(1).png "Dokumente in TecArt")
Leistungsfähige Dokumentenverwaltung:
Speichern, teilen und bearbeiten Sie Dateien mühelos
Dokumentenverwaltung ist der Schlüssel zur Effizienz in jedem Unternehmen. Mit unserer Plattform speichern Sie Ihre Dokumente sicher und auffindbar ab.
Teilen Sie Dokumente über interne Links direkt mit Ihrem Team und optimieren Sie so Ihre Arbeitsabläufe. Dabei können Sie beliebige Dateien im System ablegen und via TecArt-Drive lokal auf Ihrem Computer speichern und offline daran weiterarbeiten.
Das System unterscheidet zwischen Ihren privaten und teamübergreifenden Inhalten: Eigene Dokumente sind exklusiv nur für Sie selbst sichtbar. Gemeinsame Dokumente hingegen stehen automatisch all jenen Kollegen zur Verfügung, die über die entsprechende Berechtigung verfügen.
.png "Dokumente in Leads, Angebot, Auftrag, Vertrag, Rechnungen, Projekten, Kontakten uvm")
(1).png "Integrierter Editor")
Direkte Bearbeitung ohne Systembruch
Vollständiger Kontext durch intelligente Eigenschaften
Alle Dokumente sind automatisch mit Ihren operativen Prozessen verknüpft, da Sie Dateien direkt an einen Lead, ein Ticket oder einen Kontakt anheften können. Dadurch hat Ihr Team alle relevanten Unterlagen sofort am richtigen Ort parat.
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Integrierter Editor: Der voll integrierte OnlyOffice-Editor ermöglicht die Bearbeitung Ihrer Dokumente direkt im System.
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Kein Systembruch: Das Herunterladen, lokale Anpassen und erneute Hochladen von Dateien entfällt komplett.
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Kein Versionschaos: Jedes Dokument existiert nur ein einziges Mal auf der Plattform, weshalb Ihr Team ohne verwirrende Dateikopien nacheinander immer an derselben, aktuellsten Version arbeitet.
Smarte KI-Integration für effiziente Textarbeit
Die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten wird durch eine nahtlose KI-Integration direkt im OnlyOffice-Editor maßgeblich beschleunigt. Da diese Funktionen fest in die geschützte Arbeitsumgebung integriert sind, entfällt das manuelle Kopieren von Texten in ungesicherte Consumer-Tools im Browser komplett.
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Präzise Zusammenfassungen: Umfangreiche Verträge oder lange Konzepte lassen sich auf Knopfdruck kompakt zusammenfassen.
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Integrierte Übersetzungen: Mehrsprachige Kommunikation gelingt mühelos, da die KI markierte Textpassagen ohne Umwege direkt im Dokument übersetzt.
(1).png "Smarte KI-Integration für effiziente Textarbeit")
(1).png "Rechtemanagement & Verschlüsselung")
Souveräner Schutz für Ihre Daten
Rechtemanagement & Verschlüsselung
Da nicht jedes Dokument für alle Augen bestimmt ist, bietet Ihnen die Plattform ein tiefgreifendes und hochgradig anpassbares Rechtemanagement. Sensible Verträge oder Geschäftsberichte werden auf diese Weise ausschließlich von den tatsächlich berechtigten Personen eingesehen.
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Präzise Steuerung: Zugriffsrechte lassen sich bis auf die einzelne Dateiebene definieren, sodass Sie exakt steuern, welche Nutzer oder Abteilungen ein Dokument lesen, bearbeiten oder löschen dürfen.
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Integrierte Verschlüsselung: Besonders kritische Dokumente können direkt im System zusätzlich verschlüsselt werden.
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Höchste Compliance: In Kombination mit dem strengen Rechtemanagement und dem Hosting in deutschen Rechenzentren erfüllen Sie problemlos die höchsten Datenschutzanforderungen Ihrer eigenen Kunden.
Alle auf dem gleichen Stand
Teamwork & Informationsfluss
Interne E-Mail-Ketten und doppelte Dateianhänge lassen sich auf ein Minimum reduzieren, indem Sie mit nur einem Klick sichere, interne Links generieren. Diese können Sie anschließend nahtlos in Chats, Tickets oder Projektaufgaben teilen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Kollegen immer auf das Originaldokument zugreifen und keine veralteten Kopien in Postfächern zirkulieren.
- Single Source of Truth: Es existiert dadurch für das gesamte Unternehmen nur noch eine einzige, gültige Datenquelle.
- Automatische Benachrichtigungen: Die Plattform informiert Sie sofort, sobald ein Teammitglied eine relevante Datei aktualisiert oder eine neue Version hochlädt.
- Schnelle Reaktionszeiten: Wegen dieser unmittelbaren Updates verpassen Sie keine Anpassungen mehr und können sofort reagieren, was die Durchlaufzeiten in der Zusammenarbeit (etwa bei der Angebotserstellung) massiv verkürzt.
(2).png "Teamwork & Informationsfluss")
Datenschutz darf die tägliche Arbeit im Team nicht blockieren, sondern muss sie im Hintergrund sicher begleiten. Deshalb bündelt unsere Plattform die Dokumentenverwaltung direkt innerhalb der Groupware, sodass Sie höchste deutsche Compliance-Standards ganz automatisch erfüllen, während Ihre operativen Prozesse reibungslos weiterlaufen.
Ein System, das mit Ihren Anforderungen wächst
Tragfähige Basis
Die Dokumentenverwaltung bildet lediglich den Einstieg, da Sie während Ihres kostenlosen Testzeitraums auch alle weiteren Anwendungen wie den Helpdesk oder das Leadmanagement auf derselben Plattform freischalten können.
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Welche Dateiformate können im System bearbeitet werden?
Durch den integrierten OnlyOffice-Editor können Sie gängige Office-Dokumente wie Textdateien, Tabellen und Präsentationen direkt auf der Plattform öffnen und bearbeiten. Ein lokaler Download oder das anschließende manuelle Hochladen entfällt komplett, wodurch Medienbrüche und Versionschaos im Team vermieden werden.
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Wie funktioniert die Suche innerhalb der Dokumentenverwaltung?
Die Plattform indexiert abgelegte Dateien auf einer gemeinsamen Datenbasis, wodurch Dokumente über zentrale Suchfunktionen schnell auffindbar sind. Da alle Dokumente automatisch mit den operativen Prozessen verknüpft sind, lassen sich Dateien direkt im Kontext von Leads, Tickets, Verträgen oder Projekten aufrufen.
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Können Dokumente auch offline bearbeitet werden?
Ja. Über die Anwendung TecArt-Drive lassen sich beliebige Dateien lokal auf Ihrem Computer speichern. Das ermöglicht es Ihnen, jederzeit offline an Ihren Dokumenten weiterzuarbeiten. Sobald eine Internetverbindung besteht, synchronisiert das System die Anpassungen automatisch mit der zentralen Plattform.
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Wie wird der Zugriff auf vertrauliche Dokumente geschützt?
Ein tiefgreifendes Rechtemanagement erlaubt es Ihnen, Zugriffsrechte präzise bis auf die einzelne Dateiebene zu definieren. Sie steuern exakt, welche Abteilungen oder Nutzer eine Datei lesen, bearbeiten oder löschen dürfen. Kritische Daten wie Geschäftsberichte oder Verträge lassen sich im System zusätzlich verschlüsseln.
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Wie funktioniert das Teilen von Dateien mit externen Partnern?
Für die interne Zusammenarbeit generieren Sie mit einem Klick sichere, interne Links für Chats oder Aufgaben. Um Dokumente extern zu teilen, können Dateien direkt aus der Dokumentenverwaltung heraus per E-Mail versendet werden. Das System bündelt diese Abläufe innerhalb der Groupware unter Einhaltung deutscher Compliance-Standards.