Office 365 und der Datenschutz

Es lohnt sich, einen genaueren Blick auf Onlyoffice, Libreoffice und Openoffice zu werfen. Derzeit herrscht in der digitalen Medienwelt eine lebhafte Diskussion über die Nutzung von Microsoft Office 365. Ausgangspunkt ist ein Beschluss der Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern, der momentan keinen datenschutzkonformen Einsatz des Microsoft Clouddienstes für möglich hält. Diese Entscheidung wurde knapp gefasst, und kurz darauf gab es bereits interne Kritik an einer zu undifferenzierten Betrachtung.

Befinden sich Unternehmen in der Zwickmühle, wenn es um die Nutzung von Microsoft Office geht? Die EU-Datenschutzgesetzgebung wirft mehr Fragen als Antworten auf, und die Meinungen der Landesdatenschützer sind gespalten. Während einige die Stärkung europäischer Angebote sehen, betrachten viele Experten die Gesetzgebung eher als Ausdruck von Unvermögen und Aktionismus. Doch für Unternehmen ist die Auswahl und Implementierung von Online-Diensten wie Microsoft Office-Alternativen keine Kleinigkeit, insbesondere wenn sie ein so wichtiges Tool wie MS Office oder Office 365 in allen Abteilungen einsetzen.

In Thüringen wurde eine "Verbotsliste" für Videokonferenzsysteme eingeführt, die vom Landesdatenschützer Dr. Lutz Hasse für das Bildungsministerium, Schulämter, Studienseminare und Schulen in freier Trägerschaft herausgegeben wurde. Diese Liste enthält Tools wie Zoom, GoToMeeting, Blizz, aber auch Cisco WebEx und Microsoft Teams, Skype und Skype for Business. Doch die zugelassenen Alternativen sind im Vergleich zur Praxis - gelinde gesagt - nicht angemessen!

Auch Microsoft Office 365 mit Exchange, Sharepoint und Docs birgt Probleme bei der DSGVO-konformen Nutzung.

Doch keine Sorge, es gibt gleichwertige Alternativen zu Microsoft, die den Vorteil einer DSGVO-konformen Datenverarbeitung bieten. Doch Vorsicht, nicht alle Alternativen sind gleich! Unternehmen, die nicht nur einen Ersatz für Word suchen, sondern das gesamte Spektrum von Office benötigen, sollten bei der Auswahl nicht nur auf den Funktionsumfang achten, sondern auf Lösungen setzen, die in strukturierte Arbeitsprozesse integriert sind.

Microsoft Office oder Office 365 sind weit verbreitet, aber sind sie wirklich die beste Option, sei es als Desktop Suite, kostenlose Windows Variante oder Online-Kollaborationstool? Ein genauerer Blick lohnt sich! Nicht alle Alternativen wie LibreOffice, OpenOffice oder SoftMaker halten im Test, was sie versprechen, wie ein von Heise verfasster Bericht über Word und andere Versionen zeigt. Was also tun? Welches Tool soll man nutzen?

Als das Thema Office-Integration für das TecArt CRM Pro 2017 auf die Agenda kam, standen wir vor dieser wichtigen Entscheidung. Unsere Entwickler haben sich ausführlich mit dem Thema auseinandergesetzt, viel recherchiert und lange getestet. Als Softwarehersteller bewerten wir neben Funktionsumfang und Kompatibilität besonders den Sicherheitsfaktor. Kurz gesagt: Wir empfehlen die Cloud-Office-Lösung OnlyOffice für Unternehmen und möchten Ihnen diese kurz vorstellen.

OnlyOffice ist vielleicht noch relativ unbekannt, aber bald vielleicht schon ein Hidden Champion. Der Softwarehersteller stammt aus Riga, Lettland, und die quelloffene Softwareversion erschien erstmals 2009. Sie ist in deutscher Sprache und für die Betriebssysteme Windows, Mac OSX und Linux erhältlich. Der Funktionsumfang deckt die üblichen Tools der MS Office Suite ab und bietet zudem Komponenten für Projektmanagement, Dokumentenmanagement und CRM. Die Cloud-Variante ermöglicht kollaboratives Arbeiten. Für den DSGVO-konformen Einsatz ist OnlyOffice mehrere Partnerschaften eingegangen, bisher mit NextCloud, OwnCloud und unserer CRM-Company TecArt.

Die Office-Alternative bietet drei verschiedene Hosting-Optionen zur Auswahl

• Hauseigene Cloud: Für die volle Collaboration-Lösung stellt OnlyOffice allen Anwendern die eigene Cloud zur Verfügung. Dies ist die charmanteste Variante für alle, die keine eigene IT-Infrastruktur haben und sich nicht selbst mit dem Hosting beschäftigen möchten.
• Server & Cloud Self Hosting: Unternehmen mit eigenen Serverlandschaften und IT-Abteilungen können auch ihre eigene Serverlösung betreiben. Diese Variante bietet eine komfortable Unterstützung für NextCloud und ownCloud.
• Client Desktop Installation: OnlyOffice bietet seine Version ebenfalls als Desktop-Download für die Betriebssysteme Windows, Mac OSX und Linux an. Die Downloads sind kostenfrei als Open Source erhältlich, und der Quellcode ist auf GitHub veröffentlicht.

und enthält alle notwendigen Funktionen für die tägliche Arbeit:

• Texte, Tabellen und Präsentationen
• Text- bzw. Formatierungsvorlagen und Formeln
• Einfügen von Bildern und Grafiken
• Gestaltung von Kopf- und Fußzeilen
• Anlegen von Inhaltsverzeichnissen
• Kommentare und Korrekturnachverfolgung

Datenschutz & Datensicherheit sind von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO. ONLYOFFICE erfüllt nicht nur die Anforderungen für die tägliche Büroarbeit, sondern auch die aktuellen Bestimmungen und Standards der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum Schutz personenbezogener Daten. Alle Produkte von ONLYOFFICE entsprechen den europäischen Gesetzen und werden den bekannten Datenschutzgrundsätzen gerecht. Dazu gehören umfassende Sicherheitsdienste und Kontrollmechanismen wie detaillierte Zugriffseinstellungen und die optionale Nutzung von Authentifizierungstools.

• Zuverlässigkeit: ONLYOFFICE hostet seine Cloud-Varianten bei Amazon Web Services (AWS), einer der bekanntesten Cloud Computing Plattformen, die eine Stabilitätsgarantie von 99,99999% gemäß den höchsten Branchenstandards für Sicherheit bietet.

• Verschlüsselung: Die Sessions sind durch HTTPS und SSL gesichert, während die Dateien selbst mit AES-256-Verschlüsselung geschützt sind, was unbefugten Dritten den Zugriff auf Daten unmöglich macht.

• Datensicherung: ONLYOFFICE erstellt automatisch alle 10 Tage Backups, und Benutzer können sogar eine Offline-Archivierung durchführen und manuell sichern.

• Datenschutz: Durch die Verknüpfung von Authentifikationscookies per HttpOnly-Attribut und der IP-Adresse des Nutzers wird der Schutz vor unberechtigtem Zugriff gewährleistet.

TecArt® Office bietet eine integrierte Lösung, die auf der bewährten Cloud-Office Lösung ONLYOFFICE basiert. Mit einer eigens entwickelten Schnittstelle gewährleistet TecArt® Office die Kompatibilität mit den gängigen MS Office-Formaten und wurde von c‘t Magazin für Computertechnik (Ausgabe 5/2017) in der Kategorie "Office-Webdienste" mit Silber prämiert. Eine Studie zeigt, dass ONLYOFFICE im direkten Vergleich mit MS Word Online und Google Docs mit 11 zusätzlichen Funktionen führend ist.

Datenschutz und -sicherheit sind durch die Bereitstellung in der TecArt Cloud gewährleistet, da die Server ausschließlich in Deutschland stehen und durch die ISO 27001 Norm geschützt sind. Eine eigens entwickelte Open Source Schnittstelle ermöglicht die technologische Integration, und die Listung des Quellcodes auf GitHub sorgt für Transparenz und Zuverlässigkeit. Dadurch steht einer gemeinsamen Arbeit an Office-Dokumenten - direkt im Cloud CRM - nichts mehr im Wege.

Die smarte Office 365 Alternative steht für medienbruchfreies Arbeiten. Lästige Down- und Uploads bzw. Copy and Paste zwischen zwei Software-Anwendungen entfallen. Office Anwendern ermöglicht es die Erstellung und Bearbeitung von Standard-Dokumenten - komplett unabhängig vom Arbeitsplatz und benutzten Gerät. Individuelle Kommentare und nachverfolgbare Änderungen in den Dokumenten unterstützen die kollaborative Arbeit von Teams, Abteilungen und Standorten. Zudem verhindert eine Sperr- und Freigabefunktion mögliche Konflikte bei der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung. Last but not least ermöglichst natürlich auch das TecArt® Office ein DSGVO-konformes Arbeiten.

• Vollintegrierter Online Editor für Texte, Tabellen und Präsentationen
• Dokumentenmanagement nach aktuellen Datenschutzstandards (DSGVO-konform)
• Sichere Alternativ-Lösung zu Microsoft Office 365
• Kompatibilität mit den gängigen MS Office-Formaten
• Komfortables Arbeiten in Echtzeit ohne lästige Down- und Uploads
• Anwendung unabhängig von Arbeitsplatz und installierter Software
• Unproblematische und agile Zusammenarbeit ohne Speicherkonflikte
• Hosting auf eigenen Servern in deutschen Rechenzentren (ISO 27001 zertifiziert)
• Transparenter Quellcode für die Schnittstelle (Open Source) auf GitHub