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Automatisierung ohne Systembrüche
Weil CRM, Aufträge, Verträge, Dokumente und Kundenservice auf der TecArt Plattform zusammenarbeiten, stehen Daten genau dort bereit, wo der nächste Prozessschritt beginnt.Mit TecArt Zeit gewinnen
Mit TecArt...
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werden vorhandene Daten intelligent weiterverwendet und automatisch in Dokumente übernommen.
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werden E-Mails, Aufgaben, Tickets und Dokumente sofort dem richtigen Kontakt, Projekt oder Auftrag zugeordnet.
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steuern automatisierte Workflows den nächsten Schritt: prüfen, freigeben, erzeugen, abrechnen, archivieren.
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laufen Verträge, Rechnungen und wiederkehrende Leistungen strukturiert und nachvollziehbar ab.
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reduzieren KI-gestützte Funktionen Ihren Erfassungsaufwand und beseitigen Medienbrüche komplett.
Was sich konkret automatisieren lässt
Angebote automatisch erstellen
01
Angebote entstehen direkt aus Lead-, Kontakt- oder Artikeldaten. Preise, Konditionen und Layout werden in Vorlagen übernommen. Das Ergebnis ist ein fertiges Dokument im Corporate Design.
Aufträge ohne doppeltes Eintippen
02
Aus einem freigegebenen Angebot oder bestehenden Vorgang wird per Klick ein Auftrag. Bearbeitungsstände, Freigaben, Kommunikation und Folgeaktionen bleiben im selben Prozess sichtbar.
Verträge aus Vorlagen erzeugen
03
Vertragsdaten, Laufzeiten, Fristen und Konditionen werden strukturiert verwaltet. Wiederverwendbare Vorlagen reduzieren Aufwand bei Erstellung, Verlängerung und Kündigungsüberwachung.
Rechnungen und E-Rechnungen ableiten
04
Rechnungen entstehen direkt aus Auftrag, Vertrag oder Projektkontext. Unterstützt werden standardisierte E-Rechnungsformate. Übergaben an die Buchhaltung können sauber vorbereitet werden.
E-Mails automatisch zuordnen
05
Ein- und ausgehende E-Mails landen nicht isoliert im Postfach, sondern werden automatisch der Kontakthistorie, einem Lead, Projekt oder Ticket zugeordnet und sind damit teamweit nutzbar.
Dokumente ablegen und weiterverarbeiten
06
Dokumente werden nicht nur archiviert. Sie können versioniert, durchsucht, verknüpft und als Startpunkt für Folgeprozesse genutzt werden – bis hin zur automatischen Vorbefüllung von Datensätzen.
Von der Anfrage bis zur Abrechnung
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Eingang
Anfrage kommt per E-Mail, Webformular oder Telefon. Der Vorgang wird automatisch am richtigen Kontakt oder Lead sichtbar.
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Bewertung
Zuständigkeiten, Prioritäten und nächste Schritte werden per Workflow gesetzt. Rückfragen und interne Aufgaben werden direkt verknüpft.
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Dokument
Ein Angebot, Vertrag oder Auftrag wird automatisch aus vorhandenen Daten erzeugt – ohne neue Datenerfassung.
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Ausführung
Status, Kommunikation, Dokumente und Leistungen bleiben im Kontext des Vorgangs. Nichts muss aus Mails oder Dateien manuell zusammengesucht werden.
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Abrechnung
Aus Auftrag oder Vertrag wird die Rechnung. Wiederkehrende Leistungen, E-Rechnungsformate und Buchhaltungsübergaben lassen sich prozessnah abbilden.
KI-Funktionen, die Arbeit konkret abnehmen
KI-Unterstützung im E-Mail-Umfeld
Direkt bei der E-Mail-Bearbeitung unterstützen KI-gestützte Assistenzfunktionen. Damit wird Kommunikation effizienter, ohne den Kontext von Ticket, Projekt oder Auftrag zu verlassen.
ONLYOFFICE im Prozesskontext
Dokumente lassen sich zentral im TecArt-Umfeld bearbeiten. So bleibt die Dokumentenarbeit mit Vorgängen, Vorlagen und Ablage verknüpft, statt außerhalb des Prozesses zu passieren.
Chatbot für Vorqualifizierung und Service
Als optionaler Ausbaustein kann unser Chatbot Anfragen vorstrukturieren, FAQ beantworten oder Informationen zu Webseite und Handbuch ausgeben.
Hier unterstützt die KI
TecArt entwickelt seine Plattform gezielt in Richtung intelligenter Assistenzfunktionen weiter. Der Fokus liegt dabei auf praxisnaher Automatisierung innerhalb sicherer, kontrollierbarer Datenräume unter strikter Wahrung der Datenhoheit. Bereits verfügbar sind:
- Sichere KI im OnlyOffice-Editor: Beschleunigte Textbearbeitung direkt in der geschützten TecArt-Umgebung durch eine nahtlose KI-Integration. Das Kopieren von Daten in ungesicherte, externe Browser-Tools entfällt komplett.
- Smarter E-Mail-Assistent: Direkte Unterstützung beim Formulieren und Verfassen von E-Mail-Texten.
- Website- & Handbuch-Chatbot: Beantwortet automatisch Fragen zur Website und liefert direkte Informationen aus dem Handbuch.
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(1).png "E-Mail KI-Assistent")
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