscheiden sich in jeder Firma. Eine PrĂŒfung, welche Module und FunktionalitĂ€ten unverzichtbar, welche wichtig und welche unnötig sind, schĂŒtzt daher vor Fehlinvestitionen und erleichtert die Entscheidung. Auch das GesprĂ€ch mit den Mitarbeitern, die die Software verwenden werden, ist an dieser Stelle sinnvoll. 

Im Business herrscht eine bunte Vielfalt an Unternehmen, entstanden aus den unterschiedlichsten Visionen. Und verschiedene Unternehmen unterscheiden sich genauer betrachtet natĂŒrlich auch in ihren Strukturen und Prozessen, dem zugehörigen Kundenstamm sowie ihren ganz speziellen Gewohnheiten. Daher gibt es keine allgemeingĂŒltige Lösung, die immer funktioniert. Entscheidend ist stattdessen der Vergleich der spezifischen Anforderungen mit den Leistungen der unterschiedlichen Systeme. 

apfelundbirne Foto von Tina Wenzel / TecArt

2. Die Qual der Wahl: Standard oder Individuallösung 

Was ist bei der Software Auswahl im Vorfeld zu beachten? Bestimmte Standardprozesse sollten Teil jedes CRM Software sein. Die Pflege der Kundendaten sowie ein vollstĂ€ndiger Überblick ĂŒber die Kundenhistorie, die Auskunft ĂŒber Interaktionen, Angebote und VerkĂ€ufe gibt, sind grundlegend. Eine Integration des CRM Systems in die bereits bestehende Unternehmenssoftware sollte ebenfalls nahtlos möglich sein. 

Auf die benannten Basisfunktionen sollte kein CRM System verzichten. Es stehen allerdings auch Lösungen zur VerfĂŒgung, die sehr genau auf die Anforderungen des einzelnen Unternehmens angepasst sind. Diese Individuallösungen sind ĂŒblicherweise kostenintensiver. In der Theorie ist eine angepasste Software mit zahlreichen Features durchaus reizvoll, in der praktischen Anwendung ist sie jedoch meistens zeitraubend und unpraktisch. 

Idealerweise eignet sich fĂŒr die CRM Auswahl in den meisten FĂ€llen ein Kompromiss zwischen diesen beiden Varianten. Eine Software, die einen hohen Grad an Standardisierung fĂŒr die Grundfunktionen aufweist, kombiniert mit zusĂ€tzlichen Funktionen, die auch ohne Programmierkenntnisse bereitgestellt werden können, ist eine sehr gute Lösung. So kann ideal auf VerĂ€nderungen und neue Herausforderungen reagiert werden, ohne das der Kostenrahmen völlig aufgesprengt wird. 

3. Mittendrin statt nur dabei: Testen statt scheitern 

Die Demo-Version einer CRM Software einmal schnell auszuprobieren, ist einfach und meistens in kurzer Zeit erledigt. Doch dabei handelt es sich nicht um einen Test unter realen Bedingungen, was nach dem Kauf zu bitteren EnttĂ€uschungen fĂŒhren kann. FĂŒr eine individuell richtige Software Auswahl bedarf es mehr – mehr Einblick, mehr Praxis, mehr aktives Tun.

BeschĂ€ftigen Sie sich also ganz bewusst tiefer mit der ausgesuchten Software, bevor Sie kaufen! Es ist sehr wichtig, ein potenzielles System vor dem Kauf auf Herz und Nieren zu prĂŒfen. Besonders die Datenmenge sollte dabei nicht unterschĂ€tzt werden. Einige wenige Kontakte bewĂ€ltigt die Software sicherlich in hoher Geschwindigkeit. Doch auch wenn Ihre gesamte Kundendatenbank importiert wurde, sollten keine Zeitverzögerungen auftreten. Neben der Performance sollte das System in der Administration so konfigurierbar sein, dass sich Ihre Strukturen und AblĂ€ufe perfekt abbilden und handeln lassen. Das alles lĂ€sst sich nur in einer detaillierten Testphase genau ergrĂŒnden. 

4. Update vs. Upgrade: Ist der Zoff wirklich vorprogrammiert? 

Die ZukunftsfĂ€higkeit eines Unternehmens zu sichern, ist ein hĂ€ufiges Ziel beim Erwerb eines CRM Systems. Gerade deswegen ist es besonders wichtig, dass die Software auch ĂŒber die folgenden Jahre stets auf dem neusten Stand ist. Oft fallen hierfĂŒr weitere Wartungsarbeiten und damit zusĂ€tzliche GebĂŒhren an. 

Um zu ĂŒberprĂŒfen, wie aktuell und vollstĂ€ndig die CRM Software up to date bleibt, muss zunĂ€chst zwischen Update und Upgrade unterschieden werden.

  • Bei einem Update handelt es sich lediglich um eine kleine Aktualisierung, die Sicherheitsprobleme oder Fehler behebt. Diese verwenden beispielsweise auch Betriebssysteme am PC. Sie sind kostenlos und werden oftmals automatisch oder mit sehr geringem Aufwand installiert. Ein Update beeinflusst weder die Funktion noch den Umfang des Systems in einem relevanten Maße. 
  • Ein Upgrade hingegen ist eine grundlegend neue Version der Software, die mit zusĂ€tzlichen Erweiterungen und zum Teil neuen Funktionen oder einer verĂ€nderten Struktur einhergeht. Sie erscheinen meistens nur alle Jahre und sind fĂŒr den Herausgeber mit hohem Aufwand verbunden. Bei dem Wechsel von Windows 7 auf Windows 10 handelt es sich beispielsweise um ein Upgrade. 

Um zu vermeiden, dass eine Investition in ein CRM System kostenintensive Nachzahlungen zur Folge hat oder schon nach kurzer Zeit technologisch nicht mehr dem State of the Art entspricht, sollte unbedingt darauf geachtet werden, welche Leistungen im Angebotspreis enthalten sind und eben auch welche nicht. Um spĂ€teren, unliebsamen Überraschungen aus dem Weg zu gehen, handeln Sie nach dem Prinzip der Total-Cost-of-Ownership [TCO] und beachten Sie dabei alle absehbaren Kosten bereits im Stadium der CRM Auswahl! 

Kurzum, die Entscheidung fĂŒr die richtige CRM Software ist nicht leicht, doch mit einer ausfĂŒhrlichen Anforderungsliste und einer sorgfĂ€ltigen Software Auswahl kann sie zu einer wirklich gewinnbringenden Investition werden – und schon haben Sie gewonnen!