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KI-Belegerfassung mit NATIF.ai

Erfasst Rechnungen und Angebote von Lieferanten per KI-Texterkennung im TecArt CRM, berechnet daraus bei Bedarf Kundenangebote mit Marge

Buchhaltung, Einkauf, Vertriebsinnendienst

Ãœberblick

Das Add-on KI-Belegerfassung mit NATIF.ai wandelt PDF-Belege von Lieferanten im TecArt CRM in Eingangsrechnungen und Angebote um, ohne dass Positionen abgetippt werden müssen. Gestartet wird per Klick direkt am E-Mail-Anhang: Die Texterkennung übernimmt der Dienst NATIF.ai, anschließend legt das Add-on Beleg und E-Mail ab.

Bei Lieferantenangeboten erkennt die KI die Einkaufspreise, und das Add-on ermittelt für jede Position Aufschlag, Verkaufspreis und Marge, sodass ein kalkuliertes Kundenangebot entsteht. Trifft eine neue Fassung des Lieferantenangebots ein, wird das bereits laufende Kundenangebot abgeglichen und um zusätzliche Positionen erweitert.

Bei Rechnungen füllt das Add-on die Eingangsrechnung mit Lieferant, Kopfdaten, Steuersätzen sowie Positionen vor und vergleicht die Beträge vor dem Anlegen mit dem offenen Lieferantenauftrag. Wer erkannte Angebotsdaten korrigiert, kann sie als Trainingsmaterial an NATIF übermitteln, und Belege, die schon einmal erkannt wurden, lädt das Add-on aus einem Zwischenspeicher, statt sie ein zweites Mal an die KI zu schicken.

Einblicke in das Add-on

ingangsrechnung als PDF neben erkannten Kopfdaten und Positionen; die Summe der Artikel stimmt mit dem Belegkopf überein.
ingangsrechnung als PDF neben erkannten Kopfdaten und Positionen; die Summe der Artikel stimmt mit dem Belegkopf überein.
DF-Rechnung in der Vorschau neben der Maske mit Kontakt- und Auftragssuche vor dem Start der NATIF-Verarbeitung.
DF-Rechnung in der Vorschau neben der Maske mit Kontakt- und Auftragssuche vor dem Start der NATIF-Verarbeitung.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Kalkulation ohne Umweg

Verkürzt den Weg vom Lieferantenangebot zum Kundenangebot auf einen Arbeitsgang, weil Einkaufspreise nicht mehr übertragen werden müssen.

Stimmige Summen

Verhindert Rechnungen mit falscher Summe: Passen Positionen und Belegkopf nicht zusammen, wird die Rechnung nicht angelegt.

Differenzen früh sehen

Zeigt Unterschiede zwischen Rechnung und Bestellung, bevor die Eingangsrechnung im CRM steht.

Angebote aktuell

Hält laufende Kundenangebote auf dem Stand des neuesten Lieferantenangebots, ohne bereits erfasste Positionen zu verlieren.

Neue Lieferanten

Erspart die getrennte Stammdatenpflege, weil das Add-on Kontakt sowie Rechnungskonto direkt aus dem Beleg anlegt.

Kein Warten

Gibt den Arbeitsplatz frei, während umfangreiche Angebote im Hintergrund verarbeitet werden; per Chat-Nachricht erfährt der Nutzer, wann das Ergebnis vorliegt.

Keine Doppelabrechnung

Vermeidet erneute Kosten bei NATIF, wenn derselbe Beleg ein weiteres Mal geöffnet wird.

Funktionen im Ãœberblick

  • alkulation von Kundenangeboten aus Lieferantenangeboten mit Einkaufspreis, Aufschlag, Verkaufspreis und Marge pro Position
  • Vorbefüllung von Eingangsrechnungen mit Lieferant, Rechnungsdaten, Steuersätzen und Positionen
  • Summenprüfung gegen den offenen Lieferantenauftrag vor dem Anlegen
  • Positionsabgleich zwischen neuem Lieferantenangebot und bestehendem Kundenangebot
  • Rückmeldung korrigierter Angebotsdaten als Trainingsdaten an NATIF
  • Zwischenspeicher für bereits erkannte Belege ohne erneute Abrechnung

Typische Anwendungsfälle

  • Der Vertrieb erhält ein Lieferantenangebot per E-Mail und erstellt daraus ein Angebot für den Endkunden.
  • Die Buchhaltung erfasst eine per E-Mail eingegangene Lieferantenrechnung im TecArt CRM.
  • Die Buchhaltung ordnet eine Lieferantenrechnung dem zugehörigen offenen Auftrag zu.
  • Der Vertrieb überarbeitet ein laufendes Kundenangebot, nachdem der Lieferant ein geändertes Angebot geschickt hat.
  • Der Einkauf korrigiert falsch erkannte Angebotspositionen und meldet sie an NATIF zurück.
  • Ein Mitarbeiter lässt ein umfangreiches Lieferantenangebot verarbeiten und arbeitet währenddessen weiter.
  • Die Buchhaltung erhält eine Rechnung von einem Lieferanten, der noch nicht im CRM angelegt ist.
  • Einen bereits erkannten Beleg ein weiteres Mal öffnen.
  • Ein Handwerkerangebot übernehmen, das nur aus Fließtext besteht
  • Nach der Ãœbernahme eines Belegs den Posteingang aufräumen.

Häufige Fragen

Braucht der Kunde ein eigenes Konto bei NATIF.ai?

Ja. Benötigt werden API-URL und Token; NATIF rechnet die Verarbeitung direkt mit dem Kunden ab.

Welche Dateiformate werden verarbeitet?

PDF-Dateien mit einer Seitenvorschau für bis zu 10 Seiten. Weitere Dateitypen gibt das Add-on an NATIF weiter.

Wo wird die Erkennung gestartet?

Über Buttons am E-Mail-Anhang oder im Kontextmenü des Dokumente-Moduls. Zusätzlich gibt es ein eigenes Fenster mit Upload und Dokumentliste.

Lassen sich Eingangsrechnungen und Angebote getrennt nutzen?

Ja. Beide Bereiche werden einzeln aktiviert; Angebote sind ab Werk ausgeschaltet.

Kann eine Rechnung gleich als geprüft angelegt werden?

Ja. Der Status „geprüft“ kann dabei einen eingestellten Workflow-Übergang auslösen.

Kann ein Lieferantenangebot auch unverändert abgelegt werden?

Ja. Es lässt sich 1:1 als eingehendes Lieferantenangebot anlegen, die Positionen als Sonderposten.

In welchen Sprachen ist die Oberfläche verfügbar?

In Deutsch und Englisch, jeweils mit integrierter Hilfe samt Screenshots

Lässt sich das Add-on an eigene Anforderungen anpassen?

Ja. Der Anbieter entwickelt Anpassungen und Erweiterungen auf Anfrage.