Automatisierung Integration Vertrieb Workflow Leadmanagement crm manufaktur GmbH

Lead-Workflow-Automatik

Legt beim Phasenwechsel einer Anfrage Folgeobjekte und Fristen an und gibt den Lead erst mit vollständigen Pflichtangaben weiter.

Vertriebsinnendienst, Marketing, Vertriebsleitung

Ãœberblick

Das Add-on Lead-Workflow-Automatik verbindet die Workflow-Übergänge der Leads im TecArt CRM mit festgelegten Aktionen. Ohne das Add-on erledigen Mitarbeiter nach jedem Phasenwechsel einer Anfrage dieselben Handgriffe von Hand: Kontakt erfassen, Wiedervorlage eintragen, Angebot vorbereiten, Berechtigungen vergeben. Mit dem Add-on löst der Übergang diese Schritte selbst aus. Dabei kommt ein Lead nur in die nächste Phase, wenn die vorgegebenen Felder ausgefüllt sind. Beim Übergang erzeugt das Add-on aus dem Lead etwa Wiedervorlage, Aufgabe, Termin, Kontakt oder Angebot; Fälligkeiten und Termine richten sich nach dem Übergang, zum Beispiel drei Tage später. Geht der Lead an ein anderes Team über, passt das Add-on die Berechtigungen am Datensatz an. Zusätzlich kann ein Übergang eine externe Schnittstelle ansprechen oder eine Rufnummer über die Telefonie wählen. Jeder Phasenwechsel bleibt mit Benutzer und Zeitpunkt am Lead dokumentiert.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Keine vergessenen Folgeschritte

Stellt sicher, dass nach jedem Phasenwechsel Kontakt, Angebot und Wiedervorlage vorhanden sind, ohne dass jemand daran denken muss.

Feste Wiedervorlage

Sorgt dafür, dass jede Anfrage eine Frist erhält und zum festgelegten Zeitpunkt wieder vorgelegt wird.

Vollständige Leads

Verhindert, dass Anfragen mit fehlenden Angaben in die nächste Phase rutschen.

Klare Zuständigkeit

Gibt dem übernehmenden Team sofort Zugriff auf den Lead, ohne dass Rechte von Hand nachgetragen werden.

Angebundene Systeme

Hält externe Systeme wie eine Marketing-Plattform auf dem aktuellen Stand des Leads.

Nachvollziehbarer Verlauf

Macht jederzeit sichtbar, wer einen Lead wann in welche Phase gesetzt hat.

Funktionen im Ãœberblick

  • Automatische Anlage von Kontakt, Ansprechpartner, Angebot, Aufgabe, Termin und Wiedervorlage beim Ãœbergang, mit Fristen relativ zum Ãœbergang.
  • Pflichtfeldprüfung vor dem Phasenwechsel mit Korrekturdialog für fehlende Angaben.
  • Neuvergabe der Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte am Lead je Workflow-Schritt.
  • Aufruf externer Schnittstellen mit Lead-Daten und Anwahl von Rufnummern über die Telefonie.
  • Protokoll jedes Phasenwechsels mit Benutzer und Zeitpunkt am Lead.

Typische Anwendungsfälle

  • Anfrage in die Phase „qualifiziert“ setzen und dabei Kontakt, Ansprechpartner und Angebot anlegen lassen.
  • Lead nach einer Terminabsprache auf „Termin vereinbart“ setzen und Termin samt Wiedervorlage für den Vertriebsmitarbeiter erzeugen.
  • Lead mit unvollständigen Pflichtangaben weiterschalten und die fehlenden Felder im Dialog ergänzen.
  • Lead an ein anderes Team übergeben.
  • Interessenten beim Phasenwechsel über die Telefonanlage anrufen.
  • Marketing-Plattform per Schnittstelle über einen geänderten Lead-Status informieren.
  • Phasenwechsel eines Leads im Nachhinein nachvollziehen.

Häufige Fragen

Welche Voraussetzungen braucht das Add-on?

Benötigt werden das Modul Leads mit eingerichtetem Workflow und mindestens Version 5.3.0 des TecArt CRM. Wer beim Übergang anrufen lassen will, braucht eine Arbeitsplatz-Telefonie, die mit callto-Links umgehen kann.

Wer legt fest, welche Aktionen bei einem Ãœbergang laufen?

Ein Administrator hinterlegt je Übergang beliebig viele Aktionen und bringt sie per Drag & Drop in die Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden.

Funktioniert das Add-on mit mehreren Lead-Workflows?

Ja. Es unterstützt mehrere Workflows im Lead-Modul und verhindert, dass derselbe Übergang doppelt ausgeführt wird.

Was passiert, wenn beim Ãœbergang eine Pflichtangabe fehlt?

Der Lead bleibt in seiner Ausgangsphase, und ein Dialog zeigt jedes fehlende Feld mit Sollwert und passendem Eingabefeld. Nach der Korrektur wird der Übergang erneut ausgelöst.

Entstehen bei vorhandenen Kontaktdaten doppelte Datensätze?

Nein. Rechnungskonto und Person legt das Add-on nur an, wenn das zugehörige Feld im Lead noch leer ist.

Kann beim Übergang ein Ansprechpartner oder ein Rechnungskonto gewählt werden?

Ja. Das Add-on fordert die Auswahl an und überträgt bis zu fünf Felder daraus in den Lead.

Lässt sich das Add-on an eigene Anforderungen anpassen?

Ja. Der Anbieter entwickelt Anpassungen und Erweiterungen auf Anfrage.