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Viele Meinungen verderben das Unternehmen? ÔÇô Setzen Sie Mitarbeiterbefragungen richtig ein!

Die Abfrage der Mitarbeitermeinung geh├Ârt zu den beliebtesten Organisationsentwicklungs- bzw. Change Managementinstrumenten. Die Mitarbeiterbefragung dient dabei als Grundlage f├╝r eine anzusto├čende Ver├Ąnderung oder als Indikator f├╝r eine bereits durchgef├╝hrte Ma├čnahme. Auch kann diese wichtige Anhaltspunkte f├╝r das Employer Branding liefern. Im folgenden Beitrag m├Âchte ich Ihnen einen kurzen ├ťberblick ├╝ber das Instrument, Anwendungsm├Âglichkeiten und Umsetzung geben.

olga-guryanova-167262 Meinungsaustausch in Unternehmen kann wie das Ringen um den Ball im Rubgy sein.

Werden Mitarbeiterbefragungen wirklich eingesetzt?

Im Prinzip gibt es kaum Unternehmen, in denen ein Mitarbeiter seine Meinung oder seine Probleme nicht kundtun kann. Ob dies nun in Form eines Personalgespr├Ąches, Kummerkastens oder eines strukturierten Fragebogens ist, liegt im Ermessen des Unternehmens. Wichtiger ist, was passiert mit der Information. Personalgespr├Ąch und Kummerkasten k├Ânnen einen individuellen Anlass f├╝r die Befragung des gesamten Unternehmens geben, z.B. wenn das Kantinenessen als ungenie├čbar empfunden wird, kann ein entsprechender Kundenmonitor mit 2 Button f├╝r eine gute oder schlechte Bewertung (wird u.a. bei H&M eingesetzt) aufgestellt oder ein kleiner Fragebogen ausgegeben werden.

Laut einer Studie von Kienbaum haben 70% der befragten Unternehmen bereits Mitarbeiterbefragungen durchgef├╝hrt . Davon finden 34% j├Ąhrlich, 27% alle 2 Jahre und 26% in unregelm├Ą├čigen Zeitabst├Ąnden statt. Als Gr├╝nde keine Befragungen durchzuf├╝hren, werden u.a. fehlende Ressourcen (34%), fehlende Notwendigkeit (31%), falscher Zeitpunkt (16%) oder fehlende Unternehmensgr├Â├če (10%) genannt. Dabei profitieren selbst kleinste Unternehmen durch den angeregten Meinungsaustausch, da verschiedene Perspektiven und Probleme benannt werden. Selbst wenn keine Probleme aufgeworfen werden, so w├Ąchst die Zugeh├Ârigkeit um Unternehmen und das Unternehmensklima verbessert sich.

Um den Einsatz der Ressourcen zu steuern, muss klar sein, was das Ziel der Befragung darstellt. M├Âchte die Organisation mehr ├╝ber ihre Au├čenwirkung erfahren, so ist der Fragebogen komplexer als die Kantinenbewertung.

Was ist eine Mitarbeiterbefragung und welche Ziele hat diese?

Erste Befragungen gab es bereits im 18. Jahrhundert. Dabei wurden Soldaten der preu├čischen Infanterie Soldaten (Conduitenlisten) nach der Stimmung in der Mannschaft befragt. U.a. erkundigte man sich danach, ob der Offizier ein S├Ąufer sei und wie sein F├╝hrungsstil aussehe.

Klassisch wird eine Mitarbeiterbefragung als ÔÇ×jegliche Form einer systematischen Erhebung von Meinungen und Einstellungen von Besch├Ąftigten eines Unternehmens oder einer Organisation zu arbeitsbezogenen ThemenÔÇť definiert. Meistens wird diese ausgef├╝hrt im Auftrag der Unternehmensleitung, der Personal- oder Projektabteilung. Im Rahmen der Unternehmensstrategie werden nach Meinungen, Erwartungen, Bed├╝rfnissen und Einstellungen, sowie bedeutsamen Themen f├╝r die Zielerreichung des Unternehmens und Interessensgruppen gefragt. Dabei k├Ânnen bestimmte Zielgruppen, wie das Management, Auszubildende oder neueingestellte Arbeitnehmer, in den Fokus gesetzt werden. Zumeist findet die Befragung regelm├Ą├čig (alle 1 ÔÇô 2 Jahre), freiwillig und anonym statt und die individuellen Einzelergebnisse werden zu Statistiken verdichtet, um so eine anonyme Auswertung und Ergebnisr├╝ckmeldung zu erm├Âglichen.

Ziele der Mitarbeiterbefragung k├Ânnen in 5 Bereiche eingeordnet werden:

  1. Messen (z.B. Attraktivit├Ąt des Unternehmens als Arbeitgeber),
  2. Einbindung (├ťbereinstimmung von Organisations- mit Mitarbeiterzielen),
  3. Erh├Âhung der Zufriedenheit (positive Mitarbeitermotivation durch Partizipation),
  4. Verbesserung der Leistung (bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und F├╝hrungsebene) und
  5. strategisches Weiterkommen (Hinweise auf betriebliche St├Ąrken und Verbesserungspotenziale als Grundlage f├╝r die Ableitung konkreter Ma├čnahmen)

Mit der richtigen Zielstellung k├Ânnen alle Bereiche abgedeckt werden. Erfahrungsgem├Ą├č liefern diese die konkretesten Ergebnisse.

Wof├╝r werden Mitarbeiterbefragungen gebraucht?

Eingesetzt werden Mitarbeiterbefragungen f├╝r die Diagnostik, Intervention und Kommunikation. In der Diagnostik werden bspw. Arbeitsbezogene Einstellungen (Commitment), Meinungen (z.B. zum Weiterbildungsangebot) oder das Verhalten von F├╝hrungskr├Ąften analysiert. Im Bereich der Kontrolle kann bspw. das Verhalten einer F├╝hrungskraft oder von Mitarbeitern in einem bestimmten Arbeitsablauf gepr├╝ft werden. Auch zur Evaluation von Ma├čnahmen, wie f├╝r die Messung der Zufriedenheit nach Einf├╝hrung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements, kann eine Mitarbeiterbefragung eingesetzt werden. Jede dieser Befragungen ist gleichzeitig auch eine Intervention, da der Fokus auf einen bestimmten Bereich gelegt wird.

Die Ergebnisse bilden die Grundlage f├╝r die Planung eines Change Prozesses. W├Ąhrend der Durchf├╝hrung eines Change Prozesses kann durch regelm├Ąssige Befragung der Mitarbeiter der Stand bzw. Fortschritt des Changes gepr├╝ft werden. Durch die M├Âglichkeit der Kommunikation werden Mitarbeiter aktiviert und motiviert, da diese ihre Bed├╝rfnisse, Erwartungen und W├╝nsche kundtun d├╝rfen und ihnen die Abl├Ąufe und Ergebnisse transparent dargestellt werden k├Ânnen. Auch unterst├╝tzt das Instrument die Sozialisation in dem die Unternehmenskultur vermittelt wird.

Thematisch behandeln die meisten Mitarbeiterbefragungen:

  • F├╝hrung und Leadership
  • Information und Kommunikation im Unternehmen
  • Berufliche Weiterbildung
  • Gesundheitsma├čnahmen
  • Work-Life-Balance
  • Kollegen, Team und Arbeitsbedingungen
  • Commitment
  • Entgelt
  • Unternehmensimage und Au├čenwirkung

Und nun, wie setze ich das um?

In der Literatur finden sich verschiedene Stufenmodelle zur Umsetzung. Meist sind diese 5 oder 6 teilig, manchmal werden einzelne Schritte aber auch zusammengefasst.

1. Positionierung und Ziel Die Positionierung sollte im Rahmen der Unternehmensstrategie und an entscheidenden Stellen im Unternehmen platziert werden. Besonders Schnittstellen und Verbindungen zum Change Management, Qualit├Ątsmanagement und Organisationsentwicklung sollten herausgearbeitet werden. Weiterhin sollten Ziele auf Mitarbeiter-, F├╝hrungs- und Unternehmensebene definiert werden, sodass im n├Ąchsten Schritt eine klare Ausgangssituation geschaffen wird. 2. Planung In der Planungsphase werden Inhalte, Ablauf, Zielgruppen, Umfang und das Projektteam im Rahmen des Grobkonzepts festgelegt. Wird dieses durch die Unternehmensleitung und den F├╝hrungskreis genehmigt, so kann das Detailkonzept erarbeitet werden. In diesem wird der Fragebogen konzipiert, Konzeption des Fragebogens, Auswertungsmodalit├Ąten, Nachfeldprozess und Controllinginstrumente festgelegt. Weiterhin sollte ein Informations- und Kommunikationskonzept erstellt werden. Auch Pretests und Modifikationen der Detailplanung geh├Âren zu dieser Phase. Das Kommunikationskonzept sollte die Phasen vor, w├Ąhrend und nach der Befragung abdecken. Ziel ist m├Âglichst viele Mitarbeiter zur Teilnahme zu motivieren. Daf├╝r sollten die Prozesse und Auswertungen transparent dargestellt werden und auch Ableitungen daraus den Mitarbeitern pr├Ąsentiert werden. In der Praxis kann eine Mitarbeiterbefragung zum Event werden mit eigenem Logo, Banner und auch Give-Aways. 3. Durchf├╝hrung Zumeist werden die Frageb├Âgen ausgedruckt oder online bearbeitet. Viele Unternehmen r├Ąumen f├╝r die Bearbeitung einen eigenen Zeitslot ein, sodass keine Nachteile f├╝r den Mitarbeiter entstehen. Je nach Gr├Â├če des Unternehmens k├Ânnen die Befragungen auch zeitversetzt durchgef├╝hrt werden. 4. Datenanalyse Anhand der aufgenommenen Daten k├Ânnen mit Hilfe von Statistiktools entsprechende Auswertungen erstellt werden. Dabei ist es m├Âglich Abh├Ąngigkeiten und Gemeinsamkeiten zu erkennen. Zum Beispiel, dass fehlt den 20 ÔÇô 30-j├Ąhrigen Mitarbeitern - eine vegane Alternative zum normalen Kantinenessen fehlt. Die Ergebnisse werden zuerst dem Projektteam und der Unternehmensleitung vorgestellt. Je nach Kommunikationskonzept erhalten bestimmte Abteilungen mehr oder weniger Informationen aus der Befragung. 5. Umsetzung Die Umsetzungsphase wird meist als Change Prozess bezeichnet, da Ableitungen aus der Mitarbeiterbefragungen konkret in Ma├čnahmen ├╝bersetzt werden. Kann der Mitarbeiter keine Konsequenz aus der Befragung erkennen, so verschlechtern sich Wirksamkeit und Akzeptanz der Befragung und eine erneute Teilnahme k├Ânnte zu schlechteren Ergebnissen oder der Verweigerung f├╝hren. 6. Evaluierung Meist erfolgt nach 1 bis 2 Jahren eine erneute Befragung der Mitarbeiter. Dabei werden besonders auf die Ma├čnahmen der zuvor ausgef├╝hrten Befragung wert gelegt. Aber auch neue Themenbereiche k├Ânnen abgehandelt werden.

Was sollte ich bei der Formulierung der Fragen und der Vorbereitung noch beachten?

  • Verlieren Sie das Ziel und ihre Strategie hinter der Befragung nicht aus den Augen. Viele Fragen liefern zwar viele Antworten, aber damit werden auch die Nerven des Befragten strapaziert und dies kann bei der n├Ąchsten Befragung zu einer ablehnenden Haltung f├╝hren.
  • Um die Akzeptanz f├╝r die Teilnahme zu steigern, verweisen Sie auf die anonyme Aufnahme der Antworten und die Auswertung, bspw. durch einen externen Berater. Dar├╝ber hinaus kann auch die Offenlegung der Ergebnisse und des Ma├čnahmenplans zur Steigerung der Teilnehmer f├╝hren. Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass die Teilnahme eine M├Âglichkeit zur Verbesserung und Ver├Ąnderung bietet. Dies unterst├╝tzt auch eine offene Unternehmenskultur.
  • Achten Sie bei der Fragenformulierung auf die Reliabilit├Ąt (Zuverl├Ąssigkeit der Methode). Dies bedeutet, dass bei der Wiederholung der Messung unter denselben Bedingungen und denselben Gegenst├Ąnden, dasselbe Ergebnis zustande kommt. So w├╝rde eine reliable Frage lauten: ÔÇ×Wie viele Kunden nutzen Ihren Service?ÔÇť. Hingegen w├╝rde ÔÇ×Wie viele zufriedene Kunden haben Sie?ÔÇť zu unbestimmten Antworten f├╝hren, da Zufriedenheit unterschiedlich eingesch├Ątzt werden kann. Pr├╝fen Sie die Nutzung von wissenschaftlich fundierten Frageb├Âgen hin auf Ihr Ziel, so k├Ânnen Sie sich einigen Aufwand ersparen.
  • Behalten Sie bei jeder Frage auch der Aufwand f├╝r die Auswertung im Auge. So m├╝ssen die Antworten von offenen Fragen, wie bspw. ÔÇ×Wie w├╝rden Sie die Ihnen bekannten Weiterentwicklungsma├čnahmen beurteilen?ÔÇť, kodiert werden um ├ťbereinstimmungen mit anderen Antwortb├Âgen zu finden. Neben dem hohen Zeitaufwand, kann es dabei auch zu unterschiedlichen Einsch├Ątzungen kommen und das Ergebnis wird verzerrt. Vorgegebene Antworten, wie ÔÇ×Nachwuchsf├ÂrderprogrammÔÇť mit einer Skala von sehr gut bis mangelhaft, vereinfachen die Auswertung. Jedoch lassen sich dadurch wichtige Hinweise oder Zusammenh├Ąnge nicht erkennen. Daher sollte der angewendete Fragentyp stets gepr├╝ft werden.
  • F├╝hren Sie einen Pre-Test durch. Dadurch k├Ânnen Sie Ihre Fragen und ggf. vorgegebenen Antworten auf ihre Verst├Ąndlichkeit und Auswertbarkeit testen.

Fazit

Die Mitarbeiterbefragung ist ein n├╝tzliches Instrument, um wichtige Fragestellungen f├╝r die Strategieausrichtung zu kl├Ąren, ein aktuelles Meinungsbild der Mitarbeiterschaft zu erstellen oder Probleme aufzudecken. Durch die hohe Skalierbarkeit ist dieses Instrument auch f├╝r kleine Unternehmen nutzbringend. Dabei sollten jedoch Umfang, Ziel, Strategie und Auswertung beachtet werden. Unpassende Fragen oder Formulierungen, eine hohe Anzahl an allgemeinen Fragen, fehlende Anonymit├Ąt und unklare Anschlussma├čnahmen f├╝hren zu fehlender Akzeptanz der Mitarbeiterschaft, sodass bei der n├Ąchsten Befragung Probleme und Verbesserungsideen ungenannt bleiben.