Schnellere Unterschriftenprozesse
Dokumente elektronisch zur Unterschrift versenden, ohne sie auszudrucken oder postalisch zu verschicken.
Ãœberblick
Das DocuSign Add-on für TecArt CRM ermöglicht es Unternehmen, Dokumente direkt aus ihrem CRM-System zur elektronischen Unterschrift zu versenden. Durch die Integration des Signaturdienstes DocuSign lassen sich Unterschriften digital einholen, der Bearbeitungsstatus verfolgen und abgeschlossene Dokumente automatisch im TecArt Dokumentenmanagement ablegen.
Anwender wählen das gewünschte Dokument im TecArt CRM aus und starten den Signaturprozess über das Dokumentenmenü. Die Empfänger können direkt aus vorhandenen CRM-Kontakten und Personen übernommen oder manuell über Name und E-Mail-Adresse angegeben werden.
Für die Positionierung der Unterschrift stehen unterschiedliche Verfahren zur Verfügung: eine automatische Platzierung ohne feste Vorgabe, die Verwendung von DocuSign-Templates, Textankern oder festen Koordinaten. Im Template-Modus können auch mehrere Unterzeichner eingebunden werden. Nach dem Versand erhält der Empfänger eine E-Mail von DocuSign mit der Aufforderung zur elektronischen Unterzeichnung. Der gesamte Signaturvorgang kann anschließend im TecArt CRM nachverfolgt werden.
Automatische Statussynchronisation und Dokumentenablage Über DocuSign Connect werden Änderungen des Signaturstatus automatisch an TecArt übertragen. Ergänzend kann ein periodischer TecArt-Autorun den Status abfragen. Auch eine manuelle Aktualisierung ist möglich. Sobald der Signaturprozess erfolgreich abgeschlossen und das signierte Dokument übernommen wurde, wird dieses automatisch im TecArt DMS abgelegt. Die Datei erhält den Zusatz "signed" und wird möglichst im ursprünglichen Dokumentenordner gespeichert. Aktive Signaturanfragen können bei Bedarf erneut zugestellt oder storniert werden.
Hinweis zur Beta-Version Das Add-on befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Es konzentriert sich auf grundlegende elektronische Signaturprozesse und bildet nicht den gesamten Funktionsumfang der DocuSign-Plattform ab. Komplexe Freigabeprozesse, Massenversand und mehrere Empfänger außerhalb des Template-Modus werden aktuell nicht unterstützt.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Weniger manuelle Arbeit
Signierte Dokumente werden nach erfolgreichem Abschluss automatisch in TecArt abgelegt.
Transparente Bearbeitungsstände
Den Fortschritt von Signaturanfragen direkt im CRM nachvollziehen und bei Bedarf aktualisieren
Zentrale Dokumentenablage
Originale und signierte Dokumente bleiben im gewohnten CRM-Kontext verfügbar.
Funktionen im Ãœberblick
- Dokumente digital versenden: TecArt-Dokumente direkt über DocuSign zur elektronischen Unterschrift senden.
- Empfänger flexibel auswählen: CRM-Kontakte und Personen verwenden oder Empfängerdaten manuell eingeben
- Signaturposition festlegen: Automatische Platzierung, Templates, Textanker oder Koordinaten verwenden.
- Signaturstatus verfolgen: Automatische Synchronisation und manuelle Statusabfragen nutzen.
- Signierte Dokumente ablegen: Abgeschlossene Dokumente automatisch als PDF im TecArt DMS speichern.
Typische Anwendungsfälle
- Verträge mit Kunden unterzeichnen
- Interne Dokumente freigeben lassen
- Vertriebs- und Auftragsunterlagen unterschreiben
- Unterzeichnete Dokumente zentral verwalten
Häufige Fragen
Benötige ich einen eigenen DocuSign-Account?
Ja, für die Nutzung des Add-ons ist ein aktiver DocuSign-Account erforderlich. Für erste Tests kann auch ein DocuSign Developer Account beziehungsweise die DocuSign-Sandbox verwendet werden.
Kann ich mehrere Personen ein Dokument unterschreiben lassen?
Ja, mehrere Unterzeichner werden im aktuellen Beta-Stand über den DocuSign-Template-Modus unterstützt. Hierfür müssen im Template entsprechende Empfängerrollen hinterlegt sein. Bei den anderen Signaturmodi ist derzeit nur ein Empfänger möglich.
Wo werden unterschriebene Dokumente gespeichert?
Nach erfolgreichem Abschluss der Signatur wird das signierte Dokument automatisch als PDF im TecArt Dokumentenmanagement (DMS) abgelegt. Die Datei wird möglichst im gleichen Ordner wie das Original gespeichert und erhält den Zusatz „_signed“ im Dateinamen.
Wie erfahre ich, ob ein Dokument unterschrieben wurde?
Der aktuelle Signaturstatus kann direkt im TecArt CRM eingesehen werden. Die Aktualisierung erfolgt automatisch über DocuSign Connect oder einen periodischen TecArt-Autorun. Zusätzlich kann der Status jederzeit manuell aktualisiert werden.
Kann ich eine Signaturanfrage erneut versenden?
Ja, eine aktive Signaturanfrage kann über die Funktion „Erneut senden“ nochmals an den Empfänger zugestellt werden. Dabei wird der bestehende Signaturvorgang weiterverwendet und keine neue DocuSign-Vorgangs-ID erzeugt.
Kann ich eine Signaturanfrage stornieren?
Ja, aktive Signaturanfragen können unter Angabe eines Grundes storniert werden. Eine stornierte Anfrage kann nicht fortgesetzt werden. Soll das Dokument anschließend doch noch unterschrieben werden, muss eine neue Signaturanfrage erstellt werden.