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Softwarelösungen für das Verbandswesen
Die sichere Plattform für moderne Verbände und Vereine
Spürbare administrative Entlastung für Hauptamt und Vorstand.
Moderne Verbände stehen vor vielen Herausforderungen: Der Wunsch der Mitglieder nach digitalen Angeboten wie Formularen im Self-Service steigt. Gleichzeitig blockieren gewachsene Insellösungen und verteilte Excel-Listen die tägliche Arbeit im Haupt- und Ehrenamt. Setzen Sie auf unsere anpassbare Plattform aus Deutschland, mit der sich Aktenberge und unklare Zuständigkeiten effizient beenden lassen! Unsere Lösung unterstützt Sie dabei, Mitgliedsanfragen zentral zu erfassen und bietet Ihnen eine tragfähige gemeinsame Basis, statt vieler unverbundener Spezialtools.
- Zentrale Mitgliederverwaltung auf einer Datenbasis
- Bequeme Beitrags- und Vertragsabrechnung
- Online-Formulare und Self-Service-Portale
Stärken Sie das Engagement Ihrer Mitglieder
Eine zukunftssichere Mitgliederverwaltung braucht mehr als einfache Adresslisten, sie erfordert durchgängige Prozessketten, die den administrativen Aufwand spürbar minimieren. Unsere Plattform organisiert komplexe Verbandsstrukturen mühelos und bindet Mitglieder durch smarte digitale Angebote aktiv in das Verbandsleben ein. Vom ersten Kontakt über das Ticket bis zur Gremienarbeit greifen dabei alle Anwendungen auf einer sicheren, ISO-zertifizierten Basis lückenlos ineinander. Dadurch überwinden Sie aktiv gewachsene Insellösungen und schaffen endlich die nötige Transparenz in allen Vereinsbereichen.
- Maßgeschneiderte Rollen- und Rechteverteilung
- Strukturierte und zentrale Dokumentenablage
- Integrierte Groupware für vernetzte Teamarbeit
Die Werkzeuge für Ihre digitale Verbandsverwaltung
Kontaktverwaltung
Verwalten Sie alle Informationen zu Mitgliedern, Gremien und Partnern an einem Ort.
Tickets
Bündeln Sie alle eingehenden Mitgliederanfragen zentral in einem System.
Vertragsmanagement
Automatisieren Sie die Verwaltung von Mitgliedschaften, Laufzeiten und Kündigungsfristen.
Groupware
Reibungsloser Austausch durch gemeinsame E-Mail-Postfächer, zentrale Terminkalender und Aufgabenlisten.
Datensicherheit als Vertrauensbasis für Ihren Verband
Datenschutz ist Vertrauen. Besonders beim Schutz sensibler Mitgliederdaten gelten in Deutschland höchste Standards. Unsere Plattform ist vollständig ISO 27001-konform. Entwicklung, Betrieb und Hosting finden zu 100 Prozent in Deutschland statt. So bleiben Ihre Daten geschützt, rechtskonform und unter Ihrer Kontrolle.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Sie entscheiden, wer welche Daten sieht, ändert oder löscht. Benutzer- und gruppenbezogene Rechte greifen auf Module, Datensätze und einzelne Dokumente. So bleibt Vertrauliches genau dort, wo es hingehört. Sollte ein Fehlklick passieren, geht dank Nutzerpapierkörben und einer nachgelagerten System-Wiederherstellung nichts verloren. Auch Änderungen bleiben jederzeit nachvollziehbar: Versionskontrollen sichern jede Fassung, sodass Sie immer wissen, wer wann was geändert hat.
Mehr Transparenz durch durchgängige Prozesse
Der große Vorteil unserer Plattform liegt nicht nur in der Zentralisierung Ihrer Daten, sondern vor allem in der intelligenten Verknüpfung Ihrer Abläufe. Wo heute oft manuelle Übertragungen zwischen verschiedenen Programmen nötig sind, sorgt TecArt für einen reibungslosen Übergang.
Ein Beispiel aus der Praxis: Wenn eine Anfrage über ein Online-Formular bei Ihnen eingeht, wird diese automatisch als Ticket erfasst und direkt mit der jeweiligen Mitgliederakte verknüpft. So entsteht aus einem Erstkontakt nahtlos ein laufender Prozess, vom Ticket über das Projekt bis hin zur transparenten Beitragsabrechnung. Sie behalten zu jedem Zeitpunkt den Überblick über alle Vorgänge, ohne zwischen isolierten Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen.
Maximale Kontrolle: Keine Cloud zwingend nötig
Die volle Souveränität über Ihre Daten erhalten Sie mit der On-Premises-Variante unserer Plattform. Die Unabhängigkeit von externen Cloud-Diensten ermöglicht eine absolut DSGVO-konforme Verwaltung, auch bei hochsensiblen Informationen.
Vorteile von On-PremisesGremien- und Sitzungsmanagement
Mithilfe der Projektverwaltung organisieren Sie Gremiensitzungen strukturiert und zentral. Einladungen, Tagesordnungen und Protokolle werden direkt im Projekt hinterlegt, sodass alle Unterlagen für Funktionsträger sofort verfügbar sind. Durch die Verknüpfung mit der Groupware und Kontaktverwaltung behalten Sie zudem den Überblick, wer teilgenommen hat und welche Beschlüsse gefasst wurden.
- Automatisierte Einladungen mit Rückmeldestatus
- Zentrale Ablage für Protokolle und Beschlüsse
- Historie der Gremienentscheidungen an einem Ort
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Qualifikations- & Kompetenzmanagement
Über die Kontaktverwaltung in Verbindung mit der Dokumentenverwaltung behalten Sie den Überblick über die Expertise in Ihrem Verband. Hinterlegen Sie Qualifikationen, Lizenzen oder Fortbildungszertifikate direkt in der jeweiligen Mitgliederakte. So wissen Sie bei der Planung von Events oder Projekten jederzeit, wer über das passende Wissen verfügt, und werden bei anstehenden Rezertifizierungen automatisch erinnert.
- Integrierte Verwaltung von Lizenzen und Zertifikaten
- Automatisierte Hinweise bei Ablauf von Qualifikationen
- Gezielte Suche nach Experten für spezifische Aufgaben
Ressourcen- & Infrastrukturverwaltung
Behalten Sie die volle Kontrolle über Ihr Inventar und Ihre Räumlichkeiten. Mit der Ressourcenverwaltung in TecArt sehen Sie in einer übersichtlichen Planungsansicht, welcher Raum oder welche Technik aktuell verfügbar ist. Buchen Sie Ressourcen direkt aus Projekten oder Terminen heraus und vermeiden Sie Überschneidungen durch eine zentrale, echtzeitbasierte Übersicht. So stellen Sie sicher, dass für jede Veranstaltung im Verband genau das bereitsteht, was benötigt wird.
- Zentrale Übersicht über alle verfügbaren Ressourcen und Räume
- Einfache Buchung direkt aus Projekten und Kalendereinträgen
- Vermeidung von Doppelbuchungen durch Echtzeit-Status
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Neugierig?
Dann testen Sie unser System einfach aus - kostenfrei und unverbindlich!
Weitere Vorteile für Ihren Verband
Zentrale Mitglieder- und Kontaktverwaltung
Pflegen Sie alle Informationen zu Ihren Mitgliedern, Partnern und Dienstleistern an einem einzigen Ort statt in verstreuten Adresslisten. Mit TecArt behalten Sie den Überblick über die gesamte Historie – von der ersten Anfrage bis zur langjährigen Mitgliedschaft. Dank des zentralen Datenbestands gehören doppelte Datensätze der Vergangenheit an und Ihre Kommunikation ist zu jedem Zeitpunkt aktuell und persönlich.
Integrierte Aufgaben- und Projektsteuerung
Haben Sie die Fäden Ihres Verbandes jederzeit in der Hand, ohne zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln. TecArt verknüpft Ihre Aufgaben direkt mit den entsprechenden Projekten, Gremien oder Ansprechpartnern. Durch die transparente Zuweisung von Zuständigkeiten und Fristen sehen Sie sofort, wer an welchem Ziel arbeitet und welcher Arbeitsschritt als Nächstes ansteht.
Mobiler Zugriff auf Verbandsdaten
Das Ehrenamt findet nicht nur am Schreibtisch statt – mit TecArt haben Sie Ihre Daten auch unterwegs fest im Griff. Ob auf dem Smartphone oder Tablet: Sie greifen sicher auf Ihre Kontakte, Termine und Dokumente zu, wann immer Sie diese benötigen. So bleiben Sie und Ihr Team auch außerhalb des Verbandshauses voll handlungsfähig und können schnell auf Anfragen oder kurzfristige Änderungen reagieren.
Datensicherheit und Hosting „Made in Germany“
Vertrauen Sie bei der Verwaltung Ihrer sensiblen Mitgliederdaten auf höchste Sicherheitsstandards. Da Ihre Daten in einem deutschen Rechenzentrum gehostet werden, profitieren Sie von modernster Verschlüsselung und konformer Datenspeicherung. Sie haben die volle Kontrolle über Zugriffsrechte und schützen so das Vertrauen Ihrer Mitglieder in eine verantwortungsvolle und digitale Verbandsarbeit.
Das sagen unsere Kunden
Matthias Ringlebe
Magistrat, Stadt Gudensberg
Besonders in der Corona-Krise entpuppte sich die TecArt Software als technologischer Glücksgriff. Wir hatten keinerlei Probleme, auf Homeoffice umzustellen. Unsere Mitarbeiter konnten direkt von zu Hause weiterarbeiten.
Bruno Mühl
Lehrer für Mathematik und Physik / Technischer Leiter, Don Bosco Schulverein e.V.
Die TecArt-Software bringt uns ein ganzes Stück voran! Es ist nun nur noch ein System zu verwalten, was uns viel Aufwand und Zeit erspart. Insgesamt betrachtet war es richtig, diese Software zu beschaffen. Wir arbeiten ständig an der Erweiterung unseres Systems und sind wirklich sehr zufrieden.
Use Cases
Stadt Gudensberg
- TecArt CRM Pro ersetzt Lotus Notes
- Zentrale, DSGVO-konforme Kontaktverwaltung
- Ticketsystem für Arbeitsaufträge
Don Bosco Schulverein e.V.
- Dokumentenmanagement mit dezidierter Rechtevergabe
- Rechnungsverwaltung für Schulausgaben
- E-Mail-System mit Gruppenfunktion
Vereinbaren Sie eine persönliche Beratung
Ob bei Fragen zur Softwareauswahl, spezifischen Funktionen oder Referenzen - unsere Experten beraten Sie gern!