Anfrage wird Beleg
Lässt Kundenanfragen aus dem Portal unmittelbar als Angebot oder Auftrag im TecArt CRM entstehen.
Ãœberblick
Das Add-on Customer Self Service Portal stellt den Kunden eines Unternehmens einen eigenen Zugang zum TecArt CRM bereit, über den sie Anliegen ohne Umweg über den Innendienst erledigen. Ohne Portal kommen Anfragen nach Rechnungskopien, Vertragsdetails oder dem Stand eines Tickets per E-Mail oder Telefon herein.
Im Portal rufen Kunden Verträge, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen jederzeit samt PDF selbst ab, legen Tickets an und tauschen Dokumente mit dem Unternehmen aus. Aus einem Katalog fragen sie benötigte Leistungen an oder beauftragen sie direkt, wobei die Preise aus dem CRM stammen. Anfragen durchlaufen im CRM den Workflow des Vertriebs, alternativ greift eine automatische Freigabe nach hinterlegten Regeln. Ein Angebot unterzeichnet der Kunde direkt im Portal, und das unterschriebene PDF wird unmittelbar am Kontakt abgelegt.
Für Privatkunden lassen sich Widerrufsbelehrung und AGB zur Bestätigung vorlegen; die Bestätigung bleibt für jede Bestellung gespeichert. Welche Vertragsarten, Katalogkategorien, Bereiche und Felder eine Person sieht, ist einzeln einstellbar. Das Portal trägt Theme, Logo, Farben und eigene Domain des Anbieters, sodass Kunden kein fremdes Portal vor sich haben. Anfragen und Aufträge der Kunden entstehen im CRM als reguläre Belege.
Einblicke in das Add-on
Ihre Vorteile auf einen Blick
Schnellere Zusage
Verkürzt den Weg zur Zusage, weil Kunden Angebote im Portal unterschreiben und der Auftrag danach automatisch erzeugt wird.
Verbindliche Preise
Stellt sicher, dass Kunden nur zu CRM-Preisen bestellen und jede Anfrage eine Freigabe durch den Vertrieb oder eine hinterlegte Regel durchläuft.
Nachweis im B2C
Belegt bei Bestellungen von Privatkunden, welche Fassung von Widerrufsbelehrung und AGB bestätigt wurde.
Eigene Marke
Stärkt die eigene Marke, weil Kunden das Portal mit Logo, Farben und Domain des Anbieters nutzen.
Nachvollziehbare Stammdaten
Hält jede Stammdatenänderung der Kunden fest und erlaubt, sie bei Bedarf rückgängig zu machen.
Entlasteter Innendienst
Entlastet den Innendienst, weil Kunden Belege, Vertragsdaten und Ticketstände selbst einsehen.
Funktionen im Ãœberblick
- Angebotsanfrage aus einem Leistungskatalog mit Freigabe durch den Vertrieb oder nach hinterlegten Regeln, alternativ Direktauftrag ohne vorheriges Angebot.
- Digitale Unterschrift von Angeboten mit Finger oder Maus, Bestätigung per Zwei-Faktor-Code oder Passwort und Ablage des signierten PDFs am Kontakt.
- B2C-Modus mit versionierten Rechtstexten, Pflichtzustimmung und Button „Zahlungspflichtig bestellen“.
- Rechtesteuerung je Person und Mandant bis hinunter auf einzelne CRM-Felder, Ticketbereiche und Katalogkategorien.
- Portal im eigenen Erscheinungsbild mit vier Themes, Logo, Primärfarbe und eigener (Sub-)Domain.
- Selbstabruf von Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Verträgen und Aufträgen mit PDF, dazu Tickets und Dokumentenaustausch.
Typische Anwendungsfälle
- Firmenkunden stellen sich Leistungen aus dem Katalog zu einer Anfrage zusammen, der Vertrieb gibt das daraus entstandene Angebot im CRM frei.
- Kunden bestellen Standardleistungen ohne Angebot direkt im Portal.
- Kunden nehmen ein vorliegendes Angebot im Portal per Unterschrift an.
- Privatkunden bestellen Leistungen online und stimmen dabei Widerrufsbelehrung und AGB zu.
- Kunden passen Adresse oder Ansprechpartner selbst an, der Administrator sieht die Änderungen in der Historie.
- Administratoren legen für jeden Kundenmitarbeiter fest, welche Vertragsarten, Katalogkategorien und Bereiche er sieht.
- Anbieter stellen das Portal ihren Kunden unter eigenem Logo und eigener Domain bereit.
- Supportmitarbeiter melden sich als Kunde an, um ein gemeldetes Problem aus dessen Sicht nachzuvollziehen.
- Firmenkunden laden Rechnungen, Mahnungen oder Verträge jederzeit selbst herunter.
- Kunden melden ein Anliegen als Ticket in einem freigegebenen Bereich und hängen Unterlagen an.
Häufige Fragen
Wo wird das Portal betrieben?
Wahlweise selbst gehostet auf einem eigenen Webserver (PHP ab 8.3, Nginx, MySQL oder MariaDB, TLS-Zertifikat, eigene Domain oder Subdomain) oder gehostet beim Anbieter.
Speichert das Portal Geschäftsdaten außerhalb des CRM?
Nein. Rechnungen, Verträge, Angebote und weitere Belege werden live aus dem TecArt CRM geladen, nur der Katalog wird kurz zwischengespeichert.
Wie läuft die Einrichtung ab?
Assistenten führen im CRM in 10 Schritten und im Portal in 6 Schritten durch die Einrichtung, ein Verbindungstest prüft die Schnittstelle.
Wie erfahren Kunden von neuen Belegen oder Antworten?
Das Postfach im Portal meldet neue Rechnungen, Angebote, Verträge, Ticket-Antworten, Dokumente und entschiedene Anfragen. Einladungen und Bestätigungen verschickt das System über die E-Mail-Vorlagen des CRM.
Kann eine Person mehrere Mandanten nutzen?
Ja. Eine Person kann mehreren CRM-Mandanten zugeordnet sein und wechselt im Portal über einen Umschalter.
Wie ist die Anmeldung abgesichert?
Mit Passwort und Zwei-Faktor-Code (TOTP) samt Backup-Codes, der sich verpflichtend einstellen lässt. Nach 5 Fehlversuchen wird der Zugang gesperrt.
Können Kunden ihre Daten selbst exportieren?
Ja. Kunden erstellen im Portal selbst einen Datenexport und können ihr Konto anonymisieren.
Wie unterstützt der Admin Kunden bei Problemen?
Er meldet sich bei Bedarf selbst als Kunde an, setzt die Zwei-Faktor-Anmeldung zurück oder deaktiviert Zugänge. Ein Audit- und Sicherheitsprotokoll hält diese Vorgänge fest.
Lässt sich das Add-on an eigene Anforderungen anpassen?
Ja. Der Anbieter entwickelt Anpassungen und Erweiterungen auf Anfrage.