Best Practice: Kontrolle von Produktionsaufträgen mit mehreren Zwischenlieferanten

Die folgende Use Case Anleitung ist von unserem renomierten Partner Thomas Oehme. Er liefert den CRM Best Practice Ansatz für eine technikgestützte Produktionsauftragskontrolle mit mehreren Zwischenlieferanten und Transporten.

Foto: ValdasMiskinis auf Pixabay.com

Zielstellung

Es soll eine Auftragsübersicht zur laufenden Produktion geschaffen werden, in welcher der Hauptauftraggeber jederzeit die Information bekommt, in welchem Arbeitsschritt sich welches Produkt aktuell befindet. Zusätzlich ist es wünschenswert, wenn auch die Zwischenlieferanten auf ihre jeweiligen Auftragsteile zurückgreifen können und dort selbst Termine, Aufgaben und Dokumente hinterlegen und den Erledigungsstand melden können.

Umsetzung

Hierfür wurden innerhalb des TecArt CRM die Module Aufträge und Projekte benutzt. Für das Auftragsmodul wurde ein Generator entwickelt, in dem jeder Hauptauftrag angelegt wird inkl. aller Unteraufträge (z.B. für die Transporte oder die Lackierung). Für jede Unterauftragsart wurde festgelegt, wie lange diese maximal dauern darf - also bspw. 1 Werktag für den Transport oder 7 Wochentage (inkl. Wochenende) für das Lackieren. Anhand dieser Festlegung wurde eine Mapping-Tabelle erstellt, welche beim Erzeugen der Unteraufträge berücksichtigt wird. Hinzu kam noch die Regelung, dass keine Fertigstellung eines Unterauftrags auf einen Feiertag oder ein Wochenende fallen darf. Hierfür wurde auf die CRM-interne Feiertagsliste zurückgegriffen. Zu jedem Unterauftrag wird ein Lieferant zugeordnet. Hierfür gibt es bei bestimmten Unterauftragsarten definierte Standardlieferanten, die automatisch gezogen werden. Sollten diese einmal abweichen, gibt es die Möglichkeit, bei der Anlage jeweils den richtigen Lieferanten einzutragen. Die Lieferanten kommen aus der Kontaktdatenbank des CRM und werden mit dieser direkt verknüpft.

Damit auch die Lieferanten in die ihnen zugeordneten Aufträge schauen können, wurde in einem ersten Schritt für jeden Lieferanten ein Projekt mit einem entsprechenden externen Benutzer angelegt. Bei der Anlage der Unteraufträge wird in einer Mapping-Tabelle nachgeschaut, welches Projekt zu welchem Lieferanten gehört und dieses direkt beim Unterauftrag eingetragen. Somit hat der Lieferant jederzeit die Möglichkeit, sich einzuloggen und seine Aufträge live zu bearbeiten. Für den Hauptauftraggeber wurde ebenfalls ein Projekt angelegt, welches diesem die Möglichkeit bietet, alle einzelnen Aufträge zu kontrollieren.

Als zweiter Schritt wurde eine Automatisierung für das Ändern der Fälligkeiten eingebaut. Das bedeutet, wenn ein Lieferant in seinem Unterauftrag das Fälligkeitsdatum ändert, verschieben sich automatisch alle nachfolgenden Unteraufträge. Hierdurch bekommt man immer den aktuellen Überblick und erfährt, wann welches Produkt geliefert wird oder ob es möglicherweise zu Verschiebungen kommt.

Als dritter Schritt wurde ein Automatismus eingeführt, der den Status des Hauptauftrags auf Grundlage des erledigten Unterauftrags anpasst. Hierbei wurde auch berücksichtigt, dass es mal keine Zwischenmeldungen von einzelnen Unteraufträgen geben kann, diese aber erledigt sein müssen (z.B. der Transport zu einem Lieferanten). Sollte z.B. die Lackierung eine Fertigmeldung geben, kann man davon ausgehen, dass auch der Transport zur Lackierung selbst erledigt wurde. Deshalb werden auch die dazwischenliegenden Unteraufträge als erledigt gekennzeichnet.

Als letzer und vierter Schritt wurde eine komplette Übersicht entwickelt, in der man auf dem ersten Blick erkennt, in welchem Status sich aktuell welcher Hauptauftrag befindet. Für den Kunden wurden noch einzelne Übersichtsregister angelegt, damit er jederzeit auf die gewünschten Unteraufträge zurückgreifen kann.