TecArt

Auftragsmanagement, das Angebot bis Rechnung verbindet

TecArt verbindet Aufträge mit Angeboten, Verträgen, Projekten, Rechnungen und DATEV. Für durchgängige Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis.

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Auftragsmanagement Software
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Auftragsmanagement Software, die nach dem Auftrag weiterdenkt

Vom angenommenen Angebot bis zur Rechnung greifen viele Arbeitsschritte ineinander. Werden Daten dabei mehrfach übertragen, Freigaben per E-Mail eingeholt oder Informationen in verschiedenen Anwendungen gepflegt, entstehen Rückfragen und Verzögerungen.

Mit TecArt verbinden Sie Angebot, Auftrag, Vertrag und Rechnung innerhalb eines gemeinsamen Prozesses. Kundendaten, Positionen, Dokumente und Kommunikation können weiterverwendet werden, statt sie bei jedem Arbeitsschritt erneut zu erfassen.

Auftragsverwaltung

Auftragsmanagement statt reiner Auftragsliste

Aufträge digital zu erfassen ist nur ein Teil der Aufgabe. Im Arbeitsalltag kommt es darauf an, was vor und nach der Auftragserteilung passiert.

TecArt unterstützt den gesamten Ablauf: Angebote können in Aufträge übernommen, Bearbeitungsstände verfolgt, Freigaben gesteuert und anschließend Verträge, Lieferscheine oder Rechnungen erzeugt werden. So bleibt nachvollziehbar, was angeboten, beauftragt, bearbeitet und abgerechnet wurde.

Aufträge aus vorhandenen Daten erstellen

Übernehmen Sie Kundendaten, Positionen und weitere Informationen aus bereits vorhandenen Vorgängen. Ein Auftrag kann beispielsweise direkt aus einem Angebot entstehen, ohne die enthaltenen Daten erneut einzugeben.

Bearbeitungsstände nachvollziehen

Status, Fälligkeiten, Kennzeichnungen und Filter helfen bei der täglichen Arbeit mit offenen und abgeschlossenen Aufträgen. So erkennen Mitarbeitende schnell, welche Aufträge erteilt, in Bearbeitung, erledigt oder bereits abgerechnet sind.

Freigaben und eigene Abläufe abbilden

Genehmigungsschritte lassen sich an interne Abläufe anpassen. Eigene Felder, Status und Freigabewege können ohne Programmierkenntnisse eingerichtet werden.

Kommunikation und Dokumente zuordnen

Aktivitäten, Dokumente, Tickets und weitere Informationen können dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. Dadurch bleibt die Vorgeschichte eines Auftrags auch später nachvollziehbar.

Verträge und Rechnungen aus dem Auftrag erzeugen

Aus einem Auftrag können weitere Geschäftsvorgänge entstehen. Dazu gehören unter anderem Verträge, Lieferscheine und Rechnungen. Auch E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt.

Rechnungsdaten an DATEV übergeben

Rechnungsdaten können anschließend an DATEV übergeben werden. Dadurch entfällt die erneute Erfassung bereits vorhandener Informationen.

Aufträge Unten

Mario Röhreich

Mario Röhreich

Partnermanager

Freigaben per E-Mail funktionieren oft so lange, bis jemand später nachvollziehen muss, wer eigentlich was bestätigt hat. In TecArt laufen Genehmigungen direkt am Auftrag: sichtbar, dokumentiert und für alle Beteiligten eindeutig.

Christian Fischer

Christian Fischer

Geschäftsführer

Viele Unternehmen haben ihre Aufträge irgendwie im Griff – nur eben mit Excel-Listen, Nachfragen und manuellem Abgleichen. TecArt bringt zusammen, was im Alltag oft auseinanderläuft: Auftrag, Status, Kommunikation und Abrechnung.

Ein durchgängiger Auftragsprozess

Von Angebot bis Rechnung

Ein Auftrag beginnt nicht erst mit der Auftragserteilung und endet nicht mit dem Status „erledigt“. TecArt verbindet die einzelnen Schritte miteinander und nutzt vorhandene Daten weiter.

Angebot

Angebot

Erstellen Sie ein Angebot auf Basis vorhandener Kunden- und Kontaktdaten. Wird das Angebot angenommen, können die enthaltenen Informationen für den nächsten Schritt übernommen werden.

Auftrag

Auftrag

Aus dem Angebot entsteht der Auftrag. Bearbeitungsstatus, Zuständigkeiten, Freigaben, Dokumente und Kommunikation werden dem Vorgang zugeordnet

Vertrag

Vertrag

Falls aus dem Auftrag ein Vertrag entsteht, können die vorhandenen Daten weiterverwendet werden. Konditionen, Laufzeiten und weitere Vertragsinformationen bleiben mit dem Geschäftsvorgang verbunden.

Projekt oder Leistungserbringung

Projekt oder Leistungserbringung

Je nach Arbeitsweise kann aus einem Auftrag ein Projekt entstehen oder die vereinbarte Leistung direkt bearbeitet werden. Der Auftrag bleibt dabei mit den zugehörigen Kunden- und Vorgangsdaten verknüpft.

Rechnung

Rechnung

Auf Basis des Auftrags können Rechnungen und E-Rechnungen erstellt werden. Bereits erfasste Kundendaten und Positionen müssen nicht erneut übertragen werden.

DATEV

DATEV

Für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung können Rechnungsdaten an DATEV übergeben werden.

Auftragsmanagement mit CRM, Kundenservice und Verträgen verbinden

TecArt behandelt das Auftragsmanagement nicht als abgeschottete Anwendung. Weitere Bereiche der Plattform können an den Auftragsprozess angebunden werden.

CRM

CRM

Vom ersten Kontakt bis zum Auftrag: Kunden- und Vertriebsinformationen bilden die Grundlage für weitere Schritte und bleiben mit den zugehörigen Vorgängen verknüpft.

  • Kontakte und Kommunikationshistorie verwalten
  • Leads erfassen und bewerten
  • Angebote und Aufträge vorbereiten
  • Kundeninformationen weiterverwenden

Zur Lösung
Kundenservice

Kundenservice

Auch nach dem Auftrag bleiben Kundenbeziehungen in Bewegung. Eingehende Anfragen lassen sich strukturiert erfassen, bearbeiten und mit bestehenden Kunden- und Vorgangsdaten verbinden.

  • Anfragen gebündelt erfassen
  • Tickets strukturiert bearbeiten
  • Self-Service-Kundenportal bereitstellen
  • Abläufe und Zuweisungen automatisieren

Zur Lösung
Vertragsmanagement

Vertragsmanagement

Entstehen aus einem Auftrag Verträge, können vorhandene Daten direkt übernommen werden. Laufzeiten, Konditionen und Fristen bleiben mit Kunde und Auftrag verknüpft.

  • Automatisiert Verträge aus vorhandenen Daten erstellen
  • Laufzeiten und Fristen verwalten
  • Verträge Kunden und Aufträgen zuordnen
  • Rechnungsstellung anschließen

Zur Lösung

Was TecArt von einem weiteren Einzeltool unterscheidet

Mehr als eine Software zur Auftragserfassung

Viele Programme können Aufträge speichern und ihren Status anzeigen. Der Unterschied zeigt sich bei den angrenzenden Arbeitsschritten.

Bei TecArt steht ein Auftrag nicht isoliert. Er kann mit Kunden, Angeboten, Verträgen, Projekten, Rechnungen und Servicevorgängen verbunden werden.

  • Bestehende Daten weiterverwenden

    Bei TecArt entsteht ein Auftrag nicht losgelöst. Er ist verbunden mit dem Kontakt, dem Angebot, dem zugehörigen Projekt, der späteren Rechnung (und vielem mehr). Alle Informationen sind an einer Stelle und somit für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar. Kein Datenabgleich zwischen Systemen, kein Informationsverlust beim Übergabeschritt.

  • Eigene Felder, individuelle Genehmigungswege, benutzerdefinierte Status: TecArt fügt sich in Ihre Arbeitsweise ein. Ohne Programmierkenntnisse, ohne externe Berater für jede Anpassung. Wer wächst, kann die Plattform mitwachsen lassen – ohne Systemwechsel.

  • Ein Auftrag endet in TecArt nicht mit der Erfassung. Aus dem Auftrag heraus lassen sich weitere Schritte anstoßen, vom Vertrag über die Rechnung bis zur Übergabe an DATEV. So bleibt nachvollziehbar, was beauftragt, erledigt und abgerechnet wurde. Genau das macht die Auftragsverwaltung im Alltag wertvoller als eine reine Auftragsliste.

  • Unternehmen können mit den benötigten Anwendungen arbeiten und weitere Bereiche der TecArt Plattform ergänzen, wenn sich Anforderungen verändern.

Prozess

Auftragsmanagement auf der TecArt Plattform

TecArt wird in Deutschland entwickelt und ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Unternehmen können zwischen TecArt Cloud, Private Cloud und On-Premises wählen.

Die Plattform verbindet unter anderem CRM, Auftragsmanagement, Vertragsmanagement, Projektmanagement, Faktura und Kundenservice auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Gemeinsame Datenbasis

Gemeinsame Datenbasis

Viele Funktionen, eine Datenbasis: TecArt wächst mit Ihren Anforderungen, ganz nach Bedarf.

Flexible Bereitstellung

Flexible Bereitstellung

Nutzen Sie TecArt so, wie es zu Ihren Anforderungen passt: in der TecArt Cloud, als Private Cloud oder On-Premises.

Deutscher Hersteller

Deutscher Hersteller

Entwicklung, Hosting und Support kommen aus Deutschland. Das schafft kurze Wege, klare Verantwortung und einheitliches Datenschutzverständnis.

ISO-zertifizierte Datensicherheit

ISO-zertifizierte Datensicherheit

Entwicklung, Bereitstellung, Betrieb und Wartung von TecArt ist ISO 27001-zertifiziert und unterstützt DSGVO-konformes Arbeiten.

Auftragsverwaltung, die nicht für sich allein steht – sondern verbindet, was zusammengehört.

Unverbindlich beraten lassen
Deutsche Vermögensberatung AG (DVAG)
Fraunhofer IOSB - Institutsteil Angewandte Systemtechnik AST
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Camillo Consult
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Souverän betreiben, sicher skalieren

Unsere TecArt Plattform

Die TecArt Plattform ist herstellereigen entwickelt, ISO 27001-zertifiziert und seit Jahren bei hunderten Kunden im Einsatz. Auf einer gemeinsamen Datenbasis verbindet die Plattform unter anderem Kundenservice, CRM, Auftragsmanagement und Vertragsmanagement – sicher, kontrolliert und nachvollziehbar.

Weil bei TecArt Entwicklung, Wartung und Betrieb vom Hersteller aus einer Hand kommen, profitieren Sie von einer verlässlichen Sicherheitskette, langfristiger Wartbarkeit und kontinuierlicher Weiterentwicklung. Gleichzeitig bleiben Sie beim Betrieb flexibel: TecArt ist in der Cloud, Private Cloud oder On-Premises verfügbar.

So entsteht eine verlässliche Plattform für zentrale Geschäftsprozesse – mit Hosting in Deutschland, persönlichem Support und der Stabilität einer im Mittelstand seit Jahren bewährten Lösung.

TecArt Software Plattform Stufe Enterprise
Iso27001Tec Art
Chip
Main 50 Software
Omr Tr 24
Bitm Software
Bitm

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Häufige Fragen zur Auftragsverwaltung Software

  • Was ist Auftragsmanagement?

    Auftragsmanagement umfasst die Erfassung, Bearbeitung, Steuerung und Abrechnung von Kundenaufträgen. Dazu gehören je nach Unternehmen unter anderem Angebote, Auftragserteilung, Freigaben, Leistungserbringung, Verträge, Rechnungen und die Übergabe von Daten an die Buchhaltung.

    Eine Auftragsmanagement Software unterstützt dabei, diese Schritte digital abzubilden und Informationen zwischen den einzelnen Vorgängen weiterzuverwenden.

  • Auftragsverwaltung beschreibt vor allem das Erfassen, Organisieren und Verfolgen von Aufträgen.

    Auftragsmanagement umfasst einen größeren Teil des Prozesses. Dazu können bereits die Angebotserstellung sowie nachgelagerte Schritte wie Verträge, Projekte, Rechnungen und Buchhaltung gehören. TecArt unterstützt sowohl die Verwaltung einzelner Aufträge als auch die Verbindung mit angrenzenden Prozessen.

  • Wichtige Funktionen sind die Erstellung und Bearbeitung von Aufträgen, Statusverwaltung, Fälligkeiten, Freigabeprozesse, Dokumenten- und Kommunikationszuordnung sowie die Erstellung nachgelagerter Vorgänge.

    TecArt unterstützt zusätzlich Serienaufträge, eigene Felder und Status, Verträge, Lieferscheine, Rechnungen, XRechnung, ZUGFeRD und die Übergabe von Rechnungsdaten an DATEV.

  • Ein angenommenes Angebot kann als Grundlage für einen Auftrag verwendet werden. Bereits vorhandene Kunden-, Positions- und Vorgangsdaten können übernommen werden, sodass sie nicht erneut erfasst werden müssen.

  • Ja. Aus Aufträgen können Rechnungen sowie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellt werden. Die bereits vorhandenen Daten des Vorgangs können dafür weiterverwendet werden.

  • Ja. Wiederkehrende Leistungen können über Serienaufträge abgebildet werden. Das eignet sich beispielsweise für regelmäßig erbrachte Dienstleistungen.

  • Ja. Genehmigungsschritte können direkt im Auftragsprozess eingerichtet werden. Eigene Felder, Status und Abläufe ermöglichen die Anpassung an betriebliche Anforderungen.

  • Ja. TecArt verbindet Aufträge unter anderem mit Kunden- und Kontaktdaten, Angeboten, Projekten, Verträgen, Rechnungen und Servicevorgängen. Dadurch können Informationen aus vorherigen Arbeitsschritten weitergenutzt werden.

  • Das Auftragsmanagement ist Bestandteil der Enterprise-Stufe. Bei jährlicher Abrechnung beginnt diese ab 79 Euro pro Nutzer und Monat bei mindestens fünf Nutzern. In der Enterprise-Stufe sind neben dem Auftragsmanagement unter anderem CRM, Ticketsystem, Projektmanagement, Rechnungsmodul, E-Rechnung und DATEV-Anbindung enthalten.

    Eine 30-tägige Testphase ist kostenlos verfügbar.

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  • Ja. TecArt ist vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert – ohne Nutzung von US-Cloud-Anbietern wie AWS, Azure oder Google Cloud. TecArt ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und als deutsches, inhabergeführtes Unternehmen an die deutschen Datenschutzstandards gebunden. Für IT-Dienstleister und Digitalunternehmen, die selbst sensible Kundendaten verwalten, ist das ein zentrales Kriterium bei der Softwareauswahl.

  • Die browserbasierte Plattform kann unter Windows, macOS und Linux genutzt werden. Mobile Dienste stehen für Android und iOS bereit.