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Sicheres Homeoffice Datenschutz im Homeoffice

6 Minuten 05.11.2020

Der November wird ein Monat im abgesicherten Modus! Viele Unternehmen senden ihre Mitarbeiter erneut ins Homeoffice. Die Bundesregierung bittet sogar darum, wo es möglich ist, es unbedingt auch möglich zu machen. Über richtig und falsch, angemessen oder nicht, soll hier gar nicht gesprochen werden. Es ist wie es ist!

Zeit für Digitalisierung in sicheren Räumen

Wer im Frühjahr noch völlig überrumpelt wurde, sollte diesmal die Gelegenheit beim Schopfe packen und sich für die Zukunft ausreichend digital aufstellen. Das sensible Themenfeld Datenschutz spielt hierbei natürlich eine entscheidende Rolle. Wie die Datenschutzkonferenz erst im Oktober feststellen musste, sind gerade die großen amerikanischen Anbieter (wie Microsoft) keine DSGVO-konforme Option. Zum Glück jedoch gibt es gute Alternativen direkt aus Deutschland.

Worauf also achten, wenn Mitarbeiter im Homeoffice mit sensiblen Daten agieren?

Die Infrastruktur im Homeoffice ist ein vielschichtiges Thema. Stellt das Unternehmen die nötige Hard- und Software oder nutzt der Mitarbeiter eigene Technik? Hier spielen einfach viele Aspekte hinein. Entscheidend ist jedoch: Wie sicher sind sensible Unternehmensdaten z. B. von anderen Mitarbeitern oder gar Kunden?

Nicht jedem Unternehmen ist es finanziell oder logistisch möglich, alle Mitarbeiter mit angemessener Technik auszustatten. Zudem sind viele Programme auf eine Workstation-Lizenz begrenzt. Zugegeben, für einige klingt das nach alten Methoden, doch immerhin ein Viertel der Unternehmen verwenden laut Statista noch keine Cloud-Computing-Angebote. Auch sind die genutzten Angebote nicht selten auf einen ausgewählten Mitarbeiterkreis und damit auch in ihren Funktionen beschränkt.

Welche Faktoren spielen eine wesentliche Rolle, wenn es um ein sicheres Homeoffice geht?

Als Erstes gilt es, mit der richtigen technischen Infrastruktur ein sicheres Arbeiten überhaupt möglich zu machen - und zwar sowohl auf Hardware- als auch Softwareseite. Ein modernes und gutes CRM ist dabei unverzichtbar. Natürlich browserbasiert und mit klarem Rechtemanagement. Der Mitarbeiter loggt sich einfach über den Browser ein. Dies geschieht selbstverständlich abgesichert durch ein individuelles Passwort. Zeit und Ort sind dabei Nebensache. Unsere CRM Software bietet darüber hinaus verschiedene Plug-Ins für die interne Kommunikation, ein effizientes Datenmanagement und sichere Office-Lösungen. Somit lässt sich fast das gesamte Unternehmen - mindestens aber das Unternehmensmanagement - schnell und unkompliziert digital abbilden. Viele Herausforderungen kann jedoch nicht allein die Software stemmen. Entscheidend ist oft der Faktor Mensch - und da wären wir auch schon bei Zweitens! Doch auch hier ist die Nutzung des richtigen CRM Systems ein echter Vorteil.

Technik & Software allein machen kein Homeoffice

Mal schnell die E-Mail aus Versehen über die private Adresse im eigenen E-Mail-Programm versendet? Das amüsiert zwar die Netzgemeinde in den neuesten Twitter-Stories, doch im realen Unternehmensmanagement gehört so etwas eher in die Kategorie "not amusing". Hier können sich absolute Horror-Szenarien abspielen, die im schlimmsten Fall schwere Konsequenzen nach sich ziehen. Browserbasierte Lösungen, wie das TecArt CRM, helfen Mitarbeitern dabei in einer eigenen Arbeitsumgebung zu agieren und eben nicht über das private Outlook oder Thunderbird ihre E-Mails zu verwalten. Ein verknüpftes Dokumentenmanagement macht zudem das Abspeichern von Dateien sämtlicher Datenformate auf den Desktop komplett obsolet. Denn diese lassen sich über das CRM unkompliziert mit Kollegen austauschen. Für eigene Projekte empfiehlt es sich, ganze Ordnerstrukturen zu nutzen. Dank des vollintegrierten Office-Programms, müssen Texte, Tabellen und Präsentationen nicht extra lokal gespeichert werden. Sie können direkt im System sicher und datenschutzkonform bearbeitet werden - ganz ohne zeitfressende Medienbrüche. Das nimmt auch den nicht so versierten Mitarbeitern die Angst, schwerwiegende Fehler zu begehen.

TecArt CRM | Homeoffice Software Unser Homeoffice Leitfaden für Ihr Business

Das Thema Homeoffice begleitet uns spätestens seit Corona tagtäglich. Während viele Arbeitnehmer aufgrund der angespannten Lage eher "hineingeschubst" wurden, ist Remote Workern diese neue Art der Arbeit bestens vertraut. Sie schätzen die Vorteile nicht erst seit der Krisenzeit. Für Unternehmen gibt es über die gute, alte Heimarbeit jedoch einiges zu wissen und zu beachten. Schließlich soll auch das Arbeiten in den eigenen vier Wänden bestens funktionieren. Wir haben tiefer gegraben und einen umfassenden Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen die wichtigsten Fakten zusammenfasst. Informieren Sie sich über rechtliche Dinge, die Arbeitsumgebung, Technik und Tools, Telefonie bzw. Video Calls, Datenschutz & mehr!

Für die Einen lustig - Für die Anderen eine Katastrophe

Sensible Daten und das Homeoffice

Kundendaten auf dem privaten Computer sind eine heikle Sache - selbst wenn dieser in einem abschließbarem Raum steht. Mag der Rechner im Büro von der IT regelmäßig geprüft und geschützt werden, so ist das mit privater Technik nicht ganz so einfach. Abgesehen von arbeitsrechtlichen Thematiken, stellt dies ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Umso besser ist es also, wenn die Daten gar nicht erst auf dem Rechner gelangen. Egal ob es um Kundenkontakte oder die Daten von Partnern und Zulieferern, Patienten oder Bewerbern geht: Sie alle sollten durch ein gutes CRM System geschützt sein.

Allerdings lässt es sich die Nutzung zusätzlicher Tools im Rahmen der digitalen Arbeit nicht immer vermeiden. Wenn uns Corona und die damit einhergehende Zeit im Homeoffice eines gezeigt haben, dann dass Video Calls einfach nicht mehr wegzudenken sind. Dabei spielt es fast schon keine Rolle mehr, ob diese im Office oder Zuhause abgehalten werden. Für den richtigen Umgang mit internen sowie externen Tools sind Mitarbeiterschulungen gefragt. Und diese hören nicht bei einer kurzen Einführung in die grundsätzlichen Funktionen auf, weder beim CRM, noch bei einem speziellen Kommunikationstool. Denn insbesondere hier lauern so manche Gefahren, deren sich jedes Unternehmen bewusst sein sollte.

Sicher haben auch Sie schon den ein oder anderen Fauxpas mit einem Schmunzeln angesehen. Was für die Einen jedoch lustig ist, wird für die Anderen womöglich bitterer Ernst. Zum Beispiel dann, wenn ungewollt sensible Daten übermittelt werden. Das geht los bei der persönlichen, vielleicht nicht ganz angemessenen Notiz zu einem Kollegen und reicht bis hin zu Passwörtern oder anderen Unternehmensdaten, die z. B. durch Screen-Sharing an Dritte gehen. Manche Drittprogramme ermöglichen sogar den Remote-Zugriff auf das System und schon sind vermeintlich geschützte Daten nicht mehr ganz so geschützt. Zumeist steckt dahinter nicht mal eine böse Absicht, sondern eher pure Unwissenheit.

Wie aus den Beispielen hervorgeht, sind regelmäßige Weiterbildungen für ein funktionierendes Homeoffice essentiell. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zur allgemeinen Mediennutzung sowie zum konkreten Umgang mit einzelnen Programmen und sensibilisieren Sie sie unbedingt auch im Hinblick auf den korrekten Umgang mit Unternehmens- und Kundendaten! Nicht nur älteren Mitarbeitern fehlt es oftmals an wichtigen Grundkenntnissen. Abgesehen von klassischen Desktop Systemen, haben auch junge Berufseinsteiger bzw. Young Professionals womöglich eher wenig Erfahrung, was die Anwendung von Softwareprogrammen und das sichere Handling von Daten und Informationen angeht. Solange nicht in der Schulbildung die elementaren Grundlagen geschaffen werden, müssen die Mitarbeiter bei diesen Themen erst abgeholt werden.

Gerade für die oben benannten Video Calls sollten klare Regeln festgelegt und ausgiebige Trainings und Praxis-Workshops eingeplant werden. Zudem ist es empfehlenswert, einen vertrauenswürdigen Ansprechpartner als Beauftragten für alle Fragen rund um Technik, Tools und Homeoffice zu bestimmen. Denn Vertrauen lautet hier das große Stichwort! Oftmals trauen sich Mitarbeiter nicht (wiederholt) nachzufragen. Es ist ihnen unangenehm, sich nicht sofort mit den digitalen Tools oder deren Einstellungen auszukennen. Doch gerade auf diesem Gebiet darf eine Frage nicht peinlich sein. Alle sollten an einem Strang ziehen und sich gegenseitig unterstützen. Es gilt der Leitspruch: Besser Vorsicht statt Nachsicht!

Ein paar juristische Spielregeln zum Schuss

Wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten und nicht aus dem Büro heraus agieren, gelten also besondere Regeln. Wer Remote-Worker beschäftigt, kennt diese wohl bereits seit Mai 2018. Wer nicht, sollte jetzt ganz genau lesen! Für externe Mitarbeiter bzw. Dienstleister gilt es eine sogenannte Auftragsverarbeitung (ehemals Auftragsdatenverarbeitung) abzuschließen. Der Inhalt variiert leicht, aber im Wesentlichen geht es darum, wie die Behandlung und Übermittlung von Daten erfolgt und was mit welchen Daten passiert, wenn die Zusammenarbeit endet. Bei Festangestellten eine solche gesonderte Vereinbarung abzuschließen, ist aus juristischer Sicht zunächst (noch) nicht erforderlich - Homeoffice hin oder her. Dennoch sollten einige Spielregeln besser schriftlich festgehalten werden, damit sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber auf der sicheren Seite sind. Gern liefern wir Ihnen weiterführende Informationen zur Auftragsverarbeitung, unser Sicherheitskonzept sowie eine Anleitung zur Umsetzung der DSGVO.

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Unsere CRM Berater erklären Ihnen gern, wie Sie Ihr Unternehmen für das digitale Arbeiten von Zuhause fit machen. Vereinbaren Sie einfach einen persönlichen Gesprächstermin - gern auch per Video-Chat!

Homeoffice Leitfaden | Consulting

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