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Homeoffice - Leitfaden fĂŒr Unternehmen Schnell mal ins Homeoffice. Kein Thema!

66% der Arbeitnehmer wĂŒnschen sich aktuell im Homeoffice zu arbeiten. Dem gegenĂŒber sind nur 45% der Unternehmen in der Lage dem BedĂŒrfnis Ihrer Mitarbeiter nach zu kommen. So Ă€ndern Sie das!

Homeoffice Leitfaden Hilfe fĂŒr Mitarbeiter & Unternehmen

66% wĂŒnschen sich Homeoffice!

Deutschland braucht Homeoffice!

Besonders in der heutigen Zeit wird es fĂŒr Unternehmer immer wichtiger, den eigenen Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice anzubieten. Wenn Kitas und Schulen aufgrund von Grippe oder Infektionen mit dem Coronavirus schließen, lĂ€sst sich auf diese Weise am besten fĂŒr einen geordneten Betrieb im Unternehmen sorgen. So besteht die Möglichkeit, sich den BedĂŒrfnissen der eigenen Mitarbeiter anzupassen und gleichzeitig unnötige Krankmeldungen zu vermeiden. Im Homeoffice lĂ€sst sich an dieser Stelle deutlich einfacher fĂŒr eine strukturierte Umsetzung der vorhandenen Arbeit sorgen.

Wer hat Anspruch auf Homeoffice?

Um im Homeoffice arbeiten zu können, sind immer gemeinsame Absprachen erforderlich. Einseitig kann die effiziente Arbeit im Homeoffice sowohl aus Sicht des Arbeitgebers als auch durch den Arbeitnehmer nicht ermöglicht werden. Von einem grundsÀtzlichen Anspruch lÀsst sich daher nicht sprechen. Sollte es aufgrund etwaiger UmstÀnde zum Wunsch kommen, dass ein Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten möchte, sollte eine exakte Absprache erfolgen. Erst wenn alle wichtigen Faktoren und AnsÀtze besprochen wurden, kann die Arbeit im Homeoffice beginnen.

Voraussetzungen fĂŒr Homeoffice Schaffen Sie eine sichere Arbeitsumgebung.

Das Homeoffice ist wie ein Arbeitsplatz an anderem Ort. Aus diesem Grund ist auch dort eine Versicherung vorhanden, wodurch der Arbeitgeber die Verantwortung fĂŒr den Arbeitsplatz beim Mitarbeiter Zuhause ĂŒbernimmt (Ausnahme sind KĂŒche und sanitĂ€re Einrichtungen). Die konkreten Anforderungen im Bereich der Gestaltung und Arbeitsvorbereitung werden anschließend in der Betriebsvereinbarung oder in den Unternehmensrichtlinien festgelegt.

FĂŒr das Arbeiten im Homeoffice sollte selbstverstĂ€ndlich auch sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter ĂŒber alle relevanten Komponenten verfĂŒgen. Meist eignet sich die Bereitstellung eines Laptops, um die vorhandenen Arbeiten umzusetzen. Gleichzeitig sollte auf den GerĂ€ten fĂŒr einen guten Datenschutz gesorgt werden, um den Verlust relevanter Inhalte zu vermeiden.

Neben der Erfassung der Arbeitszeiten spielt auch die Datensicherheit im Homeoffice eine wichtige Rolle. Sowohl fĂŒr Daten mit Personenbezug als auch fĂŒr die weiteren Daten ist es entscheidend, den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Um den datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten nachzukommen, sollte das Homeoffice zudem ĂŒber weitere Eigenschaften verfĂŒgen. Die folgenden Aspekte sind an dieser Stelle von zentraler Bedeutung:

Wenn diese Faktoren bei der Einrichtung eines Homeoffices beachtet werden, steht einer Einhaltung aller datenrechtlicher Vereinbarungen nichts im Weg. So wird die sichere Umsetzung aller vorhandenen Aufgaben gefördert, um auch von zuhause flexibel und sicher arbeiten zu können. Viren und andere Belastungen des Alltags sind somit kein Problem mehr fĂŒr fortschrittliche und modern ausgerichtete Unternehmen.

  • Der Raum des Homeoffices sollte vollstĂ€ndig abschließbar sein.
  • Die vorhandene Ausstattung sollte ausschließlich beruflich genutzt werden.
  • Alle Bereiche mit relevanten Daten sollten durch ein Passwort geschĂŒtzt sein.
  • Berufliche E-Mails sind ausschließlich auf berufliche PostfĂ€cher weiterzuleiten.
  • PC oder Laptop sollten ĂŒber eine zusĂ€tzliche VerschlĂŒsselung verfĂŒgen.
  • Alle Drucke und weitere Unterlagen sind in einem abschließbaren Schrank zu verstauen.

Zur Umsetzung des Homeoffices kann es eine vertragliche Festlegung oder eine konkrete Betriebsvereinbarung geben. Die Betriebsvereinbarung eignet sich in der Regel fĂŒr die klassischen Arbeitsumgebungen, wenn beispielsweise fĂŒr eine ganze Abteilung Homeoffice ermöglicht wird. Ein Absatz im Arbeitsvertrag eignet sich hingegen eher fĂŒr individuelle EinzelfĂ€lle.

Auch im Homeoffice mĂŒssen die gĂ€ngigen Arbeits- und Pausenzeiten eingehalten werden. Nach sechs Arbeitsstunden sind 30 Minuten Pause zu gewĂ€hren, weitere 45 Minuten Pause folgen nach neun Stunden. So gibt es an dieser Stelle keine Unterschiede zum klassischen Arbeitsbetrieb.

Auf den ersten Blick ist es beim Arbeiten im Homeoffice nicht leicht, die Arbeitszeiten zu erfassen. Seit Umsetzung der Verpflichtungen zur vollstĂ€ndigen Arbeitszeiterfassung wurde das zuvor ĂŒberaus flexible Arbeitsmodell im Homeoffice stark eingegrenzt. Durch die neuen Absprachen sind Arbeitgeber auch fĂŒr das Arbeiten im Homeoffice dazu verpflichtet, ein "objektives, verlĂ€ssliches und zugĂ€ngliches System" fĂŒr die Erfassung der Arbeitszeit zu erarbeiten.

Als digitale Alternative zur klassischen Stechuhr gibt es hierzu bereits zahlreiche elektronische Programme zur Zeiterfassung. Sollte dies zu komplex sein, reichen natĂŒrlich auch die klassische Excel-Liste sowie eine handgeschriebene Stundensammlung aus. Hierbei kann jedoch nur in den wenigsten FĂ€llen kontrolliert werden, ob die aufgeschriebene Zeit auch wirklich dem Arbeitszeitraum entspricht. FĂŒr das Arbeiten im Homeoffice ist Vertrauen daher eine wichtige Grundlage.

Überblick Homeoffice Tools Welche Software ist erforderlich?

Schnell mal ins Homeoffice ohne eine entsprechende Softwareausstattung ist zum Haare raufen. Wichtig ist das Alle Mitarbeiter mit dem gleichen Setting auszustatten. FĂŒr die einzelnen Themengebiete gibt es jeweils eine Reihe an Einzellösungen. Damit aber ein reibungsloses Arbeiten zwischen Homeoffice und BĂŒro lĂ€uft und das mit hoher Datensicherheit sowie der BerĂŒcksichtigung des Datenschutzes ist eine All-in-One Suite wie das TecArt CRM Pro kostengĂŒnstiger. Trotzdem gebe ich Ihnen einen Überblick der notwendigen Einzellösungen.

CRM Software fĂŒr Home Office

Die konkreten Softwareprogramme im Homeoffice sind vom TĂ€tigkeitsfeld abhĂ€ngig. In der Regel ist es jedoch sehr wichtig, ĂŒber einen vollwertigen Business Chat zu verfĂŒgen und gleichzeitig die erforderlichen Programme zur VideoĂŒbertragung zu installieren. Auch spezifische UC-Lösungen können zu mehr Komfort in der Kommunikation beitragen und eine einheitliche Anwendungsumgebung fördern. Mit der passenden Auswahl an Vorrichtungen zur Kommunikation fĂ€llt es leicht, den Austausch zur Arbeit zu fördern und die Bearbeitung zu vereinfachen.

SelbstverstÀndlich sollten auch die erforderlichen Programme auf den GerÀten installiert sein. Hierzu gehören beispielsweise die Office-Anwendungen oder branchenspezifische Programme, mit denen sich die Arbeitsprozesse vollstÀndig umsetzen lassen. Gleichzeitig sollte der Zugriff auf das CRM bestehen, um auch Zuhause die Kundenbindung zu verbessern und die gesamte Verwaltung der vorhandenen Daten und anderer Komponenten im Blick zu behalten.

Tools zur Kommunikation

In diesem Bereich gibt es mit Skype und den entsprechenden Alternativen stand-a-lone Lösungen. Sie können aber auch auf eine UC Komplettlösung fĂŒr Telefonie, Videokonferenz und Chat wie z.B. xPhone Connect von C4B setzen.

  • TecArt Office Editor samt Dokumentenmanagement
  • MS Office (Excel, Word und Powerpoint)
  • Libre Office als Office Alternative
  • TecArt CRM Pro mit integriertem E-Mail Client
  • Thunderbird
  • Microsoft Outlook

Im Homeoffice Bereich setzen Sie aus DSGVO GrĂŒnden besser nicht auf die ĂŒblichen Messenger wie Whatsapp, Facebook oder Telegram. Im Business Umfeld gibt es sichere Lösungen.

  • TecArt CRM Pro mit integriertem Firmenchat
  • Microsoft Teams
  • Slack Inc. Slack

Software fĂŒr Aufgaben- und Projektmanagement

Entscheiden Sie frĂŒhzeitig ob eine einfache Aufgabenverwaltung mit Kanban Board alla Trello reicht oder Sie komplexe ProjektmanagementvorgĂ€nge abbilden mĂŒssen.

  • TecArt Aufgaben & Projektmanagement mit Kanban
  • Trello
  • Asana
  • Dropbox
  • Google Drive
  • TecArt CRM Pro mit mind. 60GB Speicher
  • TeamViewer
  • AnyDesk
  • WebEx Meetings
  • Lastpass
  • TecArt CRM Pro mit integriertem Passwortmanager
  • KeePass

Starter Kit All-in-One Homeoffice Suite buchen

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Mobil arbeiten mit allen Devices

Unsere GrafikoberflĂ€che ist fĂŒr sĂ€mtliche Touch-GerĂ€te, z.B. Tablets optimiert. Der Zugriff egal ob Laptop oder Tablet ist problemlos ĂŒber den Browser.

60 GigaByte Cloud Speicher

Sie starten mit 60 GB Cloud Speicher fĂŒr Dokumente, Mails und sonstige Daten. FĂŒr jeden weiteren Nutzer erhalten Sie 10 GB auf das komplette System on Top.

Automatische Zeiterfassung

Die Arbeitszeiten werden mit dem Login erfasst. Alle AktivitÀten (z.B. Aufgaben oder Anrufe) können automatisch mit einem Timer getrackt werden.

Tecci Frank Panser Head Of Marketing Png

Vom Autor Frank Panser Mein Fazit fĂŒr Homeoffice

Welche Komponenten fĂŒr die Arbeit relevant sind, hĂ€ngt in der Regel von der spezifischen Branche ab. Sowohl die erforderliche Hardware als auch die zugehörige Software dĂŒrfen nicht fehlen. Gleichzeitig sollte eine gewisse Erreichbarkeit per Telefon gewĂ€hrleistet werden, was sowohl durch das private Smartphone als auch durch eine zusĂ€tzliche Telefonanlage oder ein Softphone möglich ist. Je nach Form der Arbeit bietet sich zur stetigen Kommunikation auch ein Chat an, ĂŒber den sich alle weiteren Absprachen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter treffen lassen.

Des Weiteren sollte wĂ€hrend des Arbeitens im Homeoffice ein aktiver Zugriff auf die Daten der Kunden möglich sein, um neue Anfragen zu bearbeiten. Innerhalb der internen Kommunikation wird dies jederzeit möglich, wodurch alle wichtigen Daten vorhanden sind und einer einwandfreien Zuordnung nichts mehr im Weg steht. FĂŒr noch mehr Komfort bietet es sich zudem an, einheitliche Absprachen zu AblĂ€ufen wie Meetings und Besprechungen zu treffen und sich auf gemeinsame Zeiten zu einigen. So steht einer gelungenen Videokonferenz mit Sicherheit nichts im Weg.