Prüfung im CRM
Erspart den Wechsel in ein separates Webformular, weil die amtliche Abfrage am Kundendatensatz beginnt.
Ãœberblick
Das Add-on USt-ID Validator prüft die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Kunden direkt aus dem TecArt CRM heraus beim Bundeszentralamt für Steuern. Ohne das Add-on läuft diese Prüfung meist separat über das Webformular des BZSt, und das Resultat findet sich höchstens als Notiz wieder. Mit dem Add-on startet die amtliche Abfrage in der Kontaktansicht. Neben der Gültigkeit der Nummer lässt es auch Firmenname und Adresse vom BZSt bestätigen und stellt etwaige Unterschiede den im CRM gepflegten Stammdaten gegenüber. Prüfergebnis und Prüfdatum werden als Felder am Kontakt abgelegt, sodass sich Kontaktlisten danach filtern lassen. Zusätzlich fragt das CRM bereits geprüfte USt-IDs nach Ablauf eines einstellbaren Intervalls selbstständig erneut ab und prüft bisher ungeprüfte Nummern zum ersten Mal.
Einblicke in das Add-on
Ihre Vorteile auf einen Blick
Abweichungen erkennen
Macht Unterschiede zwischen gepflegten Stammdaten und den beim BZSt hinterlegten Firmenangaben auf einen Blick sichtbar.
Status am Kunden
Zeigt Vertrieb und Buchhaltung direkt am Kunden, ob dessen USt-ID übereinstimmt, abweicht oder ungültig ist.
Gezielte Auswertung
Ermöglicht Auswertungen aller Kunden mit ungültiger oder abweichender USt-ID über den gespeicherten Prüfstatus.
Aktueller Prüfstand
Hält den Prüfstand ohne manuellen Aufwand aktuell, weil das CRM fällige und noch nie geprüfte Kontakte von sich aus abfragt.
Funktionen im Ãœberblick
- Abfrage der USt-ID beim Bundeszentralamt für Steuern per Button in der Kontaktansicht.
- Qualifizierte Bestätigung von Firmenname und Adresse mit Gegenüberstellung zu den CRM-Stammdaten im zweispaltigen Ergebnisfenster.
- Bewertung in vier Stufen von Übereinstimmung bis ungültig, inklusive Klartext für alle 26 Statusmeldungen des BZSt.
- Kontaktfelder für Prüfstatus und Prüfzeitpunkt, filterbar in Kontaktlisten.
- Tägliche Hintergrundprüfung um 20:00 Uhr mit Nachprüfung nach einstellbarem Intervall und Erstprüfung bisher ungeprüfter Kontakte.
Typische Anwendungsfälle
- Die Buchhaltung prüft vor der ersten Rechnung an einen EU-Kunden dessen USt-ID direkt am Kontakt.
- Der Vertrieb kontrolliert vor einer steuerfreien Lieferung den Prüfstatus des Kunden.
- Die Buchhaltung ruft über eine Liste nach Prüfstatus alle Kunden mit ungültiger USt-ID auf.
- Firmenname und Anschrift eines Kunden mit den beim BZSt geführten Angaben abgleichen.
- Neu angelegte und länger nicht geprüfte Kontakte abends vom CRM prüfen lassen.
Häufige Fragen
Was wird für den Betrieb des Add-ons benötigt?
Nötig sind das TecArt CRM in Version 5.4 oder neuer, eine deutsche USt-ID des eigenen Unternehmens und eine Internetverbindung vom CRM-Server zum BZSt.
Funktioniert die Prüfung auch für deutsche USt-IDs?
Ja. Dafür braucht das Unternehmen eine Berechtigung des Finanzamts, die in den Einstellungen hinterlegt wird; ohne sie fängt das Add-on die Abfrage vorab ab.
Wie bewertet das Add-on das Ergebnis einer Prüfung?
Mögliche Bewertungen sind Übereinstimmung, geringe Abweichung, Abweichung und ungültig. Firmenname und Anschrift vergleicht es unscharf, mit einem Schwellwert von 85 %.
Wie oft prüft das CRM automatisch nach?
Täglich um 20:00 Uhr fragt es alle Kontakte erneut ab, deren Prüfung länger als das Intervall zurückliegt. Voreingestellt sind 60 Tage, der Wert ist änderbar.
Was passiert, wenn das BZSt nicht antwortet?
Bei Zeitüberschreitung oder Serverauslastung zeigt das Add-on eine Meldung im Klartext. Die automatische Nachprüfung bricht bei Serverproblemen des BZSt ab.
Lässt sich das Add-on an eigene Anforderungen anpassen?
Ja. Der Anbieter entwickelt Anpassungen und Erweiterungen auf Anfrage.