XRechnung | ZUGFeRD | XRechnung Bund Ist die XRechnung die Zukunft in Europa?

Was ist eine XRechnung? - der einfache Weg zur öffentlichen Verwaltung

Unter dem Namen XRechnung bund Verwaltung digital, gibt es bereits ein eigenes Portal für die Rechnungsabwicklung mit deutschen Behörden.

Im Rahmen der Digitaloffensive hat die Europäische Union mit der Richtlinie 2014/55/EU eine einheitliche Grundlage für den Empfang von Rechnungen, insbesondere für elektronische Rechnungen zwischen der öffentlichen Verwaltung und Unternehmen geschaffen. Alle Mitgliedsstaaten wurden verpflichtet, den neuen Standard in nationales Recht umzusetzen. Aktuell besteht für Auftragnehmer der öffentlichen Hand die Verpflichtung, nur noch in elektronischer Form eine XRechnung an die öffentliche Verwaltung zu stellen.

Dafür hat der Bund eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet. Unter dem Portal XRechnung bund erreichen Sie einfach und bequem die zentrale Registrierungsstelle. Durch die Vereinheitlichung der Rechnungsstellung erwartet der Bund ein Einsparpotenzial von bis zu 4,5 Milliarden Euro pro Jahr. Dieser Vorteil ergibt sich aus Kostenvorteilen bei der Rechnungsbearbeitung und der Schonung von Ressourcen. Für den Rechnungsaussteller ergeben sich nach dem einmaligen Anmeldeprozess erhebliche Vorteile aus der Vereinheitlichung.

Ist die Integration von XRechnung lohnenswert? Diese Frage kann uneingeschränkt mit Ja beantwortet werden. Seit dem 27. November 2020 akzeptieren alle Bundesbehörden ab einem Auftragswert von 1.000 Euro keine Papier- oder PDF-Rechnungen von Unternehmen mehr. Auf kommunaler Ebene wird kurzfristig mit der gleichen Konsequenz gerechnet. Wenn Sie als Unternehmen_weiterhin öffentliche Aufträge erhalten möchten, ist es erforderlich, dass Sie sich auf dem Portal XRechnung bund anmelden. Damit ist die Zielgruppe der deutschen Auftragnehmer von öffentlichen Aufträgen klar definiert. Gleichzeitig bietet die Übernahme des Standards aus dem Rechnungsportal auch eine große Chance, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Das bisher häufig in der eigenen Buchhaltung verwendete PDF-Format entspricht nicht den Anforderungen der EU an eine elektronische Rechnung. Die Informationen aus einem PDF-Dokument lassen sich ohne manuellen oder technischen Aufwand nicht weiterverarbeiten. Die XRechnungen nutzen eine XML-Datei als Basis, wodurch Informationen mühelos automatisiert weiterverarbeitet werden. Hier ist weder eine manuelle Dateneingabe noch ein Scanner oder Lesegerät erforderlich. Das ist ein großer Schritt in die Zukunft auch für die eigene Buchhaltung im B2B Bereich. Da dieser Rechnungsstandard EU weit gültig ist, ist der Zukunftsausblick für dieses Rechnungsformat sehr aussichtsreich.

Gibt es alternative Ausweichprodukte?

E-Rechnung:

Aus technischer Sicht ist der Begriff der elektronischen Rechnung nicht eindeutig. Die gängigste Variante stellt das PDF-Format dar, welche als unstrukturiertes Datenformat gilt und manuell bearbeitet werden muss. Sie werden nicht mehr per Post, sondern elektronisch als E-Mail Anhang versendet. Weil sich diese Form der Rechnung nicht ohne technischen Aufwand weiterverarbeiten lässt, sind die Aussichten für die Zukunft eher begrenzt.

ZUGFeRD:

ZUGFeRD ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Das Rechnungsformat ZUGFeRD entspricht europäischen Standards bei den Anforderungen an elektronische Rechnungen. ZUGFeRD beinhaltet in einem PDF-Dokument standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format. Die Rechnungen werden im PDF-Format verschickt und zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur mit übertragen, die ins PDF eingebettet ist. Dank der XML-Struktur lassen sich Rechnungsdaten automatisch verarbeiten, das verschlankt die Prozesse zwischen Unternehmen. Optisch ist die Rechnung nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Dieses Format eignet sich gut im internationalen Rechnungsverkehr.

XRechnung:

Die XRechnung auf der Basis einer XML-Datei ist ganz speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen in Deutschland zugeschnitten worden. Mit dem Standard XRechnung konkretisiert Deutschland die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN-16931 und setzt damit maßgeblich die Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates um. Aus diesem Grund gibt es in der Zusammenarbeit mit deutschen Behörden und Kommunen keine bessere Alternative für die Erstellung von Rechnungen.

Vergleich XRechnung vs ZUGFeRD

Gemeinsam haben die beiden Rechnungsformate, dass sie den europäischen Standards für elektronische Rechnungen entsprechen. Der Vorteil von ZUGFeRD ist sein hybrides Datenformat. Als PDF-Dokument ist eine Rechnung in diesem Format von Menschen lesbar. Gleichzeitig beinhaltet dieses Dokument eine ausschließlich maschinell lesbare Datei. Eine in diesem Format übermittelte Rechnung kann beim Eingang automatisch im ERP verbucht werden. Der Nachteil gegenüber XRechnungen liegt in dem speziell auf deutsche Behörden genormten Vorgaben der XRechnungen. XRechnungen entsprechen exakt der nationalen Ausgestaltung der Norm EN 16931-1 der Europäischen Union. Damit sind die maschinenlesbaren Dateien im XML-Format perfekt geeignet für die Erstellung von Rechnungen mit allen deutschen Verwaltungsbehörden. Ein kleiner Nachteil ist die rein maschinenlesbare Datenübertragung ohne einen für Menschen lesbaren PDF-Anhang der Rechnung.

Zusammenfassung und Blick in Richtung XRechnung und die Verwendung in Europa

Aktuell gelten die Regelungen für XRechnungen ausdrücklich nur für die Rechnungsstellung mit Bundesbehörden. Papier Rechnungen und reine PDF-Rechnungen werden nur noch in ganz wenigen Ausnahmefällen akzeptiert. Die Vorteile von XRechnungen gegenüber dem bisherigen Papier- oder PDF-Format sind allerdings enorm. Da es bei XRechnungen keine manuelle Bearbeitung mehr gibt, sind sowohl der Verwaltungsaufwand als auch mögliche Fehlerquellen durch Nachbearbeitung ausgeschlossen. Somit ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich der Standard der XRechnungen auch europaweit im B2B und Endkundengeschäft in allen privaten Bereichen durchsetzen wird. Dem Rechnungsformat der XRechnungen gehört damit die Zukunft in ganz Europa.