Kein Zusammensuchen
Erspart das einzelne Heraussuchen und Abtippen von Aufgabenzeiten, Terminen und Anrufen für jede Rechnung.
Ãœberblick
Das Add-on Projektabrechnung macht im TecArt CRM aus dem am Projekt erfassten Aufwand eine Ausgangsrechnung. Dazu zeigt ein eigenes Fenster die Aufgabenzeiten, abgeschlossenen Termine und Telefonate des Projekts auf einen Blick. Dort rundet das Add-on die Zeiten je Aktionsart nach einer eigenen Regel und zieht Kulanzanteile selbsttätig ab. Sind für den Kunden eigene Artikelpreise hinterlegt, setzt es diese Preise in den Positionen an. Aus der so aufbereiteten Zeit entsteht anschließend die Ausgangsrechnung. Was schon berechnet wurde, bleibt gespeichert, sodass sich ein Projekt in mehreren Schritten abrechnen lässt; ein Status am Projekt weist es als offen, teilabgerechnet oder abgerechnet aus. Darüber hinaus lassen sich mehrere Projekte desselben Kunden zusammen auf eine einzige Rechnung bringen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Einheitliche Berechnung
Sorgt dafür, dass jede Zeit nach derselben Rundungs- und Kulanzregel des Unternehmens berechnet wird.
Nichts doppelt
Verhindert, dass bereits berechnete Zeit erneut in Rechnung gestellt wird, und zeigt beim nächsten Mal nur noch die offene Zeit.
Abrechnungsstand im Blick
Macht in der Projektliste erkennbar, bei welchen Projekten noch Zeit zur Abrechnung aussteht.
Weniger Einzelrechnungen
Fasst den Aufwand mehrerer Projekte eines Kunden in einem Beleg zusammen, statt für jedes Projekt eine eigene Rechnung zu erstellen.
Richtige Kundenpreise
Berücksichtigt vereinbarte Sonderpreise eines Kunden, ohne dass sie in der Rechnung nachgetragen werden müssen.
Funktionen im Ãœberblick
- Sammelansicht aller abrechenbaren Projektaktionen – Aufgaben, abgeschlossene Termine, Telefonate – mit Zeit, Artikel und Preis.
- Rundung je Aktionsart nach Unternehmensregel und Abzug von Kulanzanteilen.
- Teilabrechnung über gespeicherte Buchungen je Aktion, dazu Abrechnungsstatus am Projekt.
- Sammelabrechnung mehrerer Projekte eines Kunden aus der Projektübersicht.
- Erzeugung der Ausgangsrechnung, eine Position pro Aktion, zum hinterlegten Kundenpreis.
Typische Anwendungsfälle
- Projektleiter rechnen zum Monatsende den gesamten Aufwand eines Projekts ab.
- Die Buchhaltung erstellt Rechnungen zu Projekten, deren Zeiten in Aufgaben und Terminen erfasst sind.
- Aufwand im Viertelstundentakt abrechnen, wenn das Unternehmen angefangene Viertelstunden berechnet.
- Projektleiter korrigieren vor der Rechnungsstellung einzelne Zeiten oder Artikel und nehmen nicht zu berechnende Positionen heraus.
- Laufende Projekte Monat für Monat in Teilen abrechnen.
- Die Geschäftsführung prüft in der Projektliste den Abrechnungsstand der Projekte.
- Den Aufwand mehrerer Projekte eines Kunden gemeinsam in Rechnung stellen.
Häufige Fragen
Welche Aktionen eines Projekts werden abgerechnet?
Aufgaben mit der im Aufgabenprotokoll erfassten Zeit, erledigte Termine sowie Anrufe mit ihrer Gesprächsdauer. Bei Terminen wird die Dauer mit der Zahl der Teilnehmer multipliziert.
Was muss im TecArt CRM vorhanden sein?
Nötig sind die Module Projekte, Rechnungen und Artikel sowie mindestens Version 5.4.0 des TecArt CRM. Zudem braucht es im Artikelstamm Artikel für Aufgaben, Termine und Anrufe und beim Kontakt des Projekts ein Rechnungskonto.
Wie lässt sich die Rundung einstellen?
Für Aufgaben, Termine und Anrufe gilt jeweils ein eigener Rundungswert, etwa 0,25 für jede angefangene Viertelstunde. Die Rundung lässt sich auch ganz ausschalten.
Lassen sich Zeiten vor der Rechnung noch ändern?
Ja. Zeit und Artikel jeder Zeile sind im Abrechnungsfenster anpassbar, der Preis wird dabei neu berechnet, und einzelne Zeilen lassen sich abwählen.
Welche Projekte lassen sich gemeinsam abrechnen?
Projekte, die in der Projektübersicht markiert sind und zum selben Kontakt gehören. Bei unterschiedlichen oder fehlenden Kontakten erscheint ein Hinweis.
Woher kommen Mandant und Zahlungsziel der Rechnung?
Beide stammen aus dem Rechnungskonto, das beim Erzeugen gewählt wird. Gibt es nur ein Rechnungskonto, ist es bereits vorausgewählt.
Wie erscheinen die Positionen in der Rechnung?
Je nach Einstellung als Sonderposten oder als Originalartikel aus dem Artikelstamm, den Steuersatz liefert der Artikel.
Erscheinen interne Notizen auf der Rechnung?
Nein. Text ab einem einstellbaren Kennzeichen wie ### wird nicht in die Rechnung übernommen.
Lässt sich das Add-on an eigene Anforderungen anpassen?
Ja. Der Anbieter entwickelt Anpassungen und Erweiterungen auf Anfrage.