Welche Prozesse lassen sich mit TecArt automatisieren?

Mit TecArt lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte entlang des gesamten Geschäftsprozesses automatisieren – beispielsweise die Zuordnung von Anfragen, die Erstellung von Angeboten und Verträgen, die Übernahme von Auftragsdaten, die Rechnungsstellung oder die Verarbeitung von Dokumenten. Welche Abläufe automatisiert werden, richtet sich nach Ihren Anforderungen und den eingesetzten TecArt Anwendungen.

Wie arbeiten Automatisierung und KI zusammen?

Automatisierte Workflows bilden die verlässliche Grundlage: Sie führen festgelegte Arbeitsschritte aus, übertragen Daten und stoßen Folgeprozesse an. KI unterstützt zusätzlich dort, wo Inhalte verstanden, formuliert oder aufbereitet werden müssen – etwa bei E-Mails oder Dokumenten. Entscheidungen und Abläufe bleiben dabei kontrollierbar.

Welche KI-Modelle können angebunden werden?

Die TecArt Plattform ist nicht auf einen einzelnen KI-Anbieter festgelegt. Es können Modelle verschiedener Hersteller angebunden werden. Sie entscheiden selbst, welchen Anbieter und welches Modell Sie einsetzen, und hinterlegen dafür Ihren eigenen Account.

Wie werden meine Daten bei der Nutzung von KI verarbeitet?

Die Verbindung zum gewählten KI-Anbieter erfolgt über Ihren eigenen Account. TecArt tritt dabei nicht als KI-Anbieter auf und verarbeitet die an das KI-Modell übermittelten Inhalte nicht für eigene Zwecke. Welche Daten der jeweilige Anbieter verarbeitet und welche Datenschutzbedingungen gelten, richtet sich nach Ihrem Vertrag und der gewählten Konfiguration.

Können die Automatisierungen auch ohne KI genutzt werden?

Ja. Die Automatisierungsfunktionen sind reguläre Bestandteile der TecArt Plattform und nicht grundsätzlich von einem KI-Modell abhängig. KI kann gezielt dort ergänzt werden, wo sie einen konkreten Mehrwert bietet. So behalten Sie die Kontrolle darüber, in welchen Prozessen KI zum Einsatz kommt.

Ist Automatisierung und KI auch mit einer On-Premises-Installation möglich?

Ja. Die TecArt Plattform ist auch als On-Premises-Lösung verfügbar. Damit können Sie die Software in Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben und Automatisierungen entsprechend Ihren Anforderungen umsetzen. Auch bei der Anbindung externer KI-Modelle bestimmen Sie selbst, welcher Anbieter genutzt wird und welche Daten übermittelt werden.

Welche Betriebssysteme werden unterstützt?

Die browserbasierte Plattform kann unter Windows, macOS und Linux genutzt werden. Mobile Dienste stehen für Android und iOS bereit.

Automatisierung und KI

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung bezeichnet die automatische Ausführung wiederkehrender Arbeitsschritte nach festgelegten Regeln. Anstatt Aufgaben manuell zuzuweisen, Informationen mehrfach einzugeben oder Folgeschritte einzeln anzustoßen, übernimmt eine Software diese Abläufe.

Ein automatisierter Workflow besteht beispielsweise aus einem Auslöser, einer Bedingung und einer Aktion. Geht eine neue Kundenanfrage ein, kann das System einen Lead anlegen, die zuständige Person benachrichtigen und eine Aufgabe zur Bearbeitung erstellen.

Mit TecArt lassen sich solche Abläufe direkt mit den Anwendungen für CRM, Kundenservice, Auftragsmanagement und weiteren Unternehmensbereichen verbinden. So werden nicht nur einzelne Aufgaben automatisiert, sondern auch aufeinanderfolgende Prozessschritte unterstützt.

Geschäftsprozesse automatisieren und manuelle Arbeit reduzieren

Viele Unternehmen bearbeiten wiederkehrende Aufgaben noch manuell. Kundeninformationen werden mehrfach erfasst, Dokumente einzeln erstellt und Aufgaben per E-Mail weitergegeben. Mit einer passenden Prozessautomatisierung lassen sich diese Arbeitsschritte vereinfachen.

Weniger manuelle Dateneingaben

Vorhandene Kunden-, Kontakt- und Auftragsdaten werden in nachfolgenden Vorgängen weiterverwendet. Das reduziert doppelte Eingaben und vermeidet Übertragungsfehler.

Wiederkehrende Aufgaben

Workflows übernehmen festgelegte Arbeitsschritte, beispielsweise die Zuweisung von Vorgängen, Benachrichtigungen oder die Erstellung von Dokumenten.

Zuständigkeiten und Fristen besser steuern

Aufgaben, Wiedervorlagen und Freigaben werden den jeweiligen Vorgängen zugeordnet. Automatische Erinnerungen unterstützen dabei, anstehende Arbeitsschritte rechtzeitig zu bearbeiten.

Geschäftsprozesse miteinander verbinden

TecArt verknüpft Kundenanfragen, CRM, Aufträge, Verträge und Rechnungen auf einer Plattform. Informationen aus einem Vorgang stehen damit auch für nachfolgende Prozessschritte bereit

Workflow-Automatisierung mit der TecArt Plattform

Viele Automatisierungslösungen müssen Informationen zwischen verschiedenen Programmen übertragen. Mit TecArt nutzen Sie CRM, Kundenservice, Aufträge, Verträge und weitere Anwendungen innerhalb einer gemeinsamen Plattform.

Dadurch können Workflows auf vorhandene Kontakte, Dokumente und Vorgänge zugreifen. Ein neuer Lead kann beispielsweise die Erstellung einer Aufgabe auslösen. Aus einem Angebot lassen sich anschließend Auftrags- und Vertragsdaten übernehmen, die wiederum für die Rechnungsstellung genutzt werden.

Die Workflows sind konfigurierbar und können an die Abläufe Ihres Unternehmens angepasst werden. Sie legen fest, welche Schritte automatisch erfolgen und an welchen Stellen eine manuelle Prüfung oder Freigabe erforderlich ist.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich mit TecArt automatisieren?

Von der ersten Kundenanfrage bis zur Abrechnung entstehen zahlreiche wiederkehrende Aufgaben. TecArt unterstützt die Automatisierung dieser Prozesse und verbindet die beteiligten Anwendungen miteinander.

CRM- und Vertriebsprozesse automatisieren

Neue Leads erfassen, Zuständigkeiten vergeben und Folgeaufgaben anstoßen: Mit automatisierten CRM-Workflows bearbeiten Sie Interessenten strukturiert vom Erstkontakt bis zum Angebot. Vorhandene Kontakt- und Artikeldaten lassen sich für weitere Vorgänge übernehmen.

Ticket-Workflows im Kundenservice einrichten

Eingehende Serviceanfragen werden als Tickets erfasst und den zuständigen Personen oder Teams zugewiesen. Automatische Benachrichtigungen, Prioritäten und definierte Bearbeitungsschritte unterstützen den Kundenservice bei der Bearbeitung.

Aufgaben, Erinnerungen und Freigaben

Wiederkehrende Aufgaben müssen nicht jedes Mal neu angelegt werden. Workflows können Folgeschritte auslösen, Verantwortliche benachrichtigen und festgelegte Freigabeprozesse unterstützen. Wiedervorlagen helfen dabei, offene Vorgänge rechtzeitig erneut zu bearbeiten.

Dokumentenprozesse automatisieren

Erstellen Sie Angebote, Aufträge und Verträge mithilfe vorhandener Daten und wiederverwendbarer Vorlagen. Kundendaten, Artikel, Preise und Konditionen können direkt in Dokumente übernommen werden. Auch die anschließende Ablage und Zuordnung zu Vorgängen erfolgt innerhalb von TecArt.

Auftrags- und Vertragsprozesse verbinden

Übernehmen Sie Daten aus Angeboten in Aufträge und nutzen Sie diese für die anschließende Vertragserstellung. Vertragslaufzeiten, Konditionen und Fristen werden strukturiert verwaltet. Automatische Erinnerungen unterstützen die Bearbeitung anstehender Verlängerungen und Kündigungen.

Rechnungsstellung und wiederkehrende Abrechnung

Rechnungen lassen sich auf Grundlage vorhandener Auftrags- und Vertragsdaten erstellen. Für wiederkehrende Leistungen können Abrechnungsintervalle hinterlegt werden, anhand derer die Rechnungsstellung ausgelöst wird. Auch E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt.

Von der Anfrage bis zur Abrechnung

Eingang

Anfrage kommt per E-Mail, Webformular oder Telefon. Der Vorgang wird automatisch am richtigen Kontakt oder Lead sichtbar.
Bewertung

Zuständigkeiten, Prioritäten und nächste Schritte werden per Workflow gesetzt. Rückfragen und interne Aufgaben werden direkt verknüpft.
Dokument

Ein Angebot, Vertrag oder Auftrag wird automatisch aus vorhandenen Daten erzeugt – ohne neue Datenerfassung.
Ausführung

Status, Kommunikation, Dokumente und Leistungen bleiben im Kontext des Vorgangs. Nichts muss aus Mails oder Dateien manuell zusammengesucht werden.
Abrechnung

Aus Auftrag oder Vertrag wird die Rechnung. Wiederkehrende Leistungen, E-Rechnungsformate und Buchhaltungsübergaben lassen sich prozessnah abbilden.

KI-Funktionen, die Arbeit konkret abnehmen

KI-Unterstützung im E-Mail-Umfeld

Direkt bei der E-Mail-Bearbeitung unterstützen KI-gestützte Assistenzfunktionen. Damit wird Kommunikation effizienter, ohne den Kontext von Ticket, Projekt oder Auftrag zu verlassen.

ONLYOFFICE im Prozesskontext

Dokumente lassen sich zentral im TecArt-Umfeld bearbeiten. So bleibt die Dokumentenarbeit mit Vorgängen, Vorlagen und Ablage verknüpft, statt außerhalb des Prozesses zu passieren.

Chatbot für Vorqualifizierung und Service

Als optionaler Ausbaustein kann unser Chatbot Anfragen vorstrukturieren, FAQ beantworten oder Informationen zu Webseite und Handbuch ausgeben.

Hier unterstützt die KI

TecArt entwickelt seine Plattform gezielt in Richtung intelligenter Assistenzfunktionen weiter. Der Fokus liegt dabei auf praxisnaher Automatisierung innerhalb sicherer, kontrollierbarer Datenräume unter strikter Wahrung der Datenhoheit. Bereits verfügbar sind:

Sichere KI im OnlyOffice-Editor: Beschleunigte Textbearbeitung direkt in der geschützten TecArt-Umgebung durch eine nahtlose KI-Integration. Das Kopieren von Daten in ungesicherte, externe Browser-Tools entfällt komplett.
Smarter E-Mail-Assistent: Direkte Unterstützung beim Formulieren und Verfassen von E-Mail-Texten.
Website- & Handbuch-Chatbot: Beantwortet automatisch Fragen zur Website und liefert direkte Informationen aus dem Handbuch.

Mit TecArt haben wir eine signifikante Effizienzsteigerung erzielt und unsere Prozessdauer von vier Tagen auf unter zwei Stunden reduziert.“

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Häufige Fragen zu Automatisierung und KI

Welche Prozesse lassen sich mit TecArt automatisieren?

Mit TecArt lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte entlang des gesamten Geschäftsprozesses automatisieren – beispielsweise die Zuordnung von Anfragen, die Erstellung von Angeboten und Verträgen, die Übernahme von Auftragsdaten, die Rechnungsstellung oder die Verarbeitung von Dokumenten. Welche Abläufe automatisiert werden, richtet sich nach Ihren Anforderungen und den eingesetzten TecArt Anwendungen.
Wie arbeiten Automatisierung und KI zusammen?

Automatisierte Workflows bilden die verlässliche Grundlage: Sie führen festgelegte Arbeitsschritte aus, übertragen Daten und stoßen Folgeprozesse an. KI unterstützt zusätzlich dort, wo Inhalte verstanden, formuliert oder aufbereitet werden müssen – etwa bei E-Mails oder Dokumenten. Entscheidungen und Abläufe bleiben dabei kontrollierbar.
Welche KI-Modelle können angebunden werden?

Die TecArt Plattform ist nicht auf einen einzelnen KI-Anbieter festgelegt. Es können Modelle verschiedener Hersteller angebunden werden. Sie entscheiden selbst, welchen Anbieter und welches Modell Sie einsetzen, und hinterlegen dafür Ihren eigenen Account.
Wie werden meine Daten bei der Nutzung von KI verarbeitet?

Die Verbindung zum gewählten KI-Anbieter erfolgt über Ihren eigenen Account. TecArt tritt dabei nicht als KI-Anbieter auf und verarbeitet die an das KI-Modell übermittelten Inhalte nicht für eigene Zwecke. Welche Daten der jeweilige Anbieter verarbeitet und welche Datenschutzbedingungen gelten, richtet sich nach Ihrem Vertrag und der gewählten Konfiguration.
Können die Automatisierungen auch ohne KI genutzt werden?

Ja. Die Automatisierungsfunktionen sind reguläre Bestandteile der TecArt Plattform und nicht grundsätzlich von einem KI-Modell abhängig. KI kann gezielt dort ergänzt werden, wo sie einen konkreten Mehrwert bietet. So behalten Sie die Kontrolle darüber, in welchen Prozessen KI zum Einsatz kommt.
Ist Automatisierung und KI auch mit einer On-Premises-Installation möglich?

Ja. Die TecArt Plattform ist auch als On-Premises-Lösung verfügbar. Damit können Sie die Software in Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben und Automatisierungen entsprechend Ihren Anforderungen umsetzen. Auch bei der Anbindung externer KI-Modelle bestimmen Sie selbst, welcher Anbieter genutzt wird und welche Daten übermittelt werden.
Welche Betriebssysteme werden unterstützt?

Die browserbasierte Plattform kann unter Windows, macOS und Linux genutzt werden. Mobile Dienste stehen für Android und iOS bereit.

Workflow-Automatisierung:

Geschäftsprozesse mit TecArt automatisieren

Ob Kundenanfragen, CRM, Aufträge, Verträge oder Rechnungen: Mit konfigurierbaren Workflows steuern Sie Abläufe, nutzen vorhandene Daten weiter und reduzieren manuelle Arbeitsschritte.