Arbeiten während Corona und Lockdown Remote-Work mit dem richtigen CRM

4 Minuten 29.03.2021

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Aktuell gibt es in der Bundesrepublik Deutschland wohl so viele Remote-Worker, wie noch nie zuvor. Aber Remote-Worker ist nicht gleich Remote-Worker! Da gibt es die vertrauten Remote-Worker wie mich. Wir haben uns die vielen Vorteile der Digitalisierung schon lange zu eigen gemacht. Und es gibt die, die gezwungenermaßen ins Homeoffice wechseln mussten. Sich unter "Zwang" neu zu organisieren, ist jedoch gar nicht so leicht. Gut für den, der die Grundsätze der ortsunabhängigen Arbeit schon verinnerlicht hat.

Was aber macht Remote-Work eigentlich aus? Und was für Software, Tools und Systeme sind notwendig, um ebenso effektiv arbeiten zu können, wie am gewohnten Arbeitsplatz im Office?

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Remote-Work bedeutet nicht zwingend Homeoffice! Auch ich - als geübter Remote-Worker - musste mich erst an den Zwang gewöhnen, in den eigenen vier Wänden zu agieren. Andere meiner Kollegen haben sich die Haare gerauft, weil sie ihren Kindern nebenbei den Schulstoff von Klasse 1-10 unterrichtet haben. Wieder andere haben die Kleinen spielerisch zur Hausarbeit animiert. Ich selbst musste den großen Ablenkungen, wie Konsolen und Rumtollen mit meinen Frettchen, widerstehen. Trotzdem habe ich manchmal schlicht und einfach zu viel Zeit mit Kaffee brauen verbracht. Ich möchte mir nicht vorstellen, wieviel Zeit verloren gegangen wäre, würde ich ihn nicht schwarz, sondern als Latte-Caramell-Vanilla-Mochachino bevorzugen. Sich auf die Arbeit zu konzentrieren, war längst nicht der einzige Motivationskiller - wie mir viele meiner Kunden berichteten.

Besonders viel Frust entstand da, wo es eine heterogene Systemlandschaft gab: Hier das Trello Board fürs Projektmanagement, da ein Zoom Call, der zusätzlich manuell im Terminkalender der Firma eingepflegt werden musste. Und dann noch diese vielen Cloud Speicher. Kein Wunder, dass ich am anderen Ende der Leitung regelmäßig diesen Satz hörte:

Geht das nicht auch alles in einem?

Ja, geht es! Zum Beispiel mit einem CRM System, das Termine, E-Mails, Cloud Speicher, Anrufe und Projektmanagement integriert hat. Und das alles am besten, ohne auf einer US Cloud zu liegen.

Sicherheit zum Schutz wertvoller Unternehmensdaten

Was ein gutes CRM im Allgemeinen braucht, ist noch nicht ganz klar? Im Allgemeinen deshalb, weil die Bedürfnisse jedes Einzelnen natürlich ganz unterschiedlich sein können. Dennoch gibt es ein paar Grundsätze, die essenziell für das Arbeiten von überall sind. Es geht schon los bei der Hardware. Nutze ich meinen privaten Rechner, Drucker & Co.? In den seltensten Fällen weisen diese ein ausreichendes Schutzniveau für die Daten des Unternehmens auf. Viele meiner Kunden waren daher kaum oder gar nicht auf das Arbeiten von Zuhause vorbereitet. Weder gab es Notebooks für die Mitarbeiter, noch ein Sicherheitskonzept für das Datenmanagement. Aus der Not heraus durften die Mitarbeiter gern ihre private Hardware nutzen. Und genau hier geht es los mit den Problemen:

Wo liegen die Daten?

Es spielt eine große Rolle, ob die Daten dauerhaft auf dem genutzen Gerät gespeichert werden. Bei Desktop-Anwendungen oder anderen lokalen Tools liegen die Daten immer auf der Festplatte des jeweiligen Rechners. So sind die Informationen meist nur für den einzelnen Mitarbeiter aktuell. Doch was ist, wenn mehrere Kollegen an etwas arbeiten müssen? Wer hat den letzten Stand eines Dokumentes vorliegen? Dazu kommt meinst noch ein wirres Hin- und Hersenden von E-Mails. Hört sich nach Chaos an? Ist es auch!

Wie sind die Daten gesichert?

Nur wenige nutzen eine Festplattenverschlüsselung oder informieren sich regelmäßig über die aktuelle Bedrohungslage durch Cybercrime alias Computerkriminalität. Doch die Notwendigkeit sich damit auseinanderzusetzen, besteht für Unternehmen im zunehmenden Maße. Ein aktuelles Beispiel ist der Hackerangriff auf den Microsoft Exchange Server.

Individuelle Systeme nach Bedarf

Damit Zuhause jedoch auch effizient gearbeitet werden kann, sind eine Funktionsvielfalt sowie eine gute Bedienbarkeit essentiell. Mal schnell zwei neue Tools aneignen und diese gekonnt anwenden? Da ist sicher nicht unbedingt für jeden so einfach umsetzbar. Umso besser, wenn das CRM System mit nur einem Klick von jeden Standort in der Welt und zu jeder Zeit erreichbar ist. Alles was es braucht, ist die Eingabe der URL im Browser und schon kann es los gehen! Und noch besser, wenn der Firmenchat als App auf dem Handy läuft und nicht WhatsApp & Co. genutzt werden müssen. Zugegeben, es ist nicht ganz das Gleiche, wie miteinander in der Büroküche zu stehen, doch sehen Sie es mal so: Da stehen Sie in der Regel auch nicht mit Jogginghose oder Lockenwicklern herum. So hat eben alles seine Vor- und Nachteile.

Der Profi-Remote-Worker will mehr

Als versierter Remote-Worker brauche ich noch etwas mehr als nur ein browserbasiertes System mit Cloudspeicher. Ich will auch mehr, als nur mit meinen Kunden, Agenturen und Kollegen zu plaudern. Daher bevorzuge ich Tools, die meine gesamte Organisation und Arbeitsweise in einem abbilden und mir ein All-in-One Handling ermöglichen. Dazu gehört für mich genauso ein integriertes Mailsystem, angeschlossen an eine Kalenderfunktion, die wiederum die Einladungen zu wichtigen Online-Meetings an meine Kontakte sendet. Gern das alles auch gleich mit nur einem Klick an Zoom, Gotomeeting oder Teams Meeting gekoppelt. Achja, natürlich will ich standortunabhängig und dochnoch sicher meine Dokumente in der Cloud anlegen, speichern und bearbeiten - und zwar ohne mir tausende von Office Lizenzen holen zu müssen.

Sicher, meine Anforderungen sind ganz schön umfassend! Dessen bin ich mir wohl bewusst. Doch genau das erfordert Remote-Work nun mal für mich. Ich muss einfach schnell und ohne Umwege auf Kundenwünsche eingehen und reagieren können. Und viel wichtiger: Ich darf nichts vergessen! Die Zusammenarbeit mit meinen Kunden während Corona haben mir gezeigt, dass meine Wünsche vollkommen denen des modernen Arbeitens entsprechen. Eben New Work im deutschen Büroalltag! Lange Zeit war es ok für Deutschland, sich an einmal bewährte Systeme zu halten. Allerdings macht die akute Umstellung auf das Homeoffice vor allem im Bereich Datensicherheit und Datenschutz starke Defizite deutlich. Profitiert haben Unternehmen, die von Anfang an auf datenschutzkonforme Systeme gesetzt haben. Die Kommunikation und Arbeit im Team war so auch von Zuhause problemlos und sehr einfach möglich.

Mein Fazit: Die Zeit, sich auf veralteten Systemen und meist komplizierten Abläufen auszuruhen, ist für mich schon lange vorbei. "Das haben wir doch schon immer so gemacht" geht einfach nicht mehr! Moderne Arbeitsmethoden und digitale Werkzeuge mit dem gewissen Biss müssen endlich in unser aller Arbeitsalltag Fuß fassen.