Nach EuGH-Urteil: Zeiterfassung und New Work - Passt das zusammen?

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New Work und Arbeitswelt 4.0 setzen aufgrund ihrer Flexibilität und agilen Arbeitsweise immer mehr auf die Vertrauensarbeitszeit. Das Vertrauen in den Menschen und seine Fähigkeiten, damit er selbständig und verantwortungsbewusst seine Aufgaben wahrnimmt, ist der Tenor der Zeit. Mit einem gewagten Blick in die Zukunft ist häufiger die Rede von der Verschmelzung von Arbeits- und Privatleben. Arbeiten wenn es am besten passt, gern auch abends um 22:00 Uhr, wenn am selbigen Tag private Termine Vorrang hatten. Am Ende muss das Ergebnis stimmen, egal auf welchem Weg, wann und durch wen. Diese Arbeitsweise setzt die große Ressource "Grundvertrauen" voraus und nicht wenige Mitarbeitende wissen das wirklich zu schätzen. Nun könnte ein Gesetz zur Verpflichtung der Zeiterfassung möglicherweise genau dazwischen einen Keil treiben - oder eher nicht?

Von der Stechuhr zur Vertrauensarbeitszeit

Die Arbeitszeit von Mitarbeitenden wird heutzutage auf vielerlei Weise aufgezeichnet. Die klassische Stechuhr ist seit Jahrzehnten in Gebrauch und wird immer häufiger durch Chips und andere elektronische Medien abgelöst. Doch bringen auch zahlreiche Arbeitgeber das nötige Vertrauen auf, dass die Mitarbeitenden ihren Dienstzeiten korrekt nachkommen. Inzwischen existiert ein EU-weites Urteil über die Pflicht zur Zeiterfassung, welche die Vertrauensarbeitszeit deutlich beeinflusst.

EuGH Urteil über die Pflicht zur Zeiterfassung

Aufgrund eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs müssen nun alle Arbeitgeber in der Europäischen Union die Arbeitszeiten sämtlicher Mitarbeitenden vollständig erfassen. Die Pflicht beruht auf der EU-Arbeitszeitrichtlinie sowie der Grundrechtecharta der Europäischen Union. Das Urteil wurde aufgrund einer Klage der spanischen Gewerkschaft veranlasst. Die dem Nationalen Gerichtshof von Spanien vorgelegte Klage beinhaltete, dass die Deutsche Bank die täglich geleisteten Stunden der Mitarbeiter in Spanien vollständig aufzeichnet. Nur dadurch lässt sich sicherstellen, dass die vorgesehenen Arbeitszeiten auch eingehalten werden. Vor der Klage existierte auch in Spanien keine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung der geleisteten Arbeitszeit. Als Argument brachte die spanische Gewerkschaft vor, dass die gesamte Anzahl an Überstunden nur dann korrekt ermittelt werden kann, wenn zuvor die Arbeitszeit vollständig dokumentiert wird. Der Audiencia Nacional de España legte die Klage schließlich dem EuGH vor, wo sie Bestätigung erfuhr. Als Begründung zum EuGH-Urteil führte der Gerichtshof das Grundrecht aller EU-Bürger/innen* an, dass ihre wöchentlichen sowie täglichen Ruhezeiten eingehalten und die Höchstarbeitszeit begrenzt werden.

Zeiterfassung in der modernen Arbeitswelt

In der Arbeitswelt 4.0 scheint das Urteil zur verpflichtenden Zeiterfassung nicht zeitgemäß. Vielmehr kämpfen Arbeitgeber für eine Lockerung des Arbeitszeitgesetze, da das Urteil wie aus der Zeit gefallen erschien. Arbeitszeiterfassung 1.0 in Form der altbekannten Stechuhr passe schlichtweg nicht mehr in die moderne Arbeitswelt. Zudem existiert in Deutschland nur die Pflicht, jene Arbeitszeit zu erfassen, welche über acht Stunden pro Tag hinausgeht. Eine Regelung für Auszubildende müsse beispielsweise erst gefunden werden. Außerdem sollte erwähnt werden, dass viele Branchen (wie bspw. der Produktionssektor) bereits seit Jahrzehnten eine verpflichtende Zeiterfassung haben und somit dort keine Veränderungen eintritt. Andere Berufsbilder, wie z.B. kaufmännische Tätigkeiten, besäßen zugleich eine Gleitzeitregelung. Hier müssen mit dem Urteil die korrekten Zeiten erfasst werden. Dennoch besitzt das Urteil für Mitarbeitende einen großen Vorteil. Aufgrund der Aufzeichnungspflicht wird es künftig wesentlich einfacher, geleistete Überstunden tatsächlich geltend zu machen. Von den jährlich knapp 2,2 Milliarden Überstunden in Deutschland wurden bisher nur rund die Hälfte ausgezahlt. Nun werden Mitarbeitenden ihre geleisteten Überstunden tatsächlich vergütet. Bezüglich des Mindestlohns lässt sich außerdem erfassen, ob dieser in voller Höhe gezahlt wird oder ob Mitarbeitenden ungerechterweise länger arbeiten müssen.

Vertrauensarbeitszeit vs. Überwachung

Was kommt auf Arbeitgeber und Mitarbeitende zu?

Aufgrund einer Vorschrift ist es in Deutschland bisher Standard, dass lediglich die Überstunden erfasst werden. Ob die gesamte Arbeitszeit aufgezeichnet wird oder nicht, war bis dato vom Arbeitgeber abhängig. Viele Arbeitgeber führten hier das Modell der Vertrauensarbeitszeit ein und sahen davon ab, weitere Aufzeichnungen zu führen. Dennoch muss zugleich erwähnt werden, dass zahlreiche Branchen bereits eigene Verpflichtungen zur Arbeitszeiterfassung besitzen. Obwohl das Vertrauen seitens des Arbeitgebers vorhanden ist, müssen die Arbeitszeiten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften nun genau erfasst werden. Eine komplette Überwachung ihrer Arbeitszeiten müssen Mitarbeitende jedoch nicht fürchten. Allerdings kann flexibleres Arbeiten aufgrund der Aufzeichnungspflicht nicht überall umgesetzt werden. Somit fordern zahlreiche Mitarbeitende aktiv eine Modernisierung des Arbeitsrechts.

Freiräume schaffen trotz digitaler Zeiterfassung

Bleibt bei alldem dennoch Raum für Kreativität, Homeoffice und flexible Arbeitszeiten?

Viele Unternehmen greifen noch auf klassische Arbeitszeitaufzeichnungen wie Stechuhr, Stempeluhr und händische Erfassung auf Zetteln zurück. Doch es existieren weitaus modernere Möglichkeiten zur Erfassung. Diese ermöglichen alles zugleich: flexible Arbeitszeiten, arbeiten im Homeoffice und eine kreative Entfaltung der Arbeitnehmer. Elektronische Erfassungssysteme in Form von Chips, GPS-Ortung oder biometrischer Datenverarbeitung verbreiten sich immer mehr. Ebenfalls sind eigene Apps verfügbar, welche zugleich von Mitarbeitenden als auch Arbeitgeber benutzt werden. Diese modernen Systeme sind in der Lage, die Arbeitszeiten von mehreren Arbeitnehmern gleichzeitig korrekt zu erfassen. Zudem sind viele der Apps kostenlos. Für Mitarbeitende mit einer Zeiterfassung via App besteht außerdem die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten oder Tätigkeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit bzw. -umgebung richtig aufzuzeichnen. Anders als bei Chips, müssen die Arbeitszeiten nicht vor Ort eingetragen werden. Sie erscheinen sofort am eigenen Handy. Werden die Systeme weiter produziert und verbreitet, könnte die Zeiterfassung für die Arbeitswelt 4.0 tatsächlich in naher Zukunft umgesetzt und anstelle einer Überwachung, eher das Vertrauen in die verpflichtende Aufzeichnung geweckt werden.

Zeiterfassung direkt aus der CRM Software

Neben den Stand-Alone Zeiterfassungsmöglichkeiten bieten auch komplexe Softwarelösungen wie das TecArt CRM eine automatische Zeiterfassung . Sobald sich ein Mitarbeiter ins System einloggt, um auf Projektdaten, Aufgaben, Kontakte, Termine, Mails u.v.m. zuzugreifen, beginnt der Arbeitstag. Es lässt sich auch ein Timer automatisch für einzelne Aktivitäten wie Anrufe oder Aufgaben aktivieren. Aufgrund des browserbasierten Lösungsansatzes, kann das TecArt System jederzeit und von überall auf der Welt aufgerufen werden. Homeoffice, flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten lässt sich so optimal realisieren. Über das Modul Auswertungen lassen sich zudem alle Arbeitszeiten erfassen und genau dokumentieren. Dadurch wird eine monatliche und jährliche Übersicht zur Arbeitszeit aller Mitarbeiter möglich. Diese Daten sind für Dokumentationszwecke natürlich auch exportfähig. Wie genau das aussehen kann, wird hier anhand eines Best Practice Beispiels demnächst näher erläutert.

Fazit

Die Befürchtungen, Zeiterfassung würde die Wirtschaft wieder in die Steinzeit zurückversetzen, kann an der Stelle nicht bestätigt werden. Es gibt mittlerweile zahlreiche digitale Zeiterfassungssysteme, die mobil und ortsunabhängig funktionieren. Wie das EuGH-Urteil und die damit verbundene Pflicht zur Zeiterfassung in einem Gesetz verpackt werden, wird sich zeigen. Auch steht noch nicht fest, wie die einzelnen Länder und vor allem Deutschland dieses Gesetz konkret umsetzen. Auf der einen Seite haben Unternehmer Angst vor einer erneuten Bürokratiewelle und dem damit verbundenen Mehraufwand. Auf der anderen Seite stehen Angestellte, die sich in ihrer Freiheit eingeschränkt und kontrolliert fühlen. Befürworter gibt es genug und das auf beiden Seiten.

Wie bei allem gibt es auch hier ein für und wieder. Zum Glück gibt es dazwischen noch die Technologie. Und die ist mittlerweile sehr weit.

* Zur Wahrung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) haben wir für eine vereinfachte Leserlichkeit in diesem Text auf die Bezeichnungen (m/w/d) verzichtet.

Quellen: (1) Handelsblatt.com: Vertrauensarbeitszeit in jetziger Form nicht mehr möglich vom 14. Mai 2019 (aufgerufen am 15.05.2019) (2) Zeit.de: EuGH EU Staaten müssen Arbeitgeber zur Zeiterfassung verpflichten vom 14. Mai 2019 (aufgerufen am 15.05.2019) (3) Handelsblatt.com: Arbeitgeber fürchten zusätzliche Bürokratie vom 14. Mai 2019 (aufgerufen am 15.05.2019) (4) RP-online.de: EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung - Unterscheide in Branchen vom 17. Mai 2019 (aufgerufen am 18.05.2019) (5) Horizont.net: Pflicht zur Zeiterfassung - Das sagen Verlage und Agenturen vom 15. Mai 2019 (aufgerufen am 16.05.2019)