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Blogserie Teil II

TecArt im Einsatz: CRM Systeme fĂŒr Stadt & Land

5 Minuten 29.10.2020

Im grĂŒnen Herzen Deutschlands ist die Digitalisierung einzelner Regionen unterschiedlich weit - wie auch in vielen anderen Teilen der Republik. Doch abgesehen von der Notwendigkeit, entsprechende technische Infrastrukturen bereitzustellen, gibt es entscheidende Vorteile auf Stadt- und Landesebene.

Von der Notwendigkeit digitaler Angebote

Über Webtechnologien können besonders kommunale Angebote bzw. Angebote des jeweiligen Bundeslandes fĂŒr alle BĂŒrger schnell und unkompliziert verfĂŒgbar gemacht werden. Von diesen digitalen Angeboten profitieren viele lĂ€ndliche Regionen sogar stĂ€rker als StĂ€dte und Ballungsgebiete. Die Wege zum nĂ€chsten bzw. zustĂ€ndigen Amt sind nicht selten weit. Öffnungszeiten korrespondieren oftmals nicht mit den Arbeitszeiten vieler BĂŒrger. Technische Lösungen reduzieren besonders in lĂ€ndlichen Regionen diese Widrigkeiten um ein Vielfaches. Digitale Angebote stellen also nicht nur fĂŒr die Verwaltung von Kommunen oder Landkreisen relevante Lösungen dar. Sie ermöglichen es ebenso, dass Mitarbeiter die vielfĂ€ltigen Aufgaben effektiver und einfacher abarbeiten können und weniger Informationen dabei verloren gehen.

Digitalisierung öffentlicher Institutionen

In vielen öffentlichen Einrichtungen auf Landesebene finden sich bereits diverse digitale Tools im Einsatz. Viele Behörden nutznießen hierbei vom Engagement einzelner Mitarbeiter - vollkommen egal ob nun aus Verwaltung oder IT. Wahre VorkĂ€mpfer setzten sich unabhĂ€ngig von ihrem eigentlichen TĂ€tigkeitsfeld mit der Digitalisierung von Arbeitsprozessen auseinander und ebnen so den Weg fĂŒr flĂ€chendeckte digitale Lösungen.

Genau hier kann ein gutes CRM System viele Bonuspunkte einstecken, sofern es sich flexibel auf die speziellen BedĂŒrfnisse der öffentlichen Hand anpassen lĂ€sst. Erstens erleichtert es den Institutionen maßgeblich den Arbeitsalltag. Zweitens können BĂŒrgern auf diese Weise besser wahrnehmbare Angebote unterbreitet werden. Kernvorteile digitaler Lösungen, die fĂŒr kommunale und lokale Behörden meist noch stĂ€rker spĂŒrbar sind.

Digitalisierung in der Bildung

Mit der Zustimmung des Bundesrats zum "Digitalpakt" vom 15. MĂ€rz 2019 sind insbesondere in der Bildung erhebliche finanzielle Mittel freigemacht worden. Die GrundgesetzĂ€nderung bringt den SchĂŒlern heruntergebrochen 500 Euro pro Nase fĂŒr moderne Lernumgebungen mit Laptops, Whiteboards, WLAN etc. Ein wichtiger Schritt, um Schulen und andere Bildungseinrichtung sowie angeschlossene Behörden zu digitalisieren. Leider wird aktuell nur ein geringer Teil der bereitgestellten Mittel auch tatsĂ€chlich abgerufen. Dabei zeigt sich vor allem seit Corona, welche vielseitigen Möglichkeiten digitale Lösungen heutzutage bieten. Mit verschĂ€rftem Blick auf die BewĂ€ltigung solcher Krisen und den damit einhergehenden Herausforderungen ist ihre Bedeutung enorm angestiegen - ein deutlicher Wink bezĂŒglich der Wichtigkeit von Digitalisierung.

Sind digitale Lehrmethoden also tatsĂ€chlich in deutschen KlassenrĂ€umen angekommen? Fakt ist: Moderne Bildung ist digital! Egal ob es um die Standortvernetzung, die Schulverwaltungsplanung oder die Bereitstellung aller fĂŒr den Schulbetrieb essentiellen Dokumente geht. Ebenso einerlei ist, ob dies nun landesweit oder auf einen Landkreis oder eine Kommune begrenzt stattfindet.

Zahlreiche Experten sprechen sich fĂŒr das integrierte Lernen und sogenannte Blended-Learning-AnsĂ€tze aus. Diese verknĂŒpfen digitale Tools und Lerninhalte mit klassischen Lehr- und Lernmitteln sowie pĂ€dagogischen Methoden. Bereits im Grundschulalter erlernen SchĂŒler so den sicheren Umgang mit verschiedensten Medien und erwerben quasi nebenbei ein technisches VerstĂ€ndnis. Und das Beste: Wie themenrelevante Studien zeigen, weisen sie durch diese individuelleren Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten tatsĂ€chlich bessere Lernergebnisse auf.

Doch die Revolution im Bildungssektor bringt neben zahlreichen Zukunftschancen auch einige HĂŒrden mit sich. Es reicht nicht aus, nur die technische Infrastruktur fĂŒr digitale Bildung zu schaffen. Eine ebenso, wenn nicht gar grĂ¶ĂŸere Rolle spielt die digitale PĂ€dagogik. Es geht um das entsprechende Know-how bei den LehrkrĂ€ften - wichtiger noch bei den Institutionen und verantwortlichen EntscheidungstrĂ€gern. Neue Unterrichtskonzepte und Lehrmethoden sowie eine Fortbildungsoffensive im Hinblick auf den digitalen Status Quo mĂŒssen her. Wer also ĂŒbernimmt die fachspezifische IT-Beratung, praktische Hilfestellung bei technischen Problemen oder die Vor-Ort-Installation und Wartungsarbeiten im digitalen Klassenraum?

Emsland Case Study Aufgeschlagen Png

Case Studies | CRM fĂŒr Stadt & Land Die Bildungsregion Emsland geht mit perfektem Beispiel voran!

Digitalisierung im Bildungsbereich wird im Emsland großgeschrieben. Mit geballtem Fachwissen aus der IT-Koordination vor Ort etabliert der Landkreis systematisch in allen Bildungseinrichtungen das erforderliche Wissen und Können ĂŒber sogenannte "technologische Bildungshelfer". Diese sind in den insgesamt 22 Schulen des Landkreises aktiv, betreuen und warten die bereitgestellte Hard- und Software auf Abruf. Diese qualifizierte Systemadministration wird ĂŒber die eigenstĂ€ndige Institution "Schul-IT Emsland" koordiniert. Das passende CRM hierfĂŒr liefert TecArt. Alle anfallenden Arbeiten werden durch ein klassisches Ticket- und Helpdesk-System verwaltet und entlasten die Verwaltung merklich. Auf die individuellen BedĂŒrfnisse angepasste Funktionen erleichtern außerdem die Zusammenarbeit der verschiedenen Einrichtungen sowie den Austausch von Informationen und Daten.

Digitalisierung unserer Behörden

Generell verdienen viele Behörden und die BĂŒrger ein Upgrade. Angefangen bei einem modernen Dokumentenmanagement. Das richtige Formular schnell und unkompliziert bereitstellen zu können, ist ein guter Anfang. Mit einem klugen Dokumentenhandling entfallen eher nervige Sucharbeiten und Fehler bei der Herausgabe werden betrĂ€chtlich verringert. TecArt unterstĂŒtzt bereits mehrere öffentliche Institutionen bei der effizienten Dokumentenverwaltung. Mithilfe der CRM Software werden ausgefĂŒllte Formulare, Anschreiben und Zusatzinformationen nicht nur effizient bereitgestellt, sondern auch ĂŒbersichtlich weiterverarbeitet.

FĂŒr die interne Verwaltung bietet das CRM zudem spezifische Rechtestrukturen. Ein klares Regelwerk schĂŒtzt Dokumente, Informationen und Funktionen vor unerlaubten Zugriff. Auch zulassungsbeschrĂ€nkte Inhalte können nur von entsprechenden Personen ausgegeben oder bearbeitet werden. Zudem lĂ€sst sich ein zuverlĂ€ssiges CRM auch fĂŒr den Ă€mterĂŒbergreifenden Einsatz von Daten und Informationen nutzen. Das erleichtert einerseits die Arbeit der Ämter selbst und verkĂŒrzt andererseits die Wartezeiten der BĂŒrger erheblich. So entspannt sich manch angespannte Situation, gerade bei sensiblen VorgĂ€ngen.

Hierbei im besonderen Fokus: Der Datenschutz! Der aktuelle Beschluss der Datenschutzkonferenz hat klar gezeigt, dass Office 365 keine zulĂ€ssige Cloud-Lösung darstellt. In der RealitĂ€t befindet es sich jedoch vielerorts noch im Einsatz. Dabei gibt es durchaus gute Alternativen, die nicht selten sogar mehr können. Doch einige nichteuropĂ€ische Anbieter schaffen mit eher umstĂ€ndlichen Anpassungen oft nur unzureichende Lösungen in Bezug auf Funktionen und Datenschutz. Gerade in deutschen Behörden ist der Datenschutz jedoch nach strengen Kriterien zu erfĂŒllen. Als Lösung aus Deutschland wurde das TecArt System von Anfang an fĂŒr diesen sensiblen und vielfĂ€ltigen Umgang mit Daten konzipiert.

Dies gilt genauso fĂŒr die Datenverwaltung und Informationsverteilung in Echtzeit. FĂŒr Behörden ist es inzwischen unumgĂ€nglich geworden, zeitnah auf Aktualisierungen und neue Informationen zuzugreifen. Mit dem TecArt CRM kein Problem, wovon Mitarbeiter und BĂŒrger gleichermaßen profitieren. Sichere Digitallösungen stĂ€rken das Vertrauen in unsere Behörden. Sie machen Arbeitsprozesse transparenter und zugleich weniger aufwendig.

Case Studies | CRM fĂŒr Stadt & Land So macht sich Gudensberg unser CRM bereits zunutze!

Wir haben eine weitere Case Study herausgekramt, die die Thematik noch greifbarer macht und am praktischen Beispiel verdeutlicht. Was hat die mĂ€rchenhafte Kleinstadt Gudensberg dazu bewegt, unser CRM einzufĂŒhren und wie sieht der digitale Arbeitsalltag in der Stadtverwaltung heute aus? Hier erhalten Sie einen tiefgrĂŒndigen Einblick in das Softwareprojekt mit sĂ€mtlichen Fakten komprimiert im kostenfreien PDF-Download!

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Fazit BĂŒrger und Bildung im Fokus

Sei es also in unseren Bildungseinrichtungen oder verschiedensten Ämtern, wie dem Einwohnermeldeamt oder der Kfz-Meldestelle: Mithilfe moderner Tools - wie einer passgenauen CRM Software - lassen sich vielseitig nutzbare Digitalangebote schaffen. Diese bieten nicht nur den Institutionen merkbare Arbeitsvorteile, sondern ermöglichen BĂŒrgern jeglichen Alters wesentliche Mehrwerte.

Als Gesellschaft profitieren wir insbesondere im Bildungsbereich von modernen Arbeitsumgebungen fĂŒr Verwaltung und LehrkrĂ€fte. Durch die Umstellung auf digitale Prozesse sparen diese wertvolle Zeit und vor allem Kraft ein, die sie wieder voll und ganz im Sinne der BĂŒrger und des Bildungsauftrages einsetzen können.

Damit der Einsatz digitaler Lösungen jedoch von nachhaltigem Erfolg gekrönt wird, muss an mehreren Schrauben gleichzeitig gedreht werden: ZunĂ€chst gilt es, passende Systeme zu finden und diese an die spezifischen BedĂŒrfnisse anzupassen. Zudem bedarf es Schulungen zu diesen individuellen Lösungen sowie einer praxisnahen Aus- und Weiterbildung fĂŒr die technischen Tools. Schlussendlich fĂŒhrt also nur das gekonnte Zusammenspiel verschiedener Faktoren an das gewĂŒnschte Ziel.

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