CRM-Datenpflege Compliance E-Mail crm manufaktur GmbH

E-Mails bereinigen

Säubert gemeinsame Postfächer im TecArt CRM nach Datum und Lesestatus und nennt vor jedem Löschlauf die Zahl der betroffenen Nachrichten

IT-Administration, Kundenservice, Datenschutz

Ãœberblick

Das Add-on E-Mails bereinigen löscht in ausgewählten Ordnern von Gruppenpostfächern im TecArt CRM sämtliche Nachrichten bis zu einem festgelegten Stichtag. Gemeinsame Adressen wie info@ oder service@ häufen über die Jahre zehntausende Nachrichten an, die ohne Add-on nur mühsam Ordner um Ordner abzuarbeiten sind. Für einen Durchlauf werden ein Gruppenpostfach, ein Benutzer und ein oder mehrere Ordner gewählt; ein Ordnerbaum mit Suchfeld und Gesamtauswahl erleichtert das Markieren vieler Ordner. Wahlweise beschränkt sich die Löschung auf bereits gelesene Nachrichten, sodass Ungelesenes erhalten bleibt. Bevor etwas verschwindet, nennt das Add-on die Zahl der Nachrichten, die unter die Auswahl fallen. Der eigentliche Löschlauf arbeitet danach im Hintergrund und meldet seinen Fortschritt.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Gezielte Auswahl

Begrenzt das Löschen auf genau das Postfach, den Benutzer, die Ordner und den Zeitraum, die bereinigt werden sollen.

Umfang vorab bekannt

Macht den Umfang eines Löschlaufs vor dem Start sichtbar, sodass vor der Bestätigung feststeht, wie viele Nachrichten entfernt werden.

Ungelesenes bleibt erhalten

Bewahrt ungelesene E-Mails vor dem Löschen, sodass nur bereits Gelesenes aus dem Postfach verschwindet.

Weniger Handarbeit

Erspart das manuelle Aufräumen einzelner Ordner, weil mehrere Ordner in einem Arbeitsgang geleert werden.

Entlastung bei großen Mengen

Entlastet Administratoren bei großen Mengen, da der Löschlauf im Hintergrund abläuft.

Funktionen im Ãœberblick

  • Löschen aller E-Mails bis zum gewählten Stichtag in markierten Ordnern, Auswahl über Gruppenkonto und Benutzer.
  • Filter auf bereits gelesene E-Mails.
  • Anzeige der Zahl betroffener E-Mails vor dem Start.
  • Mehrfachauswahl im Ordnerbaum mit Ordnersuche und „Alles auswählen“.
  • Löschlauf im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige je Ordner.

Typische Anwendungsfälle

  • Administratoren räumen alte Nachrichten aus Gruppenpostfächern wie info@ oder service@ ab, bevor der Speicherplatz knapp wird.
  • Die IT bereinigt nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters dessen Ordner im Gruppenpostfach.
  • Die IT leert die Gruppenpostfächer einmal im Jahr gemäß der internen Aufbewahrungsregel.

Häufige Fragen

Wo wird das Add-on im TecArt CRM aufgerufen?

Im Admin-Bereich unter dem Eintrag „E-Mail Bereinigen“; dafür ist ein Zugang zum Admin-Bereich nötig.

Welche Postfächer bereinigt das Add-on?

Ausschließlich Gruppenpostfächer im TecArt CRM. Persönliche Postfächer sind davon ausgenommen.

Gibt es vor dem Löschen eine Rückfrage?

Ja. Ein Bestätigungsdialog nennt die Anzahl der E-Mails sowie Gruppe und Benutzer.

Lässt sich ein laufender Löschvorgang stoppen?

Ja. Der Vorgang kann während der Ausführung abgebrochen werden.

Was geschieht mit den gelöschten E-Mails?

Sie werden endgültig entfernt, einschließlich Papierkorb, und lassen sich über das Add-on nicht zurückholen.

In welchen Sprachen ist die Oberfläche verfügbar?

In Deutsch und Englisch.

Lässt sich das Add-on an eigene Anforderungen anpassen?

Ja. Der Anbieter entwickelt Anpassungen und Erweiterungen auf Anfrage.