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Plötzlich verschwunden! Anekdoten ĂŒber Personalfluktuation und Wissensmanagement im Unternehmen

Unbestritten sind die Mitarbeiter das wohl wertvollste Kapital eines Unternehmens. Allerdings soll man Reisewillige bekanntlich nicht aufhalten! Was also ist mit dem personellen GepĂ€ck zu tun? Das Wissen ĂŒber das Unternehmen ist nach Umfang und Gewicht stets individuell zu bewerten. Doch egal was Maßband und Waage offenlegen: Fest steht, dass der mit Know-How gefĂŒllte Koffer mit auf die Reise geht und fĂŒr eine gewisse Zeit oder gar dauerhaft aus dem Unternehmen verschwindet.

01-man-21389621920 Foto: andreas160578 auf Pixabay.com

Wie also können Sie einer solchen kognitiven PlĂŒnderung mit Bedacht vorbeugen und das Wissen im Unternehmen bewahren?

Dieser Artikel stellt Ihnen praxiserprobte Methoden vor, mit deren Hilfe Sie das gesammelte Know-How von Mitarbeitern vor ihrem Ausstieg sicherstellen. Schließlich ist es das oberste Ziel, Ihren Wissensschatz im Unternehmen zu behalten. Doch widmen wir uns zuerst den Ursachen, bevor wir uns genauer mit der Wirkung bzw. den Nachwehen auseinandersetzen.

Plötzliche Personalfluktuation: Warum verschwindet mein Mitarbeiter?

Bei der Zeitarbeit geht es ganz bewusst darum, einen Arbeitnehmer lediglich fĂŒr einen definierten Zeitraum zu beschĂ€ftigen und damit personelle EngpĂ€sse auszugleichen. In einem stetigen AnstellungsverhĂ€ltnis hingegen werden Mitarbeiter anhand ihrer persönlichen Qualifikationen und VorzĂŒge an einer bestimmten Position eingesetzt, weitergebildet und gefördert. So hat mancher schon die Karriereleiter vom Auszubildenden bis zum GeschĂ€ftsfĂŒhrer im selben Unternehmen erklommen. Doch was ist, wenn plötzlich eine scheinbar unĂŒberwindbare Mauer im Weg steht? Und diese aus unterschiedlichen GrĂŒnden nicht eingerissen werden kann? Als Folge wird der Mitarbeiter Ihrem Unternehmen ĂŒber kurz oder lang den RĂŒcken kehren.

Die Fluktuationsraten im Job unterscheiden sich je nach Branche und individueller Situation des Mitarbeiters. Die persönlichen BeweggrĂŒnde fĂŒr eine berufliche VerĂ€nderung oder Neuorientierung sind meist ebenso vielschichtig, wie die jedem einzelnen von uns innewohnenden Talente. Im Fokus stehen dabei ganz klar die persönliche Gesundheit und Entwicklung. Viele wollen einfach dem stressigen Alltag entfliehen, dem Burnout vorbeugen oder neue LĂ€nder und Sprachen entdecken. Eine gute Work-Life-Balance und mehr Zeit fĂŒr die Familie stehen gerade ganz hoch im Kurs - [und das nicht nur wĂ€hrend der Babypause ](https://blog.tecart.de/personalmanagement-personalflucht-und-kindersegen title:Agiles Personalmanagement konfrontiert mit Personalflucht und Kindersegen). Genauso können besondere WĂŒnsche hinsichtlich der beruflichen TĂ€tigkeit und der eigenen Karriere Auslöser fĂŒr einen Wechsel sein. Oder der Arbeitnehmer ist schlicht und einfach mit der Gesamtsituation unzufrieden.

gruende-jobwechsel Infografik: BeweggrĂŒnde fĂŒr einen Jobwechsel laut statista.com title:Statistik ĂŒber die GrĂŒnde der Personalfluktuation

Doch muss ein Ausscheiden nicht immer negativ oder endgĂŒltig sein. Ein Jobwechsel bspw. bringt neue Erfahrungen und Perspektiven ans Tageslicht, die bei einer möglichen RĂŒckgewinnung Ihr Unternehmen bereichern. So entsteht ein bestĂ€ndiger Informationsfluss und Wissensaustausch, von dem sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen profitieren. LĂ€ngere Auszeiten bereichern den persönlichen Erfahrungsschatz und geben RĂŒckkehrern genĂŒgend Power fĂŒr einen erfolgreichen Wiedereinstieg in den Job.

Nicht zu verwechseln: Auszeiten vs. Ausscheiden vom Unternehmen

Es existieren verschiedene Möglichkeiten, um das Abhandenkommen von Mitarbeitern zu kategorisieren. Unbeachtet dessen, ob das Ausscheiden bzw. die Abwesenheit als kurz- oder langfristig einzuordnen ist, kann sie ungeplant oder geplant von­stat­ten­ge­hen. Zur ersten Kategorie zÀhlt meist das Auskurieren von Unfallfolgen oder Krankheitsbildern. In die zweite Kategorie lassen sich u.a. Mutterschutz, Elternzeit oder Sabbatical einordnen.

gruende-sabbatical-02 Infografik: Statistik ĂŒber die GrĂŒnde eines Sabbatical laut karrierebibel.de title:Statistik ĂŒber die GrĂŒnde eines Sabbatical

Etwas aus dem Rahmen fĂ€llt die KĂŒndigung. Diese kann sowohl vom Unternehmen oder Mitarbeiter initiiert werden. Durch rechtliche KĂŒndigungsfristen ist das ganze Prozedere eigentlich kalkulierbar. Doch manchmal verlĂ€uft es auch nach der wundersamen Devise: "Und plötzlich ward er bzw. sie nie wieder gesehen!" Doch egal wie, diese dritte Abwesenheitskategorie verkörpert das endgĂŒltige Verlassen des Unternehmens.

Das kurzfristige Ausscheiden ist meist auf ein schwerwiegendes Fehlverhalten des Mitarbeiters zurĂŒckzufĂŒhren. GrĂŒnde hierfĂŒr können bspw. die Weitergabe firmeninterner Informationen, die Androhung oder gar DurchfĂŒhrung von körperlicher Gewalt oder anderen Straftaten sein. Anderenfalls bleiben die Fristen im Arbeitsvertrag unberĂŒhrt, wodurch mindestens vier Wochen KĂŒndigungszeitraum bestehen - natĂŒrlich stets abhĂ€ngig von der Betriebszugehörigkeit. Ähnliches gilt auch, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter betriebsbedingt kĂŒndigen muss.

Ich packe meinen Koffer und nehme mit...

Gerade langjĂ€hrige Mitarbeiter haben ein spezifisches Expertenwissen angehĂ€uft, dessen Verlust dem Unternehmen teuer zu stehen kommen kann. Solch einen Angestellten zu verlieren ist besonders schlimm, denn er ist meist ein wahrer Spezialist auf seinem Fachgebiet. Zudem weiß er bestens um die Strukturen und Prozesse im Unternehmen und kennt Kunden, Verantwortlichkeiten sowie eingesetzte Software-Tools wie seine Westentasche. Dieses ĂŒbergreifende Unternehmenswissen muss ein neuer Mitarbeiter erst langsam in sich aufsaugen.

Wissensmanagement Methoden: Ein gut durchdachter Plan muss her!

Stellen Sie sich besser von vorne herein auf das Szenario Mitarbeiterverlust ein! Neben nachhaltigen Strategien fĂŒr die Mitarbeiterbindung und das GlĂŒck am Arbeitsplatz title:Nutzen Sie die Potenziale Ihrer Mitarbeiter besser aus! sollten Sie ebenso konsequente Maßnahmen zum Wissensmanagement im Unternehmen ergreifen. Dazu haben wir im Folgenden ein paar konkrete Handlungsempfehlungen fĂŒr Sie zusammengestellt.

  • Dokumentation ist alles: Legen Sie fest, dass die kontinuierliche Dokumentation eine Pflicht ist und zur tĂ€glichen Arbeit gehört. Genauso wie das Lesen der Mails im Posteingang zum normalen TagesgeschĂ€ft zĂ€hlt. Dies ermöglicht nicht nur eine Reflexion der TĂ€tigkeit selbst, sondern auch ein Lernen aus der jeweiligen Situation heraus. Dies wiederum hilft besonders bei einem spontanen Ausscheiden bzw. Wechsel eines Mitarbeiters. Denn solche ungeplanten und meist kurzfristigen Abwesenheiten sind eher schwierig zu handeln. Das Wissen ist daher zwingend vorab zu speichern. Wichtige Informationen sollten fortwĂ€hrend und ordnungsgemĂ€ĂŸ dokumentiert sowie in verstĂ€ndlicher Art und Weise formuliert werden. Doch wie kann das gelingen? Eine professionelle Wissensmanagement Software nimmt uns hier viel ab. Die tĂ€gliche Arbeit lĂ€sst sich bereits so strukturieren, dass die Dokumentation an einigen Stellen nahezu unbemerkt passiert. ZustĂ€ndigkeiten, Zeiten und Budgets von Projekten oder Aufgaben werden einfach mitgepflegt und geben allen involvierten Mitarbeitern - ja nach Rechtevergabe - besondere Details preis. Zudem sind individuelle Kalender und vereinbarte Termine einfach einzusehen und bearbeitbar. Soweit ein paar wenige Beispiele dazu, was die Nutzung einer Wissensmanagement Software fĂŒr Vorteile mit sich bringt. Mehr zu diesem Thema finden Sie auf der rechten Seite.
  • Der direkte Draht: Bei geplanten Ausstiegen zĂ€hlen nicht nur dokumentierte Fakten und Informationen zu Aufgaben & Co. In diesem Fall ist immer eine individuelle Übergabe an den oder die Nachfolger(in) zu empfehlen. Ein persönliches GesprĂ€ch ist einfach enorm ergiebig und konkret. Womöglich tauchen Fakten auf, die ansonsten nicht bedacht und vollkommen untergegangen wĂ€ren. Am Ende bleiben so hoffentlich keine Fragen offen und es geht keine wichtige Information verloren.
  • Wissen ist Macht: Doch nicht nur das! Es ist ein echter Schatz fĂŒr jedes Unternehmen. Kein Wunder, denn schließlich grĂŒndet alles darauf. Jeder einzelne Kopf im Unternehmen steuert der Wissenshochburg wertvollen Input in Form seiner fachlichen Spezifikation und ganz persönlichen, menschlichen WesenszĂŒgen bei. Stellen Sie zentral eine digitale Wissensdatenbank auf die Beine, die gemeinsam mit Ihrem Unternehmen heranwĂ€chst und gedeiht! Ein solcher Wissenspool speichert das wertvolle Know-how nicht nur nachhaltig ab, sie gibt es genauso zielgerichtet auch wieder preis. Wissen kann so stetig erweitert aber auch punktuell abgeschöpft und transferiert werden - ganz nach Bedarf und aktueller Personallage. Eine sogenannte Knowledge Base lĂ€sst sich mithilfe einer geeigneten Wissensmanagement Software z.B. ĂŒber das Dokumentenmanagament oder ein integriertes Forum abbilden. Die Möglichkeiten, die uns die moderne Technik hierfĂŒr bereitstellt, scheinen schier unerschöpflich. Dann bleibt nur noch eines zu sagen: "Sesam bzw. Wissensportal, öffne dich!"
  • Mal unter vier Augen: Die genauen BeweggrĂŒnde hinter der Entscheidung eines personellen Ausstiegs zu erfahren, ist ebenfalls nicht zu verachten. Sie öffnen Unternehmen und Kollegen neue TĂŒren. So lĂ€sst sich hierdurch bspw. einer Verschlechterung der Beziehung zu Kunden und Partnern entgegenwirken. DarĂŒberhinaus können aus den GrĂŒnden des Abschieds wiederum gezielte Maßnahmen zur besseren Bindung der verbliebenen Mitarbeiter title:Personalmanagement: So halten Sie Ihre Mitarbeiter im Unternehmen ab- und eingeleitet werden.

Wissensmanagement Software und die tragende Rolle der Administration

Welche Einstellungen sind in einer Wissensmanagement Software vorzunehmen, damit Mitarbeiter kommen und gehen können?

Im Vorangegangenen kam die Rede des öfteren auf passende Software-Systeme, die das Personalmanagement unterstĂŒtzen. Kein Wunder, denn auch Themen wie Personalfluktuation und Wissensmanagement in Unternehmen kommen nicht an der Digitalisierung vorbei. Welche Vorkehrungen beim Einsatz technischer Tools bezogen auf Informationen, Strukturen und Prozesse zu treffen sind, können Sie der folgenden Checkliste entnehmen:

  • Individuelles Mitarbeiterprofil anlegen (enthĂ€lt sĂ€mtliche persönlichen Daten und ein Foto)
  • Personelle Dokumente hinter- bzw. ablegen (z.B. Arbeitsvertrag, Zielvereinbarung, Elternzeitantrag etc.)
  • Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung und/oder einem Standort zuweisen
  • Übergeordnete und individuelle Rechte vergeben und pflegen (Projekte, Kontakte, Dokumente etc. einsehen, bearbeiten oder löschen)
  • Vertragliche Absprachen abbilden und auswerten (wie Arbeitszeit, DienstplĂ€ne und Urlaubstage)
  • Individuelle Mail- und Telefon-Accounts anlegen und konfigurieren (z.B. direkte Durchwahl und Mail-Signatur sowie SSL-Sicherheitszertifikate)
  • Mitarbeiter in Mailing-Verteiler aufnehmen oder sperren (z.B. Mitarbeiter-Newsletter und interne Verteilerlisten)
  • Login-Daten und gesonderte ZugĂ€nge verwalten (am besten via Account-Management)

ErgĂ€nzend zu den ĂŒbergeordneten Aufgaben der Administration, nun noch zwei wissenswerte Praxistipps.

Datenschutz und Meldepflicht

Beachten Sie im digitalen Personalmanagement bitte die sogenannten technischen und organisatorischen Maßnahmen [TOM]!

Last, but not least ist ein Mitarbeiterwechsel sowohl im Unternehmen selbst, und manchmal auch nach außen bekannt zu geben. Je nach Funktion des ausscheidenden bzw. zeitweise nicht anwesenden Angestellten könnte eine Meldung an externe Stellen erforderlich werden, z.B. wenn es sich um den Datenschutzbeauftragten handelt und sich Verantwortlichkeit und Ansprechpartner fĂŒr diesen Bereich Ă€ndern.

Wenn ein Mitarbeiter geht - egal aus welchen GrĂŒnden - kann das fĂŒr das Unternehmen einen herben Verlust bedeuten. Und auch fĂŒr die reisende Person selbst, ist es oftmals keine leichte Entscheidung. Begegnen Sie der Sache offensiv und packen Sie den digitalen Wissenskoffer gemeinsam zusammen! Denn nur wenn Sie das Szenario im Vorfeld bereits auf dem Schirm haben, können Sie möglichen Problemen den Wind aus den Segeln nehmen.

Auch muss so ein Abschied nicht immer gleich fĂŒr immer sein. Wann es besser ist, die TĂŒren des Unternehmens einen Spalt offen zu halten oder sie mit endgĂŒltiger Wucht zuzuschlagen, obliegt sicher dem FeingefĂŒhl der Personalplanung. Betrachten Sie einfach den Ernst der Lage und hören Sie auf Ihr BauchgefĂŒhl. Das erweist sich im Nachgang meist als richtig. Denn wer weiß, man sieht sich ja bekanntermaßen immer zweimal im Leben!