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CRM für Wirtschaftsförderung
Die Software für eGovernment in Kommunen und Gemeinden
In Zusammenarbeit mit Kommunen und Behörden haben wir unsere Softwareplattform für die öffentliche Verwaltung konzipiert. Die Lösung stützt sich auf die lückenlose Verknüpfung sämtlicher Arbeitsschritte von der Bürgeranfrage über die Aktenführung bis zur Ressourcenplanung. Durch automatisierte Prozesse lassen sich Vorgänge, Dokumente und Bürgeranliegen direkt aus den verfügbaren Daten bearbeiten.
- Gemeinsame Datenbasis für Ämter und Behörden
- Strukturierte digitale Bürgerkommunikation
- Sicheres Dokumenten- und Vertragsmanagement
- Zertifizierte Sicherheit durch ISO 27001
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Einzeln stark. Zusammen stärker.
Alle Anwendungen laufen auf derselben Plattform und derselben Datenbasis. Sie starten mit dem, was heute drückt, und erweitern, wenn die Anforderungen wachsen.
CRM
Sie verwalten alle Kontakte auf einer gemeinsamen Basis. Das reicht von der Pflege der Bürgerdaten bis zur Vernetzung unterschiedlicher Fachämter.
- Bürgerdaten, Ansprechpartner und Kommunikationshistorie erfassen
- Individuelle Rechtevergabe zum Schutz sensibler Informationen
- Behördenübergreifende Zusammenarbeit vereinfachen
- Direkte Verknüpfung mit Akten und Vorgängen
Kundenservice
Bearbeiten Sie Bürgeranliegen und interne Support-Fälle rein digital. Zuständigkeiten und Fristen werden systemseitig gesteuert, um Doppelbearbeitungen zu vermeiden.
- Anfragen aus E-Mail, Telefon oder Web-Formularen gebündelt erfassen
- Bearbeitungsfristen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar dokumentieren
- Zuweisung an das jeweils zuständige Fachamt vornehmen
- Bürger über den Status ihrer Anfragen informieren
Vertragsmanagement
Organisieren Sie Vereinbarungen der Kommune systematisch. Laufzeiten, Konditionen und gesetzliche Fristen werden automatisiert überwacht.
- Pacht-, Leasing- und Dienstleistungsverträge strukturiert anlegen
- Kündigungsfristen und Verlängerungen durch das System überwachen lassen
- Lese- und Schreibrechte auf Vertragsebene strikt vergeben
- Direkte Anbindung an die dazugehörigen Akten und Kontakte nutzen
Nicht das Richtige dabei? Entdecken Sie mehr Anwendungen der vielseitigen TecArt Plattform.
Zu den AnwendungenDie Bausteine für Ihre digitale Verwaltung
Dokumente
Die Dokumentenverwaltung bietet Ihnen eine zentrale Plattform zur sicheren Speicherung, Organisation und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten.
Tickets
Verwalten Sie Bürgeranfragen digital, behalten Sie Zuständigkeiten und Fristen im Blick und verhindern Sie doppelte Bearbeitungen dank zentraler Informationsverwaltung.
Workflows
Mit dem flexiblen Workflow-Modul behalten Sie Ihre Verwaltungsprozesse bei und übertragen diese in das TecArt System.
Ressourcen
Managen Sie Ihre Ressourcen - ob Fahrzeuge, Besprechungsräume oder Verbrauchsmaterialien, inklusive Budgetverwaltung und Verfügbarkeitsprüfung.
Ihre Prozesse geben die Richtung vor
Die Software passt sich an die bestehenden Organisationsstrukturen der Behörde an. Administratoren konfigurieren Workflows, Formulare und Berechtigungen nach den vorliegenden Anforderungen. Über offene Schnittstellen bindet die Plattform vorhandene Fachanwendungen ein. Das System bewährt sich bereits im produktiven Einsatz bei zahlreichen kommunalen Einrichtungen.
- Konfigurierbar: Strukturen und Ansichten für unterschiedliche Ämter
- Kontrollierbar: Klare Rollen und granulare Berechtigungskonzepte
- Integrierbar: Offene REST-API für bestehende Fachverfahren
- Erweiterbar: Neue digitale Services für Bürger sukzessive ergänzen
Datensicherheit im Fokus für öffentliche Verwaltungen
Datenschutz ist Vertrauen. In Deutschland gelten höchste Standards, besonders beim Schutz sensibler Bürgerdaten. Unser TecArt CRM ist vollständig ISO 27001-konform. Entwicklung, Betrieb und Hosting finden zu 100 Prozent in Deutschland statt. So bleiben Ihre Daten geschützt, rechtskonform und unter Ihrer Kontrolle.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Sie entscheiden, wer sieht, wer ändert und wer löscht. Benutzer- und gruppenbezogene Rechte greifen auf Module, Objekte und einzelne Dokumente. So bleibt Vertrauliches dort, wo es hingehört. Wenn Fehlklicks passieren, dann ist mit dem TecArt nichts verloren. Nutzerpapierkörbe und ein nachgelagerter Systempapierkorb holen Gelöschtes zurück, bevor es endgültig verschwindet. Auch Änderungen bleiben nachvollziehbar. Die Versionsablagen und -kontrollen sichern jede Fassung. Nichts kann versehentlich überschrieben werden. Sie sehen jederzeit, wer wann was geändert hat.
Keine Cloud nötig
Die komplette Kontrolle über Ihre Daten erhalten Sie mit der On-Premises-Variante des CRM-Systems. Die Unabhängigkeit von externen Cloud-Diensten ermöglicht das DSGVO-konforme Verwalten von sensiblen Bürgerdaten.
Vorteile von On-PremisesInformationsübersicht
Alle wichtigen Informationen für Ihre Verwaltung werden im Dashboard zusammengeführt: Posteingang, Tickets, Bearbeitungsstatus, Fristen, Rückstände und Eskalationen. Zuständigkeiten, Prioritäten und Wiedervorlagen sind in Echtzeit einsehbar - so können Sie Engpässe frühzeitig erkennen. Informationen über Auslastung, Meilensteine und Trends helfen der Leitung sowie den Fachämtern bei ihren Entscheidungen.
- Übersicht für Ihren Arbeitsalltag
- Informationen zu wichtigen Tätigkeiten
- Diagramme zur Veranschaulichung
(1).png "Dashboard für alle wichtigen Informationen")
(1).png "Buchungskalender")
(1).png "Online-Formular und Ansicht der Daten im CRM")
Bürgerkommunikation
TecArt stellt Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur unkomplizierten Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung.
Mit dem Formularkonfigurator können Sie individuelle Formulare erstellen und auf Ihrer Website einbinden. Die eingegebenen Daten werden dann direkt ins CRM übernommen und können dort beispielswiese mit Kontakten oder Projekten verknüpft und weiter bearbeitet werden. Im System vorgegebene Workflows stellen die sturkturierte Bearbeitung, Zuweisung und Nachverfolgung sicher.
Für den persönlichen Austausch können Sie Termine über unseren Buchungskalender zur Verfügung stellen.
- Automatische Ãœbernahme von Daten
- Einfache Bearbeitung im CRM
- Stärkere Bürgerkommunikation durch lückenlose Prozesse
Neugierig?
Dann testen Sie unser System einfach aus - kostenfrei und unverbindlich!
(1).png "Übersicht über verfügbare Ressourcen")
Ressourcenplanung
Unsere Ressourcenplanung schafft Übersichtlichkeit und ermöglicht verlässliche Planung. Sie nehmen den Bedarf auf, kontrollieren die Verfügbarkeit und können dann Buchungen in eindeutigen Etappen durchführen. Ressourcen wie Fahrzeuge, Räume, Geräte und Verpflegung werden in einem gemeinsamen Kalender zusammengeführt. Genehmigungen und Hinweise erfolgen automatisch, um Ihnen die Kontrolle zu erleichtern. Außerdem zeigt die Ressourcenplanung Auslastung, Kosten und Reserven auf.
Vertragsmanagement
Alle Verträge werden zentrlal in der digitalen Vertragsakte abgelegt. Die detaillierte Rechteverwaltung sorgt dafür, dass nur berechtigte Nutzer Änderungen vornehmen können. Gelöschte oder geänderte Daten lassen sich dank Nutzungs‑ und Systempapierkörben sowie Versionskontrollen wiederherstellen.
Wiedervorlagen und Erinnerungen informieren Sie automatisch über Kündigungsfristen und Verlängerungen. Offene Vertragspunkte und Lieferzeiten werden in Dashboards angezeigt, damit keine Frist versäumt wird.
Weitere Vorteile für Ihre Verwaltung
Sicheres Dokumentenmanagement
Informationen auf Papier notieren oder Dokumente lokal speichern? Nicht mit TecArt! Legen Sie in Zukunft sämtliche Schriftstücke in einem vordefinierten zentralen Aktenplan ab. Weitere Features: moderne Versionsverwaltung, Dokumenten-Abonnement, direkte Dateibearbeitung und OCR-Texterkennung für die Volltextsuche. Dank der integrierten Such- und Filterfunktionen finden Sie Dokumente schnell wieder.
Intelligente Vernetzung und Wissensmanagement
Mit TecArt geben Sie Insellösungen den Laufpass und entscheiden sich für ein System, das zu Ihrer Tonart passt. Ihre Mitarbeiter können Daten zukünftig ämterübergreifend nutzen und sich bestmöglich vernetzen. Umfangreiche Schnittstellen optimieren die kommunale Datenverarbeitung, um eine zentrale Informations- und Kommunikationsplattform aufzubauen. Unsere Zugabe: TecArt lässt sich auch für Ihre digitale Personalakte oder Ihr Stellenmanagement einsetzen.
Informationsverteilung in Echtzeit
Die tägliche Informationsflut blockiert Ihre Ressourcen und führt zum digitalen Papierstau? Das muss nicht sein! Mit TecArt sind Sie stets auf dem aktuellen Stand. Die Software unterstützt Sie dabei, Ihr papierloses Büro zu erschaffen und Ihre Daten im Blick zu behalten. Sie vermeidet Redundanzen und steigert die Effizienz Ihres eGovernment.
Datenschutz und Sicherheit
TecArt legt größten Wert auf Sicherheit. Unsere Software für Kommunen sichert Dokumente und Vorgänge bis zur Stufe von behördlichen vertraulichen Verschlusssachen. Das wird durch einen personenbezogenen Lese- und Schreibschutz von Objekten und einzelnen Dokumenten ergänzt. Gelöschte Daten können dank integrierter Nutzerpapierkörbe und nachgelagerter Systempapierkörbe vor der endgültigen Löschung jederzeit wiederhergestellt werden. Versionsablagen und -kontrollen schützen Ihre Dokumente vor dem Überschreiben.
Das sagen unsere Kunden
Matthias Ringlebe
Magistrat, Stadt Gudensberg
Besonders in der Corona-Krise entpuppte sich die TecArt Software als technologischer Glücksgriff. Wir hatten keinerlei Probleme, auf Homeoffice umzustellen. Unsere Mitarbeiter konnten direkt von zu Hause weiterarbeiten.
Bruno Mühl
Lehrer für Mathematik und Physik / Technischer Leiter, Don Bosco Schulverein e.V.
Die TecArt-Software bringt uns ein ganzes Stück voran! Es ist nun nur noch ein System zu verwalten, was uns viel Aufwand und Zeit erspart. Insgesamt betrachtet war es richtig, diese Software zu beschaffen. Wir arbeiten ständig an der Erweiterung unseres Systems und sind wirklich sehr zufrieden.
Use Cases
Stadt Gudensberg
- TecArt CRM Pro ersetzt Lotus Notes
- Zentrale, DSGVO-konforme Kontaktverwaltung
- Ticketsystem für Arbeitsaufträge
Don Bosco Schulverein e.V.
- Dokumentenmanagement mit dezidierter Rechtevergabe
- Rechnungsverwaltung für Schulausgaben
- E-Mail-System mit Gruppenfunktion
FAQ
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Ist die Lösung für Kommunen mit komplexen Verwaltungsstrukturen geeignet?
Ja. Wenn Bürgerkontakte, Akten, Servicefälle und Verträge in mehreren Systemen liegen, führt die Software diese Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen.
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Können Bürgeranfragen und Vorgänge strukturiert bearbeitet werden?
Ja. Anfragen aus E-Mail, Telefon oder Web lassen sich gebündelt erfassen, zuständigen Sachbearbeitern zuweisen und über Status, Eskalationsregeln sowie Fristen nachvollziehbar steuern.
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Unterstützt das System die digitale Aktenführung?
Ja. Dokumente, Verträge und Schriftstücke können innerhalb eines durchgängigen Prozesses mit Versionskontrolle und striktem Rechtemanagement verwaltet werden.
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Für welche Behörden lohnt sich eine Anfrage besonders?
Eine Anfrage bietet sich an, wenn der Bürgerservice, das Vertragsmanagement oder die interne Zusammenarbeit durch getrennte Systeme oder hohen manuellen Aufwand erschwert werden.
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Lässt sich die Software in bestehende IT-Systeme integrieren?
Ja. Ãœber REST-API, SOAP-Webservices, Web-Hooks sowie CSV- und Excel-Schnittstellen erfolgt die Anbindung an bestehende kommunale Fachverfahren.
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Werden die hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt?
Ja. Das System ist ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert, DSGVO-konform und bietet granulare Berechtigungen, Protokollierung, MFA, Backups sowie Hosting in Deutschland oder wahlweise den Betrieb On-Premises.
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Wie unterscheidet sich TecArt von anderen Lösungen?
Die TecArt Plattform wird vollständig in Deutschland entwickelt und gehostet. Anders als viele internationale Anbieter kombiniert die Software Anwendungen wie CRM, Kundenservice und Verträge auf einer gemeinsamen Basis. Informationsverluste durch fehlende Schnittstellen zwischen den Modulen entfallen.
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Wie läuft die Einführung ab?
Der Onboarding-Prozess umfasst vier Phasen: Kick-off, individuelle Konfiguration, Rollout und laufenden Support. Der Kundendienst ist werktags von 08:00 bis 18:00 Uhr erreichbar, auf Wunsch mit persönlicher Durchwahl. SLAs sind für On-Premises und Private Cloud auf Anfrage verfügbar.
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Wie viele Kunden nutzen TecArt?
Über 500 Unternehmen und Organisationen im deutschsprachigen Raum mit mehr als 12.000 Benutzern setzen TecArt ein – aus über 30 Branchen, darunter öffentliche Verwaltungen, IT-Dienstleister und Beratungsgesellschaften.