Markus Winkler F888ps Do Ln M Unsplash
mesh

Sicheres Homeoffice Datenschutz im Homeoffice

6 Minuten 05.11.2020

Der November wird ein Monat im abgesicherten Modus! Viele Unternehmen senden ihre Mitarbeiter erneut ins Homeoffice. Die Bundesregierung bittet sogar darum, wo es m├Âglich ist, es unbedingt auch m├Âglich zu machen. ├ťber richtig und falsch, angemessen oder nicht, soll hier gar nicht gesprochen werden. Es ist wie es ist!

Zeit f├╝r Digitalisierung in sicheren R├Ąumen

Wer im Fr├╝hjahr noch v├Âllig ├╝berrumpelt wurde, sollte diesmal die Gelegenheit beim Schopfe packen und sich f├╝r die Zukunft ausreichend digital aufstellen. Das sensible Themenfeld Datenschutz spielt hierbei nat├╝rlich eine entscheidende Rolle. Wie die Datenschutzkonferenz erst im Oktober feststellen musste, sind gerade die gro├čen amerikanischen Anbieter (wie Microsoft) keine DSGVO-konforme Option. Zum Gl├╝ck jedoch gibt es gute Alternativen direkt aus Deutschland.

Worauf also achten, wenn Mitarbeiter im Homeoffice mit sensiblen Daten agieren?

Die Infrastruktur im Homeoffice ist ein vielschichtiges Thema. Stellt das Unternehmen die n├Âtige Hard- und Software oder nutzt der Mitarbeiter eigene Technik? Hier spielen einfach viele Aspekte hinein. Entscheidend ist jedoch: Wie sicher sind sensible Unternehmensdaten z. B. von anderen Mitarbeitern oder gar Kunden?

Nicht jedem Unternehmen ist es finanziell oder logistisch m├Âglich, alle Mitarbeiter mit angemessener Technik auszustatten. Zudem sind viele Programme auf eine Workstation-Lizenz begrenzt. Zugegeben, f├╝r einige klingt das nach alten Methoden, doch immerhin ein Viertel der Unternehmen verwenden laut Statista noch keine Cloud-Computing-Angebote. Auch sind die genutzten Angebote nicht selten auf einen ausgew├Ąhlten Mitarbeiterkreis und damit auch in ihren Funktionen beschr├Ąnkt.

Welche Faktoren spielen eine wesentliche Rolle, wenn es um ein sicheres Homeoffice geht?

Als Erstes gilt es, mit der richtigen technischen Infrastruktur ein sicheres Arbeiten ├╝berhaupt m├Âglich zu machen - und zwar sowohl auf Hardware- als auch Softwareseite. Ein modernes und gutes CRM ist dabei unverzichtbar. Nat├╝rlich browserbasiert und mit klarem Rechtemanagement. Der Mitarbeiter loggt sich einfach ├╝ber den Browser ein. Dies geschieht selbstverst├Ąndlich abgesichert durch ein individuelles Passwort. Zeit und Ort sind dabei Nebensache. Unsere CRM Software bietet dar├╝ber hinaus verschiedene Plug-Ins f├╝r die interne Kommunikation, ein effizientes Datenmanagement und sichere Office-L├Âsungen. Somit l├Ąsst sich fast das gesamte Unternehmen - mindestens aber das Unternehmensmanagement - schnell und unkompliziert digital abbilden. Viele Herausforderungen kann jedoch nicht allein die Software stemmen. Entscheidend ist oft der Faktor Mensch - und da w├Ąren wir auch schon bei Zweitens! Doch auch hier ist die Nutzung des richtigen CRM Systems ein echter Vorteil.

Technik & Software allein machen kein Homeoffice

Mal schnell die E-Mail aus Versehen ├╝ber die private Adresse im eigenen E-Mail-Programm versendet? Das am├╝siert zwar die Netzgemeinde in den neuesten Twitter-Stories, doch im realen Unternehmensmanagement geh├Ârt so etwas eher in die Kategorie "not amusing". Hier k├Ânnen sich absolute Horror-Szenarien abspielen, die im schlimmsten Fall schwere Konsequenzen nach sich ziehen. Browserbasierte L├Âsungen, wie das TecArt CRM, helfen Mitarbeitern dabei in einer eigenen Arbeitsumgebung zu agieren und eben nicht ├╝ber das private Outlook oder Thunderbird ihre E-Mails zu verwalten. Ein verkn├╝pftes Dokumentenmanagement macht zudem das Abspeichern von Dateien s├Ąmtlicher Datenformate auf den Desktop komplett obsolet. Denn diese lassen sich ├╝ber das CRM unkompliziert mit Kollegen austauschen. F├╝r eigene Projekte empfiehlt es sich, ganze Ordnerstrukturen zu nutzen. Dank des vollintegrierten Office-Programms, m├╝ssen Texte, Tabellen und Pr├Ąsentationen nicht extra lokal gespeichert werden. Sie k├Ânnen direkt im System sicher und datenschutzkonform bearbeitet werden - ganz ohne zeitfressende Medienbr├╝che. Das nimmt auch den nicht so versierten Mitarbeitern die Angst, schwerwiegende Fehler zu begehen.

TecArt CRM | Homeoffice Software Unser Homeoffice Leitfaden f├╝r Ihr Business

Das Thema Homeoffice begleitet uns sp├Ątestens seit Corona tagt├Ąglich. W├Ąhrend viele Arbeitnehmer aufgrund der angespannten Lage eher "hineingeschubst" wurden, ist Remote Workern diese neue Art der Arbeit bestens vertraut. Sie sch├Ątzen die Vorteile nicht erst seit der Krisenzeit. F├╝r Unternehmen gibt es ├╝ber die gute, alte Heimarbeit jedoch einiges zu wissen und zu beachten. Schlie├člich soll auch das Arbeiten in den eigenen vier W├Ąnden bestens funktionieren. Wir haben tiefer gegraben und einen umfassenden Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen die wichtigsten Fakten zusammenfasst. Informieren Sie sich ├╝ber rechtliche Dinge, die Arbeitsumgebung, Technik und Tools, Telefonie bzw. Video Calls, Datenschutz & mehr!

F├╝r die Einen lustig - F├╝r die Anderen eine Katastrophe

Sensible Daten und das Homeoffice

Kundendaten auf dem privaten Computer sind eine heikle Sache - selbst wenn dieser in einem abschlie├čbarem Raum steht. Mag der Rechner im B├╝ro von der IT regelm├Ą├čig gepr├╝ft und gesch├╝tzt werden, so ist das mit privater Technik nicht ganz so einfach. Abgesehen von arbeitsrechtlichen Thematiken, stellt dies ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Umso besser ist es also, wenn die Daten gar nicht erst auf dem Rechner gelangen. Egal ob es um Kundenkontakte oder die Daten von Partnern und Zulieferern, Patienten oder Bewerbern geht: Sie alle sollten durch ein gutes CRM System gesch├╝tzt sein.

Allerdings l├Ąsst es sich die Nutzung zus├Ątzlicher Tools im Rahmen der digitalen Arbeit nicht immer vermeiden. Wenn uns Corona und die damit einhergehende Zeit im Homeoffice eines gezeigt haben, dann dass Video Calls einfach nicht mehr wegzudenken sind. Dabei spielt es fast schon keine Rolle mehr, ob diese im Office oder Zuhause abgehalten werden. F├╝r den richtigen Umgang mit internen sowie externen Tools sind Mitarbeiterschulungen gefragt. Und diese h├Âren nicht bei einer kurzen Einf├╝hrung in die grunds├Ątzlichen Funktionen auf, weder beim CRM, noch bei einem speziellen Kommunikationstool. Denn insbesondere hier lauern so manche Gefahren, deren sich jedes Unternehmen bewusst sein sollte.

Sicher haben auch Sie schon den ein oder anderen Fauxpas mit einem Schmunzeln angesehen. Was f├╝r die Einen jedoch lustig ist, wird f├╝r die Anderen wom├Âglich bitterer Ernst. Zum Beispiel dann, wenn ungewollt sensible Daten ├╝bermittelt werden. Das geht los bei der pers├Ânlichen, vielleicht nicht ganz angemessenen Notiz zu einem Kollegen und reicht bis hin zu Passw├Ârtern oder anderen Unternehmensdaten, die z. B. durch Screen-Sharing an Dritte gehen. Manche Drittprogramme erm├Âglichen sogar den Remote-Zugriff auf das System und schon sind vermeintlich gesch├╝tzte Daten nicht mehr ganz so gesch├╝tzt. Zumeist steckt dahinter nicht mal eine b├Âse Absicht, sondern eher pure Unwissenheit.

Wie aus den Beispielen hervorgeht, sind regelm├Ą├čige Weiterbildungen f├╝r ein funktionierendes Homeoffice essentiell. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zur allgemeinen Mediennutzung sowie zum konkreten Umgang mit einzelnen Programmen und sensibilisieren Sie sie unbedingt auch im Hinblick auf den korrekten Umgang mit Unternehmens- und Kundendaten! Nicht nur ├Ąlteren Mitarbeitern fehlt es oftmals an wichtigen Grundkenntnissen. Abgesehen von klassischen Desktop Systemen, haben auch junge Berufseinsteiger bzw. Young Professionals wom├Âglich eher wenig Erfahrung, was die Anwendung von Softwareprogrammen und das sichere Handling von Daten und Informationen angeht. Solange nicht in der Schulbildung die elementaren Grundlagen geschaffen werden, m├╝ssen die Mitarbeiter bei diesen Themen erst abgeholt werden.

Gerade f├╝r die oben benannten Video Calls sollten klare Regeln festgelegt und ausgiebige Trainings und Praxis-Workshops eingeplant werden. Zudem ist es empfehlenswert, einen vertrauensw├╝rdigen Ansprechpartner als Beauftragten f├╝r alle Fragen rund um Technik, Tools und Homeoffice zu bestimmen. Denn Vertrauen lautet hier das gro├če Stichwort! Oftmals trauen sich Mitarbeiter nicht (wiederholt) nachzufragen. Es ist ihnen unangenehm, sich nicht sofort mit den digitalen Tools oder deren Einstellungen auszukennen. Doch gerade auf diesem Gebiet darf eine Frage nicht peinlich sein. Alle sollten an einem Strang ziehen und sich gegenseitig unterst├╝tzen. Es gilt der Leitspruch: Besser Vorsicht statt Nachsicht!

Ein paar juristische Spielregeln zum Schuss

Wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten und nicht aus dem B├╝ro heraus agieren, gelten also besondere Regeln. Wer Remote-Worker besch├Ąftigt, kennt diese wohl bereits seit Mai 2018. Wer nicht, sollte jetzt ganz genau lesen! F├╝r externe Mitarbeiter bzw. Dienstleister gilt es eine sogenannte Auftragsverarbeitung (ehemals Auftragsdatenverarbeitung) abzuschlie├čen. Der Inhalt variiert leicht, aber im Wesentlichen geht es darum, wie die Behandlung und ├ťbermittlung von Daten erfolgt und was mit welchen Daten passiert, wenn die Zusammenarbeit endet. Bei Festangestellten eine solche gesonderte Vereinbarung abzuschlie├čen, ist aus juristischer Sicht zun├Ąchst (noch) nicht erforderlich - Homeoffice hin oder her. Dennoch sollten einige Spielregeln besser schriftlich festgehalten werden, damit sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber auf der sicheren Seite sind. Gern liefern wir Ihnen weiterf├╝hrende Informationen zur Auftragsverarbeitung, unser Sicherheitskonzept sowie eine Anleitung zur Umsetzung der DSGVO.

Markus Winkler F888ps Do Ln M Unsplash
mesh

Meistern Sie die Herausforderungen des Homeoffice mit Bravour!

Unsere CRM Berater erkl├Ąren Ihnen gern, wie Sie Ihr Unternehmen f├╝r das digitale Arbeiten von Zuhause fit machen. Vereinbaren Sie einfach einen pers├Ânlichen Gespr├Ąchstermin - gern auch per Video-Chat!

Homeoffice Leitfaden | Consulting

Stefan Weisheit Tec Art Vertrieb Q Png
Stefan Weisheit
L├Âsungsakrobat im Consulting
Christian Beck Tec Art Vertrieb Q Png
Christian Beck
Bed├╝rfniserkenner im Consulting