Cellu L Art

Customer Story cellu l'art – Kurzfilmfestival Jena e.V.

Der Verein schätzt im Rahmen seines Kultur- und Eventmanagements besonders die umfangreiche Kontaktdatenbank,
aber auch die kleinen, hilfreichen Funktionen unserer mobilen Software.

Branche: Verein, Kultur- und Eventmanagement

Vereinsgröße: ca. 30 Mitarbeiter

Webseite: cellulart.de

Informationen über cellu l'art

Jedes Jahr auf´s Neue lädt das Jenaer Kurzfilmfestival Filmemacher zur Präsentation ihrer Kunstwerke ein. Das Kunst- und Kulturevent des cellu l'art – Kurzfilmfestival Jena e.V. kann inzwischen auf ein 14-jähriges Bestehen und eine stetige Entwicklung verweisen.
Vom einst winzigen Filmabend im kleinen kommunalen Kino entfaltete es sich zu einem nunmehr einwöchigen Event an verschiedenen Spielorten. Aus dieser neuen Dimension heraus resultieren natürlich jede Menge logistischer Aufgaben, die es für das etwa 30 Mann starke Team zu lösen galt.

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Anforderungen
Was war gewünscht?

Gerade im Bereich des Kulturmanagements erweitern sich stets die Herausforderungen an eine leistungsfähige Software, mit deren Hilfe Informationen schnell und vor allem für alle verfügbar verbreitet und abgerufen werden können.

Im Vorfeld der Veranstaltung müssen zahlreiche Vereinsmitglieder und Helfer von verschiedensten Standorten aus koordiniert und Zeit sparend zusammengearbeitet werden, um das Event auf die Beine zu stellen. An einem Filmfestival sind unterschiedliche Akteursgruppen beteiligt. Das Wichtigste für die Organisatoren ist die Flexibilität in den Organisationsabläufen. So wächst der Personalbestand mit dem Näherrücken des Festivaltermins und flacht danach wieder ab. Trotzdem müssen alle Mitarbeiter ganzjährig über den aktuellen Stand unterrichtet sein.

Da sich nicht alle Mitarbeiter am selben Ort befinden, sondern bspw. als Kameraleute oder Regieassistenten an verschiedenen Filmdrehorten weltweit im Einsatz sind, bedarf es einer Lösung, mit der die komplette Crew kostengünstig und transparent miteinander kommunizieren, gemeinsam an Aufgaben und Dokumenten arbeiten sowie Termine managen kann. Auch sollte sich jeder noch so kleine Baustein in einem Projektmanagement-Tool widerspiegeln, um einen stetigen Überblick über den aktuellen Stand von Organisation und Kosten zu gewährleisten.

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Lösung
Wie wurde das Problem gelöst?

Das Team von cellu l'art nutzt das TecArt CRM mit allen Modulen. Die Crew-Mitglieder verwalten so effektiv und effizient ihre gemeinsamen Projekte. Dazu gehört sowohl die Integration von Werbekundendaten und Netzwerkmitgliedern als auch die Verarbeitung von Daten der eingesandten Filme. Insgesamt bildet das System über eintausend Datensätze inklusive ihrer gegenseitigen Beziehungen transparent ab.

Besonders wichtig im tagtäglichen Umgang mit der Software sind dem Vereinsteam die übersichtlichen und personalisierbaren E-Mail Accounts, eine perfekte Dokumentation der Projekte seit dem ersten Filmfest, die ausgefeilte Termin-Funktion, die Nutzung der umfangreichen Kontaktdatenbank und dazu all die kleinen aber sehr hilfreichen Funktionen, wie der Live-Chat oder das Forum.

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Kundennutzen
Welchen Nutzen bringt die TecArt-Software?

Gerade im Veranstaltungsbereich, in dem ständig neue Kontakte geknüpft und verschiedene kleine und größere Projekte ins Rollen gebracht werden, erleichtert die Software stark den Alltag.

Die Transparenzsteigerung der vorhandenen Datensätze führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung in den organisatorischen Abläufen des Festivals. Etwa 30% der bisherigen Arbeitszeit kann anstatt für das Suchen und Nachfragen von Dokumenten nun für wichtigere Organisationsleistungen genutzt werden. So werden Werbekunden nun noch persönlicher betreut und Filmemacher schneller kontaktiert. Die eingesparte Zeit führte zu einem lokalen sowie inhaltlichen Wachstum des Festivals und damit zu einer noch stärkeren Ausstrahlung.

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Cellu L Art
Tec Art Fallstudien Titel H300 Png

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