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Digitalisierung Unternehmen | Digitalisierung Checkliste | Fördermittel Digitalisierung Der Weg zum digitalen Unternehmen - Es ist nie zu spät, aber Vorbereitung ist alles!

Die Corona-Pandemie ist ein Katalysator für die Digitalisierung: Distanzunterricht, Homeoffice, Kontakte minimieren - privat und beruflich! All das hat die Möglichkeiten und Grenzen der digitalen Welt aufgezeigt. Besonders für Unternehmen wurden zahlreiche Gründe für ein schnelleres Voranbringen der Digitalisierung mehr als deutlich. Doch Internet und Hardware sind nur die eine Seite. Gute Konzepte jedoch sind mindestens genauso wichtig, damit die Digitalisierung im Unternehmen gelingt. Obendrein unterstützen staatliche Fördermittel für die Digitalisierung diesen so wichtigen Prozess.

7 Minuten 26.04.2021

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Digitalisierung Unternehmen Jetzt mehr denn je:

Schnelles Internet, das mobile Abrufen von E-Mails oder der schnelle Einkauf im Onlineshop - dies und mehr ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Und die Messlatte liegt hoch! Es ist wahrlich nicht einfach, die Wünsche und Anforderungen der Kunden im vollsten Maße zu erfüllen oder seine Produkte auf dem digitalen Markt perfekt zu präsentieren. Wo also fängt man als Unternehmer an und wo hört man auf? Eine lohnenswerte Sache ist es sicher, eine Checkliste für die Digitalisierung zu führen, denn aus dieser lassen sich mögliche Wachstumspotentiale besser erkennen. Doch ist Digitalisierung wirklich lohnenswert für alle Unternehmen? Hier graben wir etwas tiefer nach dem „Warum“ und vor allem nach dem „Wie“.

Starten Sie mit uns Ihre Bestandsaufnahme zur Digitalisierung!

Gründe für Digitalisierung

Die Corona-Pandemie zeigt eines deutlich: Die Digitalisierung von Unternehmen ist unumgänglich

Der Corona bedingte Lockdown ist vor allem für Unternehmen im B2B Bereich und im Mittelstand schwierig. Die aktuelle Situation zeigt: Einzelhändler, Kleinbetriebe (wie Friseure), aber auch Kaufhausketten sind auf den Kundenstrom in der Fußgängerzone angewiesen. Wer da schön früh auf einen eigenen Online-Shop oder automatisierte Angebote gesetzt hat, ist nun klar im Vorteil! Denn genau hier bietet die Digitalisierung verschiedene Vorteile.

Eine gut durchdachte Internetpräsenz informiert über das Leistungsspektrum und den Warenbestand, was wiederum die Kundenbindung nachhaltig fördert. Interessierte können online Termine buchen und aktuelle Informationen zu ihren Käufen abrufen. Viele Abläufe lassen sich optimieren oder im besten Fall sogar zusammenlegen. So kann z. B. ein in die Website integrierter „Chatbot“ den Kunden automatisiert die wichtigsten Fragen beantworten. Über den textbasierten Dialog wird der Kundenkontakt digital aufrechterhalten. Die Mitarbeiter können sich hierbei ganz spezifischen Fragestellungen widmen, die sich nur individuell beantworten lassen.

Virtuelle Meetings ermöglichen Konferenzen über große Distanzen. Webinare erlauben nicht nur eine schnelle Schulung der Mitarbeiter. Interessierte können sich auf diesem Kanal auch umfassend über die Nutzung und Funktionsweise der angebotenen Waren informieren. Eine digitale Wissensdatenbank (Knowledge Base) ermöglicht es, alle wichtigen Informationen zentral zu speichern und damit für die Produktion und alle Firmensegmente zugleich zur Verfügung zu stellen. Netzwerktechnik macht‘s möglich und hält dabei alle Beteiligten immer auf dem neusten Stand.

Smartphone und Computer gehören heute zu jedermanns Alltag. Für moderne Kunden ist es eine Selbstverständlichkeit, dass sie unterwegs ihre Nachrichten kontrollieren oder mobil einkaufen können. Unternehmen können sich diesen Wünschen nicht entziehen. Aus deren Sicht ist es nur ärgerlich, wenn sie in einer telefonischen Warteschlange vertröstet werden. Ein gut strukturierter Chatbot oder ein Kontaktformular auf der Internetseite bieten ihnen eine bessere Alternative, um Fragen schnell zu klären. Ein nutzerfreundlich gestalteter Onlineauftritt mit tatsächlichen Mehrwerten für den Anwender sorgt dafür, dass die eigene Homepage bei Google unter den ersten Treffern landet. IT-Entscheider haben heutzutage unzählige Möglichkeiten, um ihr Unternehmen im Internet gekonnt zu präsentieren und ihren Service für den Kunden optimal zu gestalten. Eine Checkliste für die Digitalisierung zeigt dabei nicht nur alle Möglichkeiten auf, sie hilft zudem bei der Entscheidung, welche Maßnahmen getroffen werden können und sollten.

5 Vorteile für Ihre Digitalisierung

Die Gründe für die Digitalisierung sind mehr als offensichtlich! Sie erleichtert einfach die Abläufe im Unternehmen sowie die Kommunikation mit dem Kunden - egal ob B2B oder B2C Bereich. Vereinfacht ausgedrückt, spart die Kommunikation damit immense Kosten ein.

  • Regelmässige Anpassung an den sich schnell verändernden Markt.
  • Schnelle Reaktionen auf allen Kundentouchpoints und Kanälen.
  • Prozesse entlang des Kundenlebenszyklus optimieren.
  • Standardtätigkeiten automatisieren.
  • Nutzung Trends wie Künstliche Inteligenz oder Kommunikation mit Maschinen.

Ein gutes Vorzeigebeispiel ist der Fahrdienstanbieter „Uber“! Sämtliche Kommunikation läuft auf digitalem Weg. In acht Großstädten bietet das Unternehmen seine Dienste an. Dabei hat es selbst keinen Fahrzeugpark, sondern arbeitet mit lizenzierten Partnern zusammen. Heute gehören auch E-Scooter und Elektrofahrräder zum Angebot. Die Kunden buchen ausschließlich über eine App. Am Ende der Fahrt bewerten den Service ebenso digital.

Es gibt zahlreiche Beispiele für Geschäftsideen, die auf digitalen Strukturen basiere_. Auch im örtlichen Einzelhandel kann das Angebot mit einer digitalen Ausrichtung leicht erweitert werden, was es für den Kunden interessanter macht. Und damit die strukturelle Veränderung nicht zur finanziellen Belastung wird, gibt es derzeit Fördermittel für die Digitalisierung von betrieblichen Abläufen u.a. durch die KfW. Dazu später mehr!

Welcher Sektor profitiert besonders von der Digitalisierung?

Sind die folgenden Beispiele aus dem Bildungs- und Gesundheitssektor erst der Anfang? Eines ist klar: Die Möglichkeiten der digitalen Technik sind noch lange nicht ausgeschöpft!

Healthcare, Medizin & Gesundheit

Die Pandemie hat gezeigt, dass vor allem Unternehmen aus der Gesundheitsbranche von der Digitalisierung profitieren. So können medizinische Labore die Patienten via App zeitnah über die Ergebnisse von Corona Tests informieren. Auch die neuen Gesundheitskarten speichern neben dem Namen und der Adresse auch Notfalldaten, die der Arzt auslesen kann. Zudem lässt sich mithilfe des Telemonitorings der Gesundheitszustand von Patienten optimal überwachen.

eLearning, Bildung & Weiterbildung

Auch im Bildungswesen sind die Vorteile der Digitalisierung durch Corona deutlich sichtbar. Hier stellen digitale Wissensdatenbanken umfangreiche Informationen für alle gleichermaßen zur Verfügung. Moderne Lernplattformen der großen Hersteller bieten darüber hinaus den Austausch von Dokumenten und Dateien an. E-Learning heißt das große Stichwort - und das nicht nur im Homeschooling! Schlussendlich ermöglichen die kaum mehr wegzudenkenden Videokonferenzen - oder kurz Video Calls - einen persönlichen Austausch über alle Distanzen hinweg.

Digitalisierung verschlafen? Was nun?

Die Gründe für die Digitalisierung scheinen auf den ersten Blick oftmals nicht ersichtlich zu sein. Schließlich gibt es für jedes Unternehmen eine individuelle Lösung, die schon irgendwie funktioniert. Es wurde ja schon immer so gemacht und hat sich bewährt! Meist der Hauptgrund, weshalb Entscheidungsträger zögern, wenn es darum geht, die Digitalisierung im Unternehmen voran zu bringen und Prozesse neu aufzustellen. Was also tun, wenn es eigentlich schon zu spät scheint?

Digitalisierung via Checkliste

Digitalisierungschecklisten können eine gute Arbeitsgrundlage bieten. Mit einer wohl durchdachten Vorlage lassen sich nicht nur die benötigten technischen Komponenten auffinden, sondern ebenfalls eruieren, wie sich Arbeitsabläufe mit ihnen vereinfachen lassen. Wer jedoch auf den Einsatz innovativer Technik komplett verzichtet, nimmt in Kauf, die eigene Marktposition und seine Kunden an die Konkurrenz zu verlieren. Worauf also noch warten?

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Mitarbeiterschulungen

Doch ein Verzicht auf innovative Technologien kann nicht nur zu dem Verlust von Kunden führen, sondern auch zu Frustration oder gar Verlust von Angestellten. Die meist heterogenen, nicht miteinander kompatiblen und dazu noch zahlreichen verschiedenen Systeme bringen Mitarbeiter an ihre Grenzen. Die Folgen sind Mehrfachpflege, unnötige Arbeitsschritte oder das ständige Hin und Her zwischen digitalen und analogen Inhalten. Wer soll da noch durchblicken? Besonders schlimm wird es dann, wenn sich Anforderungen ganz plötzlich und im Sauseschritt ändern, z. B. wenn die Mitarbeiter von heute auf morgen ins Homeoffice wechseln sollen. Deshalb sind regelmäßige Schulungen ein wichtiger Grundbaustein, um die Digitalisierung im Unternehmen nachhaltig voranzubringen.

Ein aktuelles Beispiel aus dem Arbeitsalltag

Gerade ist es gang und gäbe via Videokonferenz aus dem Homeoffice zusammen zu arbeiten. Oft ist unklar, wie es um die Sicherheit steht bzw. was den Umgang mit Zugängen aus dem Homeoffice sicher macht. Was Offline im Büro noch etwas Stimmung verbreitet, kann online schnell nerven! Deshalb hier ein paar Tipps, mit denen die nächste interne Schulung via Videokonferenz garantiert sauber über die Bühne geht:

  • Teilnehmerzahl stark begrenzen (max. 5 Personen)
  • Regelmäßig kurze Pausen einplanen (ca. alle 1,5 Stunden)
  • Schriftliche Zusammenfassung an die Hand geben
  • Fragen im Chat bündeln und am Ende besprechen
  • 3 produktive Aufgaben für die nächsten Tage stellen

Fördermittel Digitalisierung

Es gibt zahlreiche Fördermittel für die Digitalisierung!

Sicherlich ist es nicht einfach zu entscheiden, welche technischen Veränderungen den Schritt nach vorne bringen. Hinzu kommt, dass die digitale Vernetzung häufig mit nicht wenig Kosten verbunden ist. Genau aus diesem Grund gibt es bundesweite aber auch regionale Förderprogramme zur Digitalisierung, die KMU bei der Umsetzung ihrer digitalen Transformation unterstützen.

Zuwendungsarten: WIE wird gefördert?

In welcher Art und Weise kann ein Unternehmen Fördergelder für die Digitalisierung erhalten? Hierbei wird unterschieden in zwei prinzipielle Zuwendungsarten:

  • Je nach Programm erhältst das Unternehmen eine Förderquote von 30-80% auf die zuwendungsfähigen Ausgaben als nicht rückzahlbaren Zuschuss. Dabei sind die Programme beschränkt auf einen Maximalbetrag, der je nach Förderprogramm unterschiedlich ist. Das heißt: In allen Förderprogrammen bleibt immer auch ein Eigenanteil.

  • Kredite oder Darlehen für dir Digitalisierung haben meist einen sehr niedrigen Zinssatz und eine Laufzeit bzw. genauer gesagt eine Zinsbindung von bis zu 10 Jahren. Zum Teil werden auch Haftungsfreistellungen oder auch Tilgungszuschüsse gewährt.

Förderfähigkeit: WAS wird gefördert?

Prinzipiell verfolgen alle Förderprogramme das Ziel, die Digitalisierung des deutschen Mittelstandes zu verbessern, um international wettbewerbsfähig zu bleiben. Das beginnt bei der Digitalisierung bestehender Prozesse über Investitionen in die IT-Sicherheit bis hin zu der Entwicklung neuer digitaler Lösungen und Plattformen. Bei Krediten ist die schlussendliche Verwendung deutlich flexibler gestaltet als bei Zuschüssen. Allgemein gilt Folgendes als förderfähig:

  • Externe Berater / IT-Spezialisten / Entwickler (immer)
  • Standard-Software (eingeschränkt)
  • Hardware (sehr selten)
  • Personalausgaben (fast immer ausgeschlossen)
Anforderungen: WAS ist dafür WIE zu tun?

Förderungen geht (fast) immer der Antrag via Formular voraus, welcher bei den zuständigen Projektträgern oder der zuständigen Landesbank einzureichen ist. Mit der Umsetzung der Maßnahmen darf erst nach erfolgter Bewilligung gestartet werden. Die Bewilligung kann je nach Bundesland und Projektträger wenige Wochen bis zu drei Monaten dauern.

Kurzum: Die erfolgreiche Digitalisierung ist für KMU mit dem Aufbau vieler neuer Kompetenzen verbunden. Die Förderprogramme für Digitalisierung bieten jedem KMU sowohl die Chance, ihre ersten digitalen Gehversuche zu unternehmen als auch Investments in ihre Digitalisierung weiter auszubauen.

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Fazit zur Digitalisierung Für einen digitalen Kurs im Unternehmen ist es nie zu spät!

Haben Sie eine zündende Idee? Dann zögern Sie nicht und lassen Sie die einfache Glühbirne mithilfe der Digitalisierung zur faszinierenden Wunderkerze werden!

Der Weg zum digitalen Unternehmen ist alles andere als einfach. Ein Grund dafür ist, dass die technische Entwicklung mit riesigen Schritten voranschreitet. Deshalb ist es oft schwierig zu entscheiden, welche Investitionen die Richtigen sind. Wer in einer Digitalisierungscheckliste aufschreibt, welche Aufgaben die moderne Infrastruktur künftig übernehmen soll, ist daher schon einen wichtigen Schritt weiter. Denn hierdurch lassen sich nicht nur die Kosten besser kalkulieren, sondern auch eventuelle Anträge für Fördermittel zur Digitalisierung ableiten.

Und immer daran denken: Oft sind es nicht die aufwändigen technischen Lösungen, sondern innovative Geschäftsideen, die den technischen Durchbruch schaffen. Die technische Betreuung kann genauso gut durch einen externen Dienstleister erfolgen. So hängt der Digitalisierungserfolg im Unternehmen nicht vom Zufall ab, sondern lässt sich gezielt durch den Einsatz moderner Hard- und Software steuern.

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