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microsoft exchange | microsoft exchange server | microsoft exchange alternative Das Damoklesschwert über unseren Köpfen

7 Minuten 22.04.2021

Wer an Softwareprogramme denkt, dem schießt automatisch der Name Microsoft in den Kopf. Wen wundert es, begleitet uns doch dieser Name nicht nur im Berufsleben, sondern vor allem auch im heimischen Bereich seit Jahrzehnten. Doch bringt der bekannte Tech-Titan Fluch oder Segen?

Die Microsoft Blase - ein Jahrzehnte alter Software-Begleiter

Wer saß denn nicht im Computerunterricht in der Schule an einem PC und erlernte die Grundlagen der Computerarbeit mit einem Microsoft Betriebssystem?! Dazu quälten wir uns mal nur rudimentär oder auch tiefgreifender durch die gängigsten Office Programmen, wie Word, Excel, Powerpoint oder Access, um die benötigten Teilnahmescheine zu ergattern. Denn die Programme gehörten zum Standard im späteren Berufsleben, wer also weiter kommen wollte, kam daran nicht vorbei. Der Microsoft-Keim war gepflanzt und das Interesse an dem neuem Medium geweckt. War es nicht doch eine ganz angenehme Abwechslung zum sonstigen Unterricht.

Nahtlos ging es in der Lehre, Berufsschule oder im Studium weiter. Wir schrieben seitenweise Aufsätze in Word und ärgerten uns über die Formatierungen, suchten die schönsten Gestaltungselemente für unsere Powerpoint-Folien raus, klimperten ellenlange Excel-Tabellen inklusive Formel-Parade ein und wer die Access Datenbank Anwendungen beherrschte, war der ungekrönte Office-König. Ach ja, so war das damals. Und das war auch gut so, eine nette Erinnerung. Ein anderes Betriebssystem? Eine andere Software? Ein anderes Format? Gab es nicht, wer seine Ausarbeitungen nicht damit abgab, hatte verloren.

Microsoft Exchange - automatisch die einzige Lösung?

So überrascht es also wenig, dass wir auch im Berufsleben wunderbar weiter in der Microsoft Blase schweben und uns dort eigentlich ganz wohl fühlen. Denn man kannte sich ja aus. Im Berufsleben angekommen, und dabei ist es gänzlich nebensächlich für welchen Berufszweig sich entschieden wurde, traf man also erneut auf das Imperium Microsoft. Nur diesmal machte man zusätzlich Bekanntschaft mit den Microsoft Softwarelösungen für Unternehmen. In zahlreichen Firmen stützt sich die unternehmensinterne Zusammenarbeit auf Groupware Lösungen, welche eine zentrale Software-Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Aufgaben und weiteren Daten ermöglicht. Aus erzählter Tradition und Gewohnheit greifen Unternehmen heutzutage oftmals auf die Software von Microsoft zurück. Dies trifft insbesondere für Mittelständler oder Großunternehmen zu. Die Angebotspalette ist groß, genauso wie die entsprechenden Vernetzungsmöglichkeiten. Das gilt ebenfalls für das Microsoft Exchange Angebot, welches Microsofts E-Mail-Plattform darstellt. Der ganze schriftliche E-Mail-Verkehr basiert darauf, inklusive aller weiteren Verknüpfungen zum Kalender, zu Aufgaben und weiteren Inhalten. Bleibt man in seiner Komfort-Zone bzw. Microsoft-Blase oder lohnt sich nicht doch ein objektiver Blick über den Tellerrand?

Groupware Microsoft Exchange - Top oder Flop?

Der größte Vorteil der Groupware von Microsoft Exchange ist die Bequemlichkeit für Unternehmen, sich nicht in ein neues System einarbeiten zu müssen. So wissen sie doch, dass die meisten Mitarbeiter mit Microsoft Exchange und den ganzen Software-Modulen am besten und schon über Jahre hinweg zurechtkommen. Das Interface ist bekannt und kleinere Updates von Microsoft kann jeder Mitarbeiter schnell verkraften, ohne an Arbeitseffektivität zu verlieren. Alternativen werden bisher nicht ins Auge gefasst, da vermutet wird, dass sie nicht so breit und funktionsfähig wie ein Microsoft Exchange Server aufgestellt sind. Es sollte ja schließlich nicht weniger, sondern stets mehr und besser werden.

Doch der Microsoft Tech-Riese scheint nicht mehr ganz so agil und unverwundbar zu sein. Zweifel an dem Microsoft Exchange Server werden nun aus riesigen Hackerangriffen geschürt, die aktuell im Februar und März 2021 stattfanden und tausende Unternehmen allein in Deutschland in Opfer verwandelten. Bis über den Atlantik hinweg wurden beträchtlich Angriffe gemeldet. So wurden beispielsweise in den USA Banken, Energiedienstleister, Eiscremehersteller oder auch Altenheime infiltriert. Das Einfallstor der Hackerangriffe waren die ungeschützten Zugriffe auf den Port 443 aus dem Internet. Wer hingegen einen VPN (Virtual Private Network) nutzt, wäre laut den Meldungen nicht betroffen. Hinter den Angriffen werden staatliche Hacker aus China vermutet, die es bewusst auf interne Daten abgesehen haben. Bei diesen aktuell erlebten Erfahrungen, ist bei der Erwartungshaltung ”besser werden”, so mancher Zweifel angebracht. Ob dieser allerdings zu einem kompletten Umdenken und zu einer gezielten Microsoft Exchange Alternative führt, wird sich erst noch zeigen.

Infografik Hackerangriffe nach betroffenen Plattformen

Deswegen lohnt sich ein kritischer Blick auf die Nachteile von Microsoft Exchange, um vielleicht die Motivation und Kraft zu erhalten sich mit anderer Groupware Lösungen auseinanderzusetzen.

Die Nachteile sind wie bereits erwähnt die Sicherheitslücken und Hackerangriffe, die regelmäßig im Munde sind und tatsächlich phasenweise stattfinden. Mimikaz, Ransomware und Co. sind die Beispiele aus der Vergangenheit, die dem Nutzer eine Gänsehaut und doch Respekt vor den Hacker-Möglichkeiten einflößen. Die wahrscheinlich größte Angst für betroffene Unternehmen besteht vor Ransomware und die damit einhergehende Infiltration des Systems. Die Marktdominanz und das Alles miteinander kompatibale ist, stellt Fluch und Segen zugleich für die Microsoft Groupware dar. Der Nachteil ist immer jener, dass die Hacker besonders aktiv sind und weiterhin nach den Lücken suchen. Besonders zu berücksichtigen ist das Abhängigkeitsverhältnis und der Investitionsaufwand für die Microsoft Exchange Server zu sehen, der sich in beträchtliche Lizenzkosten niederschlägt. Kleine Unternehmen und Start-Ups können da schnell an ihre Budget-Grenzen stoßen. Aufgrund der oben aufgeführten Punkte sollten Exchange Alternativen, kostenlos oder in Form von modularen Paketen, nicht außer acht gelassen werden. Unter diesen Gesichtspunkten werden nachstehenden 5 Exchange Server Alternativen näher beschrieben.

Exchange-Server-Alternativen im Überblick

Wie ein Damokles-Schwert schwebt nun diese Gefahr über den Köpfen und erinnert daran, dass man sich nie sicher sein kann, dass alles in einer scheinbar komfortablen Situation gut weiterläuft.

Verantwortungsvolle Administratoren erwachen spätestens jetzt nach den aktuellen Ereignissen aus ihrem Dornröschenschlaf und suchen nach einer Microsoft Exchange Alternative, die sie den Entscheidern im Unternehmen präsentieren können.

Sie müssen nicht lange suchen, um auf eine Exchange Alternative kostenlos zu stoßen. Die unentgeltlichen Offerten für Unternehmen klingen ungewöhnlich, aber das Open Source Modell erreicht nun auch sie. Es lohnt sich also sehr wohl einen Blick auf diese Anbieter zu wagen, um einen möglichen Einsatz in der eigenen Firma prüfen zu können. Zur kostenlosen Exchange Alternative gehören die folgenden Anbieter, die insbesondere für deutsche Firmen interessant sein dürften:

TecArt:

Die erste Microsoft Exchange Alternative ist TectArt, welche durch ihre simple Usability überzeugt und sich moderner Mittel bedient. Die Software arbeitet cloud-basierend und weist ein externes Server-System für die Kunden auf. Das Thema Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO stehen ganz oben auf der Unternehmensfahne. Die Software von TecArt schützt Ihre Daten umfassend, dass nicht solche Lecks wie auf den Microsoft Exchange Servern entstehen. Dafür sorgen beispielsweise die vollständige SSL-Verschlüsselung, ein IP-Zugriffsschutz und das regionale Hosting in Deutschland.

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Grammm:

Bei Grammm handelt sich es um die Open Source Plattform und die gleichnamige Firma aus Wien. Mittels der Implementierung der nativen Exchange-Protokolle kann Microsoft Outlook einfach mit der Exchange Alternative kostenlos kommunizieren. Der Nutzer kann Grammm in seine bestehende Umgebung unkompliziert integrieren und mit vielen Clients wie macOS, iOS, Mozilla Thunderbird, Gramm Web, Android sowie Microsoft Windows Mail einsetzen. Zudem bietet Grammm hohe Datensicherheit, indem sie je Nutzer stets End-to-End-verschlüsselt werden.

Mailoberfläche in der Demoversion von grammm mit einem zufallsgenerierten Nutzerprofil

Synology:

Synology bietet ebenfalls als großes Hauptgeschäft Server und NAS-Systeme an. Der sogenannte DiskStation Manager (DSM) ist Linux-basierend. Gerade für solche Firmen, die sehr viel mit Apple-Geräten arbeiten und reibungslose Schnittstellen zu Microsoft suchen, werden hier bedient.

DiskStation Manager 6.2

Open-Xchange:

Open-Xchange ist eine weitere Microsoft Exchange Alternative in dieser Reihe. Sie beinhaltet E-Mail-, Kontakt- und Kalender-Anwendungen. Zusätzlich wird sie um Elemente zur Dokumentenverwaltung, Cloud-Funktionen sowie eine Anbindung an Social-Media-Angebote ergänzt.

Open Xchange Übersicht E-Mails "Open Xchange Übersicht E-Mails"

Zimbra:

Auch Zimbra regelt die Verwaltung von Mails, Kontakten, Kalendern sowie Notizen. Der Exchange-Dienst wird auf einem Linux-System installiert. Anschließend können die Nutzer dann den E-Mail-Client im Browser nutzen. Zimbra ähnelt dabei der Aufmachung von Outlook Online, sodass sich die Umsteiger sehr schnell an die Funktionen gewöhnen sowie nutzen können.

Ansicht der Zimbra Open Source Email Platform - Zimbra Collaboration Open Source Edition "Ansicht der Zimbra Open Source Email Platform - Zimbra Collaboration Open Source Edition"

Fazit - Das muss nicht so sein, weil es immer schon so war!

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier! Sehr richtig, und das ist auch nicht immer schlecht. Es gibt wunderbare, liebenswerte Gewohnheiten. Aber es gibt auch Gewohnheiten, die gefährlicher werden können nämlich gerade dann, wenn man blind und taub gegenüber Veränderungen wird. Schlicht aus der Einstellung heraus: Das war schon immer so, das muss gut so sein.

Auf die Gefahr hin, dass wichtige Unternehmensdaten gestohlen werden, sind Unternehmen neben den Datenschutzrichtlinien sogar verpflichtet, die Lücken umgehend zu schließen und anzuzeigen.

Deswegen sind gerade bei geheimen Entwicklungen und Innovationen des Unternehmens, aber auch generell bei allen Kundendaten, Verschlüsselungen äußerst wichtig, damit die Unternehmensdaten nicht einfach gestohlen werden. Die Thematik ist dabei nicht neu, dass insbesondere der Mittelstand und auch kleinere Unternehmen zunehmend in das Visier des Daten-Diebstahls kommen. Hier bildet jede kostenlose Exchange Alternative seine Vorteile und einen wichtigen Schutz gegenüber einem Microsoft Exchange Server.

Also sollte man den Schritt wagen und die Mircrosoft Blase platzen lassen, in der man schon viel zu lange bewegungslos gehalten wurde. Den Kinderschuhen entwachsen, kann man sich nun bewusst seinen eigenen neuen Software-Begleiter auswählen. Gerade TecArt stellt sich als sehr gute und datenschutzkonforme Alternative für Microsoft Exchange heraus, die besonders durch die regionale Orientierung in Erfurt, Deutschland als sehr sichere Software-Lösung gilt.

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