Keine Doppelvermietung
Verhindert, dass ein Gerät für denselben Zeitraum zweimal vermietet oder ausgegeben wird.
Ãœberblick
Das Add-on Inventarmanagement führt Geräte, Werkzeug und Verbrauchsmaterial als Bestand im TecArt CRM und verbindet jede Ausgabe mit dem Vorgang, zu dem sie gehört. Ohne das Add-on liegen solche Bestände oft in Excel-Listen oder einer separaten Software, und wer ein Gerät gerade nutzt oder wann es geprüft werden muss, wissen häufig nur einzelne Kollegen.
Für eine Mietanfrage ermittelt die Disposition freie Geräte im gewünschten Zeitraum und erzeugt daraus Reservierung und Mietvertrag. In Verträgen und Aufträgen bekommt jede Position ein bestimmtes Gerät zugewiesen; erst danach setzt der Workflow seinen Weg fort. Reservierte oder vermietete Geräte lassen sich kein zweites Mal vergeben, und gesperrte oder defekte Geräte gehen nicht in die Ausgabe. In Projekten landen Geräte auf einem Einsatzort, und eine Übersicht zählt die Tage vor Ort mit; Verbrauchsmaterial wird dabei nach Menge verteilt und auch zurückgebucht, gezählt in Metern, Paletten oder Kilogramm. Erfasste Einsatzstunden entstehen als Buchungen und als Positionen im Auftrag. Bei Wartung, Prüfung und TÜV erinnert das System vorab und lässt Geräte, deren Prüfung überfällig ist, nicht mehr ausgeben. Bei der Rückgabe gilt eine Checkliste der Gerätekategorie, deren Pflichtpunkte vor der nächsten Vergabe abgehakt sein müssen, und wird ein Werkzeugkoffer ausgegeben, als defekt markiert oder zurückgenommen, gilt das für alle darin enthaltenen Teile.
Unterwegs rufen freigegebene Smartphones über den QR-Code Status und Fristen ab, auch ohne CRM-Zugang, und Kunden bestätigen Übergaben per Unterschrift auf dem Display, woraus ein PDF-Beleg am Auftrag entsteht. Externe können Schäden über einen QR-Code am Objekt melden, Fotos und Beleg kommen am Datensatz an. Für die Buchhaltung exportiert das Add-on die Anlagendaten als CSV, jeweils mit Restwert, Sachkonto, Kostenstelle und GWG-Kennzeichen, und ein vorhandenes Telematik-System liefert Betriebsstunden, Status sowie die Position der Maschinen zu. Ein Einrichtungsassistent gibt passende Vorgaben für Fuhrpark, Facility, Werkzeug oder Vermietung vor.
Einblicke in das Add-on
Ihre Vorteile auf einen Blick
Fristen im Griff
Verhindert, dass Geräte mit überfälliger Prüfung oder abgelaufenem TÜV an Kunden oder Mitarbeiter gehen.
Schnelle Mietzusage
Beantwortet Mietanfragen mit einem konkreten freien Gerät und dem frühesten möglichen Termin.
Geprüfte Rückläufer
Stellt sicher, dass ein Gerät erst nach erledigter Rückgabeprüfung wieder zum nächsten Kunden geht.
Stunden abrechenbar
Überführt erfasste Einsatzstunden direkt in abrechenbare Auftragspositionen.
Ohne CRM-Zugang
Erlaubt Lager und Außendienst, Geräte per Smartphone einzusehen und Übergaben quittieren zu lassen, ohne eigene CRM-Lizenz.
Strukturierte Meldungen
Bringt Schadensmeldungen von Externen mit Fotos an den passenden Datensatz statt per Anruf oder E-Mail.
Buchhaltung versorgt
Versorgt die Buchhaltung mit Anlagendaten samt Restwert und GWG-Kennzeichen aus dem Bestand im TecArt CRM.
Kurzer Start
Verkürzt den Einstieg durch Vorgaben passend zur eigenen Branche und die Übernahme des vorhandenen Bestands per CSV.
Funktionen im Ãœberblick
- Disposition freier Mietgeräte samt direkter Anlage von Reservierung und Mietvertrag.
- Zuordnung konkreter Geräte zu Vertrags- und Auftragspositionen mit Workflow-Steuerung.
- Überwachung von Wartung, Prüfung und TÜV mit automatischer Sperre überfälliger Geräte.
- Buchung von Geräten, Werkzeugkoffern und Verbrauchsmaterial auf Projekte und Einsatzorte samt Übernahme der Einsatzstunden in den Auftrag.
- Smartphone-Scan ohne CRM-Zugang mit digitaler Unterschrift und öffentlichen Meldeformularen per QR-Code.
- Anlagenexport für die Buchhaltung und Übernahme von Maschinendaten aus Telematik-Systemen.
Typische Anwendungsfälle
- Lagermitarbeiter eines Veranstaltungstechnik-Verleihs geben Scheinwerfer für ein Stadtfest aus, die für eine zweite Veranstaltung im selben Zeitraum gesperrt bleiben.
- Zurückgegebene Geräte anhand der Pflicht-Checkliste ihrer Kategorie prüfen, bevor sie erneut gebucht werden.
- Elektromeister geben Monteuren den Werkzeugkoffer samt allen enthaltenen Teilen mit.
- Für eine Mietanfrage den frühesten freien Zeitraum eines Geräts ermitteln und direkt Reservierung und Vertrag anlegen.
- Vertrags- und Auftragspositionen mit konkreten Geräten belegen, bevor der Workflow in die Vermietung wechselt.
- Geräte und Material auf ein Projekt buchen und verfolgen, wie lange sie beim Kunden stehen.
- Mitarbeiter mit freigegebenem Scan-Gerät erfassen beim Kunden per Auftrags-QR die Einsatzstunden und holen die Unterschrift ein.
- Geräte mit überfälliger Prüfung oder TÜV jeden Morgen automatisch sperren und 14 Tage vor Fälligkeit erinnern lassen.
- Externe melden über den QR-Code am Objekt einen Schaden an Fahrzeug oder Spielgerät; Fotos und Meldung liegen danach im TecArt CRM.